Un sistema telefónico multilínea lo conecta a usted y a todos en su empresa de manera rápida y simple, lo que lo ayuda a enviar las llamadas a la persona adecuada más rápido. Para una pequeña empresa, un sistema telefónico multilínea puede ser un sistema de 2 líneas, un sistema de 4 líneas, un sistema de 6 líneas, etc. Veremos cada uno de estos en este capítulo.
¿Qué es un sistema telefónico multilínea?
Un sistema telefónico multilínea le permite administrar dos o más llamadas al mismo tiempo. Los empleados pueden usarlo para poner llamadas en espera, marcar números internos o externos y volver a la línea.
Los teléfonos multilínea difieren de los teléfonos de una sola línea, que solo pueden recibir una llamada telefónica a la vez. Del mismo modo, se les otorga un único número de teléfono. Las personas que llamen serán enrutadas al correo de voz o a una señal de ocupado si la línea está en uso.
Cuando se trata de contratar personal nuevo y expandir su base de clientes, el método de una sola línea frena el crecimiento.
¿Cómo funciona un sistema telefónico multilínea?
Un sistema telefónico multilínea establece una red telefónica interna con distintas extensiones. Esta función permite a los operadores retener las llamadas entrantes y, al mismo tiempo, ver la presencia en tiempo real de otras extensiones.
Los sistemas telefónicos tradicionales y basados en la nube manejan múltiples líneas telefónicas. Debe comprender las distinciones entre cada tipo de sistema telefónico.
Sistemas telefónicos multilínea tradicionales
Hay dos tipos de sistemas telefónicos multilínea tradicionales:
La primera es donde una sola línea fija usa líneas existentes para brindar capacidades de dos líneas. Se usarían cables amarillos y negros para conectarlos a las tomas telefónicas. Para utilizarlo, deberá pagar una línea telefónica adicional a la compañía telefónica. El botón de flash en los teléfonos analógicos se puede usar para intercambiar líneas y poner llamadas en espera.
Una centralita privada, o PBX, es el segundo tipo. Admite muchas líneas telefónicas a través de líneas fijas o troncales estándar. El correo de voz, el desvío de llamadas y el altavoz se encuentran entre las funciones telefónicas disponibles. Tienes un PBX si tienes que llamar al 9 para llegar a una línea exterior.
Cuando sus líneas entrantes estén ocupadas, las personas que llamen recibirán una señal de ocupado. Esta restricción es una preocupación importante para una empresa en crecimiento.
Se requieren teléfonos de escritorio con numerosas líneas para las redes telefónicas tradicionales. Estos teléfonos vienen con funciones como auriculares y capacidades de teléfono inalámbrico (DECT). Sin embargo, su popularidad está disminuyendo a favor de su rival: VoIP.
Sistemas telefónicos multilínea basados en la nube
El sistema telefónico basado en la nube es el reemplazo del sistema telefónico tradicional. Proporcionan capacidad multilínea con escalabilidad infinita. Además, incorporan varias funciones comerciales bajo demanda.
¿Qué hace esto posible?
El protocolo de voz sobre Internet se utiliza en este tipo de sistema telefónico multilínea. Con VoIP, puede evitar por completo la compañía telefónica local. Nextiva, un servicio VoIP comercial confiable, ofrece un sistema telefónico integral en la nube con un tiempo de actividad excepcional.
Las llamadas se convierten en paquetes de datos a través de un sistema telefónico en la nube. Los envía a un centro de datos cercano. El teléfono IP convierte el audio en el sonido que escuchas en milisegundos. La empresa de VoIP ofrece un PBX virtual para sus clientes de clase empresarial.
Cuando se trata de sistemas telefónicos multilínea, el término “virtual” es crucial.
Las extensiones telefónicas no son lo mismo que las líneas telefónicas físicas. Tampoco hay tomas de teléfono. Son representaciones lógicas de una PBX en la nube haciendo cola o estacionando llamadas. Cada línea puede poner en cola hasta 525 llamadas. ¡Son muchas llamadas telefónicas!
Puede tener tantas líneas como desee siempre que tenga una conexión a Internet confiable.
Tipos de sistemas telefónicos multilínea
Elegir teléfonos para tu negocio no tiene por qué ser un juego de azar. Hay varios tipos de teléfonos que se pueden usar con su sistema telefónico multilínea en su pequeña empresa. Más líneas no implican automáticamente mejor.
#1. Sistemas telefónicos de dos líneas
Un sistema telefónico de dos líneas es apropiado para pequeñas empresas con un flujo constante de llamadas.
Ejemplos de casos de uso comercial que podrían beneficiarse de dos líneas incluyen:
- Soloemprendedores que tienen una línea para ventas y otra para servicio.
- Oficinas pequeñas con solo dos empleados, cada uno con una línea.
- Los pequeños minoristas aceptarán llamadas entrantes, con una línea dedicada a la gestión.
Los teléfonos de escritorio VoIP de dos líneas se pueden adquirir por alrededor de $80. El Poly VVX 150 es una excelente opción para personas con un presupuesto ajustado.
#2. sistemas telefónicos de 4 líneas
Un sistema telefónico de cuatro líneas es ideal si sus empleados necesitan poner llamadas en espera o transferir llamadas.
Considere los siguientes ejemplos de teléfonos de cuatro líneas en uso:
- Las pequeñas empresas tienen representantes de ventas y gerentes de cuentas para manejar las llamadas entrantes de los consumidores.
- Los clientes, proveedores y empleados son contactados a través de equipos de servicio al cliente que incluyen representantes de soporte.
- Recepcionistas que deben responder y transferir varias llamadas telefónicas entrantes.
#3. Sistemas telefónicos de 6 a 12 líneas
El siguiente nivel de teléfonos multilínea supera a los teléfonos VoIP de nivel inferior. Tienen conjuntos de chips más rápidos, más memoria e incluso más opciones de personalización que los teléfonos normales. Proporcionan funciones avanzadas en este nivel, como presencia de línea y teclas programables.
Estas son las mejores opciones para estos requisitos de la empresa:
- Asistentes ejecutivos que tamizan y necesitan saber el estado de la línea de su ejecutivo.
- Supervisores de equipo que deben monitorear muchas llamadas al mismo tiempo.
- Ejecutivos de cuenta sénior que necesitan consultar con la gerencia sobre el inventario y el precio.
Cómo instalar un sistema telefónico multilínea para su pequeña empresa
Si opta por un sistema telefónico estándar, el proveedor de telefonía tendrá que instalar cada línea. También deberá presupuestar un PBX en las instalaciones y un especialista para instalar todo. Los teléfonos de escritorio deben estar configurados para comunicarse con su PBX.
Un sistema telefónico multilínea basado en la nube es una opción menos complicada. Solo toma aproximadamente 20 minutos y solo requiere una conexión a Internet.
Estas son las cuatro etapas para poner en funcionamiento su sistema telefónico virtual con numerosas líneas:
- Seleccione un servicio telefónico comercial. Elija un paquete según los requisitos de su empresa.
- Hacer extensiones de teléfono. Puede comenzar a agregar extensiones internas para cada uno de los miembros de su equipo a su portal de administración. Esto facilita la marcación interna y las transferencias de llamadas.
- Guarde los saludos de su teléfono. Cargue su propio saludo o use uno desde su teléfono (o computadora). Cuando la gente llame a su empresa, dé una buena primera impresión.
- Comience a hacer y contestar llamadas: no tiene que esperar a que llegue un teléfono VoIP si aún no tiene uno. Comience con una aplicación de softphone en su teléfono inteligente iOS o Android.
En menos de una hora, tendrá un sistema telefónico multilínea.
Ventajas de usar un sistema telefónico multilínea para su pequeña empresa
#1. Ahorro de costes
Optar por un sistema telefónico en la nube es el enfoque ideal para proporcionar a su equipo varias líneas telefónicas.
En promedio, un sistema de teléfono fijo basado en el Sistema telefónico antiguo simple (POTS) cuesta $ 50 por línea. Ese plan de llamadas es principalmente solo para llamadas locales. También carece de las funciones de telefonía empresarial que suelen utilizar las empresas en la actualidad.
No es noticia que las corporaciones hayan abandonado AT&T, Verizon, CenturyLink y Frontier a favor de la nube. Pueden ahorrar hasta un 65% en sus gastos de comunicación.
Los sistemas telefónicos VoIP cuestan menos de $20 por línea al mes. Debido a las llamadas ilimitadas, no tendrá que pagar por la instalación, un servidor PBX o tarifas de peaje.
#2. Fiabilidad
Su sistema telefónico debe ser confiable y seguro. Los sistemas telefónicos locales lo exponen a interrupciones de energía o de red.
Para la redundancia, los sistemas telefónicos VoIP dependen de numerosos centros de datos. Su empresa seguirá operando con normalidad independientemente de lo que suceda con la infraestructura telefónica.
Además, los principales proveedores de servicios siguen estándares como PCI, SOC 2 e HIPAA. En lugar de preocuparse por las auditorías de seguridad, concéntrese en sus consumidores. ¡Hurra!
#3. Flexibilidad
Suponga que está contratando de forma remota, construyendo nuevas oficinas o convirtiéndose en una fuerza laboral híbrida. En esa circunstancia, se requiere un sistema telefónico que permita a los empleados trabajar desde cualquier lugar.
Están restringidos a la oficina por un sistema telefónico estándar de varias líneas. Hace que la comunicación sea difícil cuando operan de forma remota.
Un sistema telefónico basado en la nube le permite proporcionar a sus empleados las capacidades que necesitan. Pueden realizar su trabajo desde la comodidad de su celular y una conexión a internet.
#4. Escalabilidad
Un sistema de VoIP en la nube es su mejor apuesta si su empresa se está expandiendo y no quiere que la tecnología se interponga en su camino. Facilita la instalación de líneas telefónicas. También es posible agregar ubicaciones adicionales al mismo sistema telefónico sin ningún conocimiento técnico.
Cuando hay un crecimiento en la demanda o el número de empleados, su servicio telefónico no lo detendrá. Considere la cola de llamadas como otra opción para escalar su fuerza laboral de atención al cliente.
Los servicios de telefonía en la nube como Nextiva garantizan un tiempo de actividad y disponibilidad del 99.999 %.
# 5 Conveniencia
Un sistema telefónico multilínea le facilita la vida tanto a usted como a su personal. Se vuelven más productivos y tienen el potencial de hacer avanzar a la empresa.
Los clientes confiarán en usted debido a funciones como asistentes automáticos y teléfonos gratuitos. Es posible configurar un centro de llamadas entrantes en menos de un día.
Atrás quedaron los días en que su proveedor de telefonía lo abandonaría. Si alguna vez necesita ayuda, contáctenos en cualquier momento.
Los 8 mejores sistemas telefónicos multilínea para pequeñas empresas
Dirigir una pequeña empresa es bastante difícil sin tener que preocuparse por su sistema telefónico. La compra de un sistema telefónico multilínea facilita la comunicación interna y externa en su pequeña empresa, mucho más que un teléfono de una sola línea.
- Mejor en general: Nextiva X-835
- Lo mejor para la expansión de pequeñas empresas: Sistema de pequeñas empresas RCA de 4 líneas
- Panasonic KX-TG958: lo mejor para un servicio confiable
- Grandstream GXV3370: el mejor dispositivo de videollamadas
- Lo mejor para ventas y servicio al cliente: Teléfono IP MiVoice 5330e
- Teléfono alámbrico de 2 líneas de AT&T: ideal para el trabajo en la oficina en el hogar
- Lo mejor para una interfaz intuitiva: Fanvil X7
- Yealink SIP-W52P: lo mejor para comunicaciones inalámbricas
Sistema telefónico de 4 líneas para pequeñas empresas
Un sistema telefónico de cuatro líneas es una opción popular para las empresas que intentan aumentar la productividad, la comunicación y la eficiencia. Un sistema telefónico de 4 líneas es una solución de comunicaciones unificadas que permite a una pequeña empresa transferir llamadas y comunicarse sin problemas tanto interna como externamente.
¿Qué es un sistema telefónico de 4 líneas?
Un sistema telefónico de 4 líneas es un sistema telefónico comercial multilínea que conecta cuatro líneas telefónicas analógicas (o fijas) en su oficina. Se pueden utilizar líneas internas o externas. Las líneas internas permiten que los empleados de su lugar de trabajo interactúen entre sí, mientras que las líneas externas permiten que los clientes, proveedores o cualquier otra persona ajena a la empresa se comuniquen con usted. Si necesita más de cuatro líneas, la mayoría de los sistemas le permitirán conectar y dar servicio a teléfonos adicionales en grupos de cuatro.
Los sistemas telefónicos de cuatro líneas se diferencian de los sistemas telefónicos tradicionales en que permiten que varias personas hablen por teléfono al mismo tiempo, mientras que los teléfonos tradicionales solo permiten que dos personas hablen al mismo tiempo.
¿Cómo funciona un sistema telefónico de 4 líneas en una pequeña empresa?
Un sistema telefónico de cuatro líneas funciona de la misma manera que un teléfono normal de una línea. Los paquetes de datos de voz se transmiten a los destinatarios a través de las líneas de la red telefónica. Las cuatro líneas usan el mismo cable y reciben las mismas llamadas, formando un sistema entre los cuatro teléfonos.
Los sistemas telefónicos de cuatro líneas son posibles gracias a una extensión que permite conectar tres teléfonos adicionales a la línea. Esta extensión normalmente es inalámbrica, lo que permite instalar el segundo, tercer y cuarto teléfono independientemente del primero. En lugar de agruparlos a todos, esto permite que los empleados de cada grupo de cuatro líneas tengan teléfonos en sus propios escritorios.
¿Necesita un sistema telefónico de 4 líneas para su pequeña empresa?
Debido a que un sistema de cuatro líneas es un subconjunto de un arreglo de sistema telefónico multilínea, requiere un conjunto más preciso de circunstancias para justificar la elección. Debido a que estos sistemas solo están disponibles en grupos de cuatro, debe anticipar una ampliación de cuatro cada vez que necesite agregar una línea. Las siguientes empresas pueden beneficiarse más de un sistema telefónico de cuatro líneas:
- Emprendedores que desean separar su vida personal y profesional
- Pequeñas empresas con dos o más empleados que requieren conectividad telefónica regular
- Cualquier empresa que reciba una cantidad importante de llamadas en horarios específicos
- Oficinas con cuatro o más empleados que requieren acceso telefónico constante
- Equipos de cuatro que deben estar en llamadas juntos desde sus propios escritorios de forma regular
- Una pequeña empresa con pocos empleados que requieren varias líneas para su función laboral, deberes de equipo discretos y acceso comercial general.
- Situaciones en las que se gestionan varias marcas menores desde una misma sede
- Empresas con sistemas PBX más antiguos que no quieren experimentar latencia o nerviosismo como resultado de una mala conexión a Internet.
¿Puede un número de teléfono tener varias líneas?
Sí, un número puede tener varias líneas.
¿Cómo se transfiere una llamada en un teléfono con varias líneas?
- Seleccione la opción Transferir.
- Marque el número al que desea transferir la llamada.
- Para finalizar la llamada, presione el botón Transferir una vez más. Si la pantalla de su teléfono incluye un botón Completar, lo presionará para finalizar la llamada.
¿Cuáles son los tres tipos de sistemas telefónicos?
Los tres tipos de sistemas telefónicos son los sistemas telefónicos alojados, los sistemas telefónicos PBX en las instalaciones y los sistemas telefónicos VoIP híbridos.
¿Puedo usar un sistema telefónico multilínea para mi pequeña empresa?
Sí, los sistemas telefónicos multilínea son adecuados para pequeñas empresas. Están diseñados para ser escalables, por lo que se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de su negocio.
¿Cuál es la diferencia entre los sistemas telefónicos PBX, híbridos, VoIP y multilínea basados en la nube?
Los sistemas PBX son sistemas telefónicos tradicionales que utilizan hardware físico para enrutar llamadas. Los sistemas híbridos combinan hardware tradicional con funciones digitales. Los sistemas de VoIP utilizan Internet para realizar y recibir llamadas. Los sistemas basados en la nube están alojados en servidores remotos y se accede a ellos a través de Internet.
¿Cuánto cuesta un sistema telefónico multilínea?
El costo de un sistema telefónico multilínea puede variar mucho según el tipo de sistema, la cantidad de líneas requeridas y las funciones incluidas. Una pequeña empresa puede esperar pagar desde unos pocos cientos de dólares hasta varios miles de dólares por un sistema telefónico multilínea.
En conclusión
Puede comunicarse desde cualquier lugar con los mejores sistemas telefónicos multilínea para pequeñas empresas. Además de manejar llamadas de conferencia, pueden proporcionar conexiones telefónicas a empleados remotos.
Es importante tener en cuenta las necesidades de su empresa tanto ahora como en el futuro al elegir un sistema telefónico de empresa. ¿Cómo le gustaría interactuar con sus clientes? Tendrá éxito o fracasará en función de su plataforma de comunicación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la principal ventaja de utilizar un sistema telefónico multilínea?
La principal ventaja de usar un sistema multilínea es que permite que varios estén en el mismo teléfono al mismo tiempo.
¿Cuántos teléfonos inalámbricos puede tener en una línea?
Puede tener hasta 6 teléfonos inalámbricos en una línea.
¿Cuántas líneas telefónicas necesita una pequeña empresa?
Una pequeña empresa necesita un mínimo de 10 líneas telefónicas para facilitar las llamadas de ventas, los faxes, la colaboración en línea, las teleconferencias, la gestión de clientes y la administración.
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Referencias
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