Participación de actores locales y la gestión son fundamentales para definir y lograr el éxito del proyecto. El mapeo de partes interesadas es una herramienta importante para ayudarlo con esto. Esta publicación lo guiará a través del proceso paso a paso utilizando un ejemplo de mapeo de partes interesadas. Aprenderá a categorizar a las partes interesadas en función de su interés e impacto para identificar actores críticos, saboteadores potenciales, defensores y personas que pierden el tiempo. Siguiendo los pasos descritos en este artículo, puede crear un plan sólido para involucrar a las personas más importantes en su proyecto: sus partes interesadas.
¿Qué son las partes interesadas?
Las partes interesadas se pueden definir como “Cualquiera que tenga una participación en el proyecto”, aunque esto es un poco amplio. Una definición más práctica podría ser: “Cualquiera que pueda crear o arruinar tu proyecto”.
Este conjunto de partes interesadas más específicas se divide en cuatro categorías amplias:
1) Los patrocinadores son frecuentemente quienes lanzan el proyecto organizando los recursos necesarios y asignando personas a la tarea de completarlo. Los patrocinadores controlan los requisitos del proyecto y, si esos requisitos cambian, deben liderar el proyecto en consecuencia.
2) El Equipo de Proyecto está a cargo de llevar a cabo el proyecto y asegurarse de que se complete. El equipo de proyecto se encarga de desarrollar una solución a los requerimientos del proyecto.
3) Un grupo de referencia está formado por personas a las que los equipos de proyecto deben consultar para llegar a la mejor solución. Aseguran que la solución funcionará correctamente.
4) Los usuarios son un conjunto diverso de personas que se benefician de la solución del proyecto.
Consejo: El Grupo de Referencia y algunos miembros del Equipo del Proyecto también pueden clasificarse como Usuarios. Esto es con frecuencia una idea muy inteligente.
Mapeo de partes interesadas: ¿Qué es?
El mapeo de partes interesadas es un proceso colaborativo de estudio, debate y discusión que se basa en muchos puntos de vista para desarrollar una lista crítica de partes interesadas de todo el espectro de partes interesadas.
El mapeo se puede dividir en cuatro pasos:
1) Identificar: una lista de grupos, organizaciones e individuos relevantes
2) Analizando: comprender los puntos de vista e intereses de las partes interesadas
3) Mapeo: que describa los vínculos entre los objetivos y otras partes interesadas.
4) Priorización implica clasificar la importancia de las partes interesadas e identificar los desafíos.
La importancia de la herramienta de mapeo de partes interesadas
El mapeo de las partes interesadas es crucial porque las partes interesadas son fundamentales para el éxito de un proyecto. Por lo general, hay muchas partes interesadas, lo que significa muchas expectativas diferentes. Le resultará difícil conectarse con las partes interesadas y mantenerlas satisfechas si no mapea su influencia e interés en el proyecto.
Es, sin embargo, una calle de doble sentido. Una buena comunicación con las partes interesadas brinda a los gerentes de proyectos información muy necesaria sobre el proyecto, lo que los beneficia de varias maneras. Ayuda en mitigación de riesgos y determinar los verdaderos objetivos del proyecto de las partes interesadas.
En otras palabras, el mapeo de partes interesadas es el primer paso en el desarrollo de un estrategia de comunicación eficaz. Los proyectos fracasarán si hay poca o ninguna comunicación. Cuanto mejor sea la comunicación, más fluido irá el proyecto y más fácil será comprender los deseos de las partes interesadas.
El mapeo de partes interesadas es otra herramienta para gestionar las expectativas. Puede aprender acerca de las perspectivas de las partes interesadas sobre el proyecto mapeándolas. Como resultado, a medida que avanza el proyecto, un gerente de proyecto puede lidiar con esas expectativas de manera incremental, alineándolas con el proyecto para que todos estén de acuerdo con los entregables.
Un ejemplo de mapeo de partes interesadas
Los mapas de partes interesadas están destinados a ayudarlo a evaluar su entorno al mostrar quién puede apoyar o impedir el éxito de su proyecto.
El ejemplo de mapeo anterior muestra un método para crear un mapa de partes interesadas. Tenga en cuenta que este ejemplo de mapeo de partes interesadas es solo una de las muchas formas de representar a las partes interesadas y su efecto.
Aunque los mapas de partes interesadas pueden tomar varias formas y formatos, siempre deben incluir la siguiente información:
- Son fáciles de leer porque su objetivo es ser utilizados como una herramienta rápida para la toma de decisiones.
- Integral, porque solo una comprensión profunda de las partes interesadas esenciales puede proporcionar información útil.
- Las muchas partes interesadas están organizadas en categorías según su tipo, intereses mutuos y grado de influencia.
Puede administrar su comunicación con las partes interesadas de cuatro maneras: administrarlas de manera estricta, mantenerlas satisfechas, mantenerlas informadas o simplemente monitorearlas.
Si una parte interesada tiene una cantidad significativa de influencia pero no tanto interés en el proyecto, debe mantenerse satisfecha, lo que significa que requiere actualizaciones periódicas y su opinión es crítica.
Una parte interesada con un alto nivel de influencia e interés debe ser monitoreada de cerca. Esto implica reunirse con ellos con más frecuencia que con el grupo en la categoría de “mantenerse satisfecho”, y sus comentarios también son esenciales para cualquier toma de decisiones.
Su base de consumidores está formada por personas con poca influencia pero con mucha curiosidad. Ellos también requieren actualizaciones de progreso, pero no con tanta frecuencia como los grupos de "administrar de cerca" y "mantener satisfecho". Aquellos con poco poder e interés requieren monitoreo, pero probablemente solo deberían ser notificados de los principales hitos del proyecto.
Cómo hacer un mapa de partes interesadas
Cuando esté listo para crear su mapa de partes interesadas y comenzar el proceso de mapeo de partes interesadas, siga los siguientes cuatro pasos:
#1. Determinar las partes interesadas
Un proyecto puede tener un gran número de partes interesadas. La lista que cree estará en consonancia con su organización, el impacto del proyecto y sus objetivos. Eso significa que es posible que deba revisar la lista a lo largo del proyecto.
#2. Examinar a las partes interesadas
El siguiente paso requiere una investigación considerable. Esto le permite determinar qué tan relevantes son para el proyecto y qué perspectiva aportan. Defina el tipo de parte interesada que son, cuánto podrían aportar al proyecto y su legitimidad al hacerlo. ¿Están dispuestos a participar? ¿Cuánta voz e implicación tienen en el proyecto?
#3. Participantes en un mapa
Esta es la etapa en la que diseña su caja y la divide en cuatro secciones, con el eje y midiendo el nivel de efecto de bajo (abajo) a alto (arriba) (arriba). Mapea la cantidad de interés en el eje x, de menor (izquierda) a mayor (derecha) (derecha). Trace sus partes interesadas, así como los resultados de su análisis en los dos ejes utilizando su lista de partes interesadas y los resultados de su análisis.
#4. Se debe priorizar a las partes interesadas.
Ahora que ha identificado, analizado y trazado a sus partes interesadas en un mapa, puede comenzar a planificar cómo interactuará con ellos a lo largo del proyecto. Dependiendo de dónde aterricen en el mapa, los controlará de cerca o simplemente los monitoreará. Este es el primer paso para desarrollar su estrategia de comunicación con las partes interesadas y la gestión general de las partes interesadas.
Mejores prácticas de mapeo de partes interesadas
Es ventajoso si puede obtener la mayor cantidad de información posible sobre todas las partes interesadas. Tienes curiosidad por saber quiénes son y cómo prefieren comunicarse. Es posible que algunos solo quieran que les envíes actualizaciones por mensaje de texto, mientras que otros pueden preferir presentaciones en persona o una conversación telefónica. Determine el método de comunicación que prefieren y la frecuencia que mejor les funcione.
#1. Tiene una mente abierta
Comprender la variedad cultural o lingüística entre sus partes interesadas es otro componente de su mapeo de partes interesadas. Si no hablan su idioma nativo, deberá modificar su mensaje. Es fundamental ser inclusivo y comprender que lo que es bueno para una parte interesada puede ser malo para otra.
#2. Comunicarse efectivamente
El contenido de Sus comunicaciones debe ser claro. Su objetivo es evitar la jerga y también proporcionar hechos. Cuando hable, sea abierto y honesto, y mantenga un registro de lo que es cierto y lo que no. Esté abierto a los comentarios de las partes interesadas y comprenda cómo podrían influir en sus decisiones.
#3. Sea abierto y veraz.
Nunca oculte información, especialmente noticias terribles. Cuanto antes lo publique, antes podrá abordar las expectativas de las partes interesadas y también responder a cualquier inquietud que puedan tener.
#4. Seguir estando disponible
Finalmente, mantenga abiertos los canales de comunicación. Manténgase en contacto con sus partes interesadas, pero también proporcióneles un mecanismo a través del cual puedan comunicarse con usted si es necesario. Escuche lo que tienen que decir, comuníquese con ellos y ofrezca sus propias preguntas cuando lo hagan. La comunicación es el intercambio de información.
El proceso de mapeo de las partes interesadas es tan importante como el resultado, y la calidad del proceso depende en gran medida de la comprensión de los involucrados.
El mapeo de partes interesadas permite que las iniciativas funcionen sin problemas.
Descuidar gestión de los interesados puede conducir a obstáculos y contratiempos en el futuro, razón por la cual el mapeo de partes interesadas debe ser una herramienta esencial en la caja de herramientas de cada gerente de proyecto.
El éxito de un proyecto depende de involucrar y colaborar con las partes interesadas de todos los orígenes. Comprender sus motivaciones y categorizarlas en diferentes categorías con el uso de la matriz de poder/interés y los mapas de partes interesadas pueden contribuir en gran medida a garantizar que su trabajo vaya por buen camino.
Preguntas frecuentes sobre el mapeo de partes interesadas
¿Qué es la herramienta de mapeo de partes interesadas?
En general, el mapeo de partes interesadas es una herramienta utilizada en el análisis de partes interesadas para categorizar a las personas según su poder e intereses.
¿Qué es un modelo de participación de las partes interesadas?
La participación de las partes interesadas se refiere a la identificación, el análisis, la planificación y también la ejecución sistemática de iniciativas destinadas a afectar a las partes interesadas.
- Planificación y estrategias de gestión de partes interesadas
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