¿Cuántas aplicaciones, pantallas y pestañas del navegador web diferentes crees que alternas a lo largo de tu día en el trabajo? Probablemente mucho, ¿verdad? Ahora, piensa en cuánto tiempo pasas haciendo esto. Puede pensar que cambiar entre tantas herramientas diferentes es una parte inevitable de hacer su trabajo, pero no lo es.
Hay maneras de recuperar el control de su tiempo y mejorar su eficiencia mediante el uso de menos aplicaciones, pantallas y pestañas para tareas sencillas. tareas profesionales.
¿Cuánto tiempo pierden realmente las personas cambiando entre aplicaciones en el lugar de trabajo?
Según Harvard Business Review, cada persona involucrada en una transacción de la cadena de suministro de bienes de consumo que estudiaron cambió unas 350 veces entre un promedio de 22 aplicaciones y sitios web diferentes.
Mirando este ejemplo, un solo empleado puede cambiar entre diferentes aplicaciones y ventanas alrededor de 3600 veces en el transcurso de un día. El nombre para este tipo de alternar entre diferentes aplicaciones, sitios y pantallas es cambio de contexto.
Y, si bien puede parecer inofensivo a primera vista, no debe descartarse como una parte más de hacer negocios: el cambio de contexto desperdicia una gran cantidad de tiempo en los lugares de trabajo.
Por qué debería preocuparse por reducir el cambio de contexto
Cuando pasa de una aplicación a otra y de un sitio web a otro, no es solo la cantidad de tiempo usado haciendo clic entre ellos que estás desperdiciando.
Cada vez que mira algo nuevo en su pantalla, lleva tiempo adaptarse y comenzar a trabajar en el nuevo contexto.
Cada aplicación o sitio tiene un propósito y una interfaz diferentes, por lo que la transición entre diferentes herramientas nunca es un proceso instantáneo y sin interrupciones. Si tiene que ingresar los detalles de inicio de sesión (que puede haber olvidado) y abrir una aplicación por primera vez en un día en particular, está perdiendo aún más tiempo. El cambio de contexto no solo es una pérdida de tiempo, sino que también puede dañar su productividad al sobrecargar su cerebro y dificultar la concentración.
De acuerdo con el mismo estudio de HBR, la persona promedio en el lugar de trabajo pasa hasta el 9% de su tiempo cambiando de contexto de trabajo; eso es mucho tiempo que podría dedicar a realizar tareas importantes.
Use una aplicación de correo electrónico todo en uno (como Spike) para hacer más en menos tiempo
Si bien el uso de una cantidad de aplicaciones y sitios diferentes es inevitable en la mayoría de los lugares de trabajo modernos, puede reducir drásticamente la cantidad de tiempo y energía que se gasta en cambiar de contexto al usar las herramientas óptimas para el trabajo.
Según otro estudio de HBR, el empleado promedio pasa hasta el 28 % de su jornada laboral lidiando con correos electrónicos. Si sumamos esto al 9 % gastado en el cambio de contexto, vemos que un empleado puede estar pasando hasta el 37 % de su tiempo solo enviando correos electrónicos y alternando entre varias aplicaciones y sitios web.
Una de las mejores maneras de reducir la pérdida de tiempo y aumentar la productividad es usar una aplicación de correo electrónico todo en uno, como Spike email, que optimiza sus comunicaciones por correo electrónico y reduce la cantidad de herramientas que necesita para ciertas tareas y funciones.
Spike es el primer conversacional del mundo aplicación de correo electrónico. El correo electrónico conversacional es un término para la forma en que Spike convierte sus hilos de correo electrónico tradicionales en conversaciones estilo chat. Esto elimina las formalidades y la repetición, lo que facilita y agiliza la lectura y respuesta de correos electrónicos. Entonces, puede ver cómo eso le permitiría pasar menos tiempo lidiando con correos electrónicos, pero ¿qué hay de reducir el cambio de contexto?
Bueno, Spike está lleno de otras características integradas que eliminan la necesidad de tener toneladas de diferentes aplicaciones y herramientas abiertas al mismo tiempo. Por ejemplo, hay reuniones de video integradas, por lo que puede llamar rápidamente a una reunión de equipo desde su cliente de correo electrónico, sin la necesidad de cambiar a otra aplicación de videoconferencia.
También hay chats grupales y mensajes de voz integrados, lo que significa que no necesita aplicaciones separadas para ninguna de esas formas de comunicación. A continuación, tiene tareas colaborativas y listas de tareas pendientes, así como notas colaborativas, que hacen que Spike funcione como una forma de software de gestión de proyectos.
Ser capaz de crear rápidamente una tarea y asignarla a un miembro del equipo en función del contenido de un correo electrónico puede suponer un gran ahorro de tiempo. Las notas colaborativas en línea (con chats integrados en la barra lateral) hacen que trabajar juntos en tiempo real sea aún más eficiente. Teniendo en cuenta el hecho de que la mayoría de las pequeñas empresas utilizan docenas, si no cientos, de diferentes aplicaciones y sitios para hacer negocios, es esencial tener una herramienta como Spike que reduzca la necesidad de tantos.
Solo con las funciones mencionadas anteriormente, puede ver cómo podría deshacerse de otras seis o siete aplicaciones utilizando Spike para optimizar la comunicación y la colaboración de su equipo.
Conclusión
Reducir el cambio de contexto y facilitar el manejo de correos electrónicos son dos de las mejores maneras de aumentar la productividad y hacer más en menos tiempo en el lugar de trabajo.
Si bien actualmente no hay una aplicación que lo haga todos, el uso de una aplicación de correo electrónico multifuncional, como Spike, contribuye en gran medida a mejorar los flujos de trabajo para usted y su equipo.
