Un calendario de equipo es un calendario armonizado al que tienen acceso los compañeros de trabajo que las empresas o empresas utilizan para realizar un seguimiento de las reuniones, las fechas de descanso, las tareas, los plazos de los proyectos y todo lo necesario para que todos los trabajadores estén al tanto. Sin embargo, los mejores calendarios de equipo han avanzado y tienen más funciones que antes, por ejemplo, compartir cierta información solo con las personas necesarias para verla. La aplicación de calendario del equipo se usa para crear canales para cada sección de su negocio, que contiene diferentes tipos de herramientas de programación, etc. Estén atentos para aprender cómo configurar la confluencia del calendario del equipo y los que son gratuitos.
Consejos para crear un calendario de equipo
Los siguientes consejos te ayudarán a crear el calendario perfecto para tu equipo
#1. Asignar el mantenimiento del calendario
Es importante que cada trabajador actualice el calendario con ciertos eventos que puedan afectar a todo el equipo. Por lo tanto, asigne a un determinado empleado para que controle y administre los eventos recurrentes que ocurren en el calendario y asegúrese de que se mantenga actualizado. Además, asegúrese de asignar a alguien que esté mejor equipado para la tarea.
#2. Usar características del calendario
El uso de funciones de calendario hace que el calendario de su equipo sea más constructivo. Echemos un vistazo a las características necesarias para crear un calendario de equipo.
- Codificación de color: El uso de colores para codificar sus calendarios brinda una mejor comprensión de la información programada
- Filtros: Puede usar filtros en colaboración con etiquetas de eventos que dividen tareas, eventos y otras secciones programables en horarios fáciles de leer según el contexto.
- Etiquetas de eventos: las etiquetas de eventos son similares a los códigos de color, a menos que pueda filtrar, asignar y administrar las etiquetas dentro de un calendario. Además, también puede usar etiquetas para dividir eventos en diferentes grupos.
- Evento recurrentes: Proyectos con reuniones constantes que se repiten o eventos anuales, la programación de eventos recurrentes ayuda al gerente a prevenir errores.
- Usar recordatorios: Los calendarios en línea tienen funciones de recordatorio que informan a todos los empleados cosas importantes a través de correos electrónicos o mensajes de texto.
#3. Agregar todos los eventos no negociables
Un calendario de equipo es útil para programar reuniones que son una prioridad para su grupo. Sin embargo, para que su calendario sea más eficiente, haga solo eventos no negociables en un calendario para todo el equipo. El equipo puede moverlo efectivamente a favor de una reunión no negociable. Por ejemplo, si su equipo se reúne con clientes, significa que la reunión con el cliente puede tener preferencia sobre una reunión interna.
#4. Nombra elementos constructivamente
Los calendarios de equipo son muy útiles si los elementos se nombran de manera efectiva. Considere construir una estructura de nombres al crear sus calendarios, que son calendarios que son repetibles, vívidos y pueden aplicar tantas etiquetas como sea posible. Para un etiquetado eficaz, haga de su calendario una herramienta útil en la gestión de proyectos. Por ejemplo,
- Reunión-cliente
- Verificación del progreso de la reunión
- Vacaciones-Sandy
- Evento de Empresa-Picnic
- Evento de empresa-fiesta navideña
- Plazo de presentación del cliente
Al tener cada elemento nombrado de manera constructiva, cada persona sabe automáticamente cuántas reuniones, fechas límite o vacaciones hay en una semana y planifica adecuadamente.
#5. Incluir un día de 'no reunión'
Mejore el flujo de trabajo y la productividad planificando un día o un período de días en los que no habrá reuniones, lo que aumenta la productividad de los empleados y también alivia el estrés del departamento. Además, coloque las reuniones en días cuando cree el calendario de su equipo.
¿Qué es la gestión del calendario?
La gestión del calendario es el acto de crear y programar reuniones, resolver conflictos, aceptar invitaciones a reuniones y utilizar el calendario para optimizar la gestión del tiempo con el objetivo de utilizar nuestro tiempo más preciado. Permítanme compartir con ustedes brevemente, consejos para administrar el calendario de su equipo.
Consejos para la gestión del calendario del equipo
#1. Concéntrese en sus franjas horarias
Concéntrese en su franja horaria utilizando Matrix para puntuar tareas, citas, reuniones y horarios según la influencia potencial y el esfuerzo necesario. Asegúrese de que su calendario tenga muchas ganancias rápidas (alto impacto, bajo esfuerzo) y una buena cantidad de proyectos importantes (alto impacto, alto esfuerzo). Del mismo modo, puede administrar su calendario regularmente utilizando la auditoría de calendario ligera, que es,
- Comprender la calidad del tiempo dedicado a las reuniones
- Valore la importancia de sus reuniones
- Identificar oportunidades para pasar su tiempo de manera más efectiva
#2. Proteja su tiempo de enfoque
Una cosa importante en la mente de todos es el momento de concentrarse en las tareas. Los expertos en productividad dicen que el tiempo de trabajo rentable requiere al menos dos horas de tiempo ininterrumpido o más; de lo contrario, impondrá costos de cambio innecesarios que llevarán mucho tiempo para volver a su nivel formal de eficiencia antes del tiempo de interrupción.
#3. Automatice la gestión del calendario
Otra forma de automatizar su calendario es usar la asistencia de programación como en el sentido de las agujas del reloj. Una vez que desee programar una reunión con uno de los miembros de su equipo, el programador elige el mejor momento adecuado en función de las horas de trabajo de todos, las horas de reunión, la zona horaria, el tiempo de enfoque, etc.
#4. Use su calendario para la gestión de tareas
Asegúrese de que todas sus tareas estén programadas en su calendario como cualquier otra cita. Bloquear el tiempo de su calendario ayuda a reducir la negligencia hacia las tareas prioritarias, mucho tiempo en las menos importantes y preguntarse en qué trabajar a continuación.
Aplicación de calendario de equipo
Este es un calendario en línea para que los grupos organicen a las personas, planifiquen y visualicen el uso de los recursos, programen el trabajo, compartan eventos y simplifiquen las inscripciones. La aplicación de calendario del equipo nos recuerda los próximos eventos, elimina todo tipo de superposiciones y ayuda al equipo a mantenerse informado sobre el cronograma de los demás. A continuación, enumeraré las características clave a tener en cuenta al crear una aplicación de calendario de equipo.
Características de una buena aplicación de calendario de equipo
- Funciones de colaboración y uso compartido
- Sincronización automática
- Herramientas de programación simples
- Fácil de Usar
- Disponibilidad multiplataforma
¿Cómo agrego una aplicación de calendario al equipo?
- Haga clic en el botón Agregar aplicaciones y seleccione la aplicación de calendario.
- Reinicie su cliente de escritorio de MS Teams para ver la pestaña del calendario
- Agregue SharePoint a las pestañas del equipo
- Acceda a SharePoint en el navegador
- Crear la aplicación de calendario en el sitio de SharePoint
- Edite la configuración del calendario. por defecto
- Pida a todos en su equipo que hagan lo mismo, después de agregar el permiso
- Conectar el calendario a Outlook
¿Cuáles son los usos de la aplicación Team Calendar?
Los dueños de negocios y los empresarios utilizan las aplicaciones de calendario del equipo como un medio para ahorrar y administrar el tiempo. En esencia, un excelente punto de partida es encontrar una aplicación de calendario saludable para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo. Echemos un vistazo a los usos o la importancia de las aplicaciones de calendario del equipo.
- Organización de reuniones mejorada
- Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida
- Gestión y delegación de tareas
- Transparencia
- Alta productividad
Ejemplos de aplicaciones de calendario de equipo
Para cada organización que planee crear una aplicación de calendario de equipo, todas las aplicaciones que se mencionan a continuación tienen todas las funciones necesarias para ayudarlos.
#1. ásana
Asana es más que una aplicación de calendario compartida, simplifica la gestión de tareas y proyectos de equipo. Las funciones muestran todas las secciones del proyecto y cómo encajan entre sí y realizan un seguimiento de los cambios con frecuencia. Asana también cuenta con una aplicación móvil y más de 100 integraciones.
Los eventos del Calendario de Asana se pueden agrupar según el proyecto o la iniciativa, y también se pueden asignar a miembros individuales del equipo.
#2. tejido
Las mejores aplicaciones de calendario son adecuadas para equipos, nuevas empresas o personas que desean equilibrar su vida laboral y personal mediante una aplicación de calendario. Woven tiene aspectos increíbles que no se ven en ningún otro lugar, por ejemplo, plantillas inteligentes, encuestas grupales integradas, análisis de gestión del tiempo y múltiples integraciones de calendario.
#3. Calendario
Calendly es la mejor solución para el ir y venir constante en la programación de reuniones. Todo lo que tiene que hacer es establecer sus preferencias de disponibilidad, compartir su enlace de Calendly con su cliente o compañeros de equipo, y luego Calendly presentará la hora y las fechas correctas para que puedan seleccionar. Este calendario es fácil, inteligente y tiene toneladas de integraciones con calendarios de terceros.
#4. En equipo
TeamUp es una aplicación de calendario diseñada con una interfaz colorida para ver los próximos eventos o proyectos de forma ordenada sin la molestia de configurar cuentas y permisos y simplificar la colaboración en equipo. Ha sido utilizado por todos, desde la industria de la educación hasta la tecnología, incluida la Universidad de Harvard.
#5. Microsoft Outlook
Muchas empresas con computadoras de escritorio continúan usando Outlook para su integración con Microsoft Office, lo que les permite administrar correos electrónicos y contactos, y compartir comparaciones de horarios y eventos en paralelo en una configuración uniforme. A diferencia de Apple Calendar, Outlook se puede usar tanto en dispositivos Windows como Apple.
Confluencia del calendario del equipo
Team Calendars en Confluence permite que su equipo se mantenga organizado y comunique la disponibilidad con un calendario de eventos personales y de equipo que se vinculan a calendarios de trabajo individuales y páginas de Confluence. Ayuda a mantener a los equipos informados sobre la toma de decisiones, o simplemente realizar un seguimiento de los asistentes en las notas de la reunión, simplemente @mencione un equipo en cualquier calendario de equipo, página de Confluence o comentario.
Team calendar confluence es una buena solución para equipos de todos los tamaños y especializaciones que brinda un nuevo nivel de transparencia a su trabajo en equipo. De la misma manera, Team calendar confluence es una herramienta útil que le ahorra tiempo y esfuerzo cuando necesita comprender cómo su agenda afectará el próximo trabajo.
Consejos sobre cómo crear una confluencia de calendario de equipo
#1. Calendario de equipo abierto
Para comenzar, deberá crear un calendario o agregar uno existente. Primero, seleccione Agregar calendario para crear rápidamente un nuevo calendario, o seleccione junto a Agregar calendario para agregar un calendario existente de las siguientes maneras:
- Agregar calendario existente – para suscribirse a otro calendario en su instancia de Confluence.
- Importar calendario – para importar un archivo ICS.
- Suscribirse por URL – para suscribirse a calendarios de terceros desde Team Calendars.
#2. Agregar eventos a un calendario
Para agregar un evento al calendario, los siguientes pasos lo ayudarán
- Elige Evento
- Haga clic en una fecha en el calendario en la vista de mes o semana (o haga clic y arrastre para elegir un rango de fechas)
- Haga doble clic en la vista de línea de tiempo
Se le pedirá que ingrese un título, hora y otros detalles. Después de agregar los detalles, elija OK para agregar el evento al calendario. Si hay varios calendarios en su página Mis calendarios, deberá seleccionar el calendario al que está agregando el evento.
#3. Elige una vista
Puede ver sus eventos de cuatro maneras diferentes: mes, semana, lista y cronograma. Team Calendar confluence recuerda la última vista seleccionada, por lo que no necesita volver a elegirla la próxima vez que regrese.
#4. Colocar calendarios en páginas de confluencia
Puede insertar un calendario en cualquier página de Confluence de su elección, asegurándose de que usted y sus equipos estén siempre actualizados. A continuación se muestran formas en que puede incrustar su calendario en las páginas de confluencia,
- Pegar el enlace del calendario
- Usar el navegador de macros
- Uso Wiki margen
Calendario del mejor equipo
Su calendario es su presupuesto. Es por eso que su negocio necesita tener el mejor calendario tanto como sea posible. El mejor calendario de equipo ayuda a coordinarse con otras personas de su equipo, especialmente si trabaja de forma remota al menos parte del tiempo. Aquí hay algunos ejemplos del mejor calendario de equipo:
#1. calendario de Google
Este calendario es fuerte y fácil de usar. No se necesita tiempo para aprender a agregar eventos, cambiar de la vista de semana predeterminada a una vista de mes o de día, invitar a otros contactos o agregar una videoconferencia de Google Meet. Todo esto se hace más fácil con esta aplicación.
Lo que es más importante, con los calendarios de Google y sus características únicas, puede compartir calendarios completos, crear tantos calendarios como desee y suscribirse a cualquier calendario compatible con iCal mientras elige qué calendarios desea ver y cuáles no. Además, puede usar una aplicación de terceros y la capacidad de dividir sus horas de trabajo.
#2. Alternar plan
El plan de Toggl es un calendario de equipo completamente funcional diseñado para la colaboración. Le permite a su equipo visualizar quién está trabajando en qué y cuándo, para que sepa quién está ocupado y quién podría tener el ancho de banda para un nuevo proyecto.
Al igual que Asana, Toggl Plan puede mostrarle qué día un compañero de equipo está trabajando en un proyecto, pero tendrán que trabajar juntos para encontrar una hora acordada para una reunión. Con un plan Toggl, puede establecer un tiempo para un proyecto, programar su tiempo para estar al día y crear tareas recurrentes.
#3. Hasta
Un calendario orientado a las redes sociales, a diferencia de los demás, se asemeja a una red social cerrada para planificar eventos, lo que le permite ver el horario de su universidad en tiempo real. UpTo le permite configurar grupos para el trabajo, la familia, los proyectos y más. Además, UpTo se integra con sus calendarios existentes, incluidos Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook y Facebook Events.
#4. mundo de tareas
Taskworld es otro mejor calendario de equipo que ofrece más que un calendario compartido para equipos porque tiene una vista compartida de calendario y cronograma de proyectos que le permite administrar proyectos y tareas de equipo al mismo tiempo, muestra cada parte de un proyecto y ayuda. realiza un seguimiento de las diferencias a lo largo del tiempo. Lo que es más importante, Taskworld proporciona funciones de calendario compartido junto con otras herramientas de colaboración, como herramientas de gestión de tareas, comunicación e informes.
#5. yo-nube
Los calendarios de iCloud son flexibles de usar y sus integraciones con dispositivos Apple permiten que los equipos compartan información, programen reuniones y se combinen con facilidad. Los calendarios de iCloud le permiten verificar tareas y proyectos diarios haciendo que su vista de calendario sea "Hoy". Funciona perfectamente para dispositivos Apple, y pierde funcionalidad para dispositivos Android. Si todo tu equipo tiene productos Apple, harías más eficientes tus proyectos empresariales.
Aplicación gratuita Team Calendar
En este capítulo, enumeramos la aplicación gratuita de calendario del equipo que comparte casi las funciones que se enumeran anteriormente. Las empresas o empresas lo utilizan para realizar un seguimiento de las reuniones, las fechas de descanso, las tareas, los plazos de los proyectos y todo lo necesario para que todos los trabajadores estén al tanto.
- actiPLANES
- En equipo
- Mantener y compartir
- Cubierta de equipo
- Hacia la derecha
- Yo cocine
- Ningún. Del
- TimeTree
- Calendario de Google
- microsoft Outlook
Beneficios de los calendarios de equipo
- Solicitud de licencia optimizada
- Gestión de proyectos de siguiente nivel
- Colaboración en equipo mejorada
- Mejora de la asistencia y la moral de los empleados
- Beneficios transparentes para empleados
Para resumir, Team Calendar es un calendario armonizado al que tienen acceso los compañeros de trabajo y las empresas o empresas utilizan para realizar un seguimiento de las reuniones, fechas de tiempo libre, tareas, cronogramas de proyectos y todo lo necesario para que todo el trabajo esté al tanto. creando canales para cada sección de sus negocios, que contienen diferentes tipos de herramientas de programación.
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