La nómina es el salario que un empleador paga a los trabajadores por un tiempo predeterminado o en un día específico. El término “nómina” también puede aplicarse a la lista de empleados de una corporación y el salario adeudado a cada uno de ellos. También es el proceso de pago a los empleados de una empresa, que incluye el seguimiento de las horas trabajadas, calcular los salarios y enviar cheques o depósitos directos a las cuentas bancarias de los empleados y también, el total de todos los registros financieros de los salarios de un empleado, bonos, impuestos y deducciones. En el contexto de la contabilidad, la nómina es la suma pagada a los empleados por los servicios realizados durante un período de tiempo específico. Echemos un vistazo a los servicios de subcontratación de nómina y los servicios de recursos humanos.
General
La mayoría de los empleadores subcontratan cada vez más la nómina a empresas especializadas que gestionan el procesamiento de cheques de pago, beneficios para empleados, seguros y tareas contables, incluida la retención de impuestos. Esto se conoce como subcontratación de nómina.
En una empresa, la subcontratación de nómina se refiere a la contratación de un tercero para administrar todas las tareas relacionadas con la nómina. Para las empresas que optan por externalizar sus operaciones de nómina a un proveedor de nómina totalmente gestionado o a un oficina de servicios de nómina, esto normalmente puede bajar; el precio de los sistemas y software de procesamiento de nóminas, los costos de contratar internamente a trabajadores capacitados en nóminas y liberar tiempo dedicado a las actividades financieras relacionadas con la nómina para la empresa. Independientemente del tamaño de la organización, ya sea grande, mediana o pequeña, la subcontratación de actividades de nómina es ventajosa para todos los tipos de negocios.
La creciente complejidad de la ley de nómina es otro factor que impulsa la subcontratación de las empresas. Para cumplir con la ley, con frecuencia es necesario estar al tanto de los cambios anuales en los códigos de impuestos, Pay as You Earn (PAYE) y las bandas del Seguro Nacional, así como los pagos obligatorios y las deducciones que deben pasar por la nómina.
Alternativamente, en lugar de contratar a más especialistas en nómina y externalizar una empresa de nómina, las empresas pueden optar por utilizar un software de nómina para respaldar el trabajo de un contador u oficina de nómina. El reloj Bundy electrónico y otros instrumentos de recursos humanos digitales cruciales se incorporan al software de nómina, que basa sus cálculos en la tasa enviada y los datos aprobados adquiridos de ese equipo.
Funciones de nómina tercerizadas;
Casi todas las tareas de nómina se pueden delegar a una agencia externa, aunque esto no siempre se desea. Por lo tanto, depende de la empresa decidir qué partes del proceso de nómina quiere entregar a la empresa de subcontratación. Las responsabilidades de nómina que podrían subcontratarse pueden incluir;
- Configuración de una cuenta de nómina.
- Establecimiento de medios de pago.
- Seguimiento de horas trabajadas.
- Cálculo de salarios no pagados.
- Proporcionar pago a los trabajadores.
- Implementar medidas de seguridad para proteger la información de la empresa y del personal.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales.
- Deducciones de nómina, evaluaciones de impuestos sobre la renta y embargos de salarios.
- El control de las deducciones de los empleados.
- Pagos de impuestos sobre la nómina.
- Terminando el trabajo de impuestos de fin de año.
Es importante tener en cuenta que algunas responsabilidades de nómina, como el pago de los trabajadores, no son posibles a nivel mundial, porque algunos países exigen que los sueldos y salarios los pague directamente el empleador.
¿Cómo funciona la subcontratación de nómina?
Hay algunos factores a tener en cuenta para garantizar que la subcontratación de nómina sea exitosa, independientemente de si una empresa desea subcontratar su nómina nacional o si busca una solución para subcontratar su nómina en varios países. Estos factores incluyen;
#1. Clara estrategia de externalización de nómina:
Para la empresa, determinar qué servicios de subcontratación de nómina se necesitan es el primer paso. Tanto el equipo interno como el socio de nómina descubrirán que contar con una estrategia sólida facilita las cosas. La mayor parte del trabajo real de una empresa en el proceso de subcontratación es prepararse para subcontratar las funciones de nómina. La empresa primero debe elegir su nivel preferido de subcontratación.
Para decirlo de otra manera, ¿cómo dividiría la responsabilidad la corporación si elige co-contratar en lugar de subcontratar por completo? Por ejemplo, una empresa puede decidir que le gustaría que un proveedor externo maneje solo los aspectos relacionados con los impuestos de la nómina, el control de las horas trabajadas por sus empleados o cualquier otra responsabilidad de elección que esté legalmente permitida en la ubicación de la empresa.
#2. Elegir el socio de nómina adecuado:
Hay numerosos "proveedores de outsourcing de nómina" disponibles en 2023, tanto a nivel nacional como en el extranjero. Si bien cada empresa tendrá diferentes estándares para lo que constituye una coincidencia adecuada, todas deben asegurarse de que el proveedor mantenga la seguridad suficiente para los datos de los empleados y cumpla con las leyes aplicables, y también considere cuidadosamente sus opciones antes de seleccionar su proveedor de servicios de nómina.
Los "términos de contratación" deben ser acordados por ambas partes cuando se ha elegido un proveedor de outsourcing de nómina. El establecimiento formal de las obligaciones específicas del proveedor se produce en este punto, junto con una discusión sobre el pago de los servicios prestados. Finalmente, el cliente proporciona al proveedor del servicio todos los datos necesarios para llevar a cabo las tareas relacionadas con la responsabilidad de la nómina que asumirá.
#3. Planificación de Nómina y Notificación de Empleados:
Los departamentos de nómina suelen estar más ocupados al final del año. El momento óptimo para realizar cualquier cambio a un modelo de subcontratación de nómina debe ser en otro momento. Dado que la nómina afecta a toda la fuerza laboral, es esencial informar a todos sobre cualquier cambio que se esté planificando. Se deben dar instrucciones claras a todos los miembros del equipo, especialmente a aquellos que están involucrados en el proceso de nómina (ya sea por razones administrativas o de otro tipo).
#4. Procesamiento de nómina:
Después de intercambiar datos y establecer procedimientos, el proveedor de outsourcing de nómina comienza a desempeñar sus responsabilidades reales. El pago casi siempre debe distribuirse de acuerdo con un cronograma establecido (cada dos semanas es típico). Al igual que cuando se maneja la nómina internamente, el proveedor debe retener los impuestos correspondientes antes de que se emitan los pagos.
De forma regular y planificada, los proveedores a menudo informan al cliente, confirmando los servicios prestados y describiendo el desempeño. Esta es una oportunidad para que el cliente verifique que todo está funcionando como se esperaba. Las obligaciones tributarias de fin de año subcontratadas son el último paso significativo del proceso. Esto implica tanto el envío de evidencia a las autoridades fiscales de que el proveedor se ha mantenido al día durante las actividades como el envío de los pagos de impuestos reales.
#5. Ejecución de nómina paralela:
Siempre es una buena idea ejecutar al menos una nómina al mismo tiempo para asegurarse de que ambas nóminas produzcan los mismos resultados, especialmente cuando se migra del procesamiento interno de nóminas a la subcontratación de nóminas.
Outsourcing de Servicios de Nómina y RRHH
La subcontratación de nómina y recursos humanos se refiere a entregar la gestión de los llamados procesos de recursos humanos duros a una empresa externa. Este servicio pretende hacer más eficientes y menos costosas las operaciones en este sector. Entre los servicios que es probable que las empresas subcontraten, las funciones de recursos humanos encabezan la lista, ya que esto ayuda a liberar a los expertos en recursos humanos para que se concentren en tareas más estratégicas.
La subcontratación de recursos humanos también es un acuerdo legal entre un empleador y un proveedor de servicios externo en el que el empleador le otorga al proveedor de servicios externo el control y la gestión de ciertas tareas de recursos humanos.
Los empleadores tienen acceso a una amplia gama de opciones de subcontratación de recursos humanos. Están disponibles tanto soluciones limitadas como amplias, como la subcontratación de solo una parte de una sola función de recursos humanos, como el seguimiento de aplicaciones para requisitos de acción afirmativa. A medida que los profesionales de recursos humanos buscan formas de gastar menos tiempo y dinero en transacciones y administración para poder concentrarse en operaciones más estratégicas, la subcontratación ha cobrado mayor importancia.
La empresa también ahorrará dinero como resultado de esta disminución de tiempo y recursos. La nómina, la administración de beneficios y otras operaciones mundanas se delegan con frecuencia a proveedores externos, mientras que la gestión de talentos, el reclutamiento y la planificación de la sucesión suelen quedar en manos de los departamentos de recursos humanos. Además de permitir que los especialistas internos de recursos humanos tengan más tiempo para concentrarse en la estrategia, la subcontratación puede:
- Proporcione a las empresas acceso a conocimientos especializados de recursos humanos.
- Ayuda para garantizar el cumplimiento normativo.
- Reduzca la cantidad de tiempo que lleva responder a las tareas transaccionales de recursos humanos, como la nómina y la inscripción de beneficios.
Subcontratar Nómina y Beneficios
Hay varias razones por las que las empresas podrían decidir externalizar la nómina. La mayoría de las veces, es la forma más inteligente para que las empresas deleguen tareas complicadas y engorrosas. La externalización de la nómina de la empresa es una gran opción porque también proporciona a la empresa una asistencia calificada. Entonces, echemos un vistazo a algunas de las ventajas menos obvias de la subcontratación de la contabilidad.
Beneficios de la subcontratación de nómina
#1. Mejora en la Seguridad de los Datos:
Los datos de nómina deben mantenerse con el más alto nivel de seguridad, y ninguna organización importante se arriesgará a hacerlo en su propia red privada. Desafortunadamente, las violaciones de datos son un riesgo común para las empresas en todas partes. La nómina interna presenta peligros como el robo de identidad y la malversación.
Al almacenar datos en tecnologías y sistemas seguros basados en la nube, los proveedores de nómina subcontratados protegen sus datos confidenciales y evitan actividades internas fraudulentas de nómina, protegiendo así a la empresa de cualquier peligro potencial como resultado.
#2. Ahorro de costes:
Las empresas subcontratan con frecuencia la nómina porque han descubierto que es más económico que manejar la nómina internamente. Esto ha servido con frecuencia como una de las principales motivaciones para la subcontratación en general, y las actividades de nómina no son diferentes. La empresa cliente puede ahorrar mucho dinero al subcontratar estas tareas a un proveedor de subcontratación de nómina en una nación donde los sueldos y salarios suelen ser más bajos. Esto permite que la empresa cliente recupere una gran parte de la diferencia en la compensación de los empleados.
Incluso cuando la nómina se subcontrata a nivel nacional, este puede seguir siendo el caso. Al proporcionar el procesamiento de nómina a un proveedor de nómina en lugar de hacerlo usted mismo, se pueden reducir los costos directos de procesamiento de nómina. Además, se eliminan los costos ocultos, como las vacaciones anuales y empleador PRSI. Como resultado, los costos relacionados con las personas y la infraestructura podrían reducirse. Esto reduce los gastos iniciales de puesta en marcha de las nuevas empresas. Mientras que para las empresas establecidas, significa mayores ganancias para las partes interesadas y los accionistas.
#3. Profesionalismo y Reducción de Errores:
Los profesionales que saben administrar bien la nómina pueden encargarse de las tareas de nómina, que es otro beneficio de la subcontratación. La mayoría de las empresas consideran que el procesamiento interno de la nómina es poco más que una tarea doméstica necesaria porque sus competencias principales se encuentran en otra parte. Por otro lado, una “oficina de servicios de nómina” o proveedor de subcontratación de nómina solo puede manejar tareas relacionadas con la nómina. Si proporciona más servicios, probablemente estén en campos relacionados.
Esto implica no solo una experiencia de nómina general más amplia, sino también que el proveedor externo debe tener sistemas de gestión eficientes para todo el espectro de servicios de nómina. Con el uso frecuente de la automatización de la nómina por parte de las empresas de servicios de nómina, hay menos oportunidades de error humano. Además, dado que la nómina es su principal actividad comercial, un proveedor de servicios de nómina competente es una verdadera autoridad en todo lo relacionado con la nómina.
#4. Mejora el cumplimiento de la nómina internacional:
El acceso directo a expertos en nómina es un beneficio importante de trabajar con proveedores internacionales de outsourcing de nómina. Los proveedores de servicios de nómina son autoridades en las leyes y ordenanzas fiscales locales y están familiarizados con los cronogramas de nómina y cumplimiento de cada nación a la que sirven. Las reglas que rigen los impuestos, los datos y los estándares de cumplimiento, así como los trabajos, son bastante complejas. Son flexibles y difieren de una jurisdicción a otra. Las sanciones por errores, omisiones y divulgaciones demoradas pueden ser bastante costosas.
Los especialistas en nómina subcontratados se mantienen actualizados sobre las nuevas leyes y regulaciones a nivel federal y estatal. Se adhieren a los plazos legales de presentación y datos de nómina. Dejando la nómina en sus manos capaces; reduce la probabilidad de error y elimina cualquier preocupación sobre plazos importantes para la nómina y otros peligros asociados con el cumplimiento de la nómina internacional.
Riesgos involucrados con la nómina de outsourcing
#1. Pérdida del control de datos de la empresa:
El mayor riesgo de una violación de la información privada provocada por la subcontratación es quizás aún más preocupante. Si bien muchas aplicaciones de administración de datos de nómina basadas en la nube incluyen firewalls y servidores encriptados por seguridad, son objetivos atractivos para actividades nefastas. La información de nómina de los empleados de la empresa puede consistir en fragmentos de datos grandes, torpes y difíciles de procesar. En la medida en que estos datos han sido entregados a los proveedores de servicios de nómina, siguen siendo información corporativa. Cuando una empresa mantiene estos procesos internos, se reducen este tipo de riesgos.
#2. Rectificación de errores y atención al cliente
Debido a las diferencias horarias y de idioma, tener socios de nómina en muchos países del mundo puede ralentizar la comunicación y los procedimientos para corregir errores de nómina.
En el caso de estos errores o errores en el procesamiento de la nómina, se debe confiar en el tercero para resolver cualquier problema que surja. Esto puede hacer que corregir cualquier falla sea un procedimiento más difícil de lo que debería ser, según el grado de atención al cliente que se ofrezca.
Empresas Nacionales de Nómina
A continuación te presentamos una lista de algunas empresas de nómina nacionales que cuentan con los mejores servicios de nómina tercerizados del sector.
#1. ADP
ADP (NASDAQ: ADP), que tiene su sede en Nueva Jersey, ofrece servicios de outsourcing, HCM global y nómina en más de 140 países y mercados.
# 2. Entusiasmo
Gusto, anteriormente conocido como ZenPayroll, se presentó en 2012 como una plataforma en línea para la gestión de personal. Su sede se encuentra en San Francisco, California, y brinda servicios a más de 100,000 empresas en todo el país.
#3. intuir
El proveedor de plataforma financiera global Intuit (NASDAQ: INTU) tiene su sede en Mountain View, California. Se estableció en 1983 y ahora tiene 20 ubicaciones en 9 países.
# 4. Paychex
Paychex (NASDAQ: PAYX), que tiene su sede corporativa en Rochester, Nueva York, se estableció en 1971 y ofrece soluciones integradas de gestión de capital humano para servicios de nómina, beneficios, recursos humanos y seguros.
#5. Nómina de BizChecks
BizChecks Payroll, una empresa de Massachusetts que tiene la mayoría de sus clientes en South Shore, Cape Cod y las islas de Nantucket y Martha's Vineyard, maneja las nóminas en toda Nueva Inglaterra.
#6. Pagador de CSC
La empresa CSC Paymaster, con sede en Warwick, Rhode Island, ha estado en funcionamiento durante 56 años y ofrece soluciones para la nómina, la gestión del tiempo y la mano de obra, y los recursos humanos.
¿Cuál es la subcontratación más popular?
Los servicios subcontratados más populares son; Trabajos de programación informática y TI, recursos humanos, soporte telefónico/al cliente, subcontratación de procesos comerciales (BPO), escritores, etc.
¿Cuántas empresas externalizan la nómina?
Una estimación de más del 12 % de las organizaciones en todo el mundo tiene funciones de nómina totalmente subcontratadas, y otro 26 % tiene funciones de nómina co-subcontratadas.
¿Qué tan grande es Paychex Peo?
La empresa estadounidense Paychex, Inc. cuenta con aproximadamente 670,000 clientes de nómina y más de 100 oficinas en Estados Unidos y Europa. Actualmente tiene una capitalización de mercado de $ 30.155 mil millones.
Vea también SERVICIOS DE OUTSOURCING DE TI: Significado, Ejemplos, Beneficios y Empresa
Conclusión
El procesamiento de la nómina es una tarea difícil que requiere mucho tiempo y debe cumplir con leyes y regulaciones federales y estatales estrictas. Requiere un mantenimiento de registros meticuloso y centrarse en la letra pequeña. La planificación para subcontratar la nómina viene con muchos beneficios. Un proveedor de nómina global confiable puede ofrecer servicios que la mayoría de las empresas no pueden manejar por su cuenta. Esto les ayuda a ahorrar tiempo y tener una mayor seguridad que con una solución de nómina interna. Adicionalmente, hay ahorros financieros y un menor riesgo de incumplimiento.
Puede dejar sus preguntas sobre la externalización de servicios de nómina y recursos humanos en la sección de comentarios.
Preguntas frecuentes sobre los servicios de outsourcing de nómina
¿Qué es un servicio de Outsourcing de Nómina?
Los servicios de outsourcing de nómina son aquellos servicios relacionados con la nómina proporcionados por firmas externas para varias empresas.
¿Cuál es la empresa de outsourcing de nómina más grande?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), es la mayor empresa de subcontratación de nómina.
¿Cuál es la mejor empresa de nómina?
ADP es la compañía de nómina más grande, con la mayor participación de mercado en software de servicios de nómina.
¿Qué es el Outsourcing de Servicios de Nómina y RRHH?
Los servicios de subcontratación de nómina y recursos humanos se refieren a entregar la gestión de los llamados procesos de recursos humanos duros a una empresa externa.
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