El método de inventario periódico es una técnica de gestión de inventario que permite a las pequeñas empresas en la industria minorista realizar un seguimiento de su inventario. En el caso de un sistema de inventario que opera de forma periódica, cualquier cambio en las existencias solo se informa de forma cíclica, con mayor frecuencia al final de cada mes o año. Por lo tanto, las organizaciones que utilizan el inventario periódico lo hacen en diferentes períodos de tiempo en lugar de realizar un seguimiento de la pérdida o ganancia de mercancías cada vez que se lleva a cabo una transacción financiera. En este artículo, discutiremos el ejemplo del sistema de inventario periódico, la contabilidad y la diferencia entre un sistema de inventario perpetuo.
Sin embargo, para comprender completamente el sistema de inventario periódico, primero debemos entender qué es un inventario periódico.
¿Qué es el inventario periódico?
El inventario periódico es un proceso de valoración de existencias que se realiza a intervalos regulares en la contabilidad. Al final del trimestre, las empresas cuentan físicamente sus productos y utilizan la información para equilibrar su libro mayor. Las sociedades entonces utilizarán el saldo restante al comienzo del período siguiente.
Se aplican diferentes métodos de contabilidad bajo un sistema de revisión perpetua y un sistema de revisión periódica para administrar un inventario. Al final del año, la corporación realiza un conteo de inventario físico para determinar el monto del inventario periódico. Los informes mensuales y trimestrales a mitad de año se basan en estimaciones. Cuando una corporación compra productos para revenderlos, los contadores no actualizan el inventario en la cuenta del libro mayor. En cambio, se cargan las compras realizadas con la cuenta temporal. Cada nuevo año calendario, una cuenta temporal tendrá un saldo nuevo y vacío. Además, al final del año, el contador transfiere los fondos a una cuenta separada.
Una contracuenta en el libro mayor general es donde una empresa debe registrar cualquier disparidad de efectivo o crédito que ocurra como resultado de una compra. El propósito de una cuenta de contrapartida, que puede incluirse en los estados financieros, es actuar como contrapeso del libro mayor. Las cuentas de devolución de compras y de bonificación y los descuentos en compras son dos tipos de contracuentas. La suma de estos dos libros mayores representa la cantidad total gastada.
En el control de inventario periódico, los gastos de envío quedan en una cuenta separada del stock. Supervisan los costos relacionados con las cuentas de Entrada de flete o Entrada de transporte para el inventario entrante. Con el tiempo, estos gastos aumentarán el valor contable de sus acciones.
¿Cómo funciona el inventario periódico?
El término "inventario" se utiliza para describir los suministros y productos terminados que una empresa tiene disponibles y puede vender. En el curso ordinario de las operaciones, la mayoría de las empresas mantendrán algún nivel de inventario. Dada su importancia como generador de ingresos, ocupa un lugar destacado entre los activos más valiosos de una empresa.
Existen varios métodos para que las empresas realicen un seguimiento de sus niveles de existencias. El sistema de inventario a intervalos regulares es un ejemplo. Este sistema de contabilidad requiere un conteo físico de existencias a intervalos regulares, como al final de cada trimestre o año fiscal. Lo que esto significa para las empresas es que pueden controlar sus niveles de existencias al comienzo y al final de cualquier período fiscal determinado. No existe un sistema para controlar las existencias o registrar las ventas. Las empresas pueden calcular el costo de los bienes vendidos utilizando el sistema de inventario periódico.
Además, las empresas con menos recursos pueden elegir recuentos de inventario periódicos en lugar de recuentos más frecuentes. En tales organizaciones, el inventario de conteo generalmente se realiza manualmente porque no hay necesidad de un software de contabilidad para hacerlo. Las empresas que comercian con bienes de bajo volumen, como las que comercian con arte o automóviles, a menudo adoptan esta técnica.
Hacer un inventario a intervalos regulares es un enfoque simple y económico para llevar registros financieros. Esto se debe al hecho de que no es obligatorio que ocurra regularmente. No requiere programas costosos ni ayuda adicional, por lo que es ideal para tiendas que venden solo unos pocos artículos a la vez. Sin embargo, hay desventajas, tales como:
- Consecuencias de la falibilidad humana
- Falta de capacidad para detectar fallas y/o robos
- Posibilidad de suspender operaciones por un headcount
¿Qué es un sistema de inventario periódico?
Un sistema de inventario periódico es una forma de control de inventario que funciona junto con su plan general de gestión de inventario. Los sistemas periódicos no rastrean el inventario diariamente, sino que permiten a las empresas verificar su inventario inicial y los niveles finales de existencias durante un período de tiempo determinado. Estos sistemas están diseñados para realizar un seguimiento del inventario y COGS a través de recuentos de ciclos físicos; una vez que se completa el inventario físico, el saldo de la cuenta de compras se transfiere a la cuenta de inventario y se ajusta para reflejar el costo del inventario final.
Además, estas aplicaciones de software complementan la forma en que actualmente realiza un seguimiento del inventario. Puede usarlos para recopilar listas de inventario en papel, importar datos de existencias y calcular números como lo que necesitará para pedir más existencias y cómo deberá conciliar las existencias que ya tiene para el próximo período contable. Contabilidad puede obtener datos e informes electrónicamente. Las necesidades de la organización y las características del software son los criterios principales para realizar una compra de software.
¿Cómo funciona el sistema de inventario periódico?
Para una estrategia de gestión de inventario eficaz, las empresas deben implementar un sistema de inventario periódico para garantizar que sus niveles de existencias sean siempre los correctos, sin superávit ni déficit. Es posible que la abundancia de cualquier cosa sea perjudicial debido al desperdicio o al paso del tiempo. Además, hace que se retengan fondos que pueden utilizarse para otros fines.
De manera similar, la escasez puede impedir la productividad y provocar una mala gestión en el funcionamiento de una corporación. Por lo tanto, este enfoque facilita sustancialmente la gestión eficiente de las existencias.
La división correspondiente mantiene un control constante de los niveles de inventario en todos los ámbitos, desde las materias primas hasta el trabajo en curso y los productos finales. Bajo un sistema de inventario periódico, los productos básicos se cuentan manualmente, en lugar de mediante el uso de cualquier tipo de software o sistema de conteo automatizado.
Sin embargo, la información actualizada sobre los niveles de inventario no estará disponible durante el proceso de conteo.
Para calcular el precio de venta, utilizamos el siguiente método. Pero si hay una gran cantidad de inventario y hay muchos tipos diferentes de lo mismo, el trabajo puede volverse laborioso y confuso. Los errores de conteo, el robo y la pérdida proporcionan un elemento de incertidumbre.
Cálculos en el Sistema de Inventario Periódico
Como ya se dijo, la diferencia en el valor del inventario entre dos cuentas físicas se determina comparando los saldos de apertura de las dos cuentas y haciendo los ajustes apropiados para las adiciones y eliminaciones contables.
El cálculo es sencillo:
La cantidad de artículos disponibles para la venta es igual a la suma del stock inicial (determinado por el inventario físico más reciente) y todas las compras realizadas entre el momento del agotamiento de ese stock y el próximo inventario físico.
Además, el valor del inventario de una empresa se calcula restando el número de artículos vendidos entre recuentos físicos del costo (o precio total) de las cosas que se pueden vender. Después de eso, comparamos el valor calculado con el conteo real que hicimos. Las discrepancias aparecen como un saldo negativo en el estado de costo de los bienes vendidos.
Una vez más, los inventarios físicos toman mucho tiempo y eventualmente cuestan dinero, por lo que un sistema de inventario periódico es el tipo de proceso de inventario más popular adoptado por las empresas.
Mantener al menos actualizaciones ocasionales de los artículos de una empresa disponibles para la venta a menudo minimiza cualquier preocupación grave en términos de pérdida de bienes o pérdida de posibilidades de ganancias; sin embargo, es más probable que surjan discrepancias cuanto mayor sea el tiempo entre inventarios.
Características del sistema de inventario periódico
Las características de un sistema de inventario periódico incluyen lo siguiente:
- Conteo físico. En este método, las materias primas, los productos intermedios y los bienes terminados se cuentan y registran físicamente para crear una contabilidad precisa de las existencias de la empresa.
- Sin monitoreo en tiempo real. Hay un período de retraso entre las sesiones de conteo debido a la falta de seguimiento en tiempo real y la ausencia de software o tecnología automatizados. La latencia entre un recuento de inventario y su actualización posterior puede ser bastante larga.
- Técnicas utilizadas en los negocios.. Es importante recordar que no todas las empresas pueden beneficiarse de esta estrategia. Las pequeñas empresas, las que emplean un conjunto constante de materias primas y las que necesitan contar sus existencias con regularidad pueden beneficiarse de este tipo de gestión de inventario.
- Cálculo del costo de los bienes vendidos. Durante este paso del proceso, el COGS se calcula regularmente para cada caso.
- Dificultad procesal. La falta de control y complejidad en el sistema de inventario periódico contable puede atribuirse a la necesidad de utilizar un conteo físico. Si la recopilación y el análisis de datos son inconsistentes o ineficaces, los resultados podrían ser engañosos.
Por lo tanto, algunas empresas utilizan las características anteriores de un sistema de inventario periódico para garantizar la eficiencia y la apertura.
¿Cuáles son los pros y los contras del sistema de inventario periódico?
Para controlar los niveles de existencias, un sistema de gestión de inventario periódico realiza recuentos físicos periódicos de todos los artículos almacenados. Los beneficios de este método son gastos generales bajos, pasos sencillos y documentación sencilla. Estas son las principales ventajas de un sistema de inventario periódico.
#1. Ideal para Start-Ups y Tiendas Locales
Las empresas más pequeñas con bajos niveles de inventario podrían beneficiarse enormemente del enfoque de inventario periódico. El inventario físico es fácil de completar, lo que permite realizar estimaciones temporales del costo de los bienes vendidos para empresas con recursos limitados.
Además, el alto grado de inexactitud del sistema hace que sea útil solo para pequeñas empresas y un gran dolor de cabeza para las más grandes. El método periódico es más propenso al error humano ya la pérdida u olvido de los registros de inventario debido a su naturaleza manual.
El costo de los productos vendidos y el saldo final del inventario no están disponibles en tiempo real a través del sistema de inventario periódico. Como resultado, se vuelve más difícil hacer un seguimiento de los niveles de existencias.
Para controlar las compras, las ventas y el valor de los artículos en tiempo real, la mayoría de los programas de contabilidad emplean un sistema de inventario perpetuo. En este enfoque, los dueños de negocios pueden contabilizar las existencias que han quedado obsoletas o desechadas al calcular sus COGS.
#2. Reducir costos
Debido a que requiere una cantidad tan pequeña de material, el sistema de inventario periódico puede configurarse rápidamente y dar como resultado gastos generales más bajos. Cuando utilice sistemas periódicos, no tendrá que hacer una inversión costosa en soluciones de software. De hecho, estrictamente hablando, los dueños de negocios no tienen que invertir mucho más que el tiempo que toma contar su inventario físico de acuerdo con el período de tiempo que se ha especificado de antemano.
#3. Restricciones de entrenamiento
El procedimiento de contar físicamente el inventario puede tomar mucho tiempo, pero no es difícil ni sofisticado. Al final de su mes contable, es necesario que los empleados realicen un conteo ascendente de las existencias sobrantes. Cuando lleguen los días de inventario, es posible que deba asignar más fondos para las necesidades de personal, pero no necesitará capacitar al personal para utilizar sistemas complicados para registrar y rastrear las ventas de manera continua. Este aspecto es especialmente ventajoso para empresas y campos que experimentan una alta tasa de rotación de empleados.
#4. Teneduría de libros y contabilidad simples
El inventario periódico utiliza solo unos pocos registros sencillos, que son los siguientes: la cantidad de artículos de inventario que ahora están en stock, también la cantidad de materias primas que se adquirieron y (3) la cantidad de inventario que se vendió. Debido a la sencillez de tener que realizar un seguimiento de tres variables, mantener registros utilizando sistemas periódicos suele ser pan comido. Esto implica que puede comenzar a usarlo de inmediato para determinar el valor de sus acciones.
#5. Fácil de usar
Debido al hecho de que no requieren el uso de hardware o software complicado, los sistemas de contabilidad periódica facilitan que las empresas comiencen a utilizar el programa desde el primer día. Debido a que este enfoque implica muy poca capacitación y es extremadamente simple de poner en práctica, seleccionarlo como una opción para mantener y administrar sus productos que están disponibles para la venta puede ser una opción menos estresante.
Contras del sistema de inventario periódico?
La siguiente es una lista de algunos de los inconvenientes de un sistema de inventario periódico que querrá tener en cuenta:
#1. imprecisiones
Una de las peores cosas de un sistema de inventario periódico es que puede ser extremadamente inexacto. Recuerde que su recuento de inventario físico se refleja en un registro contable actualizado al final del año. Este es un problema fundamental en el sistema. Hay ocasiones en las que la precisión simplemente no es posible. Solo puede confiar bastante en la precisión. Esto podría no ser un problema para algunas empresas, especialmente si se trata de una muy pequeña. Sin embargo, las empresas más grandes deberán ser conscientes de que, si bien los errores no son comunes, tampoco son raros cuando se utiliza este enfoque.
#2. Laborioso
Si tiene una reserva modesta y un volumen de pedidos anual, cambiar a un sistema de inventario periódico no será demasiado difícil. Incluso una hoja de Excel puede tener información ingresada manualmente. Sin embargo, a medida que su empresa se expande, un método cíclico de gestión de inventario puede volverse cada vez más difícil de gestionar. Hacer un inventario físico puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y que realmente no debe apresurarse. Encontrar el tiempo y los recursos para administrar adecuadamente un sistema de inventario periódico puede ser difícil para cualquier organización, pero especialmente para las más pequeñas. Esta es la etapa en la que sus errores pueden volverse notorios.
#3. Ejercicio de control
Una cosa más a tener en cuenta es que será mucho más difícil mantener el control de su inventario en el futuro, por lo que debe prepararse para esta posibilidad. También puede volverse más difícil determinar el alcance del problema de robo.
Sistema de Inventario Perpetuo y Periódico
El sistema de inventario perpetuo actualiza constantemente los niveles de existencias. La compra y venta de existencias se rastrea y contabiliza automáticamente mediante POS computarizados y sistemas de gestión de activos comerciales. Es una gran actualización del antiguo método periódico de inventario.
El sistema de inventario perpetuo es muy completo. Siempre que no se hayan robado o dañado artículos, el recuento de existencias actualizado es preciso y está fácilmente disponible. A medida que se realizan las ventas, también se proporcionan actualizaciones a la cuenta COGS. Los datos obtenidos digitalmente se cargan instantáneamente en sistemas centralizados.
Hay menos participación por parte de las empresas debido al uso de la tecnología:
- Los productos reciben códigos de barras para controlar su vida útil y el rendimiento de las ventas.
- Cuando se combina con un sistema informático, una terminal de punto de venta (POS) puede actualizar automáticamente los niveles de existencias a medida que se venden los artículos.
- Todas las transacciones financieras, incluidas las compras, los COGS y los niveles de inventario, se registran en sus propios libros de contabilidad.
Debido al alto precio de establecer y mantener un sistema de inventario de este tipo, puede estar fuera del alcance de algunas empresas. Comparado con el sistema periódico, este es significativamente menos complicado y fácil de usar. No solo puede controlar las cosas en tiempo real, sino que el inventario continuo también es más preciso que los recuentos físicos. Con un código de barras adherido a cada artículo, las empresas pueden realizar un seguimiento del flujo de inventario con mayor precisión. Además, lee SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO: Definición y todo lo que necesita saber.
Diferencia entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico
Las empresas que utilizan cualquiera de estos métodos de inventario son una distinción clave entre ellos. Es posible que las empresas con volúmenes de ventas modestos y menos empleados se beneficien más del sistema de inventario periódico. En tales situaciones, las reservas suelen ser manejables con conteos manuales.
Además, las empresas con mayores volúmenes de ventas y niveles de inventario más complicados pueden beneficiarse más del sistema perpetuo. Un sistema de inventario perpetuo es comúnmente utilizado por negocios como supermercados y farmacias. El componente tecnológico del sistema de inventario perpetuo ofrece varios beneficios, incluida la capacidad de presentar todas las transacciones de manera integral a nivel de unidad individual y la facilidad con la que se pueden identificar los problemas relacionados con el inventario.
Los dos enfoques para la gestión de inventario también difieren significativamente en varios otros aspectos clave, que incluyen:
#1. Métodos de grabación
En un sistema de inventario perpetuo, las computadoras y el software asociado actualizan periódicamente los libros de la empresa para reflejar los cambios en los niveles de existencias y las ventas. No obstante, la notación manual es necesaria para un sistema de inventario periódico.
#2. Esfuerzo
Después de la configuración inicial del software y hardware de un sistema perpetuo, la empresa no tiene que hacer mucho para mantenerlo en funcionamiento. Eso es porque todo el proceso se lleva a cabo en línea hoy en día. Un sistema de inventario periódico requiere recuentos físicos, lo que puede llevar mucho tiempo si es necesario realizar algún recuento.
#3. Costo de los bienes vendidos
En contraste con un sistema de inventario perpetuo, que involucra publicaciones constantes en la cuenta COGS, los sistemas periódicos solo lo hacen ocasionalmente. En su lugar, se llega a un único total al final del intervalo de conteo.
#4. Intervalo de calificación de error
Debido al elemento humano inherente de contar en sistemas periódicos, es más probable que ocurran errores. Suponiendo que no habrá pérdidas por robo o daño, muchas empresas optan por sistemas duraderos.
Además, el sistema de inventario perpetuo permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre el momento de las compras, dado que tienen una visibilidad completa sobre la cantidad de productos básicos que se encuentran en cada una de las ubicaciones de la empresa. El robo es uno de los tipos de problemas que se pueden monitorear de manera más efectiva con un seguimiento mejorado que es más preciso de los niveles de inventario.
¿Qué es mejor: un sistema de inventario perpetuo o periódico?
En la mayoría de los casos, el sistema perpetuo supera al método periódico cuando se trata de administrar el inventario. Esto se debe a que el software utilizado por las empresas esencialmente elimina la necesidad de intervención humana. Los códigos de barras se colocan en los productos y los sistemas POS monitorean su paradero a medida que se mueven por la tienda. Estos códigos de barras brindan a los minoristas una gran cantidad de datos, como el tiempo promedio que un producto pasó en el estante antes de comprarlo. Además, los sistemas permanentes registran con precisión los precios de venta y compra de los productos.
¿Cuáles son los pros y los contras del sistema de inventario perpetuo?
Estas son las ventajas del sistema de inventario perpetuo.
- Al monitorear los niveles de inventario en tiempo real, puede reabastecer los suministros antes de que se agoten, ahorrando tiempo y dinero.
- Puede ver qué productos funcionan bien y cuáles no en tiempo real gracias a los datos de transacciones.
- La gestión de inventario en numerosos almacenes se simplifica con un sistema centralizado.
- Al realizar un pedido para entrega el mismo día, es crucial saber si un artículo está en stock o no.
- Aumenta la capacidad de la gerencia para controlar los niveles de existencias
- El proceso de incorporar un optimizador ya sea para inventario o precios se simplifica enormemente.
Aquí están los contras del sistema de inventario perpetuo.
- Un error u omisión en la entrada de datos podría dar lugar a registros inexactos.
- El costoso desembolso inicial para la licencia de software y la educación del usuario.
- Lleva mucho tiempo registrar todas y cada una de las transacciones.
Ejemplo de sistema de inventario periódico
Aquí hay un ejemplo de la vida real de un sistema de inventario periódico.
Un componente crucial de cualquier estado de ingresos es el costo de los bienes vendidos. Sin embargo, hasta que no se termine el conteo físico, el monto no será conocido para los registros contables de la empresa si utiliza un sistema de inventario periódico.
Tomemos, por ejemplo, una empresa cuyo inventario el 1 de enero tiene un valor de $ 500,000. En el transcurso de tres meses, la empresa gasta $250,000 31 en inventario. El valor del inventario de la empresa al 400,000 de marzo se estima en $ 350,000 después de un conteo físico. Este es el stock disponible para comenzar el próximo período fiscal. El costo de los bienes vendidos del primer trimestre es de $500,000 250,000 ($400,000 XNUMX en ingresos + $XNUMX XNUMX en gastos menos $XNUMX XNUMX en ingresos).
Debido a las diferencias horarias, el gerente o dueño del negocio a cargo de monitorear el inventario del período debe decidir si es económicamente prudente reservar tiempo para contar el inventario en forma diaria, semanal, mensual o anual.
¿Cuál es la ventaja de un sistema de revisión periódica?
Hay una amplia gama de ventajas en la implementación de ciclos de revisión. La ventaja más obvia es que ayudan a las empresas a mantenerse al día y de acuerdo con las normas de contratación. Los sistemas de evaluación de desempeño de rutina ayudan a encontrar lugares donde se pueden reducir los costos o se puede lograr la eficiencia. Las organizaciones pueden encontrar lugares donde pueden obtener ganancias significativas en eficiencia y eficacia al evaluar cuidadosamente sus procesos y procedimientos de adquisición de forma regular.
Sin embargo, los sistemas de revisión periódica brindan las ventajas potenciales enumeradas anteriormente, pero también pueden ayudar a desarrollar y mantener asociaciones fructíferas con los proveedores. Las auditorías periódicas aumentan la probabilidad de que un proveedor resuelva cualquier problema que surja durante el transcurso del contrato. Además, las empresas pueden demostrar que se toman en serio el mantenimiento de altos estándares durante todo el proceso de adquisición mediante la realización de evaluaciones frecuentes del desempeño de los proveedores.
Conclusión
Una de las cosas más importantes que puede hacer por los resultados de su empresa es decidirse por un sistema de contabilidad de inventario que funcione para usted. En última instancia, depende de usted determinar qué es lo más práctico. Supongamos que eres el orgulloso propietario de una pequeña empresa con una selección limitada de productos. Si ese es el caso, es posible que pueda arreglárselas con un sistema de inventario menos costoso y menos frecuente. Es posible que tengas que buscar otras posibilidades si ese no es el caso.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventario periódico
¿Quién es más probable que use un sistema de inventario periódico?
Las pequeñas empresas con una baja rotación de inventario por período contable a menudo emplean el sistema de inventario periódico. Es una táctica común para estas empresas, ya que es fácil de adoptar y no necesita ningún software específico y costoso.
¿Qué es el inventario periódico?
El inventario periódico es el conteo físico del inventario que ocurre regularmente mientras se emplea el sistema de inventario periódico. Incluso las empresas que utilizan inventario permanente deben realizar un recuento físico del inventario de forma regular para tener en cuenta la merma.
¿Qué es el asiento de ajuste?
La fórmula del costo de los bienes vendidos respalda la entrada de ajuste. Como resultado, la suma de las adquisiciones y el inventario de mercancías (inicial) es igual al stock de artículos para la venta.
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