Saber lo que su empleador espera y necesita en términos de reembolso de millas en 2023 será útil si tiene la intención de viajar por negocios. Los empleados que utilizan sus vehículos (como automóviles o camiones) para realizar mandados relacionados con el negocio pueden recibir un reembolso por su millaje. Para conducir un automóvil con fines laborales, benéficos, médicos o relacionados con la mudanza en 2023, el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) ha establecido una nueva tasa estándar de reembolso de millaje. También se entrega a los empleados un Formulario de solicitud de reembolso de kilometraje con información sobre el viaje para que lo llenen cada vez que hagan mandados para el negocio.
En este artículo, repasamos puntos cruciales relacionados con el reembolso de millas, cómo determinar su elegibilidad y consejos para documentar con precisión sus costos de viaje.
Reembolso de millas
Cuando un empleado utiliza su vehículo para fines relacionados con el trabajo, el empleador le reembolsa el kilometraje. La mayoría de las empresas emplean una fórmula de centavos por milla. Sin embargo, el empleador y su acuerdo con el empleado determinarán las tasas de reembolso, los gastos cubiertos y el calendario de pagos.
La compensación que recibe por usar un vehículo personal para fines relacionados con el trabajo se conoce como reembolso de millaje. Todos los gastos relacionados con la propiedad y el funcionamiento de su automóvil durante el kilometraje requerido están cubiertos por el reembolso. En la mayoría de los casos, se calcula por milla y paga todos los costos asociados con poseer y operar un vehículo con fines comerciales.
Elementos del reembolso de millas
Varios factores, como los siguientes, pueden afectar el reembolso de millas:
#1. Elegibilidad
Aunque no todos los trabajadores son elegibles, los empleadores pueden reembolsar a los empleados el millaje cuando usan sus vehículos para fines relacionados con el trabajo. Los detalles de su empleo determinarán si es elegible. Una póliza típica de reembolso de millaje generalmente cubre los siguientes viajes:
- Visitas con clientes
- Proporcionar un medio de transporte para los clientes.
- Hacer un viaje a un sitio de trabajo temporal
- El viaje a un congreso o convención profesional
Recuerde que las consecuencias fiscales pueden resultar del reembolso de la empresa. Se recomienda que hable con un preparador de impuestos experimentado para averiguar cómo podrían verse afectados sus ingresos.
#2. Tarifas estándar
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) ha establecido una tarifa estándar por milla, pero una empresa también es libre de establecer sus tarifas. El IRS permite que las declaraciones de impuestos deduzcan hasta esta cantidad por millaje. Aunque muchas empresas basan sus tarifas en la tasa del IRS, la ley no lo exige. Su empleador puede proporcionar un reembolso menor o mayor que el mínimo legal.
#3. Requisitos del empleador
Los empleadores no están obligados a pagar reembolsos por millaje a menos que hacerlo resulte en que el pago del empleado caiga por debajo del umbral de salario mínimo estatal.
Cómo rastrear el reembolso de millas
Algunos empleadores exigen que los trabajadores presenten sus recibos de gasolina y reparación de automóviles para que se les reembolse. El engorroso proceso de recopilar recibos se elimina cuando se utiliza la tasa de deducción estándar. El uso de un programa de seguimiento de gastos simplifica el seguimiento de su millaje. Estos programas le permiten ingresar su información de millaje y calcular su reembolso en base a esa información. Siguiendo los pasos a continuación, puede monitorear su reembolso de millas:
- Mantenga un registro de la fecha del viaje.
- Lleve un registro del tiempo de viaje.
- Tan pronto como comience el viaje, anote el kilometraje.
- Incluya su punto de partida y destino final.
- Incluya un resumen de los objetivos del viaje.
- Una vez que haya regresado de su viaje, anote el kilometraje.
Su empleador puede proporcionarle una asignación de millaje mensual fija, una FAVR (tarifa fija y variable) o la tarifa estándar de reembolso de millaje requerida por el IRS.
FAVR (Tasa Fija y Variable)
FAVR, una sustitución popular del método tradicional, consiste en pagar a los empleados una combinación de la tarifa estimada de centavos por milla para cubrir los costos variables y una suma fija para cubrir los costos fijos. El gas, el petróleo, el mantenimiento y las reparaciones son algunos ejemplos de costos variables. Mientras que las tarifas de arrendamiento, impuestos, registro y licencia, así como la depreciación y el seguro, son ejemplos de costos fijos. Como siempre, debe utilizar la tarifa estándar por milla del IRS y cualquier reembolso adicional estará sujeto al impuesto sobre la renta.
Los empleadores y contratistas independientes pueden deducir el millaje relacionado con el negocio. Además, no está sujeto a impuestos porque no se considera ingreso para un empleado. Pero si un empleador paga a un empleado más que el costo real de conducir con fines relacionados con el trabajo, parte del reembolso podría considerarse una compensación y gravarse.
¿Qué califica para el reembolso de millas?
Su empresa puede deducir el costo de los viajes de negocios que no impliquen el viaje regular de un empleado. Los siguientes gastos califican para el reembolso de millas:
- Viaje de negocios
- Consultas fuera del sitio con clientes actuales y potenciales
- Hacer mandados para comprar suministros para la empresa.
- Entregas para empresas
Tasa de reembolso de millas en 2023
Las nuevas tarifas de millaje del IRS están vigentes para los viajes que comienzan el 1 de enero de 2023.
- 65.5 centavos por milla cuando conduce al trabajo
- Para necesidades médicas o de mudanza, 22 centavos por milla
- 14 centavos por milla para fines benéficos
A medida que cambiaron los precios del combustible, la eficiencia del combustible y los costos de los seguros, también cambiaron las nuevas tarifas por millaje.
Reglas de reembolso de millas
Debe cumplir con los tres requisitos del IRS para un plan responsable para que su reembolso esté libre de impuestos:
- Sus gastos de bolsillo deben estar asociados con su línea de trabajo, lo que significa que los incurrió mientras trabajaba para su empleador.
- Debe proporcionar a su empleador con prontitud y precisión una contabilidad de estos costos.
- Cualquier compensación o asignación adicional debe ser devuelta a tiempo.
Además, el IRS no tiene pautas específicas con respecto al reembolso federal de millas. Debe cumplir con las leyes de salario mínimo incluso si no ofrece este reembolso. Asegúrese de pagarles a los trabajadores por lo menos el salario mínimo, menos los reembolsos por millaje.
Calcular reembolso de millas
Digamos que Joe, uno de sus empleados, está realizando algunos mandados para su empresa. Para obtener suministros, Joe viaja una distancia de 50 millas de ida y vuelta. Luego viaja 13 millas para encontrarse con un cliente antes de hacer un viaje de 20 millas de regreso a la oficina. Joe recorrió 83 millas mientras se dirigía al trabajo. Como la tarifa estándar por milla era de 65.5 ($0.655 de tarifa estándar por milla x 36 millas comerciales recorridas), debe devolverle $54.37.
Formulario de reembolso de millaje
Los empleados pueden usar un bolígrafo y papel para realizar un seguimiento de su kilometraje comercial diario. Muchas empresas ofrecen un formulario de reembolso de kilometraje a su personal. Los empleados pueden entonces completar el formulario de reembolso de kilometraje cada vez que realicen una tarea relacionada con el negocio de la empresa.
Un Formulario de reembolso de kilometraje solicita información sobre el viaje. El formulario generalmente solicita información como la fecha, el propósito comercial, el origen, el destino, la cantidad de millas recorridas y las millas totales. Por lo general, los empleados que desean recibir un reembolso por usar sus vehículos para fines laborales completan un formulario de reembolso de millaje.
Para permitir que los empleados ingresen información sobre varios viajes, los formularios suelen tener varias líneas o espacios. Mientras que algunas empresas solo solicitan informes de kilometraje una vez al año, otras pueden solicitar a los empleados que los envíen mensualmente.
Los datos serían idénticos entre los formularios digitales y en papel. Además, el uso de un formulario de millaje digital elimina el riesgo de que los empleados extravíen o pierdan un formulario en papel, lo que podría resultar en la pérdida de datos de millaje.
¿Cuál es la tasa federal de reembolso de millaje para 2023?
La tarifa de millaje estándar para todas las millas comerciales es de 65.5 centavos por milla, mientras que las tarifas por gastos médicos o de mudanza son de 22 centavos por milla, y para fines benéficos, son de 14 centavos por milla.
¿Cómo calculo el reembolso de millas?
Multiplicando el millaje de su negocio por la tasa de millaje actual del IRS o de su empleador obtendrá el monto de su reembolso de millaje. Por ejemplo, supongamos que viajó 800 millas por motivos laborales este mes y su empleador le reembolsó a la tarifa estándar. Si es así, puede hacerlo utilizando la siguiente fórmula para determinar su reembolso de millaje: 800 millas x 65.5 centavos equivalen a $524 en compensación de millaje.
Mary, una empleada de la empresa, necesita una reunión con un cliente en el pueblo de al lado. Ella viaja, se encuentra con el cliente y luego hace un viaje rápido de regreso a su oficina. Mary pasó un total de 74 millas conduciendo. Al conducir, multiplicar 74 millas por $0.655 da como resultado $48.47
¿Cómo funciona el reembolso de millas?
Un empleador reembolsa a los trabajadores a una tasa de centavos por milla por los gastos del vehículo incurridos como parte del trabajo. De acuerdo con las regulaciones del IRS, la tarifa estándar por milla para 2023 es de 65.5 centavos.
Esta tarifa se multiplica por la distancia que viaja dentro de un período de pago para determinar su reembolso de millas. Digamos que viajó 120 millas este mes. Recibirá $78.6 en reembolso de millas
¿Cómo pagan las empresas el kilometraje?
Un empleador reembolsa a los trabajadores a una tasa de centavos por milla por los gastos del vehículo incurridos como parte del trabajo. Los empleados reciben un reembolso de centavos por milla de la empresa para cubrir los costos del uso de sus vehículos para fines relacionados con el trabajo.
¿Qué prueba necesito para reclamar millas?
Necesitará su libro de registro de millas si elige deducir las millas usando el método estándar. Necesitará recibos que detallen sus gastos si está utilizando desembolsos reales. Para determinar qué método resultará en la mayor deducción, es probable que deba realizar un seguimiento de su millaje.
¿Puedo reclamar millas como empleado?
Siempre que no sea un contratista independiente, un empleado que use su vehículo para fines comerciales puede ser elegible para recibir un reembolso por millaje de su empleador. Este reembolso está destinado a cubrir el costo de la gasolina y el uso y desgaste en los viajes de negocios.
Conclusión
Su empleador podría proporcionarle un reembolso por millaje si utiliza un vehículo personal con fines comerciales para ayudar a cubrir sus gastos. A pesar de algunas leyes estatales, no existe ninguna ley federal que le exija pagar a sus empleados por usar sus vehículos para fines comerciales.
Massachusetts, California, Illinois y otros estados imponen obligaciones a los empleadores para pagar los gastos de viaje y otros costos relacionados en los que incurran los empleados durante el trabajo. Si no está seguro de si debe otorgar un reembolso por millaje, debe investigar las leyes de su estado y hablar con un abogado.
Preguntas frecuentes sobre el reembolso de millas en 2023
¿Qué es el reembolso de millas?
La compensación que recibe por usar un vehículo personal para fines relacionados con el trabajo se conoce como reembolso de millas
¿Qué prueba necesito para reclamar millas?
Necesitará su libro de registro de millaje si elige deducir el millaje usando el método estándar, o necesitará recibos que detallen sus gastos si está usando desembolsos reales.
¿Cuál es la tasa federal de reembolso de millaje para 2023?
La tarifa de millaje estándar para todas las millas comerciales es de 65.5 centavos por milla, mientras que las tarifas por gastos médicos o de mudanza son de 22 centavos por milla, y para fines benéficos, son de 14 centavos por milla.
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Referencias
