Cuando tenga toda la información, el reembolso del millaje de gasolina puede ser fácil de calcular, pero el concepto se malinterpreta con frecuencia. Es crucial familiarizarse con todos los términos y condiciones para cumplir completamente con las regulaciones del IRS y utilizar el reembolso de millas a su favor para reducir las tasas de impuestos. También es una buena idea estar al tanto de la tasa del IRS, ya que la situación económica mundial actual ha resultado en cambios significativos e incluso precios de gasolina más altos. En este artículo, discutiremos cómo calcular la tasa de reembolso del millaje de gasolina en California para 2023, así como las mejores herramientas para rastrear el millaje para reducir la carga administrativa y cumplir con las regulaciones del IRS.
¿Qué es el reembolso de millaje de gasolina?
Los empleados que usan sus vehículos para viajes relacionados con el trabajo son elegibles para una deducción de impuestos conocida como reembolso por millaje de gasolina. Si se le reembolsa el millaje, puede minimizar la cantidad de impuestos sobre la renta que debe en su salario.
El reembolso del kilometraje comercial es una deducción fiscal frecuentemente mal entendida. Ya sea propietario de un negocio o empleado regular, puede deducir sus gastos utilizando su vehículo para viajes relacionados con el trabajo.
Tipos de reembolso por millaje de gasolina: tarifas fijas y variables
Dependiendo de si tu coche se conduce a tarifa fija o variable, el importe del reembolso de la gasolina varía.
Una tarifa fija le permite a un conductor calcular su millaje en función de la cantidad de millas recorridas. Una asignación de "tarifa variable" calcula la gasolina en función de factores como la eficiencia del combustible, el tiempo de conducción y la ubicación del vehículo, pero tiene un monto de reembolso más bajo.
El Servicio de Impuestos Internos permite a los contribuyentes deducir los gastos reales del vehículo o una tasa fija basada en la tasa de millaje de gasolina estándar del IRS.
¿Cómo funciona el reembolso de millaje de gasolina?
Según el IRS, puede deducir el millaje comercial en sus declaraciones de impuestos, pero solo si califica. Y esta calificación se basa en la cantidad de viajes de negocios que realiza en un año.
Tasa de Reembolso de Gas 2023
Para conducir un automóvil con fines laborales, benéficos, médicos o relacionados con la mudanza en 2023, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha establecido una nueva tasa estándar de reembolso de millaje de gasolina.
A partir del 1 de enero de 2023, entra en vigencia la nueva tasa de reembolso de millaje de gasolina del IRS.
- 65.5 centavos por milla para fines comerciales
- 22 centavos por milla para fines médicos o de mudanza
- 14 centavos por milla para fines benéficos
La tasa de reembolso por millaje de gasolina aumentada es de 62.5 centavos por milla para fines comerciales en la segunda mitad de 2022, frente a los 58.5 centavos por milla para fines comerciales y los 18 centavos por milla para fines médicos o de reubicación a principios de 2022. La nueva tarifa por milla aumentó debido a los cambios en los precios de la gasolina, la economía de combustible y los gastos de seguro.
Las tarifas de millaje del IRS se aplican a todos los vehículos, incluidos los modelos de gasolina, diésel, eléctricos e híbridos. En 2023, la depreciación representará 28 centavos por milla de la tasa de reembolso de millaje de gasolina comercial, lo mismo que en 2022 (26 centavos por milla).
Si los costos reales de un empleado por utilizar un vehículo para fines comerciales son más altos, pueden deducir una cantidad mayor si documentan los gastos reales. Cada año, el IRS establece una nueva tarifa de millaje para viajes de negocios y médicos/mudanzas. La tasa filantrópica es obligatoria por ley [26 USC 170(i)] y permanece constante.
¿Qué requisitos tiene el IRS para el reembolso del millaje de gasolina comercial?
Los empleadores no están obligados a reembolsar a los empleados por conducir sus vehículos con fines laborales según los estándares de reembolso de millaje del IRS. Esto significa que un empleador puede no ofrecer compensación alguna y sería perfectamente legal. Naturalmente, muchas organizaciones ofrecen reembolso de gastos como medio para atraer y retener talento. Una asignación de gasolina, una tarjeta comercial y otros costos reembolsables comunes son ejemplos.
Calcular Reembolso de Gas
Puede familiarizarse con las tarifas de millaje estándar actuales antes de entrar en la guía razonablemente simple sobre cómo calcular el millaje de gasolina para impuestos y reembolso. Si es un empleado, tenga en cuenta que su empleador puede utilizar una tarifa diferente a la establecida por el IRS. Para su millaje comercial, también pueden usar una forma diferente de reembolso.
Si trabaja por cuenta propia, debe calcular el millaje para su deducción de impuestos utilizando las tasas de millaje del año correspondiente. Registre su viaje de trabajo y calcularemos automáticamente sus reembolsos de gasolina.
Cómo calcular el reembolso por millaje de gasolina
Veremos los dos escenarios más frecuentes para el reembolso de millas:
R: Usted usa su vehículo para fines comerciales y su empresa calcula su reembolso en función de la tarifa estándar por milla del IRS.
Mantuvo registros durante todo el mes de enero de 2023, y también muestran que condujo 175 millas por negocios. La tarifa de millaje estándar para 2023 es de 65.5 centavos por milla. Multiplicas el número de millas por la tarifa para calcular tu reembolso:
[millas] x [tarifa], o 175 millas x $0.655 = $114.63
B: Conduces un vehículo de la empresa por negocios y pagas los gastos de funcionamiento (gasolina, aceite, mantenimiento, etc.).
No puede utilizar la tarifa de millaje habitual en esta circunstancia. Esto se debe a que está destinado a cubrir los costos de poseer y operar un automóvil, pero en este caso, solo paga la tarifa de operación. En cambio, su empresa ha fijado una tarifa de, digamos, 21 centavos por milla.
Repites la operación anterior para calcular tu reembolso: [millas] x [tarifa], o 175 millas x $0.21 = $36.75.
Por lo tanto, podemos ver que ser propietario del automóvil que conduce para los negocios genera más reembolsos, pero también costos más altos, especialmente cuando se incluye la depreciación.
Cómo calcular el kilometraje para los impuestos
Como trabajador por cuenta propia, puede calcular y reclamar el kilometraje en su declaración anual de impuestos. Debe usar la tasa de millaje del IRS para el año correspondiente; por ejemplo, si está reclamando el millaje de negocios conducido en 2022, debe usar las tarifas de millaje del IRS para 2022.
Por ejemplo, en 2022, condujo 1200 millas comerciales en su vehículo. La tasa de millaje del IRS para poseer y operar un automóvil con fines comerciales en 2022 fue de 62.5 centavos por milla (al 1 de julio de 2022).
[millas] x [tarifa], o 1200 millas x $0.625 = $750, se pueden deducir de su declaración de impuestos.
Reembolso de Gasolina California
California tiene reglas laborales rigurosas que aseguran que a los empleados se les paguen los gastos incurridos en el trabajo.
Utilizar el propio vehículo por motivos profesionales es uno de estos gastos.
De acuerdo con la ley, “un empleador deberá indemnizar a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridos por el empleado como consecuencia directa del desempeño de sus funciones, o de su obediencia a las instrucciones del empleador, incluso si son ilegales a menos que el empleado creyera que las instrucciones eran ilegales al momento de obedecerlas”.
El reembolso del millaje de gasolina es requerido por ley en California; los empleadores deben pagar el reembolso del millaje para cumplir.
Registre su viaje de trabajo y calcularemos sus reembolsos por usted. El software de seguimiento de millaje de gasolina siempre está al día con la legislación de California y las tarifas de millaje.
Reembolso de millaje de gasolina en California
En California, los empleadores pueden compensar a los empleados por millas de varias maneras, que incluyen:
- Pagos a tanto alzado
- Tasa de centavos por milla comercial
- Reembolso de gastos reales
- Una mezcla de lo anterior
En California, el reembolso de la gasolina está destinado a cubrir todos los costos asociados con la propiedad y el funcionamiento de un vehículo personal con fines comerciales. Estos gastos incluyen depreciación, seguro, impuesto de circulación, pagos de arrendamiento, depreciación, gasolina y mantenimiento, y más.
Los empleadores suelen exigir a los trabajadores que proporcionen registros y/o recibos de los gastos de viaje de negocios para su reembolso.
Tasa de millaje de California 2023
Debido a su facilidad administrativa, la tarifa de “centavos por milla comercial” es uno de los planes de reembolso de gasolina más populares. Los trabajadores son compensados a una tarifa fija por milla y se les paga cada mes. Debido a que no se considera un beneficio, el reembolso de millaje generalmente no está sujeto a impuestos.
Cada año, el IRS establece una tarifa de millaje estándar. Asimismo, los patrones no están obligados a suministrar la tarifa oficial; pueden pagar una tarifa menor o mayor por milla. Si te devuelven a una tasa superior a la oficial, la diferencia se grava como renta.
¿Puedo tomar una deducción de millas si obtengo un reembolso de millas?
No, porque las nuevas leyes tributarias eliminaron las deducciones por gastos comerciales no reembolsados, como el millaje.
¿Son deducibles de impuestos los reembolsos de millas?
Si bien no existe un plan nacional de reembolso de kilometraje, es una práctica habitual en muchas empresas compensar a los empleados por los desplazamientos de casa al trabajo.
De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos, “según la ley actual, un contribuyente generalmente no estará obligado a incluir en los ingresos ningún reembolso o pago realizado por un empleador a un empleado por gastos calificados incurridos en el curso del empleo, a menos que los reembolsos o pagos sean excluible del ingreso bruto bajo otra disposición del Código, como la Sección 122.” Si los reembolsos o pagos califican como un beneficio complementario de la condición de trabajo, se excluyen y el empleador puede deducirlos como un gasto comercial.
¿Cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento del kilometraje comercial?
Muchas personas no están seguras del mejor método para realizar un seguimiento del kilometraje de la empresa. Los dueños de la compañía con frecuencia tienen dificultades para contabilizar las millas recorridas por su empresa, y los propietarios de automóviles que usan sus automóviles para el trabajo pueden no ser capaces de documentar adecuadamente su millaje debido a la falta de tiempo, lo que podría desperdiciar miles de dólares.
La mejor manera de realizar un seguimiento del kilometraje comercial es mantener algún tipo de registro de su conducción. Sin embargo, esto debe hacerse de una manera fácil de mantener para que no sea una molestia. También es crucial saber qué tipo de sistema de control de kilometraje desea utilizar. En general, hay tres tipos:
- Computarizado (a través de una aplicación como Zoho Expense, Everlance, Rydoo o Shoeboxed, MileIQ)
- Manual (hoja de cálculo Excel o Google)
- Papel (impresión)
¿Cómo funciona el reembolso de gas?
Para calcular un reembolso de millaje, multiplique la tasa de millaje por la cantidad de millas que conduce durante un período de pago.
¿Debería mi empresa reembolsarme la gasolina?
A nivel federal, no existe ningún requisito para que los empleadores reembolsen a los empleados el millaje cuando los trabajadores utilizan vehículos personales para fines de la empresa. Sin embargo, todos los empleadores están obligados a nivel federal a reembolsar a los empleados cualquier gasto relacionado con el trabajo hasta cierto punto.
¿Cuál es la tasa de reembolso de gasolina para 2023?
65.5 centavos por milla
La tarifa estándar por milla para transporte o gastos de viaje es de 65.5 centavos por milla para todas las millas de uso comercial.
¿El reembolso de combustible es un salario?
No. El reembolso de millas no se considera un beneficio, por lo que no está sujeto a impuestos como ingreso. Sin embargo, si se le reembolsa a una tasa más alta que las tasas estándar del IRS, cualquier exceso se grava como parte de sus ingresos.
¿Cómo pido el reembolso del gas?
Aquí se explica cómo solicitar el reembolso de millas a su empleador
- Determine su millaje actual/planificado por adelantado.
- Determinar el costo.
- Termina tu cálculo.
- Revisa las tasas de reembolso disponibles.
- Repase el procedimiento de mantenimiento de registros.
- Descúbrelo de tus ingresos.
¿Cómo solicito el reembolso en el trabajo?
- El primer paso es simplemente preguntar.
- Haga su solicitud lo más específica posible.
- Informe a su empleador del dinero que está ahorrando durante la pandemia.
- Proporcione ejemplos de cómo otras organizaciones pagan los gastos de trabajo remoto y cómo esto ha mejorado la productividad y la felicidad de los empleados.
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Referencias
