La compra de productos y servicios para una empresa de un proveedor externo a la empresa se conoce como adquisiciones comerciales. El proceso de adquisición implica ubicar cosas, negociar los términos de la venta, comprar los bienes, revisarlos cuidadosamente y mantener registros meticulosos de cada paso. Puede mantener el buen funcionamiento de la empresa para la que trabaja aprendiendo más sobre adquisiciones comerciales. Esta publicación lo expondrá a aprender qué es la adquisición en el ciclo comercial, los tipos de adquisición, la cadena de suministro y cómo se diferencia de la compra.
¿Qué es la contratación en los negocios?
El acto de una empresa que compra un artículo o servicio para uso interno se conoce como adquisición comercial. Para llevar a cabo su rutina, las empresas frecuentemente compran bienes y servicios. En comparación con las organizaciones más grandes, las empresas más pequeñas suelen realizar compras de bienes y servicios significativamente menores. Las materias primas, los suministros de mantenimiento, los productos de consumo, los materiales procesados, los equipos de oficina, el diseño del sitio, los servicios de marketing y el reclutamiento son solo algunos ejemplos de los bienes y servicios que una empresa puede comprar.
Cómo funciona la adquisición
La gestión de compras y procesos de contratación puede consumir un porcentaje considerable de los recursos de una empresa. Por lo general, los presupuestos de adquisiciones brindan a los gerentes una cantidad fija que pueden usar para comprar los productos o servicios que necesitan. Debido al hecho de que la capacidad de adquirir determinados bienes o servicios puede influir en la lucratividad de las operaciones, el proceso de adquisición suele ser un componente importante de la estrategia de una empresa. Los procesos de adquisición de bienes y servicios se rigen con frecuencia por estándares corporativos, que con frecuencia están centralizados por controles contables de la división de cuentas por pagar (AP). La preparación y el procesamiento de una demanda, así como la recepción final y la aprobación del pago, están todos incluidos en el proceso de adquisición.
Esto puede abarcar una amplia gama de actividades, incluida la investigación y selección de proveedores, el establecimiento de estándares, la negociación de precios y el control de inventario. Como resultado, para una adquisición exitosa, muchas empresas importantes pueden necesitar la ayuda de algunos departamentos corporativos diferentes. El proceso de adquisición implica una serie de pasos, que incluyen:
- Selección de los bienes y servicios necesarios.
- Complete un formulario de solicitud de compra y solicite presupuestos a varios proveedores.
- Haga un trato y un precio con el proveedor, luego finalice la orden de compra.
- Obtener la entrega, luego realizar el pago.
Contabilidad para Adquisiciones
Dado que la adquisición implica la adquisición de bienes y/o servicios para los objetivos de ingresos de la organización, los gastos de adquisición generalmente se incluyen en la contabilidad financiera de una empresa. Como resultado, algunas empresas pueden contratar a un director de adquisiciones (CPO) para supervisar estas iniciativas. Por lo tanto, un CPO:
- Controla los requisitos de adquisición
- Colabora con las cuentas por pagar para garantizar el pago efectivo y la integración de los estándares de contratación.
- Participa en equipos que emiten juicios sobre adquisiciones cuando hay varias ofertas competitivas
Hay varias formas de dividir y examinar el proceso de adquisiciones. De ahí que las empresas e industrias gestionen la adquisición de gastos directos e indirectos de diferentes formas. Además, las empresas que venden bienes en comparación con las empresas que brindan servicios también administrarán los costos de manera diferente.
Ciclo de Adquisiciones
Hay varias etapas en el ciclo de adquisiciones que exigen una preparación y ejecución cuidadosas. La estrategia de adquisiciones de la empresa está impulsada en gran parte por cada paso. Las seis fases del ciclo de adquisiciones son las siguientes:
#1. Ciclo de Planificación de Adquisiciones
En esta etapa, se reconoce el problema y se lleva a cabo una revisión preliminar para confirmar los detalles del problema. Los ejemplos incluyen el tipo de producto requerido y el mejor enfoque para el problema en cuestión.
#2. Requisito Definición Ciclo de Adquisiciones
El siguiente paso después de la planificación es la definición de requisitos. Una declaración de trabajo es un documento que enumera todos los requisitos previos para resolver problemas. Es una fase importante ya que las especificaciones muestran qué tan bien los proveedores potenciales comprenden el problema.
#3. Ciclo de compras de abastecimiento
La empresa se pondrá en contacto con el proveedor en ese momento y le transmitirá todos los detalles de la adquisición, como los términos y condiciones, las fechas de entrega y las especificaciones del bien o servicio. Los proveedores inspeccionarán, investigarán y presentarán una propuesta en respuesta a la oferta de una empresa.
#4. Evaluación y Selección Ciclo de Contratación
La empresa elegirá la mejor oferta de entre las presentadas por los proveedores después de evaluarlos. La decisión se toma de acuerdo con la claridad con la que se establece la solución en la propuesta.
#5. Ciclo de Adquisiciones de Adjudicación de Contratos
El proveedor seleccionado recibe el contrato. Si la empresa quiere más detalles sobre un área particular del plan, se llevarán a cabo más discusiones.
#6. Ciclo de Adquisiciones de Administración de Contratos
Una vez que se ha emitido el contrato al proveedor, es fundamental gestionarlo para abordar posibles problemas legales. El objetivo es verificar que el proveedor cumpla con todas las condiciones del contrato. Todo en esta etapa se gestiona, desde las entregas que se realizan a tiempo hasta el costo de los entregables.
Tipos de Adquisiciones
La contratación directa, indirecta y de servicios son las tres categorías diferentes. El uso de una orden de compra o un contrato para obtener productos o servicios directamente de un proveedor se conoce como adquisición directa. La compra de productos o servicios de una fuente implica indirectamente pasar por un intermediario, como un agente o distribuidor. El proceso de compra de servicios de un proveedor de servicios se conoce como adquisición de servicios. Veamos los siguientes tipos de adquisiciones que se enumeran a continuación:
#1. Adquisición indirecta
El proceso de adquisición de bienes y servicios que no están directamente relacionados con el negocio principal de la organización se conoce como adquisición indirecta. Los artículos como suministros de oficina, servicios de limpieza y equipos de TI son todos tipos de adquisiciones indirectas.
A menudo implica un conjunto diferente de procedimientos y estándares para elegir proveedores, y está controlado por un equipo externo al equipo de compras directas. La adquisición indirecta tiene como objetivo aumentar la eficiencia y reducir los costos sin sacrificar la calidad.
#2. Compra directa
El proceso de compra de bienes y servicios directamente de proveedores que son miembros de la cadena de suministro de su empresa se conoce como adquisición directa o de primer nivel. En otros términos, la adquisición directa se refiere a la práctica de comprar bienes o servicios directamente de un proveedor o fabricante, generalmente sin el uso de un intermediario. Los tipos directos de adquisición tienen varios beneficios, incluidos precios más baratos y un mayor control sobre la calidad. Los tipos de adquisición directa también pueden tener ciertos inconvenientes, como plazos de entrega prolongados y menos flexibilidad.
#3. Adquisición de servicios
El proceso de obtención de servicios de un tercero se conoce como contratación de servicios. La distinción principal entre la compra de productos y la de servicios es que con los servicios, usted está comprando un determinado fin o resultado en lugar de una mercancía tangible. Antes de comprar servicios, es crucial determinar exactamente lo que necesita del proveedor. Puede comenzar a crear criterios para evaluar posibles proveedores de servicios una vez que tenga una comprensión firme de sus demandas.
¿Qué es la adquisición en la cadena de suministro?
Un servicio de compras exitoso contribuye a aumentar la rentabilidad empresarial. Las compras son un componente crítico de la gestión de la cadena de suministro. Estos incluyen el abastecimiento, el regateo, la compra y el seguimiento de suministros, además de la adquisición de bienes y servicios. A medida que las mejoras tecnológicas nos han empujado hacia un estilo de vida acelerado en los últimos años, ha crecido la importancia de las compras en la gestión de la cadena de suministro. Incluso si hemos recorrido un largo camino desde los días de tener registros físicos de cada compra, aún es crucial elegir cuidadosamente los productos y servicios necesarios para las transacciones comerciales.
Indicadores Clave de Desempeño de Adquisiciones:
Una organización debe adherirse regularmente a una serie de KIP para mejorar la eficacia del proceso de adquisición, monitorear el progreso y alinear al equipo con los objetivos comerciales. Estos KPI incluyen lo siguiente:
- Tiempo de ciclo de una orden de compra
- Plazo de entrega, tasa de defectos y disponibilidad de suministro de los proveedores
- Número de vendedores
- Precisión de cumplimiento
- ROI del proceso de compras
Pasos del proceso de adquisición:
- Identificación: el primer paso es la identificación, durante el cual un equipo de compras determina la necesidad inicial de la organización de productos y artículos específicos. Puede ser necesario reabastecerse de productos nuevos o pedidos previamente.
- Envío de solicitud: el equipo de compras debe enviar una solicitud formal a la empresa con detalles sobre el artículo, la cantidad y el precio para cualquier compra de productos de gran volumen. Tras la aprobación del equipo de finanzas, el equipo de adquisiciones puede proceder con el plan de compras.
- Evaluación de proveedores: el equipo debe decidir qué cosas se deben comprar antes de determinar a qué proveedores se les realizarán las compras.
- Negociación: el equipo de adquisiciones negocia con el vendedor para reducir el precio al mejor valor o renegociar la venta después de recibir la cotización.
- Orden de compra: una vez que se acuerda la cantidad y el precio, se crea una orden de compra con todos los detalles de la orden especificada para que el proveedor la cumpla.
- Inspección de productos suministrados: El equipo de compras debe examinar la cantidad de productos suministrados y cualquier mercancía dañada una vez que hayan sido entregados.
- Generación de facturas y mantenimiento de registros: después de que se entregan los bienes, se crea una factura y el personal de finanzas de la organización la paga.
Adquisiciones vs Compras
Las palabras adquisición y compra parecen significar lo mismo en un lenguaje sencillo. Sin embargo, están lejos de serlo en un entorno empresarial. Si bien ambos tienen ciertos paralelismos, uno se preocupa más por las tareas transaccionales y el otro por el proceso estratégico de abastecimiento de productos. En las discusiones sobre adquisiciones versus compras, la confusión no es inusual. En realidad, esta distinción realmente no importa mucho para las empresas más pequeñas. Sin embargo, no comprender la distinción entre los dos podría perjudicar a su empresa a medida que se expande. Aquí, examinamos esta distinción con mayor detalle.
¿Qué son las compras en las empresas? Adquisiciones vs Compras
El procedimiento utilizado cada vez que su empresa u organización adquiere artículos o servicios para lograr sus objetivos se conoce como compras. Si se hace con fondos de la empresa, el pago de los salarios del personal, el arrendamiento de un nuevo espacio de oficina o incluso la compra de un nuevo microondas para la despensa de la oficina se consideran compras.
¿Qué es la contratación en las empresas? Adquisiciones vs Compras
El abastecimiento, la negociación y la selección de bienes y servicios que suelen ser de mayor importancia para la organización se denominan adquisiciones en un lenguaje más técnico. Un método más deliberado de adquirir bienes y servicios en la empresa es la contratación.
Diferencias clave entre compras y adquisiciones
Si bien se trabaja en un entorno similar, las compras y el aprovisionamiento no son lo mismo. Para tener un sistema exitoso, es esencial tener una comprensión profunda de cómo varían los dos. Las siguientes son algunas distinciones clave entre compras y (vs) adquisiciones:
#1. Metas
El enfoque de la compra está en el precio de su pedido, mientras que el enfoque de la adquisición está en el valor generado y el costo total de propiedad.
#2. Precio y Valor
La contratación empresarial se centra más en el valor a largo plazo que los productos o servicios adquiridos aportan a la empresa. Por otro lado, la compra se enfoca en el precio o costo con el que vienen los materiales deseados.
#3. Asociación de proveedores
La creación de conexiones con los proveedores generalmente no es una prioridad principal en la gestión de compras porque solo funciona con la base de proveedores actual. Por otro lado, una de las principales responsabilidades de la gestión de adquisiciones es desarrollar asociaciones cooperativas a largo plazo con proveedores que se contratan estratégicamente.
#4. Enfoque Transaccional VS Relacional
Otra diferencia entre los procedimientos de compra y adquisición es que los procesos de compra son relacionales, mientras que los procesos de adquisición son transaccionales.
#5. Enfoque: Proactivo vs. Reactivo
Los procesos, justificaciones y objetivos de los dos indican que la contratación adopta un enfoque proactivo mientras que la compra es más reactiva. En la medida en que implican un mayor nivel de planificación y estrategia antes, durante y después de la contratación de los recursos necesarios, los procesos de contratación son proactivos.
#6. Evaluación y Mitigación de Riesgos
Como actividad estrictamente transaccional, la compra no permite la evaluación y reducción de riesgos. Al interactuar con vendedores o proveedores, una organización puede encontrarse con una serie de peligros en la cadena de suministro. Riesgo operacional, riesgo financiero, riesgos con la seguridad de los datos, etc.
#7. Secuencia de operaciones
El flujo del proceso de adquisición es sustancialmente más complejo que el de la compra. Incluye todo, incluida la identificación de requisitos, el abastecimiento, el cierre del contrato y el mantenimiento de registros. Ordenar, acelerar y pagar son los tres pasos que componen la mayor parte del proceso de compra.
¿Cuáles son las 5 cosas principales en las adquisiciones?
Cada uno de ellos ofrece una parte del secreto para una adquisición exitosa:
- Flujo de la cadena de adquisiciones
- Gestión de riesgos de proveedores
- Construyendo una capacidad para el análisis predictivo
- Una base de datos de proveedores centralizada
- Inclusión en el sistema de innovación colectiva de la empresa.
¿Cuáles son las 4 funciones principales de las adquisiciones?
El abastecimiento, la negociación, la gestión de contratos y la gestión de las relaciones con los proveedores son las cuatro funciones principales de la contratación.
¿Cuál es el propósito de la contratación?
Se incluye una variedad de acciones en la función comercial crucial de compras, que ayuda a una organización a adquirir bienes y servicios. El objetivo de las adquisiciones es encontrar proveedores a costos competitivos que brinden el mayor valor.
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Referencias
