Los gerentes de proyecto pasan sus días administrando presupuestos y siguiendo cronogramas, enfocándose principalmente en completar un proyecto de la manera más rápida y económica posible. Si bien es cierto que los gerentes de proyectos con frecuencia se preocupan por los cronogramas y presupuestos de los proyectos, un gerente de proyectos genuinamente bueno también considera otras cuestiones. La gestión de la comunicación, la gestión de riesgos y la participación de las partes interesadas son aspectos críticos del trabajo. Este tercer punto, la participación de las partes interesadas, con frecuencia se pasa por alto, en particular por parte de los gerentes de proyectos novatos. No siempre aprecian el poder que tienen las partes interesadas sobre el éxito o el fracaso de un proyecto. A continuación, veremos el plan de participación de las partes interesadas, discutiremos los componentes de la estrategia y lo guiaremos a través de los pasos que puede seguir para escribir uno por primera vez. También aprenderá cómo administrar su estrategia de participación de las partes interesadas de manera efectiva.
¿Qué es una estrategia de participación de las partes interesadas?
Ciertas acciones organizacionales tendrán un impacto e interés en muchos grupos distintos de partes interesadas.
Por ejemplo, si un consejo desea crear un monumento para honrar a los soldados de guerra locales, podría consultar con familiares sobre la idea. También pueden colaborar con un escultor local en el diseño y notificar a los medios de comunicación para ayudar a publicitar su presentación.
Sin embargo, todos los grupos de partes interesadas no son iguales. Es posible que algunos deban mantenerse actualizados sobre los cambios con regularidad. Para otros, hay que mantener un contacto ocasional.
Una estrategia de participación de las partes interesadas lo ayudará a determinar con qué frecuencia necesita comunicarse con cada grupo y qué tecnologías emplear para cada uno.
¿Por qué necesita una estrategia de participación de las partes interesadas?
Dependiendo de la industria, una buena participación de las partes interesadas puede generar más clientes, políticas mejor formuladas, proyectos bien administrados, innovación y más.
¿Qué es un Plan de Participación de las Partes Interesadas?
Un plan de participación de las partes interesadas es un documento subsidiario que se desarrolla con frecuencia junto con el plan principal del proyecto para un cuerpo de trabajo específico. Es un documento escrito que se crea antes del inicio de un proyecto. Se mantiene archivado y puede modificarlo cuando lo necesite a lo largo del proyecto. Por lo tanto, su objetivo es identificar a las principales partes interesadas de un proyecto y describir una técnica y un enfoque sobre cómo el equipo del proyecto interactuará y se comunicará con esas partes interesadas.
“La participación de las partes interesadas es simplemente descubrir cómo comunicarse, colaborar y conectarse con éxito con personas clave que tienen una influencia positiva o negativa y pueden afectar el resultado de su proyecto”.
Fuente: tim molinos
La importancia de un plan de participación de las partes interesadas
Todos los proyectos tienen partes interesadas. Estas son las personas, generalmente en la gestión, que tienen un interés personal y profesional en el éxito del proyecto.
Las partes interesadas pueden tener una gran influencia en cómo avanza un proyecto. Autorizan y aportan recursos al proyecto. Además, pueden incluso decidir retrasar o terminar un proyecto por completo si creen que no está logrando los resultados esperados o previstos. El equipo del proyecto debe especificar un método para gestionar estas expectativas. Esto se debe a que todas las partes interesadas estarán involucradas en diversos grados y pueden tener sus propias motivaciones o expectativas para un proyecto.
“La comunicación con el cliente principal difiere de la comunicación con el equipo del proyecto, quienes pueden estar más preocupados por lo que deben hacer para ejecutar el proyecto de manera efectiva”, explica Mills. El plan de participación de las partes interesadas permite al director del proyecto desarrollar un enfoque sistemático para garantizar que las expectativas, las decisiones, los riesgos/problemas y la información sobre el progreso del proyecto se proporcionen a la persona adecuada en el momento adecuado con el nivel de información más eficiente y efectivo.
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¿Qué incluye un plan de participación de las partes interesadas?
Un plan de participación de las partes interesadas consta de tres secciones:
#1. Identificación de las partes interesadas
Esta sección identificará a todos los interesados del proyecto por su nombre. Como mínimo, la sección describe sus tareas y responsabilidades en relación con el proyecto. Sin embargo, puede ser considerablemente más completo en algunas circunstancias.
Un plan integral de participación de las partes interesadas también clasificaría a las partes interesadas por poder, influencia, relación (interna o externa) o cualquier otra categoría que el director del proyecto pueda encontrar útil en la gestión de las comunicaciones.
#2. Intención de interactuar con las partes interesadas
La siguiente sección identifica cómo el equipo del proyecto interactuará y se comprometerá con las partes interesadas definidas en la primera sección del plan. Según Mills, esto implicará con frecuencia una evaluación más profunda de cada parte interesada, que se utilizará para informar el resto del plan.
Por ejemplo, podríamos evaluar a la parte interesada en función del grado de compromiso percibido. ¿Son conscientes, resistentes, neutrales, de apoyo o están a cargo del proyecto? Este conocimiento ayudará al director del proyecto a idear formas de involucrar a las partes interesadas de una manera que aumente su conciencia sobre las preocupaciones esenciales del proyecto o los aliente a apoyar más el éxito del proyecto.
#3. Actividades de participación de las partes interesadas
La sección final del plan es esencialmente un resumen de las muchas actividades que el equipo del proyecto realizará para comunicarse con las partes interesadas, gestionar sus expectativas y mantenerlas comprometidas con el proyecto. Esto cubre acciones tales como reuniones planificadas previamente con las partes interesadas o informes cruciales.
Además, tener un esquema de las actividades de participación conocidas permite que el gerente y el equipo del proyecto perciban y respondan rápidamente a las demandas cambiantes de las partes interesadas.
Esta sección del documento también detallará a menudo los tipos de comunicaciones que se utilizarán a lo largo del proyecto, como correo electrónico, reuniones periódicas, conferencias telefónicas, etc., así como para quién es más adecuada cada forma de comunicación.
Cómo hacer un plan de participación de las partes interesadas
#1. Determine quién formará parte de las partes interesadas de su proyecto.
La primera etapa en el desarrollo de su plan de participación de las partes interesadas es definir claramente quién debe incluirse. Si bien existen numerosas estrategias que puede usar para compilar esta lista, propongo comenzar con tres tácticas específicas.
Primero, reúnase personalmente con el patrocinador del proyecto (la persona responsable del éxito del proyecto). Use esta discusión para definir explícitamente sus expectativas de proyecto, así como cualquier riesgo o dificultad que puedan tener con el plan definido.
En segundo lugar, puede obtener un comienzo decente al observar un proyecto similar anterior y compararlo con el suyo. Considere factores tales como:
- ¿Quiénes eran los interesados del proyecto?
- ¿Deberían ser parte de este?
- Si no, ¿quiénes deberían ser sus contrapartes?
- ¿Quedó alguien fuera del proyecto original que crees que debería formar parte de este?
Finalmente, se creará un mapa mental, que es una representación visual de aquellos que pueden tener un impacto en el proyecto.
#2. Crear e implementar métodos efectivos de interacción con cada parte interesada.
Con su lista de partes interesadas en la mano, puede planificar cómo se comunicará e interactuará con cada una de las personas que ha identificado. Debe modificar este plan para adaptarse a cada individuo, teniendo en cuenta sus preferencias de comunicación específicas, así como su nivel de participación en el proyecto.
Evalúe las siguientes áreas cuando evalúe a cada parte interesada:
- Lo que ya saben del proyecto
- De lo que deben ser conscientes
- Su capacidad para influir o afectar el proyecto.
- Su entusiasmo por la idea es palpable.
#3. Mantenga un registro de su trabajo.
El paso final en el desarrollo de su plan de participación de las partes interesadas es documentar y formalizar el esfuerzo. En este punto, distribuye el documento a todo su equipo de proyecto para que todos puedan verificar y modificar los datos recopilados, así como evaluar cualquier ajuste o adición de última hora.
¿Qué estrategias utiliza para gestionar la participación de las partes interesadas?
Por otro lado, crear una estrategia de participación de las partes interesadas es bastante fácil, administrarla es más desafiante.
Veamos todo el procedimiento de cómo administrar su estrategia de participación de las partes interesadas.
#1. Examine a sus partes interesadas.
Nunca asuma que sabe quiénes son todas sus partes interesadas; siempre confirma. Cambridge Dictionaries Online define a una parte interesada como:
“Una persona, como un empleado, consumidor o ciudadano, que está asociado con una organización, sociedad u otra entidad y, por lo tanto, tiene responsabilidades ante ella y un interés en su éxito”.
Puede identificar rápidamente a las partes interesadas tanto internas como externas utilizando este criterio. El siguiente paso es categorizar a esas partes interesadas en cuatro grupos:
- Bajo interés e influencia: Aquellos con poco interés e influencia deben mantenerse informados.
- Alto interés, baja influencia: Estas son las personas a las que debe involucrar y consultar.
- Bajo interés y alta influencia: Debe involucrar a las partes interesadas poderosas que tienen poco interés pero mucho poder.
- Alto interés, alta influencia: Socios con los que debe colaborar
Esto le permite identificar las estrategias más efectivas para involucrar y comunicarse con cada grupo. Para ayudarlo a administrar la estrategia, puede crear una matriz de estrategia de participación de las partes interesadas simple, como esta, basada en las prioridades de un Grupo de puesta en marcha del NHS.
#2. Defina su objetivo.
Un propósito claro es esencial para gestionar la participación de las partes interesadas de manera efectiva. Cuando tiene un objetivo claro en mente, el proceso de compromiso se vuelve más relevante para todos los involucrados.
Los resultados que necesita alcanzar a través de la participación de las partes interesadas variarán según su industria y negocio en particular. Los propósitos comunes en el sector público, por ejemplo, incluyen:
- Formulación de políticas
- Creación de servicios compartidos.
- Crecimiento del turismo
- Iniciativas para proteger el medio ambiente
- Creación de currículo
- Campañas para el cuidado de la salud.
- Iniciativas para Reducir el Crimen
Del mismo modo, si trabaja en el comercio minorista, es posible que desee reunirse con las partes interesadas para:
- Crear artículos
- Crea ofertas especiales.
- Desarrollar una estrategia de precios.
- Crear nuevos puntos de venta.
- Mejore los niveles de servicio
- El interiorismo de los establecimientos comerciales
Con un objetivo claro en mente, puede usar su matriz para identificar a las partes interesadas relevantes y gestionar su participación de la manera más adecuada (cooperando, mostrando consideración, informándoles) dependiendo de cuán activos e influyentes sean.
#3. Alinear las herramientas disponibles con las partes interesadas específicas.
Una vez que identifique a sus partes interesadas y establezca sus objetivos, es hora de localizar las mejores herramientas para informarles, consultarles o colaborar con ellos.
Cuando se trata de seleccionar herramientas digitales para la colaboración de las partes interesadas, proponemos hacer un mapa similar al que se muestra a continuación y superponerlo en su matriz original. Las herramientas tradicionales de participación de las partes interesadas, como los cuestionarios en papel, las presentaciones itinerantes de información, las reuniones cara a cara y los anuncios en los periódicos, se pueden utilizar de la misma manera.
#4. Seleccione los mejores métodos y tecnologías para el trabajo.
Puede ser intimidante construir una matriz de herramientas de participación digitales o tradicionales por primera vez. Puede parecer que debe invertir en una variedad de procedimientos y tecnologías, que pueden ser costosos, lentos e ineficientes.
Además, invertir en un paquete versátil de colaboración en línea le permite pensar en grande y comenzar de a poco, ampliando el alcance de su plan de participación de las partes interesadas a medida que surgen nuevos proyectos.
Preguntas frecuentes sobre el compromiso de la estrategia
¿Cuáles son los cinco niveles de participación de las partes interesadas?
Las partes interesadas se pueden clasificar en uno de los cinco grados de compromiso: "Desconocedor", "Resistente", "Neutral", "Apoyador" o "Líder". Es fundamental evaluar el nivel actual de compromiso de cada parte interesada y asegurarse de que todos apoyen el proyecto.
¿Cuál es el propósito de la participación de las partes interesadas?
La participación de las partes interesadas es el proceso mediante el cual las organizaciones se comunican y aprenden sobre sus partes interesadas. Las empresas pueden comprender mejor lo que la gente quiere cuando lo quiere, qué tan involucrada está y cómo los planes y actividades de la empresa afectarán sus objetivos al conocerlos.
¿Cómo es un plan de participación de las partes interesadas?
Un plan de participación de las partes interesadas incluye a las partes interesadas, incluidos sus intereses, enfatiza su poder e influencia y define los métodos que se utilizarán para llevar a cabo la participación de las partes interesadas.
