¿Está gestionando eficazmente a sus partes interesadas? Pero primero, ¿sabe quiénes son todas sus partes interesadas? ¿Alguna vez has notado que te saltaste un criterio específico después de completar la mitad de un proyecto? Esto podría haber sido un requisito de una persona influyente que no estuvo tan involucrada como debería haberlo estado. Según la encuesta más reciente, solo el 36 % de los encuestados estaba seguro de que las partes interesadas y los miembros clave estaban totalmente comprometidos con los objetivos y las ventajas del proyecto. A menos que haya tenido la suerte de no estar en una circunstancia incómoda como la descrita anteriormente, esta es su oportunidad de evitar que tales situaciones ocurran. En esta publicación, aprenderá cómo planificar la gestión de las partes interesadas de su proyecto.
¿Quién es una parte interesada?
Ahora que comprende la importancia de la gestión de partes interesadas, comencemos con los fundamentos de la gestión de partes interesadas, es decir, quién es una parte interesada.
Una parte interesada es alguien que tiene un interés en una empresa y puede influir o ser influenciado por ella. Los inversores, empleados, clientes y proveedores son los principales interesados en una empresa normal. Sin embargo, a medida que la responsabilidad social corporativa sigue ganando terreno, la noción se expande para abarcar varias otras cosas, como comunidades, gobiernos y grupos comerciales.
Una parte interesada es alguien que se verá afectado por un proyecto. Las partes interesadas se clasifican en términos generales como "partes interesadas internas" y "partes interesadas externas".
Las partes interesadas internas son personas que trabajan para su empresa. Incluyen el patrocinador del proyecto, el propietario del proyecto, el equipo del proyecto y cualquier persona o grupo que contribuya o se beneficie del resultado del proyecto. También incluye a quienes puedan sufrir un impacto negativo como resultado de la iniciativa. Por ejemplo, algunos trabajadores pueden necesitar volver a capacitarse como resultado de la automatización, o pueden ser reubicados.
Las partes interesadas externas son aquellas que no forman parte de su organización. Estos podrían incluir proveedores, clientes, accionistas, el gobierno, auditores, etc.
Puedes ir a nuestra publicación anterior y obtenga más información sobre el análisis de las partes interesadas y cómo conocer a sus principales influenciadores.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas del proyecto?
Es fundamental gestionar las partes interesadas y sus expectativas. Como resultado, la gestión de las partes interesadas es un componente esencial de la gestión de proyectos. Todos los interesados en el proyecto deben ser identificados. Los proyectos pequeños pueden tener una pequeña cantidad de partes interesadas, mientras que los proyectos más grandes pueden tener una gran cantidad de partes interesadas.
No todas las partes interesadas probablemente serían tratadas por igual. Cada uno tendrá su propio conjunto de estándares y expectativas. Como resultado, es fundamental identificar a cada parte interesada. Esto garantiza que no se pase por alto a ninguna parte interesada. La siguiente etapa es categorizar a las partes interesadas para que puedan participar adecuadamente. Es menos probable que pase por alto cualquier necesidad crítica si tiene ambas en su lugar.
La gestión de las partes interesadas del proyecto incluye la identificación de las partes interesadas y el análisis de sus influencias y expectativas. Sí, debido a su poder, pueden afectar los resultados del proyecto. Como resultado, debe idear estrategias aceptables para colaborar con las partes interesadas y llevar a cabo el proyecto. Cada parte interesada necesita la cantidad adecuada de comunicación. Antes de profundizar en la gestión de las partes interesadas del proyecto, echemos un vistazo a la comunicación.
Gestión de la comunicación
La gestión de las comunicaciones del proyecto garantiza que la información del proyecto se planifique, cree, recopile, distribuya, almacene, recupere, controle y supervise de manera oportuna y adecuada. La comunicación tiene con frecuencia numerosas dimensiones que deben ser examinadas.
- Interno (dentro de su proyecto) y externo (dentro de su corporación) (proveedores, clientes, otros proyectos y organizaciones)
- Formales (minutas, informes y resúmenes) e informales (reuniones) (memorandos, correos electrónicos, discusiones ad-hoc)
- Horizontal (entre gerentes y subordinados en la organización) así como horizontal (esto es entre pares)
- No oficiales (informe anual, boletines) y oficiales (informe anual, boletines) (comunicaciones extraoficiales)
- Oral y escrito: verbal (implica inflexiones vocales) y no verbal (lenguaje corporal)
Ahora debe comprender por qué la comunicación es fundamental para la gestión de las partes interesadas. Las habilidades de comunicación pueden incluir, pero no se limitan a:
- Prestar mucha atención y escuchar eficientemente
- Sondear y cuestionar conceptos o eventos para obtener una mayor comprensión.
- Obtener hechos para corroborar o identificar información.
- Establecer y gestionar las expectativas por adelantado.
- El conocimiento del equipo debe incrementarse a través de la capacitación.
- Persuadir a un grupo, un individuo o una organización para que haga algo.
- Motivar a otros para que ofrezcan tranquilidad y aliento.
- Recapitular, resumir y determinar el siguiente paso
- El coaching te ayudará a mejorar tu rendimiento y alcanzar tus objetivos.
- Negociación de acuerdos mutuamente beneficiosos
- resolver problemas para evitar consecuencias perjudiciales
Cómo crear un plan o estrategia de gestión de partes interesadas
Siga estas cinco etapas para asegurarse de que todas sus bases en el plan de gestión de partes interesadas estén cubiertas para resumir todas las lecciones que acaba de aprender y ponerlas en práctica.
#1. Haga una lista de sus partes interesadas.
Conocer a sus partes interesadas es el primer paso para desarrollar una sólida estrategia de gestión de partes interesadas.
#2. Determine las prioridades de sus partes interesadas
Tome nota de qué partes interesadas tendrán la mayor influencia en el proyecto y cuándo disminuirá o aumentará su influencia.
#3. Llevar a cabo entrevistas con las partes interesadas
Trabajar con nuevos interesados puede ser un desafío al principio; algunos son más difíciles de administrar que otros. Dependiendo del proyecto, habrá numerosas voces externas a la organización con personalidades y demandas distintas o muchas voces internas de la empresa con objetivos opuestos. Así que aquí hay algunos ejemplos de preguntas de la entrevista con las partes interesadas para aclarar las cosas:
- ¿Qué despierta su interés en este proyecto?
- ¿Cuáles son sus expectativas para este proyecto?
- ¿Qué productos despiertan más tu curiosidad?
- ¿Qué te atrajo a participar en este proyecto?
- ¿Qué esperas de un equipo si lo tienes?
- ¿Por qué eres optimista con este proyecto?
- ¿Qué espera que cambie este proyecto después de su lanzamiento?
- ¿Qué tan rápido espera que se complete este proyecto?
- ¿Por qué le preocupa este proyecto?
- ¿Prefiere reuniones cara a cara, llamadas telefónicas o correos electrónicos?
#4. Crea tu matriz
Una simple maqueta de un cuadrante para categorizar sus hallazgos le permitirá separar aquellos con alto interés y alta prioridad de aquellos con bajo interés y baja prioridad. También ayudará en la clasificación de todos los que están en el medio.
#5. Establecer y gestionar las expectativas
Defina claramente en qué etapas participará cada actor importante, así como los plazos para sus comentarios. Incluya un horario de oficina en el que puedan encontrarlo fácilmente para que puedan brindarle comentarios, ya sea solos o en grupo. Como de costumbre, sea práctico, transparente y honesto en cada etapa del proyecto: sus partes interesadas lo notarán y lo apreciarán.
¿Cuál es la importancia de un plan de gestión de las partes interesadas del proyecto?
Las partes interesadas son fundamentales para el éxito de su proyecto. Creen en la iniciativa y le están dedicando tiempo, dinero y recursos. Por lo tanto, sin un buen plan de gestión de partes interesadas, tienen el potencial de hacer las cosas increíblemente complicadas, con muchos trámites burocráticos en el proceso.
Ventajas de la comunicación
Los planes de gestión de las partes interesadas también son importantes en términos de relaciones públicas. Considere esto: las partes interesadas no trabajan de forma aislada; para que aprendan sobre el desarrollo de proyectos de otros recursos y partes interesadas.
Es fundamental que sus intereses estén protegidos y que usted no se encuentre con el ceño fruncido de una parte interesada descontenta que ha recibido malas noticias. Mantener un canal abierto de comunicación es el paso más crítico en el desarrollo de una sólida estrategia de gestión de partes interesadas.
Los peligros de no tener una estrategia de gestión de partes interesadas
Las partes interesadas, una vez más, hacen que el mundo gire. Son sus inversores, consumidores, vecinos y fabricantes. Pueden ser sus principales partidarios o hacer que la iniciativa se estanque.
Debido a que las partes interesadas generalmente involucran varios contactos clave a través de múltiples canales, es fundamental comunicarse con ellos de manera efectiva y eficiente. Podría darse vueltas tratando de validar los requisitos de una parte interesada con baja prioridad y bajo interés sin haberlos entrevistado con anticipación o evaluar su prioridad o interés, dejando a aquellos con una alta prioridad sintiéndose insatisfechos con el proceso.
Peor aún, puede estar preparando su negocio para una escasez de efectivo o una terrible experiencia del cliente en el próximo proyecto. No exponga a su organización a una escasez de recursos, efectivo o tiempo.
Cómo gestionar partes interesadas difíciles
¿Qué hace cuando tiene que lidiar con partes interesadas desafiantes? Hay formas de mejorar las relaciones, sin importar cuán obstinadas parezcan ser. Aquí hay siete consejos para ayudarlo a obtener su aprobación:
Lo mejor es seleccionar tus batallas con cuidado, de lo contrario, estarás en guerra todo el tiempo. Al tratar con las partes interesadas, habrá ocasiones en las que no estará de acuerdo, pero serán pocas y distantes entre sí. En lugar de eso, cede a las pequeñas peticiones. Las partes interesadas tienen autoridad y debe reconocer esa estructura jerárquica. Te ahorra un poco de angustia y al mismo tiempo siembra las semillas de la confianza. Lo crea o no, sus partes interesadas lo respetarán y, hasta cierto punto, se abstendrán de discutir con usted.
#2. Deshazte de las emociones negativas
Es fácil volverse demasiado emocional. Lo que comienza como una pelea rápidamente se convierte en una tormenta de ira y odio. Los profesionales no tienen rabietas como los niños. Además, los niños no se aferran a las malas emociones. Eso es algo de lo que podemos aprender. No está mal estar enojado; sin embargo, es un problema ceder a esa negatividad y, peor aún, seguir avivando el fuego. Eso solo dañará su relación con sus partes interesadas, así como todo el proyecto.
#3. Reconocer su negatividad
La empatía es una parte importante de la creación de una relación compasiva. La empatía es la capacidad de comprender y experimentar las emociones de los demás, y debe incorporarse en cada plan de gestión de partes interesadas. Si puede dar un paso atrás, reconocer lo que está sintiendo y luego intentar aliviarlo, estará en camino a la iluminación y un esfuerzo exitoso.
#4. Busque y acepte consejos
Las partes interesadas difíciles a menudo son difíciles por una causa. Por supuesto, algunas personas tienen personalidades desafiantes, pero otras pueden actuar de esta manera porque no se sienten escuchadas. Además, considere cómo reaccionaría si creyera que nadie lo está escuchando. Como resultado, intente permanecer inmóvil, tranquilo y abierto. Escuche lo que tienen que decir e incluso busque su consejo. Este no es solo un enfoque psicológico, sino también práctico para la gestión de proyectos.
#5. Sea discreto y veraz.
Habrá razones legítimas para la disputa de vez en cuando. Cuando suceden cosas como esta en un proyecto, no puedes simplemente esconderlas debajo de la alfombra. Es su responsabilidad entregar un proyecto exitoso mientras cumple con los estándares de calidad de sus partes interesadas. También es su responsabilidad intervenir si nota que actúan en contra de sus mejores intereses. Sin embargo, para entender su punto, debe ser tanto honesto como cortés. Nadie quiere que le digan que está equivocado, así que busque una manera de expresarlo de otra manera o, mejor aún, no hable del bien y del mal, sino del proyecto y sus requisitos.
#6. hazlos felices
Untarlos con mantequilla también ayuda. No querrá parecer falso, pero si puede hacer que sus partes interesadas se sientan bien, no hay prácticamente nada que no hagan por usted. Hasta la persona más dura cambiará de tono. Por supuesto, no halagues, pero haz un trabajo decente. Ahí es donde están los corazones de sus partes interesadas, y así es como los satisfará.
#7. Personalice su comunicación
No todas las partes interesadas son iguales. Debe estar íntimamente familiarizado con sus partes interesadas. Así como establece quiénes son al comienzo de un proyecto, querrá descubrir cuál es la estrategia de comunicación óptima. Eso puede ser útil, por ejemplo, si prefiere enviar mensajes de texto, correos electrónicos, conversaciones telefónicas o reuniones cara a cara. Sin embargo, también es psicológico. Algunas personas pueden querer que aumentes un poco sus egos, pero otras pueden encontrarlo falso y les resultará contraproducente. Comprenda los requisitos y las personalidades de sus partes interesadas y personalice los mensajes que les envía.
Conclusión
La gestión de las partes interesadas tiene numerosas ventajas. Esto es esencial y debe hacerse regularmente. Por lo tanto, no habrá dudas al respecto. ¿Cómo maneja las relaciones con las partes interesadas del proyecto? La clave será identificar a todas las partes interesadas y luego monitorear su participación regularmente.
La segunda parte también es crucial. Cuando comienza un proyecto, los gerentes frecuentemente pasan por alto esto. Reúna un equipo de proyecto que incluya a todas las partes interesadas relevantes. Como sabes, todos aportarán experiencia y valor para garantizar el éxito de tu proyecto. Por lo tanto, mis mejores deseos para una gestión exitosa de las partes interesadas en su proyecto.
Preguntas frecuentes sobre gestión de partes interesadas
¿Qué debe incluir un plan de comunicación con las partes interesadas?
Por lo general, se desarrolla un plan de comunicación con las partes interesadas en respuesta a la información y los hallazgos del plan de gestión. Debe incluir una lista de las partes interesadas importantes que deben recibir mensajes, así como el tipo, la frecuencia y el detalle.
¿Por qué necesita comunicarse con las partes interesadas?
Puede obtener un mejor conocimiento de los objetivos y metas generales de un cliente o parte interesada comunicándose de manera efectiva con ellos. Esto le permite analizar y cambiar la forma en que los ayuda a lograr sus objetivos.
¿Cómo son los stakeholders los empleados?
Los empleados son las partes interesadas internas más importantes. Los empleados realizan grandes inversiones financieras y de tiempo en el negocio y desempeñan un papel fundamental en la estrategia, las tácticas y las operaciones de la empresa.
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