Nada en la vida es seguro excepto la muerte y los impuestos, o eso dice el viejo adagio. Incluso si tiene que enfrentar la preparación de impuestos todos los años, nunca será más fácil. Después de todo, pocas personas inician negocios porque disfrutan llenando formularios de impuestos (a menos que entren en el campo de la contabilidad, por supuesto). Depende de usted decidir qué tan grande será la temporada de impuestos molestos. Las empresas que se preparan para la temporada de impuestos reuniendo todos los documentos y registros necesarios por adelantado (y tal vez incluso empleando a un experto en impuestos para ayudar con la presentación) tendrán un tiempo de inactividad mínimo. Si no recopila datos con anticipación, se estresará al tratar de encontrar documentos y correos electrónicos importantes para cumplir con los plazos de presentación. En este artículo, discutiremos para qué se usa W9 en los negocios, en una organización sin fines de lucro y cómo completar el formulario.
¿Qué es W9?
Un formulario W9 es un formulario del IRS que se utiliza para dar el número de identificación fiscal (TIN) de una persona a su pagador oa quien sea responsable de realizar una declaración de información con el IRS. El formulario W9 se denomina Solicitud de número de identificación fiscal y formulario de certificación por su nombre completo.
Una empresa utiliza un W9 para informar los pagos realizados a contratistas, autónomos y otros proveedores al Servicio de Impuestos Internos. ¿Qué formulario (W-9 o W-4) necesita completar? La respuesta variará si es un contratista independiente o un empleado.
Además, una empresa utiliza una solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente, o Formulario W9, para adquirir información fiscal de trabajadores independientes, consultores y otros proveedores. El formulario W-9 debe ser completado por el contratista o vendedor y enviado a la empresa que les paga.
¿Qué información hay en el formulario W-9?
Su nombre tal como aparece en su declaración de impuestos va en la primera línea. Esta sección es simple si usted es un individuo y registra las ganancias de su contrato de empleo en el Anexo C, Ganancia o pérdida del negocio. Su propio nombre debe ir en la línea 1 si es un propietario único o una empresa de responsabilidad limitada (LLC) de una sola persona. Si se presenta como una sociedad, una LLC con numerosos miembros, una corporación C o una corporación S, use el nombre legal de la empresa.
Además, si posee un negocio, puede incluirlo aquí en la segunda línea. La línea 2 es donde los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro deben incluir su negocio o el nombre de "hace negocios como" (DBA). La línea 2 es donde una sociedad, LLC de varios miembros, corporación C o compañía S debe incluir su nombre comercial, DBA u otros nombres alternativos.
En la tercera sección, indicará cómo el gobierno federal paga impuestos a la persona o empresa en la línea 1. Por favor, elija solo uno. Si selecciona la opción Sociedad de responsabilidad limitada, deberá justificar el estado fiscal de su negocio. Puedes elegir entre:
- Fideicomiso/Patrimonio
- Individuo/Propietario único o LLC de un solo miembro
- Corporación S
- S.A (LLC)
- Corporación C
- Consorcio
En la línea 4, puede insertar un código para explicar por qué está libre de la retención adicional.
Además, su dirección debe ir en la Línea 5. Proporcione su dirección completa, incluidos los números de apartamento o suite. Su dirección (ciudad, estado y código postal) está en la línea 6. El IRS enviará su 1099-NEC o 1099-MISC a esta dirección. Además, si tiene la intención de presentar sus impuestos, querrá incluir estos datos.
¿Quién necesita llenar un formulario W9?
Cualquier contratista independiente cuyas ganancias anuales excedan los $9 debe completar un formulario W600. También se requiere un W9 para cualquier persona que reciba más de $600 en ingresos anuales libres de impuestos de regalías, pagos de alquiler, premios y reconocimientos.
En lugar de entregar los formularios W9 al IRS, la empresa solicitante los mantiene archivados para el momento de la declaración de impuestos. Las siguientes situaciones requieren un formulario W9:
- Los prestamistas con frecuencia renuncian o reducen significativamente las obligaciones de la deuda, como los saldos de las tarjetas de crédito y los pagos de intereses hipotecarios.
- Cuando una empresa necesita contratar a un trabajador que generará más de $ 600 en ingresos, recurre a contratistas independientes.
- Una transacción de bienes raíces, como la venta de una casa u otra propiedad, en la que participa un contribuyente.
- Una institución financiera que administra la cartera de inversiones de un contribuyente.
Cómo llenar un formulario W9
Si llenar formularios de impuestos le pone los pelos de punta, no se preocupe; El formulario W-9 es uno de los documentos del IRS más simples. Te mostraremos la manera correcta de terminarlo. El sitio web del IRS tiene todas las páginas del Formulario W-9. Además, el formulario del IRS puede venir con su propio conjunto único de instrucciones. Aquí hay algunos pasos simples sobre cómo completar un formulario W9.
#1. W-9, Línea 1
Escriba su nombre exactamente como aparece en su declaración de impuestos.
#2. W-9, Línea 2
Si el nombre de su empresa o el nombre de la "entidad" difiere del que usó en el Paso 1, insértelo aquí. Si es propietario único pero no quiere usar su propio nombre mientras promociona su empresa, puede usar un nombre ficticio "haciendo negocios como" cualquier otra cosa. Este es el lugar para escribir ese nombre.
Las sociedades de responsabilidad limitada unipersonales suelen pasarse por alto. Además, nunca se utiliza la clasificación de empresas unipersonales y corporaciones S como entidades no consideradas.
#3. W-9, Línea 3
Indique si su empresa es una empresa unipersonal, una sociedad, una corporación, una sociedad de responsabilidad limitada, un fideicomiso, un patrimonio u “otro” a los efectos de los impuestos federales. Solo se debe seleccionar una categoría, así que asegúrese de marcar la casilla correcta.
Además, como parte de las instrucciones para el Formulario W9, el IRS proporciona una tabla de resumen para ayudarlo a decidir qué organización comercial incluir.
#4. W-9, Línea 4
Exenciones. Es probable que deje estos campos en blanco. Sin embargo, existen los siguientes dos casos:
- En algunas circunstancias, el campo “Código de beneficiario exento” debe usarse para indicar que el beneficiario está exento de la retención adicional, como en el caso de las sociedades anónimas. Los beneficiarios exentos y sus respectivos códigos, así como las categorías de pagos que requieren estos códigos, se detallan en las instrucciones del Formulario W-9. Las corporaciones que han recibido pagos de intereses o dividendos ingresarían el código "5" en un W-9.
- El campo "Exención del código de informe FATCA" es para los beneficiarios que están exentos de presentar declaraciones de impuestos en virtud de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA). La mayoría de los contratistas independientes no encajarán en ninguna de estas categorías.
#5. W-9, Líneas 5-6
Su dirección, ciudad, estado y código postal son todos necesarios. Utilice la dirección postal que figura en su declaración de impuestos. En aras de la simplicidad, supongamos que usted es un propietario único que alquila un espacio de oficina pero presenta sus impuestos utilizando la dirección de su casa. En este caso, debe proporcionar la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS pueda comparar sus 1099 y 1040 más fácilmente.
Además, el formulario W9 podría ser el único mecanismo por el cual una empresa obtiene sus datos personales. Cuando se establece como proveedor en sus registros, esta información puede ingresarse en su sistema de contabilidad y puede recibir su 1099 u otros formularios de impuestos por correo a esta dirección.
#6. W-9, Línea 7
La identificación del solicitante por nombre y código postal es opcional. Marque esta casilla si desea un registro de las entidades con las que ha compartido su identificación fiscal.
Además, en la parte inferior de esta primera parte del Formulario W-9, puede incluir números de cuenta si es necesario. Para identificar a un usuario específico en el sistema del cliente, proporcione su número de cuenta aquí. Es posible que se le pida que complete un formulario W-9, por ejemplo. Dado que usted es el proveedor número 45 en su sistema, es posible que se le pida que escriba ese número aquí.
#7. W-9, Parte I
El IRS llama a la siguiente sección Parte I. Si es un propietario único, ingrese su propio número de Seguro Social aquí; si es una corporación u otra entidad comercial, proporcione su número de identificación laboral (EIN).
Si bien algunas empresas unipersonales tienen EIN, el IRS aconseja a las personas que utilicen su SSN en su lugar al completar el Formulario W-9. Si presenta sus impuestos con su número de Seguro Social, será más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos.
¿Qué sucede si aún no tiene un EIN para su empresa? El formulario W-9 todavía está disponible para completar. El IRS instruye a los contribuyentes a completar la solicitud de TIN y anotar "solicitado" en el campo correspondiente. Hasta que proporcione este número, estará sujeto a una retención adicional, así que recíbalo lo antes posible. El sitio web del IRS es donde debe ir para solicitar un EIN. Para obtener más información sobre la retención adicional, consulte la Parte II del Paso 8 a continuación.
#8. W-9, Parte II
Antes de firmar el Formulario W-9, debe verificar la exactitud de la información provista en la Parte II. Si presenta una declaración de impuestos falsa a sabiendas, podría enfrentar graves consecuencias, incluidas multas y quizás tiempo en la cárcel. Debe jurar (bajo pena de perjurio) que las siguientes declaraciones son verdaderas antes de firmar el formulario W-9.
- Certifico que el número de identificación de contribuyente que se indica aquí es mío (o que actualmente estoy solicitando uno). Se deben utilizar números de identificación fiscal legales. Mentir bajo juramento utilizando un número de identificación fiscal "prestado", robado o fabricado conlleva sanciones severas.
- No tengo que preocuparme por la retención adicional porque (a) la ley me exime específicamente de ella, (b) el IRS no me ha informado que debo declarar todos mis intereses y dividendos, o (c) el IRS me ha informado que ya no estoy sujeto a la retención adicional.
- Soy residente legal o ciudadano de los Estados Unidos. Si eres un residente permanente legal, estás a salvo. El Servicio de Impuestos Internos también clasifica como “persona de los EE. UU.” cualquier patrimonio nacional o fideicomiso nacional, así como cualquier sociedad, corporación, firma o asociación formada o estructurada bajo la ley de los EE. UU. Lea atentamente las instrucciones del Formulario W-9 si su negocio es un socio con un socio extranjero. El formulario W-8 o el formulario 8233 pueden ser necesarios para ciudadanos no estadounidenses.
- Confirmo que los códigos de exención FATCA que proporcioné en este formulario son correctos. Este, relevante para la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras, probablemente no sea algo por lo que deba estresarse.
¿Para qué se utiliza un W9 en los negocios?
La información presentada en los formularios W9 es utilizada por una empresa para preparar y enviar el Formulario 1099, una declaración de información fiscal utilizada por contratistas independientes para registrar los ingresos, y por el IRS para controlar la declaración de ingresos obtenidos por personas que no son empleados.
Los empleadores que tienen trabajadores están legalmente obligados por ley a retener una parte del salario de sus empleados para pagar el Seguro Social y Medicare. Sin embargo, los contratistas independientes son responsables de completar sus propias declaraciones de impuestos y, a menudo, no se les retienen impuestos de su salario. Debido a esto, las empresas deben emitir los formularios 1099 a todos los trabajadores independientes, consultores y contratistas independientes que hayan pagado más de $600 en un año fiscal determinado.
Se recomienda que todos los contratistas independientes, por ejemplo, presenten un formulario W9 completo antes de comenzar a trabajar con su empresa. Esto verifica la legitimidad del contratista y proporciona a su empresa los datos que necesita para fines contables y de informes.
W9 para organizaciones sin fines de lucro
Es probable que muchos ejecutivos del sector sin fines de lucro se sientan frustrados por el hecho de que sus organizaciones prácticamente necesitan respirar burocracia para mantener su estado de exención de impuestos y cumplir sus objetivos. Además, lee CÓMO COMENZAR UNA ONG EN 2023: Guía paso a paso.
Si bien la versión sin fines de lucro del Formulario W9 agrega otro formulario a la pila interminable, al menos es fácil de entender y completar.
¿Qué es el formulario W9 para organizaciones sin fines de lucro?
La “Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente” (Formulario W-9) es el documento que se debe utilizar cuando otra empresa o agencia gubernamental busca el TIN de su organización sin fines de lucro. Al registrarse con el IRS para obtener un EIN mediante el Formulario SS-4, una organización sin fines de lucro recibe un TIN al mismo tiempo. Aunque es el dato más importante que se transmite, el formulario también incluye:
- El nombre de su organización sin fines de lucro
- La dirección de la organización
- El tipo de entidad
- TIN de la organización
¿Qué es un W9 utilizado para organizaciones sin fines de lucro?
Si su organización sin fines de lucro necesita compartir su Número de Identificación del Contribuyente (y la información que lo acompaña) con otra organización para que pueda presentar una declaración informativa ante el IRS, deberá completar W9. El Número de Identificación del Contribuyente (TIN) de su empresa podría ser requerido para una variedad de usos, tales como:
- Estás recibiendo dinero de una compañía diferente.
- Transiciones organizativas e inmobiliarias
- Pago del principal de la hipoteca
- Comprar, vender o ceder una propiedad
- Alivio de la deuda
- La inversión en la contribución de la cuenta de jubilación
Cómo llenar un W-9 para una corporación sin fines de lucro
A continuación se detalla cómo completar las secciones relevantes del formulario W9 para una corporación sin fines de lucro.
- Nombre. Proporcione el nombre legal completo de la organización tal como aparece en los formularios 990 del IRS y otros documentos de la organización.
- Nombre comercial/nombre de la entidad ignorada. Debe incluir un "dba" o nombre comercial aquí si su organización sin fines de lucro opera bajo un apodo diferente al establecido en sus estatutos. Deje este campo en blanco si su organización no utiliza un dba.
- Clasificación fiscal federal. Elija "otro" y escriba "Corporación sin fines de lucro exenta bajo la Sección ____ del Código del IRS". para la designación de impuestos federales. Ingrese 501(c)(3) para encontrar el estado de exención de impuestos de su organización.
- Exenciones Ingrese un código aquí para evitar presentar una retención adicional o un informe de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras. Las empresas que califiquen bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos pueden ignorar esta sección. Consulte las instrucciones para el Formulario W-9 del IRS o hable con un contador si tiene preguntas sobre las exenciones.
- Dirección. Complete las siguientes secciones con la dirección postal de su organización.
- Número de Identificación del Contribuyente. A los fines de los impuestos federales, el TIN o EIN de una organización sin fines de lucro es como el número de Seguro Social de una persona. Al presentar el Formulario SS-4 del IRS, su organización sin fines de lucro obtendrá un EIN si aún no tiene uno. Se puede solicitar un EIN en línea y obtenerlo al instante. Si tiene un EIN, puede completar el formulario W-9 con esa información. Puede indicar "solicitado" en el formulario W-9 si ha solicitado un EIN pero aún no lo ha obtenido. No proporcione su número de Seguro Social en los espacios provistos.
- Certificación. Ponga su nombre y fecha en la declaración. Puede estar seguro de que no ha estado sujeto a una retención adicional porque proporcionó el número de identificación fiscal correcto.
¿Es un W9 lo mismo que un 1099?
Los contratistas completan un formulario W-9 para brindar su información a la empresa para la que trabajan, y la empresa luego usa esa información para completar un formulario 1099 para informar las ganancias anuales del contratista al IRS.
¿Cómo afectará un W9 mis impuestos?
El empleador no retendrá ninguno de sus impuestos si presenta un W-9. Debe asegurarse de que se paguen los impuestos correctos al gobierno. Sin embargo, también debe cubrir las mitades del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
Conclusión
Si es un trabajador por contrato, autónomo o empresario independiente, necesita un formulario W9 para declarar sus impuestos. Su empleador no tiene la obligación de retener ningún impuesto de sus cheques de pago y, al completar un W9, confirma que será responsable de hacerlo por su cuenta.
Sin embargo, no debe enviar este formulario al Servicio de Impuestos Internos. Lo entregas a los empleadores solicitantes. Completar un W9 es sencillo, pero siempre debe hacer una verificación final para asegurarse de que todo esté correcto. Si necesita ayuda para comprender sus formularios de impuestos, puede consultar a un profesional de impuestos.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo negarme a llenar un formulario W9?
Sí, tiene derecho a negarse a completar un formulario W-9 si tiene dudas sobre la legitimidad de la empresa que lo solicita. No se apresure a completar un W-9 si la empresa no lo está utilizando para fines fiscales. Además, los trabajadores de tiempo completo están exentos de completar un formulario W-9.
¿Qué sucede si no presento un W9?
Por cada formulario que no se presente, se podrá imponer una multa de $50 a $270. Sin embargo, si usted es el beneficiario, contratista o vendedor de una empresa, debe completar un formulario W-9 o enfrentar posibles multas del IRS.
¿Cuánto puedes ganar sin un W9?
Cualquier individuo u organización que reciba más de $600 en pagos de su pequeña empresa durante el año fiscal en particular debe completar un formulario W-9.
¿Por qué alguien necesitaría un W9 de usted?
Tan pronto como comience a trabajar con un cliente o una organización como contratista, deben solicitarle un formulario W-9. La información en el formulario le dice a la parte contratante si necesita o no presentar el 1099 en su nombre ante el IRS.
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