Las organizaciones que confían en los enfoques tradicionales para los procesos de pedidos de ventas están viendo una disminución en la productividad y las tasas de devolución de clientes que nunca esperaron. Estos y otros factores están impulsando el aumento de la automatización de procesos comerciales y el uso de tecnologías inteligentes de captura de datos. Estas tecnologías tienden a ser no solo significativas y de moda, sino también cada vez más importantes para las empresas que buscan mantenerse competitivas. Entonces, en este artículo, aprenderemos más sobre los pasos del proceso de pedidos de ventas y el flujo de trabajo. También veremos una plantilla de formulario de pedido de ventas descargable.
¿Qué es una orden de venta?
Una orden de venta es un documento creado por un vendedor después de recibir una orden de compra de un comprador que especifica los detalles sobre el producto o servicio, así como el precio, la cantidad, la información del comprador, como la dirección de envío, la dirección de facturación, el modo de pago, y términos y también las condiciones.
En general, el flujo del proceso de órdenes de venta sigue los pasos que se describen a continuación:
- El vendedor le da al cliente una cotización.
- Si se acepta la oferta, el cliente envía una orden de compra al vendedor.
- Basado en la orden de compra, el vendedor crea una orden de venta.
- El cliente puede solicitar una orden de venta para ver los detalles exactos de los productos, incluido el precio, los plazos y las fechas de entrega. La mayoría de las empresas suelen omitir esta prueba.
- Tras el envío de las mercancías, el proveedor genera una factura basada en el pedido de cliente.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de venta y una orden de compra?
El comprador envía al vendedor una orden de compra que especifica los productos a comprar, la cantidad, el precio, el número de orden de compra, las condiciones de entrega y pago, y también la dirección de envío.
Cuando el vendedor recibe la orden de compra, produce una orden de venta.
Además, el vendedor puede ingresar manualmente los datos de la orden de compra o usar el software de automatización de órdenes de venta para automatizarla. El software de automatización puede convertir PO a SO con un solo clic, lo que minimiza los costos, el tiempo y los errores.
La importancia de una orden de venta
- Los sistemas de gestión de inventario y pedidos dependen de los pedidos de venta. Cuando un cliente le envía un pedido de compra o realiza un pedido a través de su tienda de comercio electrónico, la empresa tiene que cumplir con el pedido.
- Esto le proporciona los detalles del inventario. Si los productos están en stock, ¿cuántos están en pedido pendiente? Por lo tanto, esto permite que su departamento de compras realice estimaciones y compras informadas a sus distribuidores.
- Tan pronto como sea posible, ingrese el pedido en su sistema. No cometa el error de confundir una orden de compra con una orden de venta, ya que esto causaría estragos no solo en su departamento de compras, sino también en la contabilidad.
- El departamento de facturación se refiere a los pedidos para verificar la información relevante y la validez de la venta antes de generar las facturas. Al convertir los pedidos de venta en facturas, las empresas han automatizado el procesamiento de facturas. Los errores de precio y cantidad en la orden de compra pueden dar lugar a errores contables.
- Los auditores financieros a menudo preguntan sobre los registros de pedidos de ventas al evaluar los estados financieros de una empresa. Conceden préstamos de capital de trabajo de acuerdo con el valor del pedido confirmado de una empresa.
Ventajas de la automatización de órdenes de venta
Estas son algunas de las principales ventajas de la automatización de órdenes de venta.
#1. El tiempo de trabajo se mantiene al mínimo.
El papeleo es una de las actividades que más tiempo consume y con las que deben lidiar los equipos de ventas. La automatización de órdenes importa o transforma órdenes de compra de clientes y genera órdenes de venta en sus sistemas ERP. Esto elimina la necesidad de volver a ingresar los datos de las órdenes de compra, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Múltiples departamentos, incluidos ventas, distribución, almacenamiento, facturación, contabilidad y atención al cliente, también pueden usar una sola entrada de dispositivo.
#2. Mejora la atención al cliente
En lugar de examinar montones de papeles, los representantes de ventas tendrán valiosos detalles de los clientes al alcance de la mano. El servicio al cliente es rápido y también confiable. La automatización de pedidos elimina errores y anomalías en los pedidos y la facturación de los clientes, lo que da como resultado clientes más satisfechos.
#3. Puede escalar rápidamente hacia arriba y hacia abajo.
La automatización de órdenes de venta le permite escalar sin preocuparse por la funcionalidad o la capacidad. Como resultado, cuando los pedidos comiencen a llegar, podrá procesarlos rápidamente sin la necesidad de aumentar inmediatamente su personal de atención al cliente.
#4. Uno puede procesar datos desde cualquier lugar.
Las aplicaciones en la nube le permiten procesar datos y acceder a información desde cualquier ubicación. Sus representantes de ventas no tendrán que depender de representantes de ventas internos para obtener datos si los necesitan durante las llamadas de ventas. En general, los clientes estarían contentos con la productividad y el ritmo de su personal.
Formulario de orden de venta
El formulario de pedido de ventas puede satisfacer una variedad de necesidades comerciales, como cumplir con compras en línea, generar órdenes de trabajo de construcción y mantenimiento y solicitar servicios como catering o fotografía, ya sea que tenga una pequeña empresa minorista o necesite una para la recaudación de fondos sin fines de lucro. Por lo tanto, encontrará una serie de plantillas de órdenes de trabajo a continuación que se pueden descargar gratis, fáciles de usar y personalizar, e imprimibles.
Plantilla de formulario de pedido de ventas
Descargar plantilla de formulario de pedido — Excel
Esta plantilla se puede utilizar para crear una factura de venta o un formulario de pedido de venta. La plantilla de Microsoft Excel contiene todos los detalles del pedido, como una lista detallada de productos, cantidades ordenadas, precios unitarios y costo total. También hay espacio para proporcionar términos y condiciones de pago, así como cualquier otro detalle que los clientes puedan necesitar. Además, la plantilla calcula los costos automáticamente, incluidos los impuestos y los gastos de envío.
Términos y funciones clave del procesamiento de pedidos
A medida que avanzamos en la gestión de órdenes de venta, debe familiarizarse con los siguientes términos y roles:
Intercambio electrónico de datos (EDI):
Este es un método para que los sistemas informáticos intercambien datos en un formato estandarizado, lo que permite a las empresas intercambiar pedidos y otros documentos sin necesidad de intervención humana.
Citas:
Una cotización de venta o una cotización de precio es el precio que proporciona a los posibles compradores para que puedan determinar si la compra satisface sus necesidades. Los equipos de ventas son responsables de crear y presentar cotizaciones de ventas, pero debido a que las cotizaciones de precios aceptadas se convierten en órdenes de compra, los equipos de procesamiento de ventas deben conocerlas.
Factura de proforma:
Una factura pro forma es una factura provisional. El proveedor envía la factura hasta que se envían o entregan los artículos.
Asignación de existencias:
Este es el proceso de decidir cómo se dividirá su inventario entre sus almacenes u otras ubicaciones físicas.
Devoluciones de ventas:
Una devolución de ventas es una mercancía devuelta por un cliente principalmente debido a un error o defecto. Esto se informa como un débito a la cuenta de devoluciones de mercancías y un crédito a las cuentas por cobrar por parte del departamento de finanzas.
Libro de precios:
Un libro de precios es una colección de diferentes precios para el mismo producto en algún software. Por lo tanto, los precios pueden variar según la cantidad comprada, al por menor o al por mayor, la región de entrega, las promociones y otros factores.
Espacios de trabajo de documentos de ventas:
Los espacios de trabajo de documentos de ventas son áreas en las suites de procesamiento de ventas donde puede mostrar datos relacionados con aspectos de su pedido de ventas, como cotizaciones y facturas.
Ciclo de pedido a efectivo:
El tiempo que transcurre entre el momento en que un comprador realiza un pedido y el momento en que el vendedor recibe el pago.
Ciclo de compra a pago
El ciclo de la compra al pago es similar al ciclo del pedido al cobro. El primero se refiere al tiempo que transcurre desde que un comprador realiza una orden de compra hasta que paga la compra.
Los representantes de servicio al cliente y un escritorio o equipo de pedidos son participantes importantes en el procesamiento de pedidos. Además, el personal de ventas de cuentas clave, los administradores de pedidos de ventas, los especialistas en gestión de pedidos de ventas y los especialistas en cumplimiento de pedidos respaldan este proceso. También ayudan a garantizar que la empresa maneje las consultas de pedidos correctamente, que los precios y la disponibilidad de productos estén actualizados y que los empleados completen los pedidos correctamente. La contabilidad de ventas es un campo especializado y algunas organizaciones, como la Asociación de Técnicos de Contabilidad, brindan capacitación en procesamiento de pedidos como parte del proceso de certificación.
Flujo/pasos del proceso de pedido de ventas
La meta
Este proceso se utiliza en un entorno distribuido para manejar pedidos de ventas, con el sistema ERP (SAP ECC) controlando el flujo de datos hacia y desde los almacenes a través de sistemas de administración de almacenes individuales, ya sea sistemas SAP EWM (Administración extendida de almacenes) o sistemas externos.
El siguiente diagrama muestra estos pasos del proceso usando el procesamiento de órdenes de venta en SAP CRM como ejemplo. En cambio, si crea órdenes de venta en SAP ECC, el proceso comienza con la orden en ERP y continúa con la entrega saliente; la facturación también se produce en ERP.
¿Cómo pueden los pedidos de ventas ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de envío y cumplimiento?
Los pedidos de ventas ayudan a las empresas a mejorar sus procesos de envío y cumplimiento al proporcionar una visión clara de las solicitudes de los clientes y las fechas de entrega previstas, lo que permite a las empresas priorizar y administrar sus actividades de envío y cumplimiento.
¿Cómo pueden las órdenes de venta ayudar a las empresas con su estrategia de precios?
Los pedidos de venta ayudan a las empresas con su estrategia de fijación de precios al proporcionar una visión clara de la demanda de bienes y servicios, lo que permite a las empresas ajustar sus precios para mantenerse competitivos y maximizar los ingresos.
¿Cómo pueden los pedidos de ventas ayudar a las empresas con su estrategia de desarrollo de productos?
Los pedidos de ventas ayudan a las empresas con su estrategia de desarrollo de productos al proporcionar información sobre las preferencias de los clientes y la demanda de bienes y servicios específicos, lo que permite a las empresas priorizar el desarrollo de productos y los esfuerzos de mejora.
¿Cómo pueden los pedidos de ventas ayudar a las empresas a mejorar sus esfuerzos de marketing?
Los pedidos de ventas ayudan a las empresas a mejorar sus esfuerzos de marketing al proporcionar visibilidad sobre qué bienes y servicios tienen una gran demanda, lo que permite a las empresas orientar sus esfuerzos de marketing a las áreas más rentables.
¿Cómo pueden los pedidos de ventas ayudar a las empresas con su gestión de relaciones con los clientes (CRM)?
Los pedidos de ventas ayudan a las empresas con su gestión de relaciones con los clientes (CRM) al proporcionar una vista clara y organizada de las interacciones y los pedidos de los clientes, lo que permite a las empresas mejorar su comprensión de las necesidades y preferencias de los clientes.
¿Cómo pueden los pedidos de ventas ayudar a las empresas con la gestión de su cadena de suministro?
Los pedidos de ventas ayudan a las empresas con la gestión de su cadena de suministro al proporcionar visibilidad de la demanda de bienes y servicios, lo que permite a las empresas planificar y priorizar sus actividades de adquisición y producción.
Conclusión
Por lo tanto, desde el punto de venta hasta la verificación, la gestión de inventario, el cumplimiento y la retención de clientes a largo plazo, la automatización de pedidos de ventas agiliza el flujo de trabajo y reduce el tiempo de respuesta. Reduce los tiempos de procesamiento de pedidos a la mitad, lo que permite procesar más pedidos en la misma cantidad de tiempo.
El programa de gestión de pedidos correcto impulsará a la empresa hacia adelante.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de venta
¿Qué es orden de venta y orden de compra?
Los compradores utilizan las órdenes de compra para iniciar el proceso de compra con un proveedor. Las órdenes de venta son enviado por los proveedores a los compradores después recibir una orden de compra del comprador: verificar los detalles y la confirmación de la compra
¿Para qué sirve la orden de venta?
Las órdenes de venta juegan un papel central para asegurarse de que una venta esté bien documentada, correctamente realizada y refleje lo que ambas partes esperan. Cuando se recibe el pedido de un cliente para los bienes a suministrar, los artículos, cantidades, fecha de entrega, etc., los detalles se dan con el número de orden de venta.
¿Qué es el pedido de ventas de SAP?
Propósito. La orden de venta es un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un vendedor sobre la entrega de productos o brindar un servicio por precios, cantidades y tiempos definidos. … El sistema genera fechas de envío y puntos en el cronograma de entrega.
¿Qué es la creación de órdenes de venta?
Una 'Orden de Venta' es un contrato entre un Cliente y una organización de Ventas para el suministro de bienes y/o servicios específicos durante un período de tiempo específico. … La orden de venta se puede crear con referencia a un 'documento anterior' como una consulta / cotización
