Una hoja de tiempo o timesheet es un instrumento real o virtual que te permite registrar y hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a trabajar. Como empleador, podrá saber exactamente cuántas horas ha trabajado cada persona. ¿Quiere saber qué pueden lograr las hojas de tiempo para su empresa? Esta guía está aquí para informarle todo lo que necesita saber sobre una hoja de tiempo o una hoja de tiempo, incluida una plantilla gratuita, y cómo un empleado puede usar la calculadora. ¡Empecemos!
¿Qué es una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo o una hoja de tiempo rastrea cuánto tiempo dedica un empleado a las tareas. Las hojas de horas son un nómina de sueldos Técnica utilizada por la gerencia, los recursos humanos y la contabilidad para registrar el tiempo y pagar a los empleados con base en la evidencia del total de horas trabajadas. Tarjetas de tiempo o relojes de tiempo son las asociaciones más comunes.
Las hojas de tiempo también han demostrado ser invaluables en la gestión de proyectos para que las empresas controlen su tiempo y mantengan los proyectos a tiempo. También se pueden utilizar como una herramienta de gestión para realizar un seguimiento de los gastos, planificar la capacidad y estimar la disponibilidad del equipo.
¿Qué aspecto tiene una hoja de tiempo?
Una hoja de tiempo estándar o una hoja de tiempo, ya sea en papel o en software, emplea una cuadrícula para diseñar el tiempo dedicado por día a tareas y/o proyectos específicos.
Las hojas de horas normalmente contienen la siguiente información:
- Nombre del empleado
- Período de pago
- Fecha de trabajo
- Horas trabajadas cada día
- Horas totales trabajadas cada semana
Sin embargo, puede solicitar a los empleados que ingresen información adicional, como su número de identificación (si corresponde), la tarifa por hora, las horas extra, las pausas para el almuerzo, el kilometraje, el tiempo libre, etc. Además, puede ser beneficioso que los empleados, en particular los consultores y contratistas, dividan su semana laboral por tarea y proyecto.
¿Por qué haría que mis empleados usen hojas de tiempo?
Un Timesheet o hoja de tiempo tiene las siguientes ventajas:
#1. Se simplifica el procesamiento de la nómina
Cuando tiene una gran cantidad de empleados, puede ser difícil recordar cuántas horas trabajó cada uno por semana. Además, si paga a un empleado por menos tiempo del que trabajó, puede parecer que está robando ganancias. Debido a que las hojas de tiempo hacen que el número completo de horas trabajadas por los empleados esté fácilmente disponible, reducen numerosos problemas de procesamiento de nómina.
#2. Prácticas internas transparentes
Al requerir que todos los empleados usen una hoja de horas o una hoja de horas, puede abordar una queja común de los empleados de que algunos miembros del equipo trabajan menos y se les paga más. Su equipo sabrá que todos siguen las mismas pautas y que se realiza un seguimiento de sus horas si utiliza un software de tiempo y asistencia.
#3. Facturación transparente del cliente
Si factura a sus clientes por horas, siempre existe la posibilidad de que alguno de ellos impugne el monto total que cobró. Puede usar su hoja de tiempo para demostrar que trabajó la cantidad de tiempo por la que le está pagando al cliente. El pago debería estar a la vuelta de la esquina (con suerte).
#4. Gestión de proyectos mejorada
Las hojas de tiempo ayudan en el seguimiento y la gestión de proyectos en dos áreas principales. Primero, las hojas de tiempo muestran cuánto tiempo requieren varios trabajos, que luego puede incluir en iniciativas futuras. En segundo lugar, una hoja de tiempo demuestra qué empleado se toma la menor cantidad de tiempo para completar un trabajo de alta calidad. Como consecuencia, sabe qué personal asignar a sus tareas más importantes.
#5. Eficiencia en el lugar de trabajo
Puede aumentar la velocidad y la eficiencia de sus operaciones identificando a su personal más productivo. También puede ahorrar dinero porque los trabajadores más rápidos pueden realizar más trabajos.
Aplicaciones de las hojas de tiempo
Una hoja de tiempo puede ser útil en una variedad de situaciones, que incluyen:
#1. Procesamiento de nómina
Los empleadores usan hojas de tiempo para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, las licencias, las acumulaciones y los cambios para el procesamiento de la nómina. Los empleadores también pueden usar el software de seguimiento de tiempo para crear un flujo de trabajo rastreable para la aprobación de la nómina. La causa más común de problemas de nómina es la entrada incorrecta de datos. Los sistemas de software de seguimiento de tiempo reducen los errores de entrada de datos, lo que permite que su procedimiento de nómina funcione sin problemas.
# 2. Contabilidad de gestión
Las hojas de tiempo son una herramienta extremadamente útil en la contabilidad de gestión. Ayudan a los gerentes a registrar las horas de inicio y finalización de las tareas. Esto es útil cuando los gerentes necesitan saber qué trabajos requieren más tiempo e identificar las áreas que provocan que el trabajo se retrase.
Industrias basadas en servicios:
#1. Hojas de tiempo de la oficina de abogados
Es fundamental que las firmas legales mantengan registros precisos de las horas de los clientes y los servicios que brindan a sus clientes. Los bufetes de abogados pueden usar hojas de tiempo para realizar un seguimiento de las facturas en función de las horas de servicio al cliente.
#2. Hojas de tiempo para autónomos
Para los contratistas independientes, el tiempo es dinero. Debido a que muchos trabajadores autónomos cobran a los clientes por hora, es fundamental medir adecuadamente el tiempo. Saber la cantidad de tiempo dedicado a los proyectos se vuelve difícil para las personas que trabajan en un área separada de sus clientes. Un profesional independiente puede controlar con precisión el tiempo dedicado y compartir los registros con los clientes mediante el uso de un sistema de seguimiento del tiempo. Esto permite a los clientes entender a dónde va su dinero y brinda a los trabajadores autónomos registros precisos.
#3. Hojas de tiempo para contadores
Las ganancias de las empresas de contabilidad están determinadas por la eficiencia con la que sus empleados utilizan su tiempo con los clientes. La alta utilización y la facturación se traducen en grandes ingresos. Las firmas de contabilidad pueden usar hojas de tiempo y software de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento tanto de sus facturas como de su tiempo. Elegir el software adecuado es, por lo tanto, un tema vital para las empresas de contabilidad.
Plantilla de hoja de tiempo
Al establecer una hoja de tiempo o una hoja de tiempo en su empresa, lo más probable es que comience con una plantilla para obtener los mejores resultados. A continuación se proporcionan dos plantillas de hoja de tiempo de Microsoft:
La primera plantilla de hoja de tiempo es una hoja de horas simple que muestra las horas de inicio, finalización y descanso del almuerzo del empleado para cada fecha trabajada. También obtendrá un desglose del total de horas trabajadas en horas normales y horas extra, así como un recordatorio de cuántas horas componen la semana laboral de su empresa. En la parte superior, se muestran su nombre y el del empleado.
La segunda plantilla de hoja de tiempo está destinado a dueños de negocios que cobran a sus clientes por hora. Esta hoja de tiempo semanal incluye un código de cliente, un código de proyecto y horas facturables trabajadas además del nombre, la dirección y la firma de su empresa. Si su personal trabaja en muchas tareas facturables cada día, es posible que agregue filas adicionales. Muchas soluciones de software de tiempo y asistencia le permiten crear hojas de tiempo personalizadas.
Calculadora de hoja de tiempo libre
Una calculadora gratuita de hojas de tiempo puede decirle cuántas horas ha trabajado su personal. ¿Es realmente tan simple como eso? Debe pagar a un empleado por el tiempo trabajado, lo que requiere el uso de una calculadora gratuita para calcular sus horas en una hoja de tiempo. Esto le ayuda a presupuestar y pagar a su personal.
Lea también: HOJA DE TIEMPO: cómo funciona, plantilla y diferencia
Una calculadora gratuita de hojas de tiempo puede ayudar a su organización a garantizar que los empleados sean compensados por las horas que trabajan. Una calculadora gratuita de hojas de tiempo también ayuda a reducir los errores sobre cuándo un empleado comenzó y terminó su trabajo. Los cálculos manuales de hojas de tiempo pueden tener efectos negativos en muchas organizaciones.
Los trabajadores pueden cometer errores incluso cuando tienen las mejores intenciones para completar sus hojas de tiempo. Así de fácil una empresa puede perder dinero debido a una sola hoja de papel o una hoja de cálculo básica. Las horas de trabajo del personal serán incorrectas sin un registro preciso y usted pagará el precio.
¿Necesito usar un método de cronometraje específico?
Puede usar cualquier método de cronometraje que desee siempre que registre con precisión la información requerida por el Departamento de Trabajo.
Los empleadores suelen utilizar uno de dos enfoques para realizar un seguimiento del tiempo:
#1. Hoja de tiempo
Las hojas de tiempo registran el número de horas trabajadas por un empleado por día y semana. Con frecuencia son más flexibles que los relojes registradores, lo que los hace más fáciles de cambiar si un empleado comete un error. Sin embargo, son menos precisos que los relojes registradores porque el empleado debe completar manualmente cada hoja de tiempo.
#2. relojes de tiempo
Los relojes registradores registran la hora exacta en que el empleado entra y sale (es decir, comenzó y dejó de trabajar). Cuando un empleado marca la salida, la mayoría de los relojes registradores calculan automáticamente la cantidad de horas trabajadas. Si desea realizar un seguimiento de cuándo los empleados están trabajando y tomando descansos, esta puede ser una excelente solución. Puede ser más difícil corregir los problemas si, por ejemplo, un empleado se olvida de fichar la entrada y la salida.
Sugerencias para el uso de hojas de tiempo
Las hojas de horas pueden ser una herramienta excelente para realizar un seguimiento de las horas de los empleados y cumplir con las normas de la FLSA. Si nunca ha usado hojas de tiempo en su negocio, aquí hay algunos consejos para comenzar:
- Examine cada hoja de tiempo antes de aprobarla. Si una hoja de tiempo es incorrecta, devuélvala al empleado para que se puedan hacer las modificaciones necesarias.
- Cada ciclo de pago requiere que los empleados envíen las hojas de tiempo el mismo día. Si bien no puede retener el pago si un empleado no presenta una hoja de tiempo, establecer esta regla puede ayudarlo a desarrollar el hábito y garantizar que mantenga registros sólidos.
- Solicite a los empleados que registren todo el tiempo trabajado, incluida la capacitación, los viajes al trabajo y el tiempo que pasan fuera de la oficina. Por ejemplo, si una persona revisa su correo electrónico comercial fuera de su jornada laboral normal, debe realizar un seguimiento del tiempo.
- Mantener registros. Para mantener sus registros consistentes y organizados, use el mismo tipo de hoja de tiempo para cada tipo de empleado.
- Si es factible, use software. Las hojas de tiempo digitales pueden ayudarlo a ahorrar tiempo en las responsabilidades administrativas, mantener uniforme cada hoja de tiempo y facilitar la búsqueda de información. Además, los empleados no están obligados a realizar un seguimiento de una hoja de papel física o proporcionar verificación de su trabajo.
¿Qué es el software de parte de horas?
El software de parte de horas se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo del equipo y para simplificar el proceso de nómina. El software moderno también ha evolucionado para incluir capacidades que rastrean el tiempo que lleva realizar cada tarea y ayudar a los gerentes a mantener el proyecto en marcha.
En realidad, el software de hojas de tiempo puede monitorear y rastrear prácticamente todas las facetas de la gestión del tiempo en un proyecto. Además de simplemente registrar la cantidad de tiempo que un equipo dedica a una tarea, el software también puede realizar un seguimiento de la programación, los recursos y otras variables relacionadas con la ejecución de la tarea.
Hojas de horas tradicionales versus software de hojas de horas en línea
Las hojas de tiempo son necesarias para realizar un seguimiento de las horas del equipo, pero ¿vale la pena invertir en un software de hoja de tiempo en línea o puede ser suficiente una hoja de cálculo de seguimiento de tiempo tradicional? Considere las siguientes distinciones:
#1. personalizable
Una ventaja de usar una hoja de tiempo en línea sobre los métodos tradicionales, como las hojas de registro de tiempo y las tarjetas de tiempo, es que puede adaptarlas para que se ajusten a la estructura de su empresa. No todos los negocios son iguales; operan en diferentes industrias y tienen requisitos de procesamiento de nómina únicos.
# 2. Reportando
El problema con la plantilla de hoja de tiempo en papel, así como con las hojas de tiempo electrónicas creadas en Excel o Google Sheets, es que son islas de datos. Son funcionales, pero no van más allá de los requisitos mínimos de una hoja de tiempo. Por el contrario, una hoja de tiempo en línea proporciona un depósito central al que se puede acceder para generar informes que brindan a los gerentes una idea de cómo están operando sus equipos, así como información para realizar un seguimiento del tiempo del proyecto.
#3. Seguridad
La posesión de un software de hoja de tiempo en línea permite que se bloquee electrónicamente, lo que evita que alguien modifique la información contenida en él. Una vez que la gerencia ha aprobado la hoja de horas de un empleado, puede protegerla para asegurarse de que lo que se recibe en la nómina coincida con lo que observaron. Nadie puede entrar y falsificar las cifras.
#4. Acceso sencillo
Las hojas de horas impresas deben emitirse físicamente y las copias digitales deben enviarse electrónicamente. Un software de hoja de tiempo en línea, por otro lado, está disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Si administra equipos que trabajan en diferentes ubicaciones y zonas horarias, pueden iniciar sesión en su parte de horas para actualizarlos sin tener que esperar a que se los proporcione.
¿Cómo puedo hacer mi propia hoja de tiempo?
Necesitará la siguiente información para crear su hoja de tiempo:
- La fecha
- El trabajo o turno
- Las horas que fichan (antes y después del almuerzo)
- Los horarios de salida (antes y después del almuerzo)
- Su número total de horas
- Son el número total de horas extras
- Su número total de horas de enfermedad
¿Cuáles son los 3 tipos de hojas de tiempo?
Hay tres tipos de hojas de tiempo:
- Hojas de horas diarias.
- Hojas de horas semanales.
- Hojas de tiempo quincenales.
¿Qué es una hoja de horas de trabajo?
Una hoja de horas es una forma de realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que las personas pasan trabajando; este enfoque incluye completar las horas de inicio y finalización de los empleados, así como los proyectos y actividades en los que trabajaron, generalmente en papel.
¿Son necesarias las hojas de tiempo?
Las hojas de tiempo son un componente esencial de la nómina, la facturación del cliente y la nómina para el personal remoto. Las hojas de tiempo sirven como base legal para garantizar que los empleados reciban una remuneración, beneficios y tiempo libre adecuados.
¿Puedo usar Excel para la hoja de tiempo?
Ciertamente puedes. Esta plantilla de hoja de tiempo de Excel le permite registrar sus horas para cada día de la semana, incluidas las horas extras, las horas de enfermedad, las vacaciones y los días festivos. La plantilla contiene algoritmos para calcular la cantidad de horas trabajadas y el monto a pagar según su tarifa por hora.
¿Cómo se crea una hoja de tiempo en Word?
Al utilizar Microsoft. Simplemente inicie el software y siga atentamente los pasos hasta que logre sus objetivos.
¿Quién es responsable de las hojas de tiempo?
Los dueños de negocios. La Ley de normas laborales justas (FLSA, por sus siglas en inglés) exige que el empleador mantenga un registro de las horas trabajadas por los empleados, y aunque muchas empresas dependen de la asistencia de los empleados a través de una hoja de tiempo o un reloj registrador, el empleador es el responsable final.
¿Cómo se mantiene una hoja de tiempo?
Puede administrar su hoja de tiempo transmitiendo el valor del seguimiento del tiempo a los miembros de su equipo, alentando al personal a completar las hojas de tiempo diariamente, utilizando la automatización y creando estimaciones de trabajo.
¿Cuál es otro nombre para la hoja de tiempo?
Las hojas de tiempo también se conocen como tabla, lista, lista, calendario, conteo y apéndice.
Conclusión
Si tiene miedo de implementar partes de horas en su organización, tenga en cuenta que no tienen que ser difíciles. La mayoría del software de hojas de tiempo incluye instrucciones o videos instructivos para ayudarlo a agregar entradas de tiempo y administrar todo lo que necesita. En esta época de teletrabajo, es fundamental hacer la transición de las hojas de tiempo en papel a las digitales.
Artículos Relacionados
- Informe de nómina: guía detallada del informe de nómina
- Gestión de proyectos de construcción: guía para principiantes sobre gestión eficiente
- LOS MEJORES SISTEMAS DE GESTIÓN DE ASISTENCIA PARA SU LUGAR DE TRABAJO
- Balance contable explicado: muestras, plantillas, ejemplos y definición.
- SISTEMA DE NÓMINA: Definición, Software y Guía
- Balance General vs. Estado de Resultados: Ejemplos, Diferencias y Relación
- ESTADO FINANCIERO: Qué es, Ejemplos, Tipos y Análisis
- QUÉ SON LAS CUENTAS POR PAGAR: significado, ejemplos y proceso
Referencias
