Debido a que hay un número limitado de horas en un día, es esencial aprovechar al máximo su tiempo. Hay dos formas de aumentar su productividad en el lugar de trabajo o en cualquier aspecto de la vida: trabajar más horas o trabajar de manera más inteligente. No estoy seguro ustedes, pero yo prefiero la segunda opción.
Ser más productivo en el trabajo no es ciencia espacial, pero sí requiere ser más deliberado en la gestión del tiempo. Este artículo lo guiará a través de estrategias simples pero efectivas para aumentar la productividad de su lugar de trabajo. Pero mientras tanto, cubramos algunos conceptos básicos.
¿Qué es la productividad y por qué es importante?
En términos simples, la productividad es una medida del desempeño económico o comercial que indica la eficiencia con la que las personas, las empresas, las industrias y las economías enteras convierten insumos como mano de obra y capital en productos como bienes o servicios.
¿Cuál es la importancia de la productividad?
La productividad es importante en un mercado competitivo o en el trabajo porque es una medida de eficiencia. Aumente su productividad y podrá ganar más dinero, o cobrar precios más bajos y robar clientes a sus competidores. Por el contrario, si su productividad cae o aumenta más lentamente que la competencia, es posible que no pueda operar de manera rentable o experimente un crecimiento lento.
¿Qué es un objetivo de productividad?
La productividad se puede medir en términos de unidades producidas, clientes atendidos u otras medidas de producción. Establecer objetivos de productividad de empleados individuales tiene el efecto a largo plazo de aumentar la productividad general de la empresa, lo que le permite completar más trabajo en la misma cantidad de tiempo y con la misma cantidad de empleados.
Usando las cuatro características de una meta efectiva, un ejemplo de una gran meta de productividad para un trabajador de una línea de ensamblaje podría ser “aumentar la cantidad de unidades producidas por hora en un 5 % entre cada revisión de desempeño semestral”. Un gran objetivo de productividad para un empleado de entrada de datos podría ser 'aumentar la velocidad de escritura en cinco palabras por minuto cada mes hasta llegar a 60 palabras por minuto'.
¿Cuáles son los 4 componentes esenciales de la productividad?
Si decide aumentar la productividad en su lugar de trabajo, ya sea que trabaje desde una oficina o desde su hogar, aquí hay 4 componentes esenciales que debe tener en cuenta.
#1. Su capacidad de planificación (estratégicamente)
¿Cuáles son tus planes para mañana?
En la superficie, parece una pregunta ridículamente simple, pero no lo es.
Como humanos, con frecuencia nos fijamos objetivos y metas poco realistas, a veces sin siquiera darnos cuenta. Como resultado, es imposible llegar al final de una creciente lista de tareas pendientes.
Para evitar esto, haz un plan estratégico para cada día. Escriba todo lo que desea lograr, luego redúzcalo a las tareas que sabe que puede completar y que son las más importantes. Todo lo demás se puede posponer.
#2. Tu deseo de concentrarte (¡en un proyecto a la vez!)
Este es quizás el aspecto más difícil de la productividad, pero es uno que puede dominar con el tiempo. Para mantenerse enfocado, solo debe trabajar en un proyecto a la vez, lo que se remonta a la planificación de la lista de tareas pendientes mencionada anteriormente.
Puede abordar cada trabajo uno a la vez si sabe lo que necesita hacer cada día. En lugar de alternar entre tareas, dedique toda su atención y esfuerzo a una tarea hasta que la complete. Repita ese proceso a lo largo del día, todos los días, y hará un trabajo rápido con su lista de tareas pendientes.
#3. Tomar las mejores decisiones
Solo tenemos una cantidad limitada de tiempo para jugar cada día, por lo que es lógico que se use con prudencia. Esto solo es posible si tomas las decisiones correctas.
¿Qué es verdaderamente importante? ¿Qué tareas o proyectos se pueden posponer hasta mañana, la próxima semana o el próximo mes? ¿Dónde es más probable que ganes dinero y complazcas a tus clientes?
Siempre priorice lo que importa seleccionando tareas que le brinden el máximo rendimiento dentro de su tiempo limitado.
#4. Su confiabilidad
Todos trabajamos a diferentes velocidades, pero mantener un ritmo constante es la clave para seguir siendo productivo. Eso podría ser muy rápido para ti. Otros pueden encontrarlo mucho más lento. No hay manera correcta o incorrecta; es lo que funciona mejor para cada individuo. Por lo tanto, tenga en cuenta que no importa qué tan rápido o lento se mueva, siempre y cuando no deje de hacer lo que esté haciendo.
¿Cómo podemos aumentar su productividad?
¡Intente incorporar estas estrategias para aumentar su productividad y trabajar de manera más inteligente en el trabajo o en cualquier puesto!
#1. Salir de la multitarea
Puede ser tentador completar varias tareas a la vez, especialmente si parecen menores o simples. Sin embargo, simplemente no funciona.
"La multitarea no es humanamente posible", dice el profesor de neurociencia Earl K. Miller.
Nos engañamos si pensamos que podemos hacer malabares con las llamadas telefónicas, las presentaciones y el almuerzo. Mi consejo es que te concentres en una tarea a la vez y la terminarás más rápido.
#2. Tome descansos frecuentes
Podemos creer que trabajar más horas significa que estamos haciendo más cosas, pero nunca trabajamos tan bien cuando estamos exhaustos.
Se ha demostrado en estudios que tomar descansos regulares mejora la concentración y el estado de ánimo.
Así que da un paseo de cinco minutos por la oficina o tómate 15 minutos para tomar ese café de media tarde.
#3. Establecer metas pequeñas
Mirar nuestras metas puede ser abrumador a veces. Tener varios proyectos grandes en su calendario puede ser estresante.
Sin embargo, si lo divide en tareas más pequeñas, se sentirá más en control y será mucho más productivo. En lugar de escribir "finalizar proyecto", divídalo en todas las tareas que se requerirán.
Esto lo mantendrá al día en sus actividades diarias y hará que los proyectos más grandes parezcan menos intimidantes.
#4. Complete las tareas más importantes cuando esté más alerta
Todos postergamos grandes metas porque no estamos seguros de poder completarlas. Y cuando llegamos a ellos, estamos demasiado agotados por el día para darles la atención que requieren. Así es como los proyectos terminan extendiéndose a días extras, dando la impresión de que la productividad se ha desvanecido.
Por lo tanto, comprender cuándo y cómo trabaja mejor es fundamental para completar grandes proyectos a tiempo. Pero entonces, no hay un horario único para todos. Si eres una persona madrugadora, aborda las tareas principales a primera hora de la mañana.
#5. Siga la "regla de los dos minutos"
Llene esas pequeñas ventanas con tareas reales para aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo.
Encontrar y completar tareas que toman dos minutos o menos, según el empresario Steve Olenski, en realidad le ahorra tiempo. Entonces, si solo te toma dos minutos, hazlo ahora.
La regla de los dos minutos también establece que cualquier objetivo o hábito se puede iniciar en menos de dos minutos. Establecer nuevas metas no implica que puedas completar todas las tareas en 120 segundos, ¡pero es el primer paso para lograrlas!
#6. Sea proactivo en lugar de reactivo
El término reactivo implica que no usas ni tienes iniciativa. Deja que otros le digan qué hacer y tome decisiones en el trabajo, mientras que usted es el "hacedor" que hace las cosas.
Por el contrario, el término “proactivo” implica que te anticipas a las cosas, encuentras nuevas formas de trabajar y creas nuevas ideas por tu cuenta. Nadie necesita decirle qué hacer porque siempre está un paso por delante.
Para volverse más proactivo y usar su tiempo de manera más productiva y eficiente, sin mencionar impresionar más a sus colegas, recuerde tres puntos clave:
- Pregúntese qué es probable que suceda y haga planes para enfrentarlo antes de que ocurra.
- Considere el panorama general y tome las medidas necesarias con anticipación.
- Mantén tus niveles de energía altos y tu juego en punto.
Ser proactivo se ve favorecido por hacer algo que disfrutes porque realmente querrás ser el mejor en lo que haces.
#7. Aproveche al máximo los desplazamientos
Independientemente de cómo llegue al trabajo, ya sea que conduzca, tome el autobús, la bicicleta, camine o vaya en patineta, el estadounidense promedio pasa más de 100 horas al año viajando.
Seamos honestos: son muchas horas, y realmente suman. De acuerdo con la Oficina del Censo de los Estados Unidos, más de 139 millones de trabajadores viajaron al trabajo en 2014. Lleva un promedio de 26 minutos llegar al trabajo todos los días, cinco días a la semana, 50 semanas al año.
En un año, eso equivale a 29.6 millones de horas, 1.2 millones de días o 3.4 millones de años de desplazamiento. Considere lo que podría lograr con tanto tiempo. En cambio, estás atrapado en un tren o atrapado en el tráfico.
Su viaje, por otro lado, es inevitable; todos tenemos que ir a trabajar, y si bien es una tarea, tienes la capacidad de convertirlo en un momento productivo durante el día. No nos referimos a desplazarnos por la sección de noticias de Facebook; nos referimos a comenzar temprano su jornada laboral.
Podrías, por ejemplo,
- Planea tu dia – ya mencionamos lo importante que es este punto para tu productividad, así que ¿por qué no hacerlo de camino al trabajo?
- Responder a los correos electrónicos – Comience su día respondiendo a todos los correos electrónicos que consumen su tiempo a primera hora de la mañana. Cuando llegue a la oficina, podrá comenzar sus tareas con una bandeja de entrada limpia... muy bien, ¿verdad?
- Dedique tiempo a impulsar su carrera mediante el autoaprendizaje– Escuche un podcast relevante o lea las noticias más recientes en su campo. Te educarás y pondrás tu cerebro en marcha lo antes posible.
# 8. Reducir las distracciones
Para aumentar tu productividad en el trabajo, debes eliminar todas las cosas que consumen tu tiempo. Esto podría ser correos electrónicos, notificaciones telefónicas o redes sociales para muchos de nosotros. Todos nos hemos acostumbrado tanto a estar constantemente en línea, con el teléfono en la mano y mirando algo que perdemos la noción del tiempo.
También es muy fácil distraerse con los compañeros de trabajo en el trabajo. Uno quiere tomar un café contigo, y el otro simplemente 'apareció' para conversar, todo mientras intentas concentrarte y terminar tu trabajo. Todas estas interrupciones provocan un cambio en los patrones de trabajo y una disminución de la productividad.
Entonces, ¿cómo puedes evitar estas distracciones? Para empezar, aprenda a trabajar de manera más inteligente en lugar de esforzarse y comience a establecer límites. Esto podría incluir:
- Establecer horarios de oficina para que las personas sepan cuándo está y no está disponible por
- desactivar las notificaciones del teléfono.
- Reserve tiempo para revisar las redes sociales y los correos electrónicos para no hacerlo mientras trabaja en otra cosa.
- Para aprovechar al máximo su día y minimizar las distracciones, use herramientas como las funciones de Programación y Modo de trabajo de BlockSite para trabajar y tomar descansos planificados. Bloquean sitios web que roban su atención y, por lo tanto, afectan negativamente el aumento de la productividad en el lugar de trabajo.
Al reducir las distracciones, notará lo rápido que aumentará su productividad, y no hay mejor sensación que saber al final de un largo día de trabajo que completó todo lo que tenía que hacer.
#9. Duerma lo suficiente
¿Sabías que el 70% de los estadounidenses admiten quedarse dormidos en el trabajo? Según una encuesta realizada por William A. Anthony, Ph.D., psicólogo clínico y director del Centro de Rehabilitación Psicológica de la Universidad de Boston, los estadounidenses duermen mientras trabajan simplemente porque lo necesitan. Las personas no duermen lo suficiente debido a los viajes temprano en la mañana, las largas horas de trabajo y las demasiadas responsabilidades en el hogar.
Todos somos conscientes de que no dormir lo suficiente afecta nuestro desempeño en todos los aspectos de nuestras vidas. Sin embargo, tiene un impacto aún mayor en nuestra productividad en el lugar de trabajo porque la falta de sueño afecta la corteza prefrontal, que nos ayuda con tareas que requieren razonamiento lógico y pensamiento complejo y nos perjudicará al intentar completar dichas tareas.
Como resultado, es fundamental que todos duermamos lo suficiente todas las noches para mantener la máxima productividad. Si eres un adulto entre 26 y 64 años, eso significa dormir entre 7 y 9 horas por noche, según la Fundación Nacional del Sueño.
#10. Establecer plazos autoimpuestos
Si bien generalmente asociamos el estrés con la negatividad, un nivel manejable de estrés autoimpuesto en realidad puede ser beneficioso en términos de proporcionar enfoque y ayudarnos a alcanzar nuestras metas.
Intente establecer una fecha límite y ceñirse a ella para tareas o proyectos abiertos. Es posible que se sorprenda de lo concentrado y productivo que puede ser cuando mira el reloj.
#11. Simplemente rechace las reuniones
Las reuniones son una de las actividades que consumen más tiempo, pero seguimos programándolas, asistiéndolas e, inevitablemente, quejándonos de ellas.
Según Atlassian, el trabajador de oficina promedio desperdicia más de 31 horas al mes en reuniones ineficientes.
Antes de programar su próxima reunión, considere si puede lograr los mismos objetivos o tareas a través del correo electrónico, el teléfono o una reunión basada en la Web (que puede ser un poco más productiva).
#12. Suelta la ilusión de la perfección
Los empresarios con frecuencia se obsesionan con intentar perfeccionar una tarea; sin embargo, nada es perfecto. En lugar de perder el tiempo persiguiendo esta ilusión, complete su tarea lo mejor que pueda y siga adelante.
Es mejor terminar la tarea y sacarla de tu plato; siempre puedes volver atrás y ajustarlo o mejorarlo más tarde.
#13. Trabaje en incrementos de 90 minutos
Investigadores de la Universidad Estatal de Florida descubrieron que los artistas de élite (atletas, jugadores de ajedrez, músicos, etc.) que trabajan en incrementos de 90 minutos son más productivos que aquellos que trabajan más de 90 minutos. También descubrieron que los mejores trabajadores no trabajan más de 4.5 horas al día. ¡Suena bien para mi!
#14. Haz algo agradable para ti mismo para mirar
Aunque parezca poco probable, algunas investigaciones indican que amueblar un lugar de trabajo con elementos estéticamente atractivos, como plantas, puede aumentar la productividad hasta en un 15 %.
Decora el espacio de tu oficina con cuadros, velas, flores o cualquier otra cosa que te haga feliz.
#15. Escuche música que aumente la productividad
Se deben evitar las distracciones, pero la música de fondo a veces puede ayudarlo a concentrarse.
Por supuesto, no tiene que ser música rock pesada, pero un poco de Beethoven podría ayudar.
#dieciséis. Planifique con anticipación cómo priorizará sus tareas
Puede asegurarse de completar todas sus tareas más importantes durante el día enumerándolas en orden de importancia.
#17. Combinar tareas relacionadas en un solo lote
La redacción de blogs, las llamadas telefónicas, el correo electrónico y los mandados se pueden combinar en un solo lote. Al completar tareas similares en una sola sesión, ahorrará tiempo. Todoist, una aplicación que puede ayudarte a organizar todas esas cosas, es una opción. Es una manera rápida y fácil de planificar su día, establecer recordatorios y organizar todas sus tareas más importantes en un solo lugar.
#18. Recompénsate por completar una tarea importante
Prémiate de vez en cuando para mantenerte motivado en lo que sea que hagas.
Realice un seguimiento y celebre sus pequeñas victorias e hitos. Por lo tanto, cada vez que esté desanimado por su progreso, ¡puede mirar hacia atrás y ver lo lejos que ha llegado!
#19. Ten siempre a mano una libreta y un bolígrafo
De esta manera, puede anotar sus ideas, tareas y pensamientos en cualquier momento. Lo importante es sacar todo de la cabeza y ponerlo en papel. Tu mente subconsciente no te lo recordará cada segundo.
Otra cosa en la que pensar es en descargar la aplicación Evernote. Esto no solo le ahorrará tinta y papel, sino que también le permitirá anotar notas y pensamientos y luego compartirlos con el equipo. Si eres el tipo de persona que tiene muchas ideas que desea compartir, esto puede ser útil en algunas situaciones.
#20. Cree un blog para documentar su crecimiento y logros personales.
El blog te hace responsable de trabajar constantemente en la superación personal y el crecimiento personal.
Cuando escribes todos tus pequeños logros, te motivas más para seguir adelante.
#21. En la medida de lo posible, subcontratar
Aprenda a delegar o externalizar el trabajo si desea lograr más en menos tiempo. Aquí hay algunas empresas que pueden ayudarlo a subcontratar sus tareas diarias:
- Obtener el viernes
- Upwork
- Guru.com
- GuiónLancle
#22. Consumir podcasts
Mientras conduce al trabajo, limpia la casa, hace ejercicio o prepara la cena, escuche podcasts educativos o audiolibros.
El aprendizaje de audio tiene el potencial de extender su día varias horas. Sin contar que tu cráneo te lo agradecerá.
Las mejores herramientas de productividad de 2023
En el mundo acelerado y agitado de hoy, es posible que necesite algunas herramientas que lo ayuden a maximizar su tiempo y completar tareas en una cantidad de tiempo razonable.
Estas herramientas ayudan a aumentar nuestra productividad porque es difícil mantener el rumbo cuando hacemos malabarismos con múltiples tareas y responsabilidades. Entonces, afortunadamente, hay aplicaciones y servicios disponibles para ayudarnos.
Las herramientas de productividad se adaptan a diversos estilos de vida e intereses. Aquí están nuestras 5 mejores herramientas y servicios para ayudarlo a optimizar su tiempo y esfuerzo.
Cualquier.do:
Esta aplicación combina listas, recordatorios, calendarios, notas y sincronización en la nube. Le permite mantenerse organizado y lograr mucho más. ¿Todavía no está convencido? También ha ganado premios, lo que demuestra lo bueno que es.
Noción:
Notion es esencialmente todo lo que necesita en una sola herramienta. Si tiene problemas para procesar una gran cantidad de correos electrónicos o simplemente necesita organizarse, Notion puede ayudarlo. Analiza y prioriza los correos electrónicos por usted utilizando inteligencia artificial y un algoritmo patentado.
Relojear:
Esta herramienta lo ayuda a realizar un seguimiento de todo su tiempo y proporciona información sobre el rendimiento de su productividad. Puede elegir realizar un seguimiento automático de su tiempo o ingresarlo manualmente para ver qué tan productivo ha sido. También puede generar informes resumidos y detallados de todas sus actividades, tanto relacionadas con el trabajo como no relacionadas con el trabajo.
visor de equipo:
Este es un software que permite a los equipos conectarse de forma remota para realizar reuniones en línea, hacer presentaciones en línea y colaborar en proyectos. Una de las ventajas más significativas de esta herramienta es que admite el uso compartido de escritorio y archivos, así como un control remoto. Puede acceder a todos los datos en la computadora de su colega y ver todos los documentos relevantes una vez que se le haya otorgado el permiso.
Evernote:
Una herramienta fantástica para compartir información y tomar notas rápidas mientras trabaja. Estas notas pueden ser archivos de audio o video, imágenes, clips web o páginas web, y se pueden compartir y acceder desde cualquier dispositivo. Para que sus notas escritas sean más concisas, puede agregar notas de "tinta" y dibujar diagramas, gráficos y flechas. PD: si necesita realizar un seguimiento de su tiempo y productividad, Clockify tiene una integración con Evernote que le permite realizar un seguimiento del tiempo en sus notas con un solo clic.
Preguntas frecuentes sobre el aumento de la productividad
¿Cuáles son los 4 factores que aumentaron la productividad?
Los siguientes son 4 factores que aumentan la productividad en el lugar de trabajo
- Actitud positiva e implicación de la dirección
- Empleados proactivos
- Buenas condiciones laborales
- Herramientas y equipos para aumentar la productividad
¿Cuáles son ejemplos de productividad?
La productividad es la capacidad de crear, particularmente a un ritmo rápido y de alta calidad. Ser capaz de completar proyectos de trabajo de alta calidad en un corto período de tiempo es un ejemplo de productividad. La productividad se puede medir por la rapidez con que una fábrica de juguetes puede producir juguetes.
¿Cuál es la mejor medida de la productividad?
El Producto Interno Bruto (PIB) por hora trabajada es una de las medidas de productividad más utilizadas y una base para un aumento de la productividad en el lugar de trabajo. Esta métrica captura mejor el uso de insumos laborales que la producción por empleado.
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