¿Sabía que los contratos rigen entre el 60 y el 80 % de las transacciones comerciales? El mismo informe también sugiere que las grandes empresas pierden aproximadamente $ 215,000 cada día que se prolonga un proceso de contrato. Además, se sugiere que al eliminar la inexactitud y el incumplimiento de los contratos, las empresas reducen entre un 33 % y un 41 % de los costos, lo que equivale al 2 % de los costos anuales totales.
Ahí es donde el sistema de gestión del ciclo de vida del contrato entra en escena. Es un proceso de gestión, análisis y ejecución de la creación de contratos. Las empresas comenzaron a adoptar la gestión del ciclo de vida de los contratos alrededor de 2018, pero la tendencia ganó impulso en el mundo posterior a la pandemia. Es porque los contratos en estos días son en su mayoría digitales.
CLM ayuda a las empresas a minimizar los riesgos de los contratos y garantiza que cumplan con las regulaciones, auditen los contratos y se mantengan organizados de principio a fin. Según Goldman Sachs, la empresa con un proceso CLM establecido disfruta de una reducción del 80 % en los errores de pago, acelera los ciclos de negociación en un 50 % y más.
Además de estos beneficios tangibles, la gestión del ciclo de vida del contrato puede ayudar a una empresa de muchas maneras. Estos son algunos de los principales beneficios de la gestión del ciclo de vida de los contratos para las empresas.
CLM agiliza todo el proceso
Pregúntele a cualquier empresario o abogado, y estarán de acuerdo en la importancia de la preparación. Lo mismo se aplica a los contratos. Ahí es donde el CLM es útil. El sistema de gestión del ciclo de vida del contrato puede examinar sus contratos anteriores para encontrar un lenguaje estándar que pueda reutilizarse.
If software de automatización de documentos se está utilizando, las empresas pueden redactar contratos en cuestión de minutos. Estos sistemas CLM pueden identificar a los miembros clave del equipo para incluirlos en el contrato y describir cualquier problema que pueda haber surgido en el pasado.
Se simplifican los contratos de seguimiento y supervisión
Uno de los aspectos más cruciales de la gestión de contratos es realizar un seguimiento compliance, hitos, plazos y otros parámetros. Un sistema de gestión de contratos establecido puede realizar un seguimiento de los contratos en busca de riesgos y problemas potenciales. Una vez que reconoce un riesgo o problema, notifica al equipo en cuestión para que tome medidas.
El software CLM ofrece paneles de datos detallados que brindan información valiosa y visibilidad de la carga de trabajo y la distribución. El sistema también puede identificar áreas donde se están produciendo retrasos en el ciclo de vida del contrato. Las soluciones basadas en datos como esta permiten la automatización que va más allá del departamento legal al integrar el proceso de contratación en varias facetas del negocio.
Elimina cuellos de botella humanos
Es un hecho conocido que la gestión manual y la elaboración de contratos son procesos complicados. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo de los distintos equipos. También hay posibilidades de errores causados por el manejo y la intervención humanos. Según los expertos, estos errores humanos son uno de los principales obstáculos a la hora de gestionar contratos. Al emplear un sistema automatizado de gestión del ciclo de vida de los contratos, las marcas pueden deshacerse fácilmente de esos cuellos de botella humanos.
La contratación basada en datos también evita que el equipo legal de la organización quede enterrado en un mar de documentos. Utiliza la información contractual que se puede buscar fácilmente para identificar oportunidades estratégicas que de otro modo podrían haber pasado desapercibidas.
Asegura el cumplimiento
Como ya sabrá, el cumplimiento es el aspecto clave de cualquier contrato. Si hay alguna desviación de las obligaciones contractuales o el cumplimiento, las empresas podrían enfrentar pérdidas financieras y legales. Por lo tanto, para evitar litigios, es fundamental mantener el cumplimiento. Para eso, se requiere un sistema sólido de gestión del ciclo de vida del contrato.
Un sistema CLM almacena todos los críticos documentos empresariales en un sistema de gestión de registros con copias de seguridad y políticas de cumplimiento de políticas de retención. Garantiza la aplicación del cumplimiento ya que sus registros críticos están seguros.
Facilita las colaboraciones
Como se mencionó anteriormente, CLM ofrece un repositorio centralizado para el almacenamiento y manejo de todos los contratos. Los sistemas CLM almacenan todos los contratos y documentos comerciales críticos en nubes seguras para garantizar la privacidad y seguridad de esos documentos. Los equipos que trabajan en estos contratos tienen fácil acceso y trabajan en ellos de forma segura y colaborativa.
Pregúntele a cualquier persona que haya tratado con contratos y le dirá que incluso los contratos más simples pueden involucrar a varios colaboradores y múltiples niveles de aprobación. CLM elimina la necesidad de múltiples versiones y, por lo tanto, forma un espacio de trabajo unificado donde todas las ediciones, aprobaciones, marcas y ejecución se llevan a cabo en una sola plataforma.
Ayuda a ahorrar tiempo y costos
Como se mencionó anteriormente, PriceWaterhouseCoopers reveló que los errores/inexactitudes en el lado ocupado y en el lado vendedor de un contrato resultaron en el 2% de los costos anuales. Con un sistema CLM automatizado, las empresas pueden ahorrar una tonelada de dinero al eliminar las sanciones por cumplimiento, las oportunidades perdidas debido a errores humanos y los errores de pago. CLM también ahorra tiempo al ofrecer una base de datos de contratos de fácil búsqueda, una función optimizada y la eliminación de cualquier reelaboración para evitar demoras.
Con la rápida adopción de la digitalización en el mundo, la gestión del ciclo de vida de los contratos es fundamental para todas las empresas. Un CLM eficaz ayudará a las empresas a ganar credibilidad, mejorar la gobernanza, evitar sanciones y ahorrar tiempo y esfuerzo.
