Es vital por ley que cada empresa registre información relacionada con su empresa, y uno puede lograrlo con un libro de registro corporativo. Un libro de registro corporativo es fundamental para que toda empresa registre la información. Aquí, en este artículo, describimos un libro de registro corporativo y una plantilla para LLC y cómo obtenerlo.
¿Qué es un libro de registro corporativo?
Un libro de registro corporativo es un libro que las empresas utilizan para registrar todos los trámites necesarios. Un libro de registro corporativo contiene
- Articulos de incorporación,
- estatutos,
- Minutos de la reunión
- El libro mayor de certificados de acciones
- Certificados de acciones
- talones de certificados de acciones
- Documentación de transferencia de acciones
Es importante mantener el libro de registro corporativo de su organización en su sede corporativa.
También puede mantener los registros de su empresa “en la nube”, pero debe asegurarse de que su servidor esté seguro porque estos registros pueden contener datos confidenciales y procedimientos de propiedad.
Importancia del Libro de Registro Corporativo
Un libro de registro corporativo es importante y esencial para llevar en cada empresa. La importancia no puede ser socavada y es por eso que discutiremos la razón por la cual un libro de registro corporativo es una necesidad para todas las corporaciones.
#1. Evidencia Histórica.
Un libro de registro corporativo puede servir como un registro histórico de transacciones comerciales significativas que han ocurrido en el curso de una organización, incluidas, entre otras, adquisiciones, ventas, préstamos y arrendamientos significativos.
También puede ayudar a prevenir las objeciones de los accionistas minoritarios y respaldar los pasos que pueden seguirse en caso de una auditoría del IRS.
#2. Una Auditoría Fiscal.
Uno de los primeros elementos que un agente del IRS solicitará revisar durante una auditoría del IRS de una corporación es el libro de registro corporativo. La corporación se encontrará en la incómoda situación de tener que actualizar el libro de registro corporativo antes de la auditoría si no se ha actualizado o mantenido en absoluto.
Actualizar el libro de actas a tiempo para la auditoría puede ser una tarea costosa y difícil, dependiendo de cuán desactualizado esté. Un funcionario o director puede respaldar su buen comportamiento y el desempeño de sus obligaciones y responsabilidades con la organización manteniendo un libro de actas corporativo actualizado.
#3. Evaluación de terceros
Los bancos y los prestamistas solicitan con frecuencia mirar el libro de actas de una corporación, o al menos sus artículos de incorporación, estatutos y las actas de reunión o resoluciones de consentimiento más recientes. Y supondrá una amenaza potencial si no está disponible o no está actualizado porque al intentar reconstruir lo que realmente ocurrió en un año determinado en un momento posterior, la falta de mantenimiento de un libro de actas actualizado puede generar problemas.
Cuando se trata de conmemorar un evento que sucedió hace varios años, es común que los accionistas, directores y funcionarios discrepen sobre lo que sucedió, cuándo sucedió y por qué. La actualización anual del libro de actas ayuda a evitar este problema.
A pesar de que los criterios precisos pueden variar ligeramente según su estado y el sector en el que trabaja, hay una serie de documentos que todas las organizaciones deben tener en sus registros. Sin embargo, en general, estas son algunas de las cosas que debes mencionar:
Libro de registro corporativo para LLC
Una opción común para las empresas es una LLC porque un libro de registro de LLC es más simple que otras formalidades corporativas.
Un libro de registro corporativo para LLC puede requerir menos papeleo, pero aún debe cumplir con ciertas pautas para mantener su estado de responsabilidad limitada (los documentos requeridos varían en cada estado según sus leyes).
Cada libro de registro corporativo para LLC debe, al menos, mantener y mantener los siguientes registros porque mantener buenos registros lo ayuda a realizar un seguimiento de su progreso. Cada empresa tendrá un sistema único de mantenimiento de registros que se adapte a ellos. Puede llevar a cabo sus planes siempre que sean legales y funcionales.
El IRS establece regulaciones con respecto a la cantidad de tiempo que debe mantener registros, particularmente aquellos relacionados con asuntos fiscales. Siete años es la duración más larga. Por lo tanto, a menos que exista una buena razón comercial para no hacerlo, generalmente se recomienda conservar todos los registros durante siete años.
Al mantener estos registros, usted protege su "velo corporativo", que los acreedores y los litigantes pueden intentar explotar al demostrar que usted no cumplió con el protocolo corporativo. Incluso podrían intentar apoderarse de su propiedad privada como parte del acuerdo.
Qué libro de registro corporativo para LLC debe contener
El libro de registro corporativo debe contener algunos documentos que debe enviar a la oficina del Secretario de Estado al formar una LLC.
Cada LLC debe conservar una copia de sus documentos fundacionales. Estos se conocen como artículos de organización en la mayoría de los estados. Al menos incluirán lo siguiente:
- Nombre de la LLC
- Los objetivos de la empresa
- Dirección de Negocios
- Nombre y dirección del agente registrado de la LLC.
Los únicos otros registros que normalmente debe mantener para el estado son los informes anuales y bienales. Debe conservar una copia de cada documento si realiza algún cambio.
También recibirá un certificado u otro documento similar del Secretario de Estado reconociendo la creación de su LLC; debe conservar esto con la documentación de su formación.
#1. Acuerdo de operación
El libro de registro de cooperación también debe contener el acuerdo de operación. El acuerdo operativo de una LLC es un documento clave que describe cómo dirige su empresa. Debe conservar una copia en la oficina principal de la empresa, junto con cualquier modificación. Por lo general, el acuerdo operativo incluirá los siguientes detalles:
- Inversión de capital que realiza cada miembro y entendimiento respecto a aportes adicionales (si los hubiere).
- El proceso de asignación de ganancias y pérdidas.
- La capacidad de cada miembro para recibir pagos.
- Derechos de voto de los miembros.
- Procedimientos de admisión y retiro de socios nuevos y recurrentes.
#2. Información de miembros y gerencia
Información de miembros y gerentes: Es importante mantener actualizada la información de miembros y gerentes. Lo mínimo es mantener una lista de todos los miembros actuales y anteriores, completa con nombres y direcciones. Los gerentes también deben mantener la misma información.
#3. Minutas de la reunión
La ley estatal no exige que la mayoría de las LLC celebren reuniones, según las actas de las reuniones. Sin embargo, se podría incluir un mandato para las reuniones en el acuerdo operativo. El mejor curso de acción en esta situación es hacer que alguien registre actas precisas de la reunión que incluyan los siguientes detalles:
- Los nombres de los asistentes.
- Las decisiones se toman a través de votos.
- Cualquier información adicional que sea de utilidad.
Aunque no se requieren reuniones, algunas leyes estatales podrían exigirle que registre los procedimientos por escrito.
#4. Finanzas e Impuestos
Los estados financieros, los documentos financieros y los contratos comerciales que desarrolla una LLC deben conservarse durante un mínimo de tres años.
#5. Retorno del impuesto del ingreso
Durante los últimos tres años, el IRS ha tenido el derecho de auditar cualquier declaración de impuestos. Todas las declaraciones de impuestos sobre la renta de LLC a nivel federal, estatal y local deben conservarse durante al menos ese tiempo. Si se sospecha de fraude, existe una laguna legal sin estatuto de limitaciones, por lo que debe conservar sus documentos fiscales para siempre.
Todos los registros relevantes deben conservarse como gastos, créditos e ingresos relacionados con los impuestos. Mantener lo siguiente durante al menos tres años es parte de esto.
- Recibos de depósito de la empresa.
- Estados de cuenta de todas las cuentas que utilizan tarjetas de crédito.
- Toda factura.
- Los cheques estaban anulados.
- Cargos pagados.
Es necesario pagar impuestos sobre el empleo si su LLC emplea empleados. El IRS recomienda que conserve todos los documentos de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años. Además, debe mantener sus formularios W-4, información de pago, información de pago e información personal.
Plantilla de libro de registro corporativo
Una plantilla de libro de registro corporativo contiene el formato y la información que debe contener un registro corporativo. Puede ser fácilmente accesible y útil, especialmente para orientación. Una plantilla de libro de registro corporativo original debe tener donde debe registrar todos sus trabajos en papel necesarios como
- Sus documentos de incorporación (y cualquier enmienda a ellos)
- Sus estatutos sociales por escrito
- Actas de la reunión de la junta y de la reunión anual de accionistas
- Declaración de impuestos sobre la renta (y documentos de prueba de cualquier deducción que realice)
- Registros de impuestos sobre el empleo
- Una lista de sus resoluciones (decisiones importantes tomadas por la junta), como aquellas relacionadas con la compra de bienes inmuebles, modificaciones a las reglas de la junta y un número considerable de despidos o contrataciones.
- Una copia de cada uno de sus informes anuales.
- Datos sobre bolsas de valores (y otros valores)
- registros monetarios
- Extractos de tarjetas de crédito y extractos bancarios
- Registros de personal (contrataciones, despidos, postulantes
El tiempo dedicado a reuniones de negocios o profesionales se documenta en actas corporativas. Para que una corporación mantenga su estatus legal, debe registrar estas actas en el archivo. En particular, esto se aplica a organizaciones con responsabilidad limitada o sin fines de lucro. Un registro formal de estas actas corporativas garantizará que su organización cumpla con la ley y pueda mantener su carácter corporativo único.
El documento del acta corporativa debe incluir los detalles de la reunión. Esta contendrá información sobre la hora y el lugar de celebración de la reunión, así como el objeto de la misma. Si se requiere, se pueden incluir los resultados de la reunión. Para fines de mantenimiento de registros, el formulario también debe incluir el nombre y la información de contacto de la persona que lo completa. Mientras la empresa esté en funcionamiento, cualquier documento de actas corporativas debe conservarse en los registros.
¿Cuándo debe usar una plantilla de actas corporativas?
Si tiene que escribir lo que se discutió en su reunión y las decisiones que se tomaron en una junta directiva o reunión de accionistas, debe utilizar una plantilla de actas corporativas.
¿Quién debe mantener las actas de las reuniones?
La mayoría de los estados exigen que todas las corporaciones C mantengan registros de las decisiones importantes de la empresa y de las reuniones importantes.
Delaware, Kansas, Nevada, Dakota del Norte y Oklahoma son los estados que ahora no exigen que se lleven las actas de las reuniones. Los minutos no son necesarios para las empresas que están organizadas como LLC.
¿Qué detalles deben registrarse en las actas de las reuniones?
La información crucial que se intercambió, las decisiones importantes que se tomaron y las acciones que se realizaron deben incluirse en las actas de las reuniones. Si bien las actas no necesitan ser exactas, deben contener suficiente información para actuar como la “memoria institucional” de la empresa.
- La fecha, la hora y el lugar de las reuniones a menudo se incluyen en las actas.
- Lista de personas ausentes de la reunión, junto con sus nombres y si se perdieron alguno de los procedimientos de la reunión
- Cualquier acto de votación y el voto de cada persona.
- Cuando se dio por terminada la reunión
¿Qué actos o decisiones se le podría pedir que registre?
Ejemplos de los tipos de información que debe registrar incluyen:
- Las juntas directivas y de accionistas se llevan a cabo anualmente.
- Presentando nuevos oficiales
- Impulsar la compensación o contratar más personal
- Transacciones monetarias: apertura de nuevas cuentas bancarias, préstamos y tarjetas de crédito
se libera nuevo stock
Cómo obtener un libro de registro corporativo
Puede obtener un libro de registro corporativo comprándolo en las tiendas. A pesar de que la mayoría tiendas de suministros de oficina proporcionar los componentes que pueda en kits corporativos, es posible que desee comprar un "kit corporativo" de una de varias empresas.
Asegúrese de documentar la primera fecha de presentación de la corporación, la fecha de presentación y el pago de la tarifa. Estos documentos estarán entre los primeros que introduzca en el libro de registro de la empresa.
Solicite al estado un certificado de situación alimentaria. Pon esto en los registros de la compañía. Incluya copias de los estatutos y las revisiones presentadas, así como los artículos de incorporación.
Haga una copia de sus estatutos y escriba los suyos también. Llevar un registro formal de cada acto corporativo. Toda acción que realice la corporación debe estar respaldada por documentación en el libro de registro.
Cómo preparar su libro de registro corporativo
Puede crear las actas de la reunión inaugural de la corporación en la primera sección. También debe incluir
- La elección de los oficiales y directores también.
- La resolución que aprueba los derechos de los accionistas y el acuerdo de voto en el acuerdo escrito de derechos de los accionistas y voto.
- Cualquier contrato inicial de servicios que la corporación tenga con abogados y contadores.
Mientras la corporación esté operando, mantenga esta sección abierta para albergar todas las reuniones y la documentación de las actas. Asimismo, mantenga un registro de las próximas elecciones o renuncias aquí.
Agregue todos los certificados de acciones emitidos aquí. El titular de cada certificado debe figurar junto con la fecha de emisión del certificado, el destinatario y su información de contacto (edad, residencia, persona física o jurídica).
Guarde aquí también cualquier acción corporativa o transacciones de accionistas. Incluya aquí también cuántas acciones de la corporación posee cada individuo o entidad. Las modificaciones de acciones también se anotarán aquí.
Incluya cualquier préstamo o regalo que la corporación haya recibido de sus miembros, funcionarios o directores. Esto es especialmente cierto cuando la financiación se proporciona por primera vez para la puesta en marcha de una empresa. Aquí es donde se pueden documentar las decisiones, acuerdos de préstamo, y su aceptación debe b.
Enumere las direcciones de los contadores, abogados, agentes de seguros y otros profesionales de la empresa que la empresa contrata para realizar negocios. La cuarta parte debe contener esta información.
Incluya la ubicación, la fecha de compra y el recibo de dinero para los anticipos y carpetas de toda la documentación legal y de seguros.
Debe documentar cada adquisición, venta, formación o modificación significativa de una póliza, así como cualquier expansión o terminación como una resolución de los funcionarios corporativos.
Cualquier acuerdo entre la corporación y otras personas o entidades debe formalizarse utilizando su sello corporativo o un notario. Incluya en esta área cualquier documento que tenga estos sellos.
¿Es necesario un Libro Registro de Sociedades?
Para demostrar que la corporación está operando correctamente de acuerdo con los requisitos del Servicio de Impuestos Internos, para establecer la corporación como una entidad legal distinta y para mantener el escudo corporativo de responsabilidad, los registros corporativos son necesarios.
¿Cómo escribo un libro de registro corporativo?
Puede comenzar a escribir un libro de registro siguiendo los siguientes pasos. Comience proporcionando el nombre real de su empresa y la fecha, hora y lugar de la reunión.
- Es importante hacer un seguimiento de quién asiste. Tome nota de los participantes que no están presentes. Cualquier persona que llegue tarde o salga temprano debe tenerse en cuenta. Lleve un registro del facilitador de la reunión y si hubo o no quórum.
- Tenga en cuenta los objetivos de la reunión, como la elección de nuevos ejecutivos, la emisión de acciones, la discusión de la actividad financiera, la reunión anual de accionistas o directores, o la contratación de nuevos empleados.
- Recapitular la discusión de los puntos de la agenda. Tome nota de cualquier documento que los asistentes estén examinando. Incluya una copia de la documentación con el acta.
- Debe realizar un seguimiento de los votos que tenga.
- Tome nota de la hora de clausura, así como la hora y la fecha de la próxima reunión.
- Complete las actas de la reunión escribiendo las notas de la reunión
- Siga los requisitos de su empresa sobre quién debe revisar los borradores de comentarios.
- Las actas se distribuyen con frecuencia a la junta antes de la próxima reunión.
- El tema de "votación a favor" suele ser el primer tema de la agenda de la próxima reunión. Consulte la política de su empresa para ver quién debe firmar las actas de las reuniones.
- Las actas aprobadas deben conservarse en el mismo lugar que los demás registros importantes de la empresa.
¿Los libros corporativos necesitan un sello?
El sello corporativo sirve como marca oficial de la corporación. El sello corporativo actúa como la firma de la corporación. Todo documento legal u oficial emitido por la corporación requiere un sello corporativo.
Sin embargo, a medida que un negocio se volvió más flexible y la tecnología introdujo la era digital, el sello corporativo se volvió obsoleto y, hasta cierto punto, una carga. Las corporaciones, las LLC y los estados de los Estados Unidos ya no están obligados a tener un sello corporativo. A pesar de que alguna vez se requirieron certificados de acciones oficiales y un sello corporativo para las corporaciones, como espuelas en una bota, estos artefactos históricos ya no son funcionales ni significativos.
La autoridad legal de un sello corporativo todavía es ampliamente reconocida por los estados, pero la tecnología moderna ha resultado en una disminución de estos poderes, y el sello corporativo y los certificados bursátiles oficiales eventualmente se volverán obsoletos.
¿Cuál es el propósito de un sello corporativo?
Dependiendo de la ley estatal, el uso de una corporación o un sello de empresa puede tener diversas ramificaciones legales. Puede verse como evidencia de que el documento fue autorizado, o puede proporcionar alguna prueba de la validez de un documento, pero puede no ser evidencia suficiente en sí misma para respaldar la autenticidad del documento. Y es posible que sea solo un acto simbólico sin influencia en su legitimidad.
¿Cómo debe ser un sello corporativo?
Los sellos de la empresa suelen tener una cara circular de 38 mm con espacio para hasta 50 caracteres. debe contener
- El nombre legal de la empresa.
- El tipo de negocio (sería aceptable una abreviatura como LTD en lugar de LIMITED)
- Año de formación y estado de formación
¿Dónde se pone el sello corporativo?
Considere el sello corporativo de su empresa como su firma legal. Puede poner el sello corporativo en la sede de la empresa.
Conclusión
En todos los negocios, mantener registros es crucial. Le resultará más fácil mantener registros precisos y completos ahora que conoce el valor de un libro de registro corporativo y cómo establecer uno. Recuerda que la actualización del libro de registro de tu empresa es vital si quieres evitar errores.
Preguntas Frecuentes
¿Quién tiene la responsabilidad de administrar los negocios de una corporación?
Una corporación está dirigida por sus directores y funcionarios. Una junta directiva es un grupo de directores que trabajan en equipo. La junta directiva es el órgano de gobierno de la corporación. Tiene la autoridad para ejercer todas las funciones de la corporación y administra las operaciones y asuntos de la compañía.
¿Necesito registrar el nombre de mi empresa?
Para tener una marca, no es necesario registrarla; las marcas registradas adquieren validez una vez que se utilizan con fines comerciales. Sin embargo, el registro de marca proporciona una protección más amplia y facilita la aplicación.
¿Cómo se redactan los artículos de incorporación?
- El nombre de la corporación y la dirección postal.
- Nombre y dirección del agente registrado.
- Plazo para la inclusión
- la naturaleza del negocio
- El tipo y número de acciones emitidas.
- Designaciones de facultades de constitución
- Líneas para la fecha y la firma
Referencias
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