El proceso de incorporación de reclutas es esencial en todos los campos, ya que no puede prescindir de él. A un nuevo empleado le resultará mucho más fácil adaptarse a sus nuevos equipos y responsabilidades si tiene una lista de verificación de incorporación sólida. Es decir, si el nuevo empleado está debidamente capacitado, es más probable que se adapte a la cultura de la empresa y haga lo que el empleador quiere. Siga leyendo para conocer la lista de verificación de incorporación de empleados y la lista de verificación de incorporación de nuevos empleados de TI.
¿Qué es la incorporación?
Un extenso procedimiento de incorporación beneficia inmensamente al nuevo personal. Esto les permite familiarizarse con sus funciones, la dinámica del equipo, así como con los fines y objetivos del puesto. Un buen proceso de incorporación conduce a una mayor productividad, moral y satisfacción laboral. Como resultado, aumenta el compromiso y los empleados se quedan a largo plazo. En otras palabras, un programa de incorporación completo ayuda a todos.
¿Qué es una lista de verificación de incorporación?
Las primeras semanas o meses de un nuevo empleado en el trabajo pueden ser un torbellino. Por lo tanto, es útil que los gerentes de contratación creen una lista de verificación de incorporación para mantener todo en orden. Por lo tanto, con esta lista de verificación, puede estar seguro de que ha cubierto todas las bases para dar la bienvenida a un nuevo empleado al equipo. Sirve como base a partir de la cual se pueden desarrollar procesos específicos de roles.
Además, tenga en cuenta que el hecho de que haya hecho todo en su lista de verificación de incorporación no significa que sea efectivo. Los programas de incorporación más efectivos logran un equilibrio entre satisfacer los deseos y necesidades de los empleados y, al mismo tiempo, prepararlos para adoptar plenamente los valores fundamentales de la empresa de formas inesperadas.
Lista de verificación de incorporación de empleados
Los pasos para una lista de verificación de incorporación de empleados efectiva son:
#1. Hazlo oficial con el Departamento de Recursos Humanos
Para desarrollar una lista de verificación de incorporación de empleados, suponiendo que su empresa tenga un departamento de recursos humanos, envíe una solicitud de permiso de contratación. Mientras tanto, antes de que se finalice un nuevo trabajo, el departamento de recursos humanos también puede solicitar evidencia de una prueba de drogas limpia y verificación de crédito. También asegúrese de poner fin a la búsqueda y eliminar cualquier anuncio de trabajo que aún pueda estar allí.
#2. Prepare los formularios necesarios para la nueva contratación
En la lista de verificación de incorporación, asegúrese de que el empleado tenga los documentos necesarios para registrarse el primer día de empleo. Sin embargo, esto excluye documentos fiscales, arrendamientos, registros de nómina y quizás otras formas. Entregue al nuevo empleado una copia del manual y un resumen gratificante para leer. Proporcione una persona de contacto a la que se pueda contactar si el nuevo empleado tiene alguna inquietud o consulta sobre su compensación o beneficios. Una copia impresa de la descripción del puesto puede servir como referencia útil para tener en cuenta los objetivos organizacionales del puesto.
#3. Instale el hardware y el software pertinentes
Si desea que sus nuevos empleados hagan un buen trabajo, probablemente debería proporcionarles las herramientas que necesitan para hacerlo. Cada vez que tenga un nuevo empleado, debe comunicarse con TI para configurarlo con el software necesario.
Cuando hable sobre las medidas de seguridad que debe tomar, siempre debe enfatizar lo importante que es tener contraseñas seguras, cambiarlas con frecuencia y usar la autenticación de dos factores. Además, asegúrese de que cualquier software patentado o extremadamente complejo esté completamente documentado y tenga materiales de capacitación o software adjuntos para que los utilicen los nuevos empleados.
#4. Determinar los espacios de trabajo
Si bien el entorno corporativo puede funcionar bien para algunos trabajadores nuevos, a otros les puede ir mejor en oficinas privadas. Ubicar áreas de trabajo para los nuevos empleados debe ser una prioridad. El siguiente paso es asegurarse de que tengan todo lo que necesitan en sus escritorios, incluidas computadoras portátiles, cuadernos, lápices y bolígrafos. Tener elementos con el logotipo de la empresa, como camisetas y gorras, cerca de sus escritorios es una forma sencilla de causar una buena impresión.
#5. Prepárese para el recorrido por el sitio
Ofrecer un recorrido por las instalaciones es una excelente manera de familiarizar a los nuevos empleados con el área y reducir la ansiedad. Por lo tanto, si desea que sus nuevos empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y encontrando su camino, es una buena idea hacer un mapa antes de ofrecer el recorrido. El plan debe incluir lugares como el escritorio o la estación de trabajo del empleado, la oficina de su supervisor directo, la sala de descanso, los baños, la sala de suministros, el centro de negocios y la sala de conferencias. El mapa debe estar digitalizado para que pueda verse rápida y fácilmente en línea.
#6. Cree el entorno de trabajo que necesita
Asegúrese de que el espacio de trabajo de su nuevo empleado tenga todos los suministros necesarios, como un asiento y un escritorio limpios, así como cualquier otra cosa que pueda necesitar. Haga un esfuerzo, si es posible, para preparar un paquete de bienvenida para el lugar de trabajo del nuevo empleado. Esto podría consistir en ropa de negocios, equipo de oficina o un regalo sencillo como una taza de café o una maceta para su oficina. Si el empleado va a trabajar desde casa, podría ser una buena idea darle un paquete de atención con algo de botín.
#7. Programar una cita para la orientación de nuevos empleados
En el primer día de empleo del nuevo empleado, debe programar un tiempo para una orientación para los empleados recién contratados. En una situación ideal, esto no solo le dará a la persona la oportunidad de firmar papeles; también les ofrecerá la oportunidad de conocer los valores de la empresa, estudiar la estructura de la organización y descubrir cómo interactúan los diferentes departamentos entre sí.
Lista de verificación de incorporación de nuevos empleados
Las empresas pueden utilizar una lista de verificación de incorporación de contratación para un nuevo empleado para asegurarse de que están siguiendo los procedimientos adecuados. Esto se hace para dar la bienvenida e integrar a su nuevo miembro del personal en la organización. Las primeras semanas de empleo de un nuevo empleado son cruciales para preparar el escenario para el resto de su mandato y revelar si valdrá la pena el costo de contratarlo o no. Los pasos para una lista de verificación efectiva de incorporación de nuevos empleados incluyen los siguientes:
#1. Complete una solicitud de empleo y envíela a Recursos Humanos
Es fundamental comenzar el proceso de contratación poniéndose en contacto con Recursos Humanos para crear una lista de verificación efectiva para la incorporación de nuevos empleados.
#2. Realizar una Verificación de Historial
Esto es crucial en muchos puestos de trabajo para garantizar la seguridad de clientes y empleados.
#3. Repase la rutina y los fundamentos del trabajo
Ponerse en contacto con el nuevo empleado en este momento le permite revisar el horario de la semana inicial, entregar una hoja de tiempo si es necesario y repasar otras reglas y regulaciones básicas, como el estacionamiento y la vestimenta.
#4. Verifique las responsabilidades y las descripciones de trabajo
Envíe un correo electrónico al nuevo empleado con una copia de la descripción del trabajo, responda cualquier pregunta que pueda tener y explique su función en la unidad y el área funcional más amplia. Esto lo ayudará a hacer una buena lista de verificación de incorporación de nuevos empleados. También puede agregar esto a la carta que envía a cada nuevo empleado.
#5. Complete el papeleo necesario al comenzar un nuevo trabajo
Si se ocupa de esto antes de que lleguen al trabajo, ambos podrán concentrarse en asuntos más urgentes una vez que lleguen.
Ver también: Prácticas de incorporación de nuevos empleados en 2023
Lista de verificación de incorporación de TI
Como parte del proceso más amplio de incorporación, que incluye una lista de verificación, los departamentos de TI a menudo brindan a los nuevos empleados una descripción general de los sistemas que usarán en sus trabajos, así como la capacitación necesaria. Un ejemplo es proporcionar a los nuevos empleados computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y otros dispositivos. La capacitación también puede implicar la explicación de prácticas fundamentales de seguridad y privacidad en Internet.
La capacitación en tecnología es una parte importante de la lista de verificación de incorporación de TI porque ayuda a los nuevos empleados a aprender las habilidades que necesitan para hacer su trabajo. Si el trabajo se trata principalmente de tecnología o depende en gran medida de la tecnología, la lista de verificación de incorporación de TI será más detallada de lo habitual. Puede usar la siguiente lista de verificación de incorporación de empleados de TI para organizar y priorizar los pasos que debe seguir para finalizar el flujo de trabajo.
- Recopilar datos sobre las nuevas contrataciones.
- Compra las herramientas necesarias.
- Instalar dispositivos.
- Cree perfiles de usuario para los programas requeridos.
- Reúna a los nuevos empleados en TI para orientación.
- Tome sus propios cursos de privacidad y seguridad cibernética.
- Obtenga las firmas de los empleados en un acuerdo de confidencialidad.
Importancia de la lista de verificación de incorporación de TI
Para hacer su trabajo de manera efectiva, los nuevos empleados deben aprender a usar una amplia variedad de programas y hardware de computadora. Para ayudar a las nuevas contrataciones, una lista de verificación de incorporación de TI es crucial. Por lo tanto, a continuación hay una explicación de la importancia de la lista de verificación de incorporación de TI:
#1. Obtenga una comprensión de los marcos tecnológicos
Los empleados recién contratados pueden sentirse agobiados por la cantidad de tecnologías que deben utilizar para ser efectivos en su trabajo. Antes de comenzar con sus tareas del día a día, es beneficioso para ellos haber tenido una introducción completa a los equipos, software y procedimientos que utilizarían en sus trabajos en el departamento de tecnología de la información.
#2. Configura todas las cuentas que necesitas
Los nuevos empleados deberán iniciar sesión en más de un par de cuentas para usar el software necesario para sus trabajos, incluidas las herramientas de interacción y seguridad. Los nuevos empleados tienen la opción de establecer todas sus cuentas digitales. Esto se hace con la ayuda de los profesionales de TI de su empresa cuando participan en un programa de lista de verificación de incorporación de TI.
#3. Infórmese sobre cuestiones de seguridad y protección
Cuando se contrata a un nuevo empleado, se le da acceso a cualquier información secreta que la empresa pueda tener de inmediato. Ayudar a los empleados de TI recién contratados a aprender cómo manejar y proteger datos confidenciales. Durante el proceso de incorporación, obtienen un resumen completo de las reglas de seguridad y privacidad de la empresa. Esto les facilita hacer el trabajo.
#4. Siéntase seguro en el uso de la tecnología
Los trabajadores recién contratados no solo deben aprender sobre la tecnología que utilizarán, sino que también deben aprender a usarla. Sin embargo, también deben tener plena confianza en su capacidad para aplicar esa innovación para satisfacer las necesidades de su trabajo. Un enfoque integral de incorporación para la tecnología de la información garantiza que todo el personal recién contratado esté debidamente capacitado en el software y el hardware relevantes.
Cómo crear una lista de verificación de incorporación de TI
Se debe hacer una lista de verificación de incorporación de TI mucho antes del primer día de trabajo del empleado. Esto se hace cuando el proceso de incorporación de un nuevo empleado comienza mucho antes de esa fecha. Dependiendo del tipo de negocio que opere, es posible que necesite algunas versiones diferentes, como las siguientes:
- Una lista completa de los requisitos previos para comenzar a trabajar con tecnología de la información.
- Requisitos para todos y cada uno de los puestos disponibles dentro de la firma.
- Una lista en la que cada departamento tiene su entrada distinta.
- En cada trabajo, hay un conjunto diferente de deberes que se deben hacer.
Por último, los departamentos de TI y de recursos humanos de su empresa deben trabajar juntos para hacer una lista de verificación de la empresa. Puede utilizar la versión general como punto de partida para las versiones que pretenden ser más específicas. Luego, los jefes de los departamentos podrán cambiar la lista de verificación para que se ajuste a sus necesidades. Además, cuando se contrata a un nuevo empleado para uno de los departamentos de una organización, la persona a cargo de la contratación puede hacer una lista de requisitos que debe cumplir ese empleado.
Excel y Google Sheets son dos ejemplos de software que se pueden usar para crear documentos que son fáciles de cambiar y compartir. En la lista de verificación de incorporación de TI, puede anotar todas las responsabilidades y recordatorios, y también puede entregar cada uno a un miembro diferente del equipo.
¿Cuáles son las 4 fases de la incorporación?
Incluyen:
- Pre embarque.
- Orientar y hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos.
- Entrenamiento.
- Adaptarse a sus nuevas responsabilidades.
¿Cuáles son las 5 C de la incorporación?
El cumplimiento, la claridad, la confianza, la conexión y la cultura se han convertido posteriormente en las cinco "C" de la incorporación.
¿Cuánto tiempo debe durar una lista de verificación de incorporación?
La longitud de la lista de verificación de incorporación de una empresa dependerá de lo que haga la empresa y de cómo contrate nuevos empleados. Sin embargo, debe abarcar todo, desde orientar a un nuevo empleado hasta ayudarlo a aclimatarse a su nuevo puesto.
¿Cuáles son los 3 elementos más importantes de una incorporación exitosa?
Los tres elementos más importantes de una incorporación exitosa incluyen:
- Dé a cada uno un papel para jugar.
- Preséntate a ti mismo y a los otros.
- Transmitir los principios y el espíritu de la empresa.
¿Qué son las técnicas de incorporación?
- Comience con la orientación de recursos humanos.
- Explora la Oficina.
- Cubre los fundamentos.
- Asociarse con un mentor.
- Objetivos fijados.
- Comience a trabajar en las tareas.
- Regístrese y comuníquese regularmente.
Referencias
- forbes.com
- indeed.com
- getguru.com
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