Has triturado las cifras. Ha desarrollado su caso de negocio para un nuevo proyecto o inversión tecnológica. Además, tienes todo lo necesario para hacerlo realidad. Pero aún le falta un paso crucial: la aprobación y aceptación de las partes interesadas. Cada organización incluye partes interesadas para ayudar a garantizar que el mensaje sea preciso, que el trabajo se complete a tiempo y que las nuevas iniciativas también estén alineadas con los objetivos corporativos acordados. Si bien sus intenciones son nobles, con frecuencia se percibe a las partes interesadas como un obstáculo para el crecimiento. Por eso es fundamental comprender el proceso de análisis de las partes interesadas y asegurarse de que sus objetivos serán respaldados. Entonces, en esta publicación, veremos cómo identificar y obtener el apoyo de las partes interesadas clave dentro de su organización utilizando una plantilla de análisis de partes interesadas y su propósito.
¿Quién es una parte interesada?
Un número creciente de personas influenciadas por sus acciones y decisiones es una indicación de una carrera en desarrollo. Además, las personas se verán afectadas por su trabajo a medida que crezca su popularidad, responsabilidad o influencia. Estas personas pueden aparecer en diferentes niveles: algunos pueden ser tus amigos o compañeros de trabajo, algunos también pueden ser tus superiores y otros pueden ser tus subordinados. Además, sus amigos y familiares pueden verse influenciados por sus decisiones de empleo, disfrutando de las victorias y lamentando las pérdidas junto a usted.
Por lo tanto, para mantener una trayectoria ascendente constante, es prudente considerar los tipos de relaciones que afectan su vida laboral y sus iniciativas, ya que gran parte del éxito profesional depende de una gestión eficaz de las relaciones. Una parte interesada es cualquier persona que se ve afectada por el resultado de su trabajo.
¿Qué es el Análisis de Partes Interesadas?
La aprobación y aceptación de las partes interesadas tienen tanto que ver con la comunicación, la educación y también la visibilidad como con la alineación de la estrategia. Las partes interesadas deben ser capaces de comprender dónde encaja un nuevo proyecto o inversión en el panorama corporativo más amplio de forma rápida y sencilla.
Un análisis de las partes interesadas le permite mapear y también desarrollar la cantidad correcta de contacto con sus partes interesadas en función de su nivel de influencia e interés en su proyecto. Un análisis exhaustivo de las partes interesadas lo preparará para la promoción que necesita o para el retroceso que espera.
Plantilla de análisis de partes interesadas
Una plantilla de análisis de partes interesadas, a menudo conocida como red de interés de energía, puede ayudarlo de cuatro maneras importantes:
#1. Obtención de información crítica:
No tienes idea de lo que no sabes. Las partes interesadas clave con frecuencia pueden proporcionar información útil que puede ayudar a mantener su proyecto encaminado y exitoso.
#2. Obtención de recursos adicionales:
Si su parte interesada comprende completamente lo que se necesitará para que su proyecto despegue, es posible que pueda ayudarlo a asegurar las personas, las herramientas y los recursos que necesita para tener éxito.
#3. Formando confianza:
Al involucrar e incorporar continuamente a las partes interesadas en su proceso, está estableciendo confianza, lo que puede impulsarlos a apoyar proyectos futuros.
#4. Planificación con anticipación:
Los aportes constantes de las partes interesadas clave le permiten anticipar comentarios y requisitos sobre iniciativas futuras, lo que le permite lograr la aceptación más rápidamente.
¿Cuál es el propósito del análisis de las partes interesadas?
Si el análisis de las partes interesadas no tiene importancia, ningún director de proyecto le prestará atención. ¿Cuál es el propósito del análisis de las partes interesadas y por qué los gerentes lo consideran importante?
#1. Resolución de Conflicto o Desacuerdo
Uno de los propósitos del análisis de las partes interesadas es su capacidad para que todos estén en sintonía. Por ejemplo, puede identificar partes clave que no apoyan completamente un proyecto antes de que progrese. También identifica a las partes que se mantienen al margen porque carecen de claridad y luego se llevan a todos. Al hacerlo, pone fin a un conflicto que posiblemente pueda surgir en el futuro.
#2. Identifica a los Influencers clave que aceleran el proyecto
Uno de los propósitos del análisis de las partes interesadas es su capacidad para identificar también a las personas influyentes clave dentro de la organización. Estos influencers son personas que guiarán el proyecto hasta su finalización a través de la riqueza de su sabiduría. Estas también son personas que brindarán un apoyo relevante para su proyecto.
#3.Proporciona una comprensión clara de los objetivos y estrategias
Este es otro propósito del análisis de las partes interesadas. Ayuda a conseguir los jugadores de equipo adecuados que darán todo para el logro de sus objetivos. La identificación temprana de las personas adecuadas, la comprensión de la meta, así como las estrategias orientadas a la consecución de la meta, es el primer sello de éxito de su proyecto.
Pasos en el análisis de las partes interesadas
Estos son los tres pasos necesarios para realizar un análisis de las partes interesadas.
Paso 1: Determine quiénes son sus partes interesadas.
Piense en quiénes son sus partes interesadas. Para ello, haga una lista de todas las personas a las que conmueva su trabajo o que tengan un interés personal en su éxito o fracaso. Algunas de estas conexiones pueden ser con inversionistas, asesores, compañeros de equipo o incluso familiares.
Paso 2: Determine la importancia de sus partes interesadas.
Luego, priorice a sus partes interesadas en función de su nivel de influencia e interés. El Stakeholder Power Interest Grid es la técnica más eficaz para el análisis visual de las partes interesadas.
La posición de la grilla que asigna a un actor indica las acciones que debe tomar con ellos:
- Personas con mucha influencia y muchos intereses: comprometa plenamente a estas personas y haga todo lo posible por satisfacerlas.
- Personas con mucha influencia pero poco interés: Mantenga felices a estas partes interesadas, pero no tanto como para que se aburran con su mensaje.
- Individuos de bajo poder y extremadamente interesados: Informe y también consulte con estas personas para asegurarse de que no ocurran problemas serios. En una capacidad de apoyo, las personas de este grupo con frecuencia pueden ser muy útiles con las complejidades de su proyecto.
- Personas con bajo poder y poco interés: Una vez más, vigílelos, pero no los moleste con una comunicación excesiva.
Paso 3: Infórmese sobre sus principales partes interesadas.
Ahora que ha identificado y priorizado a sus partes interesadas, necesita saber cómo se sienten con respecto a su proyecto. Aquí hay algunas buenas preguntas para hacer:
- ¿Tienen un interés personal en el resultado de su trabajo, ya sea financiera o emocionalmente? ¿Es favorable o desfavorable?
- ¿Cuál es el mayor factor de motivación para ellos?
- ¿Cuál de la información de su proyecto es relevante para ellos y cómo se les debe comunicar esa información?
- ¿Cuáles son sus pensamientos actuales sobre su trabajo? ¿Se basa esa opinión en información confiable?
- ¿Quién influye en sus decisiones y esos tomadores de decisiones también son partes interesadas?
- ¿Qué puede hacer para obtener su apoyo si es poco probable que apoyen su proyecto?
- ¿Qué puede hacer para manejar su resistencia si no puede ganarse su apoyo?
Una vez que haya priorizado a sus partes interesadas y haya tenido en cuenta sus actitudes hacia su proyecto, debe pensar en desarrollar un plan de gestión de proyectos. Plan de comunicación. Una matriz de comunicación informará a todos los involucrados con qué frecuencia deben incluir a las partes interesadas.
Partes interesadas que se encuentran con más frecuencia
A continuación se proporciona una lista de las partes interesadas comunes encontradas en el análisis de las partes interesadas, junto con algunos ejemplos de buenas tácticas de comunicación con ellas.
#1. Su supervisor/gerente inmediato
Alta autoridad, alto interés
La productividad de las personas que lideran determina la reputación de su jefe. Su gerente también puede tener la autoridad para aprobar o rechazar su(s) proyecto(s). Esto implica que debe administrar de cerca esta relación, comunicándose con frecuencia y solicitando y actuando sobre la retroalimentación.
Alto poder, interés moderado
Los accionistas e inversores suelen poseer varias entidades, diluyendo su interés único en su proyecto/empresa. Como resultado, para aprovechar su participación en su trabajo, debe hablar con ellos con frecuencia, consultarlos e incluirlos, con el objetivo de aumentar su interés con el tiempo. Esto ciertamente depende del tipo de trabajo de inversión disponible, así como de si su proyecto es una inversión única o parte de una cartera de inversiones.
#3. Gobierno
Alto poder, pero muy probablemente bajo interés
El gobierno está a cargo de las leyes y reglamentos que podrían dejar fuera de servicio a su empresa o proyecto. Por ejemplo, inspectores de códigos de salud para restaurantes, auditores del IRS para empresas generales, etc. Debido a que las instituciones gubernamentales monitorean todo y a todos, es poco probable que estén interesadas en su negocio o proyecto específico. Como resultado, su objetivo debe ser mantenerlos satisfechos interactuando con ellos con frecuencia, discutiendo con ellos e involucrándolos para evitar que sean un riesgo para su proyecto.
#4. Gerencia senior
Bajo interés, alto poder
Los altos ejecutivos de su empresa toman las decisiones más importantes, dándoles mucho poder pero no mucho tiempo para concentrarse en los resultados de su proyecto. Esto significa que su plan debe ser mantenerlos satisfechos hablando con ellos con la frecuencia necesaria, consultándolos y solicitando comentarios, con el objetivo de aumentar su interés en usted y su trabajo.
#5. Tus colegas
Fuerza media, interés medio
Los compañeros de trabajo tienen distintos grados de influencia, pero la mayor parte de su poder proviene de su capacidad para asegurar más recursos para sus proyectos, como el respaldo de otros compañeros de trabajo y sus superiores. Es decir, desea mantener a los clientes satisfechos e informados. Infórmeles sobre su iniciativa y esté dispuesto a convertir su entusiasmo en una posición de apoyo, ya que esto también ayudará en su análisis de las partes interesadas.
¿Cómo se puede adaptar el Análisis de partes interesadas para su uso en diferentes contextos e industrias?
Según los detalles de la situación, el Análisis de las partes interesadas se puede adaptar para su uso en una variedad de campos y entornos. Puede haber diferencias significativas entre las personas involucradas en un proyecto de desarrollo de software y un proyecto de construcción, así como entre las necesidades y expectativas de las partes interesadas en una organización de atención médica y las de las partes interesadas en una empresa de servicios financieros. Es más probable que los resultados sean aplicables y útiles si el análisis se adapta al contexto específico.
¿Cuáles son las mejores prácticas para realizar el análisis de las partes interesadas?
Involucrar a las partes interesadas en el proceso, revisar y actualizar el análisis periódicamente, adoptar un enfoque estructurado para identificar y categorizar a las partes interesadas y comunicarse de manera clara y concisa para involucrar a las partes interesadas y gestionar las expectativas son ejemplos de buenas prácticas al realizar el Análisis de Partes Interesadas.
¿Cómo se puede utilizar el Análisis de las partes interesadas para medir el impacto de un proyecto u organización en las partes interesadas?
La recopilación de comentarios de las partes interesadas, el seguimiento de los cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas a lo largo del tiempo y el seguimiento de cómo se sienten con respecto al proyecto o la organización son formas de realizar un análisis de las partes interesadas y medir el impacto del proyecto o de la organización en los involucrados. Los conocimientos obtenidos de este análisis se pueden utilizar para refinar las tácticas de gestión y participación de las partes interesadas.
¿Cómo se puede utilizar el Análisis de las partes interesadas para identificar y gestionar las expectativas de las partes interesadas?
Un método para identificar y gestionar las expectativas de las partes interesadas es a través de un proceso llamado "análisis de las partes interesadas", que implica recopilar información y comunicarse con varios grupos de partes interesadas para conocer sus necesidades y expectativas individuales, así como controlar cómo esas necesidades y expectativas. puede evolucionar con el tiempo. Como resultado de este análisis, podemos comprender mejor a nuestros grupos de interés, establecer expectativas realistas y trabajar para prevenir o resolver cualquier conflicto potencial que pueda surgir.
¿Cuál es el papel del Análisis de las Partes Interesadas en la gestión de riesgos?
Al identificar a quienes tienen un interés personal en el proyecto o la organización y saber qué tan comprometidos están con la mitigación de riesgos, el análisis de las partes interesadas puede contribuir a la gestión de riesgos. Con este conocimiento, podemos comunicarnos mejor con las partes interesadas clave sobre los riesgos y los esfuerzos de gestión de riesgos, y diseñar estrategias de gestión de riesgos que tengan en cuenta sus necesidades y expectativas.
¿Cómo se puede integrar el Análisis de partes interesadas con otras herramientas y técnicas de gestión de proyectos?
Los resultados de un Análisis de partes interesadas se pueden utilizar para informar la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias en otras áreas de la gestión de proyectos, como la gestión de riesgos, la gestión del cambio y la planificación de la comunicación. Por ejemplo, puede utilizar los hallazgos de un Análisis de partes interesadas para anticipar y prepararse para los cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, o para elaborar planes estratégicos para comunicarse con grupos clave que tengan en cuenta los intereses de esos grupos.
Resumen
Los proyectos de la empresa requieren la participación, dirección y aprobación de un grupo diverso de personas de toda la organización. Cualquiera de estas partes interesadas firmes puede constituir un obstáculo para el éxito del proyecto si no entienden o no están de acuerdo con los objetivos o el plan de ejecución del proyecto.
Sin embargo, si busca la ayuda y el permiso de estas partes interesadas desde el principio, puede convertir a muchas de estas personas en campeones entusiastas de sus proyectos. Por eso, antes de embarcarse en cualquier iniciativa empresarial complicada, es prudente hacer un análisis de las partes interesadas, identificando a todas las posibles partes interesadas y determinando la mejor manera de obtener su apoyo.
Preguntas frecuentes sobre el análisis de las partes interesadas
¿Por qué es importante un análisis de las partes interesadas?
El análisis de las partes interesadas identifica y elimina varios impedimentos para comprender el desarrollo del proyecto. También elimina los impedimentos para el lanzamiento efectivo de proyectos mediante la recopilación de información sobre los partidarios del proyecto, los opositores y sus niveles de importancia en el proyecto.
¿Cuál es el propósito de un mapa de partes interesadas?
El mapeo de partes interesadas es la técnica visual de representar a todas las partes interesadas de un producto, proyecto o idea en un solo mapa. La ventaja fundamental de un mapa de partes interesadas es que proporciona una representación visual de todas las personas que pueden tener un impacto en su proyecto y cómo se relacionan.
¿Quién es el actor interno más importante?
Los accionistas/propietarios son las partes interesadas más esenciales porque son dueños de la empresa. Si no están satisfechos, pueden despedir a los directores o gerentes de la empresa, o incluso vender la empresa a otra persona.
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