Las facturas son un elemento importante para administrar un negocio, y saber cómo escribir y enviar una factura correctamente lo ayudará a mejorar la eficiencia y recibir pagos más rápido. Para comenzar, elabore una factura que contenga su nombre e información de contacto, el nombre y la información de contacto de su cliente, las fechas, el número de factura, los servicios prestados, el monto total y los términos y condiciones de pago. Cuando haya terminado, envíelo por correo electrónico, correo postal o software de facturación para recibir una compensación por sus esfuerzos.
que es una factura
Una factura es una carta que las empresas envían a los clientes solicitando el pago de los bienes y servicios prestados. Los siguientes componentes deben estar presentes para que una factura califique como documentación legal:
- Datos de contacto de clientes y empresas
- un numero de cargo
- Fecha de Facturación y Fecha de Pago
- Nombre y detalles de los bienes y servicios
- Importe pagado en total y por cada unidad del producto
- Condiciones de pago
¿Cómo debo preparar una factura antes de enviarla?
Informe siempre a sus clientes los detalles de una compra antes de entregar una factura. Nada en el periódico debe impactarlos o asombrarlos.
El importe de la factura es el aspecto más crucial a tener en cuenta. Esto es fácil de determinar porque los precios son fijos con frecuencia. Si el cliente no está satisfecho con las tarifas de tu empresa, puedes intentar llegar a un acuerdo sugiriendo descuentos o reducciones.
Luego, especifique la facturación y las fechas de vencimiento para que su cliente sepa cuándo esperar la factura y cuánto tiempo tiene para devolverle el dinero. Solo bríndeles una estimación si está trabajando en un proyecto en el que el tiempo de entrega varía para que sepan qué esperar.
Al tener estas conversaciones desde el principio, puede mejorar su relación con sus clientes y aumentar la probabilidad de que le paguen a tiempo.
Cómo enviar una factura
#1. A través de correo electrónico
El correo electrónico es el método más rápido y conveniente para enviar facturas. Para evitar fraudes, puede adjuntar su factura en un formato PDF no editable. Además, asegúrese de describir de manera clara y sucinta su empresa y la factura en la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico.
Diferentes clientes y consumidores pueden tener varios métodos para obtener facturas. Descubrir si hay información específica para proporcionar en la línea de asunto para agilizar el pago puede ser una buena idea.
#2. A través del correo postal
El método común de envío de factura aquí es a través de correo o máquina de fax.
El documento debe imprimirse, colocarse en un sobre, sellarse y entregarse personalmente o dejarse en una oficina de correos. Por diversas razones, consideramos que este enfoque es una forma anticuada de hacer negocios.
Para empezar, el procedimiento lleva mucho tiempo. Con el tiempo, administrar su negocio pasaría a un segundo plano para servir como cartero. Para empezar, el procedimiento lleva mucho tiempo. Con el tiempo, administrar su negocio pasaría a un segundo plano para servir como cartero.
Debido al mayor costo del papel, la tinta y el franqueo en comparación con otros medios, enviar algo por correo postal también es más costoso. Además, usar tanto papel para enviar una simple factura es difícil para su empresa y el medio ambiente.
#3. Uso del software de facturación
Para crear su factura, puede utilizar uno de los muchos programas de facturación disponibles, como PayPal. El beneficio de usar un software de facturación es la abundancia de plantillas disponibles y la simplicidad de la marca.
Los clientes pueden pagarle más fácilmente porque tienen un acceso simple a los enlaces de pago.
Cómo enviar factura en PayPal
Se requieren algunos artículos para hacer una factura de PayPal. Primero debe tener una cuenta comercial de PayPal. Afortunadamente, no hay cargo adicional y estas cuentas son fáciles de configurar. A continuación, necesitará la dirección de correo electrónico de su cliente. También se requiere un archivo de imagen adecuado si planea incluir un logotipo para su factura.
Siga estos procedimientos para construir su factura después de tener esas dos o tres cosas en su poder:
- Abra una PC, Mac o iPad e inicie sesión en su cuenta de PayPal.
- Seleccione "Facturación" en el menú desplegable debajo de "Herramientas", luego haga clic en "Crear factura".
- Introduzca la dirección de correo electrónico de su cliente. En el campo cc, proporcione cualquier dirección adicional.
- El nombre del cliente y otra información se completarán automáticamente cuando haga clic en "Agregar datos del cliente". Así como, en su caso, la dirección de envío.
- Incluya artículos específicos, cantidades y precios en la lista de venta. Incluya cualquier recargo por pago atrasado u otros costos adicionales.
- Asegúrese de revisar la factura dos veces para garantizar la precisión.
- Presiona "Enviar".
Ahora, PayPal creará una factura y notificará a su cliente por correo electrónico. Luego, sus consumidores pueden realizar un pago utilizando el método seleccionado. Pueden usar su saldo de PayPal o una tarjeta de crédito o débito en su lugar.
Cómo enviar una factura en eBay
- Vaya a la página de inicio de eBay, inicie sesión, luego haga clic en el enlace "Mi eBay" en la esquina superior derecha y elija "Vender" en el menú desplegable.
- Seleccione "En espera de pago" resaltando el enlace "Pedidos" en "Seller Hub".
- Para enviar una factura, haga clic en el botón "Enviar factura" en la parte inferior de la pantalla después de verificar el costo de envío, el método de envío seleccionado y la adición de una nota para el cliente en la página siguiente.
- En el pedido correspondiente, seleccione "Enviar factura". Puede persuadir al comprador para que pague puntualmente si incluye un mensaje en su factura.
- Haga clic en "Enviar factura" cuando haya terminado de ingresar su información.
- Después de eso, idealmente debería esperar una respuesta con el pago de su cliente.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Con la ayuda de un correo electrónico de facturación, puede enviar facturas digitales a sus clientes y garantizar el pago puntual. Su correo electrónico con respecto a la factura debe ser breve, claro e informativo.
A continuación se presentan algunos consejos para enviar una buena factura por correo electrónico
Escribe un buen tema:
] Lo más significativo y lo primero que verá su cliente es la línea de asunto. Sus posibilidades de recibir el pago a tiempo de su factura aumentan si lo hace conciso y directo. Sus facturas deben tener el número de factura, el nombre del proyecto y el nombre de la empresa en la línea de asunto del correo electrónico.
Seleccione los destinatarios adecuados:
Enviar un correo electrónico de factura a los destinatarios correctos requiere incluir todos los destinatarios apropiados. Por ejemplo, si envía un correo electrónico con una factura a una empresa, debe copiar el departamento correspondiente, la persona que le entregó el proyecto y el departamento de contabilidad.
Adjunte todas sus facturas:
¡No olvides adjuntar la factura en tu correo electrónico! Deberías convertirlo a PDF si lo escribiste en Word. Una vez adjunto, asígnele un nombre que incluya tanto el nombre de su empresa como el número de factura correspondiente.
Arreglar el cuerpo del correo electrónico
Sin una oración que lo acompañe, enviar una factura por correo electrónico es solo la mitad de efectivo. Es un comportamiento inadecuado y poco profesional. Sin embargo, no debe ser un texto extenso ni ostentoso.
Un correo electrónico que contenga una factura debe ser claro e informativo.
Debe informar a su cliente de la factura que se ha enviado y solicitarle amablemente que cumpla con su parte del trato al mismo tiempo que le agradece su cooperación.
Cómo enviar una factura como autónomo
Cuando trabaja para clientes como autónomo, depende de usted cobrar el pago por la tarea que ha completado. La facturación es la mejor técnica para obtener los pagos.
Es posible que le haya dado a su cliente una cotización que describa el costo del trabajo que le solicitó. Una vez que finalice su trabajo, se le enviará una factura que detalla el trabajo realizado y el monto del pago que anticipa recibir.
¿Qué información debe incluirse en una factura de autónomo?
Datos de contacto:
Incluya su nombre (o, si corresponde, el nombre de su empresa) y dirección. Incluya su número de teléfono y dirección de correo electrónico en caso de que el cliente necesite ponerse en contacto con usted. Si su empresa tiene un logotipo, inclúyalo en su factura para darle una apariencia más pulida. También debe incluir el nombre y la dirección de su cliente o la empresa de su cliente. Incluya el nombre de la persona que revisa sus facturas si las conoce.
Un número de factura:
Debe realizar un seguimiento de los números de sus facturas, ya sea que los haga manualmente o use un programa de contabilidad que los cree. Es posible que necesite averiguar el paradero de las facturas impagas o responder a las consultas de los clientes sobre su trabajo como autónomo. Cuando surjan esas consultas, tener registros organizados de las facturas te ayudará a responder. Una referencia a un número de factura asegurará que tanto usted como el cliente estén discutiendo la misma transacción.
Fecha de emisión y fecha de vencimiento:
Es fundamental poner la fecha de emisión en tus facturas porque ese es el día en que comienza el plazo de pago. Hacer referencia a la fecha de emisión también podría ayudar a diferenciar una factura de otra si accidentalmente numeró sus facturas de manera errónea.
Detalles de la partida y monto adeudado:
El desglose de los bienes y servicios que prestó es la información más importante de la factura. Incluya un desglose preciso del monto total adeudado por cada elemento de la lista, junto con una descripción del trabajo o bien que se realizó o entregó, su cantidad, su precio y su tarifa.
Procedimientos de pago:
Haga que pagarle sea lo más simple posible para sus clientes. Incluya opciones para que los clientes le paguen, junto con cualquier información necesaria para que ejecuten ese pago. Si acepta cheques, asegúrese de dejar en claro dónde pueden enviarlos los clientes. Incluya cualquier correo electrónico vinculado a la cuenta de PayPal de su empresa y los datos bancarios necesarios para las transacciones bancarias.
Detalles adicionales:
En la parte inferior de su factura, incluya cualquier cargo adicional, descuento o lenguaje ambiguo. Esto podría tener algo que ver con las multas por pago atrasado o los descuentos por pago anticipado.
¿Cómo puedo enviar la factura por correo electrónico?
Para enviar una factura por correo electrónico, debe escribir un buen asunto y luego seleccionar un destinatario adecuado. Después de hacer esto, debe adjuntar todo su número de factura y luego asegurarse de escribir un cuerpo detallado y directo.
¿Cómo se envía una factura simple?
Numerar las facturas secuencialmente es la forma más sencilla de enviar una factura simple. Puede enviar la factura 001 como la primera, la factura 002 después, y así sucesivamente.
Conclusión
Las empresas están obligadas a mantener registros de casi todo. Los detalles clave como la fecha de la factura, el monto total adeudado y si el cliente ha realizado un pago completo o no, están disponibles al instante gracias a las facturas.
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Referencias
