Sus ingresos menos sus gastos deben ser iguales a cero en un enfoque de presupuesto basado en cero. Se incluyen objetivos de ahorro, pago de deudas y diversión. Lo alentamos a gastar hasta el último centavo de su salario mensual a través de la estrategia de presupuesto de base cero. Pero eso no significa que debas ir de compras compulsivamente. El plan incluye objetivos importantes como conservar dinero y pagar deudas, así como gastar en cosas agradables. El objetivo del presupuesto de base cero, a menudo conocido como presupuesto de suma cero, es darle un propósito a cada dinero. Veamos la definición, la plantilla y los ejemplos de presupuestos de base cero. Así es como funciona.
Definición de presupuesto base cero
ZBB es un método de presupuestación en el que se deben justificar todos los gastos de cada nuevo período. Cada función dentro de una organización se evalúa en cuanto a sus necesidades y gastos como parte del proceso de presupuestación de base cero, que comienza con una "base cero". Luego, los presupuestos se construyen en torno a lo que se requiere para el próximo período, independientemente de si cada presupuesto es mayor o menor que el anterior.
Cómo funciona el presupuesto de base cero (ZBB)
ZBB permite la implementación de objetivos estratégicos de alto nivel en el proceso de elaboración de presupuestos en los negocios al vincularlos a áreas funcionales específicas de la empresa, donde los gastos pueden agregarse primero y luego medirse con los resultados anteriores y las expectativas actuales.
Debido a su carácter orientado a los detalles, la presupuestación de base cero puede ser un proceso de varios años, en el que los gerentes o líderes de grupo revisan algunas áreas funcionales a la vez. Al evitar aumentos o disminuciones generales en el presupuesto de un trimestre anterior, la presupuestación de base cero puede ayudar a reducir los gastos. Sin embargo, es un procedimiento que lleva mucho más tiempo que la presupuestación convencional basada en costos.
La estrategia también prioriza áreas que generan ingresos directos o producción, ya que sus contribuciones se justifican de manera más simple que las de servicio al cliente e investigación y desarrollo.
Presupuesto base cero versus presupuesto tradicional
La presupuestación tradicional aboga por aumentos incrementales por encima de los presupuestos anteriores, como un aumento del 2% en el gasto, en lugar de una justificación de los gastos antiguos y nuevos, como requiere la presupuestación de base cero.
El presupuesto tradicional simplemente evalúa los nuevos gastos, mientras que ZBB comienza con cero y requiere la justificación de los gastos antiguos y recurrentes, así como de los nuevos gastos. El presupuesto de base cero asigna a los gerentes la responsabilidad de justificar los gastos, con el objetivo de generar valor para una empresa mediante la administración de costos en lugar de solo los ingresos.
Plantilla de presupuesto base cero
La plantilla de presupuesto base cero es un presupuesto generado principalmente para justificar los costos de cada nuevo período, donde el presupuesto comienza desde cero, a diferencia de un presupuesto estándar, donde se realizan modificaciones en los presupuestos anteriores. La diferencia entre todas las fuentes de ingresos y todas las fuentes de gastos debe ser igual a cero para crear un presupuesto de base cero.
Componentes de la plantilla de presupuesto base cero
Los siguientes son los detalles generales en la plantilla para el presupuesto base cero:
#1. Encabezado en la parte superior:
La plantilla incluirá el encabezado 'Plantilla de presupuesto base cero'. Permanecerá sin cambios para todos los usuarios de la plantilla. Además, el encabezado informa al usuario por qué se creó dicha plantilla.
#2. Aspectos destacados del presupuesto:
Este detalle de descripción general del presupuesto aparece al principio de la plantilla. Incluye información sobre los ingresos y gastos generales del período, así como el saldo total sobre una base real y anticipada. Los valores recopilados de las próximas etapas se utilizarán para completar estas cifras automáticamente.
#3. Gastos fijos:
El usuario ingresará todos los gastos fijos en valores planificados y reales de todas las áreas.
#4. Gastos variables:
El usuario ingresará todos los gastos variables en valores presupuestados y reales de todas las áreas en esta sección.
#5. Balance:
Después de eliminar el total de gastos fijos y variables del total de ingresos, el saldo restante se determinará automáticamente. Como resultado, este saldo de cifras previstas debe ser igual a cero, lo que implica que el presupuesto debe estar totalmente equilibrado.
¿Cómo debe usar esta plantilla para el presupuesto de base cero?
Los pasos para usar la plantilla para el presupuesto base cero son los siguientes:
- Mientras usa esta plantilla, el usuario debe proporcionar toda la información esencial en los campos que aún no están prellenados.
- Para empezar, todas las fuentes de ingresos se reconocen y registran en los ingresos/fondos recibidos durante ese período. Debido a que los presupuestos se construyen en función de lo que la persona espera ganar, la cantidad ingresada debe ser el salario neto neto en lugar del salario bruto.
- Después de los datos de ingresos, el usuario ingresará todos los gastos que la organización planea incurrir durante el período de tiempo en cuestión. Para proporcionar una imagen clara de la naturaleza de los gastos, estos se clasifican además como gastos fijos y variables. Sin embargo, la categoría en la plantilla se puede cambiar para satisfacer las necesidades de la persona.
- Luego, la plantilla calculará el saldo restante después de restar todos los gastos de los ingresos totales. La diferencia entre los ingresos y los gastos del período debe ser cero porque se trata de un presupuesto de base cero.
- A continuación de la información presupuestada, se deben ingresar las cifras de dinero real recibido, así como los gastos reales pagados en el período contra cada actividad.
- Se determinará automáticamente una variación a partir de los datos anteriores restando las cifras reales de las cifras presupuestadas para cada actividad por separado y para el presupuesto total en su conjunto.
Ejemplos de presupuestos de base cero
Si una empresa de equipos de construcción lanza un método de presupuestación de base cero, que requiere una mirada más profunda a los gastos del departamento de fabricación. Cada año, la empresa descubre que el costo de piezas específicas utilizadas en sus productos finales que se subcontratan a otro fabricante aumenta en un 5 %. Los empleados de la empresa pueden producir esas piezas internamente. Después de evaluar las ventajas y desventajas de la producción interna, la empresa concluye que puede producir las piezas a un costo menor que el proveedor externo.
En lugar de limitarse a aumentar el presupuesto en una cantidad específica y ocultar el aumento de costos, la empresa puede identificar una situación en la que puede seleccionar si fabricar la pieza ella misma o comprarla de una fuente externa para sus productos finales.
La presupuestación tradicional puede impedir la identificación de los generadores de costos departamentales. La presupuestación de base cero es un procedimiento más detallado para identificar y justificar los gastos. La presupuestación de base cero es más extensa, por lo que los costos del proceso deben equilibrarse con los ahorros potenciales.
Cómo hacer un presupuesto base cero
Inicie sesión en su cuenta bancaria o extraiga esos extractos bancarios de su cajón antes de comenzar su presupuesto de base cero. Son útiles cuando se pregunta cuánto gana o gasta normalmente en cosas. Consulte también estos porcentajes y promedios de presupuesto.
#1. Haz una lista de tus ingresos mensuales.
Puede hacer esto a la antigua usanza con una hoja de papel o puede usar EveryDollar, una herramienta de presupuesto gratuita.
¿Qué constituye un ingreso? sus cheques de pago regulares y cualquier dinero extra que espera ganar durante el mes (piense en trabajos secundarios o manutención de niños). ¡Haz una lista de todo y súmalo! Ese es su ingreso mensual completo, o cuánto dinero tiene para trabajar este mes.
#2. Haz una lista de tus gastos.
Usted sabe lo que está entrando, así que ahora planee lo que está pasando. Considera todo lo que compras durante el mes. Haz una lista de tus gastos así:
- Dar (al menos el 10% de sus ingresos)
- Ahorros (Esto está determinado por su Baby Step, que discutiremos más adelante).
- Los Cuatro Elementos (Las siguientes son las facturas más importantes a pagar: alimentos, servicios públicos, vivienda y transporte).
- Necesidades adicionales (seguro, deuda, cuidado de niños, etc.)
- Extras (aquí está la parte emocionante: entretenimiento, diversión, restaurantes, etc.)
- Gastos mensuales (¿Hay festivales, celebraciones o gastos semestrales que vencen este mes?)
No olvide incluir una categoría miscelánea en su presupuesto para darse un respiro. De esa manera, cualquier cosa que surja inesperadamente no es un problema porque se ha presupuestado.
#3. Calcula tus ingresos deduciendo tus gastos hasta que sean iguales a cero.
Examine su cuenta bancaria de los últimos tres meses y haga una lista de todos los gastos mensuales, incluyendo cuáles fueron (o dónde gastó el dinero) y la cantidad. Luego, para que te resulte más fácil, agrega esa cantidad a categorías, como toda la comida en la categoría de comestibles, todas las facturas de agua y cable en la categoría de facturas esenciales, etc.
Continúe hasta que su presupuesto contenga todos sus préstamos, inversiones y ahorros, o hasta que alcance el valor de $0. Luego, si por lo general no ahorra, invierte o paga deudas, no se preocupe y continúe con el siguiente paso.
#4. Lleve un registro de sus gastos (todo el mes).
Así que no puedes simplemente crear un presupuesto y olvidarte de él. Eso no te llevará a ninguna parte con tu dinero. Debe iniciar sesión y realizar un seguimiento de sus transacciones. Cada uno de ellos. Es decir, todo el dinero que entra o sale se asigna a la línea presupuestaria correspondiente.
#5. Cree un nuevo presupuesto (antes de que comience el mes).
Si bien su presupuesto no fluctuará drásticamente mes tras mes, cambiará. Por lo tanto, todos los meses, haga un nuevo presupuesto de base cero. ¿Recuerda esos gastos mensuales que discutimos en el segundo paso?
Mejores prácticas para el presupuesto base cero
#1. Adopta una actitud optimista.
ZBB está haciendo algo más que reducir costos. Es un paso importante para liberar recursos y fondos para actividades de crecimiento y renovación empresarial. Al trabajar con ejecutivos de negocios, puede utilizar la evaluación comparativa interna y externa para resaltar las brechas de rentabilidad que deben cerrarse y explicar exactamente qué sucederá con los ahorros.
#2. Determine las ganancias fáciles.
En primer lugar, concentre su proyecto ZBB en unidades comerciales más grandes y estables que están sufriendo con la rentabilidad, o en ciertas áreas de gastos generales (como ventas, gastos generales y administrativos) donde hay costos indirectos significativos que no se conocen bien. Tales opciones no solo apoyarían el caso para implementar ZBB, sino que también producirán las mayores reducciones de costos con la menor cantidad de interrupciones para el resto de la organización.
#3. No trate de lograrlo solo.
Reúna un equipo de proyecto multifuncional compuesto por personas de finanzas, tecnología de la información y otras unidades comerciales relevantes, preferiblemente presidido por un ejecutivo de nivel C. El proceso de desafío y revisión está en el corazón de ZBB, evaluando cada actividad que realiza un departamento para ver si se puede cancelar o hacer de manera más económica. Puede valer la pena pagar a un tercero experto y objetivo para ayudar a negociar los compromisos inevitables.
#4. Elija la mejor plataforma de planificación.
El desempeño de ZBB depende de tener una visión precisa de los factores de costos operativos, como los niveles de actividad, los índices de productividad y los costos de insumos, ninguno de los cuales está incluido en el software tradicional de planificación y elaboración de presupuestos. Debido a que estos sistemas más antiguos solo almacenan datos financieros altamente agregados, deben complementarse con volúmenes significativos de datos de otras fuentes, como hojas de cálculo.
#5. Tenga un plan para el éxito a largo plazo.
Una vez que haya implementado con éxito un proyecto ZBB, mantenga sus habilidades al día pasando a otras unidades de negocio o categorías de gastos y revisando iniciativas anteriores para garantizar que los ahorros persistan. Tampoco guardes tu modelo ZBB. El modelo ZBB puede convertirse fácilmente en un modelo de planificación y presupuestación basado en impulsores que puede complementar o reemplazar los procedimientos FP&A existentes, ya que incorpora los vínculos causales entre varias actividades, las necesidades de recursos resultantes y los gastos asociados con esas necesidades. Los proyectos efectivos de ZBB deberían resultar en un mayor conocimiento de la importancia del control de costos.
¿Cuáles son los beneficios del presupuesto base cero?
El presupuesto de base cero tiene varias ventajas como práctica contable, incluidas operaciones enfocadas, costos más bajos, flexibilidad presupuestaria y ejecución estratégica. Cuando los gerentes consideran cómo se gasta cada dólar, las principales operaciones generadoras de ingresos se vuelven más visibles. Mientras tanto, pueden seguir costos más bajos porque la presupuestación de base cero evita la mala asignación de recursos que puede ocurrir con el tiempo cuando un presupuesto se desarrolla de manera incremental.
¿Cuáles son los inconvenientes de un presupuesto base cero?
Existen muchos inconvenientes con la presupuestación de base cero. Para empezar, es oportuno y requiere muchos recursos. Debido a que se crea un nuevo presupuesto para cada período, es posible que el compromiso de tiempo no valga la pena. Usar una plantilla de presupuesto modificada en su lugar puede ser más efectivo. En segundo lugar, puede incentivar el pensamiento a corto plazo en la empresa al dirigir mayores recursos a las operaciones que generan la mayor cantidad de ingresos. Como resultado, áreas como la investigación y el desarrollo, o aquellas con un horizonte a largo plazo, pueden ser desatendidas.
¿Qué es un presupuesto base cero y por qué es importante?
El presupuesto de base cero es asignar todos sus ingresos a necesidades, deseos, ahorros a corto y largo plazo y pagos de deudas. Al final del mes, debería tener cero ingresos menos cero costos.
¿Cuál es un ejemplo simple de presupuesto de base cero?
Cuando la suma de sus ingresos y gastos es cero, está utilizando un presupuesto basado en cero. ¿No es un gran nombre? Por lo tanto, si gana $3,000 por mes, todo lo que aporte, ahorre y gaste debería sumar $3,000. Cada dólar que ingresa tiene un propósito, cumple una función y logra una meta.
¿Cuáles son los 3 tipos de presupuestos?
Un presupuesto superávit, un presupuesto equilibrado y un presupuesto deficitario son los tres tipos de presupuestos. El presupuesto estatal es un documento financiero que incluye los ingresos y gastos del año.
¿Cuáles son los 4 métodos de presupuestación?
Las empresas a menudo emplean cuatro tipos de presupuestos: (1) incremental, (2) basado en actividades, (3) propuesta de valor y (4) basado en cero.
¿Cuál es el mejor método de presupuestación?
El presupuesto 50/30/20
Este enfoque es tentador porque le permite saldar deudas, cubrir gastos actuales y ahorrar para gastos futuros. Divide sus ganancias en tres categorías principales: necesidades, deseos y ahorros, y pago de deudas.
Conclusión
Está preparado para probar el enfoque de presupuesto de base cero ahora que comprende lo que implica. Pruebe con otro enfoque de presupuesto si no funciona para usted. Si su situación financiera es complicada, puede beneficiarse de consultar con un planificador financiero.
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Referencias
