Hacer ventas y ayudar en la expansión de la empresa son las principales prioridades de una organización de ventas. Cada gerente de ventas aspira a colocar su negocio en la cima de la industria. Pero el punto es mostrar que hacer crecer un negocio implica más que solo ganar más dinero. Hay varios elementos particulares que tienen un impacto en las ventas y los detalles que cierras en el marco de tiempo. Siga leyendo para conocer los tipos de informes de ventas anuales y los elementos clave de un informe de ventas.
Reporte de ventas
Un informe de ventas o un informe de análisis de ventas es un documento que enumera las actividades de ventas de una empresa. Este informe generalmente tiene información sobre ventas, clientes potenciales, nuevos clientes, ingresos y costos durante un período de tiempo determinado. También puede ver estos datos en cada paso del proceso de ventas y decirle qué tan bien lo está haciendo su equipo de ventas (o dónde hay brechas).
Además, estos informes podrían ayudar a su empresa a cambiar su estrategia de ventas y encontrar otras formas de crecer. Pueden dar consejos sobre cómo realizar ventas, predicciones de datos de ventas para el futuro, comparaciones de rendimiento con tiempos pasados y una mejor comprensión de lo que quieren los clientes.
Tipos de informes de ventas
No hay dos informes de ventas idénticos en apariencia. Ciertos formatos de informes de ventas se concentran en varios KPI, requisitos o tácticas de ventas. Algunos de los tipos de informes de ventas incluyen:
#1. Previsiones de Ventas
Este es uno de los tipos de informes de ventas que pronostican cuántas ventas generará su equipo durante un período de tiempo específico. Puede usarlos para prepararse para posibles problemas de la empresa o predecir desaceleraciones estacionales.
#2. Informes de embudo de ventas
Este es también uno de los tipos de informes de ventas que demuestran la probabilidad de que un cliente potencial compre su bien o servicio. Por lo tanto, puede comprender mejor cómo nutrir a los clientes potenciales y, finalmente, convertirlos en clientes mediante el uso de embudos de ventas. También puede encontrar fallas en su embudo de ventas comparando informes de embudo de ventas consecutivos.
#3. Informes de conversión
Estos informes son similares a los informes del embudo de ventas en el sentido de que evalúan el progreso de los clientes potenciales a medida que avanzan por el embudo, pero se centran en la conversión de los clientes potenciales en clientes en lugar de en su posición actual. En un informe de seguimiento de conversiones típico, encontrará contactos, clientes potenciales nuevos y elegibles, ganancias y tasas de cambio de un período a otro.
#4. Informes sobre puntajes de oportunidad
La puntuación de oportunidad de Einstein sirve como base para los informes de puntuación de oportunidad. Esta métrica generada por inteligencia artificial asigna una puntuación a cada cliente potencial entre uno y 99, y una puntuación más alta indica una mayor probabilidad de una venta exitosa. También puede usar estos informes para planificar cómo su equipo dedicará su tiempo al seguimiento de los clientes potenciales.
#5. Informes de ventas adicionales y cruzadas
Estos informes incluyen información sobre cuántas y cuántas mercancías se vendieron o se vendieron de forma cruzada a los clientes. Su equipo puede consultar estos informes para encontrar futuras oportunidades de ventas adicionales y cruzadas o para marcar ciertos productos y servicios como especialmente buenos para este tipo de tácticas de ventas.
#6. Informes de llamadas de ventas
Este es uno de los tipos de informes de ventas que se ocupan de las llamadas realizadas a clientes potenciales, prospectos y clientes en un esfuerzo por impulsar las compras. Por lo tanto, puede obtener más información sobre las habilidades de sus clientes potenciales y el desempeño de sus vendedores a través de estos informes.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden vincularse a informes de ventas y configurarse para que se ejecuten en diferentes momentos. Esto puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del tiempo. Aquí hay algunas frecuencias típicas:
- Informes de ventas cada día.. En un informe de ventas diario, puede realizar un seguimiento de los KPI, como la cantidad de llamadas y clientes potenciales que realiza un representante cada día.
- Informes de ventas todas las semanas. Un informe de ventas semanal puede realizar un seguimiento de los KPI, como el número total de acuerdos cerrados o el dinero ganado por el personal de ventas.
- Reportes de ventas mensuales. En un informe de ventas mensual, los datos rastreados en un informe de ventas diario o semanal se pueden ver durante un período de tiempo más largo.
- Informes de ventas todos los años.Un informe de ventas anual profundiza más que un informe de ventas mensual. Para calcular las cuotas de ventas para un año posterior, puede ser muy útil. Puede usarlo para observar los efectos de los esfuerzos de marketing, identificar representantes de ventas particularmente efectivos, identificar cambios estacionales y abordar problemas con la administración de ventas.
¿Cuáles son los elementos clave de un informe de ventas?
Puede incluir una tonelada de métricas en un informe de ventas. Pero lo que realmente cuenta es lo que requiere el crecimiento de su empresa. Los indicadores clave de desempeño son los que finalmente determinan qué tan bien una corporación puede realizar negocios.
Por lo tanto, concentrarse en métricas que no están relacionadas con el avance de sus clientes potenciales es un buen uso del tiempo. Debido a esto, nos concentramos en algunos elementos clave que son relevantes para un informe de ventas. Sin embargo, los elementos clave de un informe de ventas son los siguientes:
#1. El número de prospecto
Este es uno de los elementos clave de un informe de ventas. Es fundamental estar al tanto de la cantidad total de acuerdos en su embudo en cada paso. Saber dónde se encuentran estos acuerdos en su tubería, cuándo tiene la intención de cerrarlos y la posibilidad de que generen ingresos para su empresa es cada vez más crucial.
#2. Tamaño de las ofertas
Los contratos de venta incluyen diferentes valoraciones dependiendo de una variedad de factores. Sin embargo, para planificar rápida y sabiamente sus métodos de ventas, debe evaluar el tamaño promedio de las transacciones en su embudo.
#3. Tasa de cierre
Descubra en detalle la relación entre la cantidad de presentaciones que realizó y la cantidad promedio de negocios que cerró. Dado que un vendedor es tan útil como su trato, esto demuestra cómo se acumula un determinado representante.
#4. El volumen de ventas
Este es también uno de los elementos clave de un informe de ventas. Cuanto más rápido se complete un ciclo de ventas, mejor será para su equipo de ventas. Esta es la cantidad típica de tiempo que le toma a un cliente potencial ingresar al embudo y avanzar a través del proceso de ventas hasta la etapa de cierre.
#5. Costo por cliente potencial
Comprender los costos de plomo también es uno de los elementos clave de un informe de ventas, especialmente para las iniciativas de marketing patrocinado. Aunque no se cobrarán todos los tipos de clientes potenciales, es importante saber cuál es su inversión para calcular un costo general por cliente potencial.
#6. Un resumen
Uno puede dar la información más crucial que desea transmitir con el informe de ventas comenzando con un resumen.
Puede agregar mucha información en su plantilla de informe de ventas. Sin embargo, si proporciona demasiada información, podría distraer a sus lectores del punto clave que está tratando de transmitir. En su lugar, centre su informe de ventas específicamente en los datos clave que son importantes para su proceso de ventas.
¿Cómo se escribe un informe de venta?
Para construir un informe de ventas, siga los siguientes pasos:
#1. Elija el formato para su informe de ventas
Un informe de ventas debe ser algo más que una lista de estadísticas y justificaciones. Además, debe ser atractivo y fácil de leer para que nadie se sienta intimidado. Puede lograr esto descargando una plantilla de informe de ventas o utilizando su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para crear varios tipos de informes de forma rápida y sencilla.
#2. Tenga en cuenta a su audiencia
Es posible que desee incluir muchos KPI en un informe que un miembro del equipo de ventas de alto rango entrega al jefe de ventas. Los ejecutivos podrían preferir un resumen más conciso. Además, un CEO puede estar más interesado en ciertos hechos que un CFO. Debería poder formatear sus datos de ventas para cualquier audiencia con la ayuda de su software CRM.
#3. Incorporar los Datos Necesarios
La decisión de incluir o excluir conjuntos de datos específicos, como ingresos y costos de ventas, cambio de KPI de un período a otro, progreso en los objetivos de ventas, ventas por producto o servicio, proyecciones de ventas y planes de ventas futuras, se puede tomar después de consciente de su audiencia y el nivel de información que se prevé.
#4. Establezca sus períodos anteriores y actuales
Debe decidir si la información que desea transmitir se proporciona mejor en una vista anual, mensual, semanal o diaria en función de los criterios de frecuencia mencionados anteriormente. El siguiente paso es comparar los datos que tiene para esta era con los datos de un período anterior comparable. Si presenta datos de ventas de febrero de 2021, por ejemplo, mencione los cambios porcentuales en los KPI de este período en comparación con todo el mes de enero de 2021, no solo la última semana.
#5. Junte sus datos
Es hora de recopilar sus datos una vez que haya determinado sus demandas de información y el período de datos. Por lo general, esta fase implica conectarse a su software de CRM, recuperar datos y descargarlos para usarlos en otra aplicación o convertirlos directamente en informes desde su panel de CRM. En cualquier caso, los informes de ventas van más allá de la simple consolidación de sus datos.
#6. Haga buen uso de su información
Los informes de ventas no deben ser simplemente una colección de cifras. Para hacer que estos números sean más comprensibles para su audiencia, use muchos gráficos y otras imágenes útiles. Por supuesto, debe elegir el tipo de gráfico adecuado. Por ejemplo, un gráfico de líneas que muestre los ingresos mensuales durante un mes sería necesario para un informe anual. Puede utilizar Excel para ayudar con la generación de gráficos o su software CRM puede generar automáticamente estos gráficos.
#7. Verifique sus datos y detalles por segunda vez
Después de recopilar su información y producir tablas y gráficos, debe volver a las etapas uno y dos y pensar en su audiencia e incluir la información adecuada. A veces, es necesario terminar el primer borrador de un informe antes de darse cuenta de que ha incluido demasiado o muy poco material. Tome información eliminada, reconstruya gráficos o acérquese a un miembro del personal de ventas para obtener ayuda sin dudarlo. Tenga en cuenta que todos necesitamos editores. Antes de ingresar a su reunión, es fundamental lograr un equilibrio entre la percepción y la abundancia.
#8. Describa sus hallazgos
El paso más crucial es posiblemente este último. Una vez más, simplemente dar datos es solo la mitad de la batalla; para que tenga un significado real para su audiencia, debe ser explicado. Sus justificaciones escritas deben respaldar sus cifras y ser respaldadas por ellas simultáneamente. También deben describir las correcciones que su equipo pretende hacer.
Informe Anual de Ventas
Un vendedor o su gerencia genera un informe anual de ventas y también se lo conoce como informe anual de actividad. Además, un informe anual de ventas describe los patrones en el volumen del informe anual de ventas de la empresa, así como los objetivos que deben establecerse para el año siguiente. Las estadísticas diarias, semanales y mensuales se combinan para crear un informe de ventas anual.
¿Por qué son necesarios los informes anuales de ventas?
Informar sobre las ventas implica algo más que totalizar sus ventas e ingresos. Comprender el proceso de ventas es esencial para un equipo de ventas, una estrategia y un análisis exitosos. Esto también proporciona una gestión de ventas eficiente. Cada paso del proceso de ventas debe documentarse, y el análisis de datos le mostrará dónde está teniendo éxito su empresa y cómo realizar mejoras. Para determinar cómo mantener las ventas a medida que su negocio se expande, debe comprender con precisión qué es lo que las genera. Así, incluyen:
#1. Información a reportar
Las métricas de ventas son las indicaciones cuantitativas que muestran qué tan bien están funcionando sus operaciones de ventas y si está alcanzando sus objetivos. Ayudan a identificar sus ineficiencias y áreas de eficiencia.
#2. Número de prospectos
Esto representa todos los prospectos que tiene en diferentes puntos de su embudo de ventas. Además de saber cuántas oportunidades hay en su cartera, es fundamental comprender la etapa en la que se encuentran sus prospectos, cuándo se prevé que cierren y la posibilidad de que se conviertan en fuentes de ingresos.
#3. Tamaño de la oferta
Varias variables pueden afectar el valor de un contrato de venta, que puede variar mucho. Sin embargo, para desarrollar predicciones y estrategias de ventas oportunas pero precisas, debe determinar el tamaño promedio de las transacciones en su embudo de ventas.
#4. Tasas de Cierre o Tasas de Conversión
Con base en los resultados anteriores, estos indicadores le permiten calcular la cantidad típica de prospectos fríos que necesita para convertirlos en clientes de pago. En otras palabras, ¿cuántas ofertas tiene actualmente abiertas para todos los que cerró?
#5. Duración del ciclo de ventas o velocidad de ventas
Habla del tiempo típico que tarda un cliente potencial en ingresar al embudo de ventas y pasar a la etapa de compra, que es el último paso en el proceso de ventas. Además, el ciclo de ventas debe terminar lo más rápido posible.
¿Cuál es la estructura del informe de ventas?
Los KPI principales, el rendimiento del equipo, la cantidad de artículos vendidos, las ventas netas, las ganancias y los costos de adquisición de clientes se incluyen en un informe de ventas típico.
¿Qué es un informe mensual de ventas?
Se utiliza un informe de ventas mensual para realizar un seguimiento, evaluar, examinar y determinar los patrones de ventas de cada mes.
¿Cómo se inicia un informe?
- Adapte su selección de temas a la tarea.
- Realizar investigación.
- Crear una afirmación de tesis.
- Crea un plan.
- Producir un esquema.
- Edita y revisa tu trabajo.
- Revisa cuidadosamente y busca errores.
¿Cuáles son los informes de ventas más importantes?
- Análisis del embudo de ventas.
- Informe sobre el volumen de transacciones entrantes.
- Informe sobre proyecciones de ventas.
- Informar sobre los objetivos de ventas.
¿Qué es el informe de ventas en Excel?
Se puede usar una plantilla de Excel lista para usar llamada Informe de ventas diarias para rastrear y administrar los datos de ventas mensuales de vendedores específicos.
Referencias
- snov.io
- noticiasdenegocios.com
- whatagraph.com
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