"Ahora, ¿dónde dejé ese inventario?" te preguntas mientras deambulas aturdido por tu almacén. Ese escenario es un poco dramático, pero puede sentirse así cuando descubre que los números de su inventario son incorrectos. El seguimiento adecuado del uso y la variación del inventario es clave para aprovechar al máximo sus productos. Afortunadamente, no tiene por qué ser tan difícil como parece. Hemos preparado una guía completa que puede ayudarlo a comprender los conceptos básicos de un sistema de seguimiento de inventario, incluido un software gratuito que puede usar para su pequeña empresa y una hoja para ayudarlo a través del proceso. Sin más preámbulos, ¡continuemos!
¿Qué es un rastreador de inventario?
El seguimiento de inventario, como su nombre lo indica, se refiere al seguimiento de los niveles de existencias a lo largo de las operaciones de una empresa. Estos cambian constantemente a medida que los clientes realizan compras y se incorporan nuevas existencias, ya sea para reemplazar los artículos vendidos a esos clientes o para anticipar los cambios en los patrones de demanda.
Si posee un negocio minorista, ya sea grande o pequeño, su responsabilidad más importante es mantener las existencias correctas en las cantidades correctas, y para hacerlo, necesita un sistema de seguimiento de inventario preciso como parte de su sistema de gestión de existencias.
Hay dos razones por las que el seguimiento del inventario es tan importante. El primero es satisfacer la demanda del consumidor y el segundo es la cantidad de dinero en juego. Las empresas deben optimizar la gestión del inventario para garantizar que los clientes puedan encontrar los productos correctos y que las empresas no desperdicien dinero en exceso de inventario.
Las empresas más grandes pueden dedicar más recursos a la gestión de almacenes y al control de inventario. Algunos incluso tienen departamentos específicos que se concentran por completo en este trabajo. Obviamente, esta es una opción menos viable para las empresas más pequeñas. No obstante, herramientas como el software de seguimiento de inventario pueden ayudar a estas pequeñas empresas a administrar el almacenamiento, el cumplimiento y otras tareas.
Los beneficios del seguimiento del inventario
El seguimiento de inventario tiene numerosas ventajas porque los niveles de inventario en tiempo real tienen un impacto directo en sus operaciones de almacenamiento y ventas. Los tres primeros son los siguientes:
#1. Podrá tomar decisiones informadas sobre pedidos de productos.
Calcular los puntos de reorden óptimos, realizar la planificación y el pronóstico de la demanda, y más, todo es más fácil cuando tiene información sobre los niveles y el movimiento del inventario. Como resultado, mejora la capacidad de aumentar las ventas y maximizar las ganancias.
#2. Ahorrará dinero en todos los ámbitos.
Cuando su inventario está bajo control, puede ahorrar dinero en almacenamiento, transferencia de mercancías, compras y salarios de los empleados. Con menos dinero reservado para el inventario, puede invertirlo en marketing de comercio electrónico para impulsar las ventas y expandir su negocio.
#3. El personal de su almacén apreciará tener información sobre sus niveles y ubicaciones exactos de inventario.
Serán más productivos si tienen más información. Si aún no lo ha hecho, debe comenzar a usar el software de gestión de almacenes. La velocidad de cumplimiento de pedidos también aumenta, y su personal pasará menos tiempo buscando artículos faltantes o clasificando una gran cantidad de inventario. Esto también conduce a clientes más satisfechos.
Los desafíos del seguimiento del inventario
Si bien las ventajas del seguimiento de inventario hablan por sí solas, también es importante conocer los inconvenientes. Comprender estos desafíos es fundamental porque puede ayudar a las empresas a evitar convertirse en víctimas de ellos.
#1. lleva mucho tiempo
Aunque mencionamos anteriormente que el seguimiento del inventario puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero, vale la pena señalar aquí que la gestión del inventario puede llevar mucho tiempo en sí misma. Se vuelve más complejo a medida que las empresas se expanden a nuevos canales y aumentan las ventas, lo que significa que hay más para analizar y rastrear.
No hace falta decir que los empresarios minoristas tienen una gran cantidad de demandas de tiempo. Los minoristas multicanal tienen mucho en sus manos, ya sea contratando y capacitando a nuevos empleados, realizando campañas de marketing o buscando nuevas oportunidades comerciales. La gestión de inventario es una responsabilidad adicional además de todo lo demás.
#2. No siempre es fácil hacer un seguimiento de los artículos.
Otro problema con el seguimiento del inventario es que los pedidos se mueven con frecuencia de un lugar a otro. No es tan simple como almacenarlos todos en un almacén hasta que los clientes los requieran. Los artículos pueden moverse de un lugar a otro antes de llegar al consumidor.
A medida que los artículos se mueven de un lugar a otro, se vuelve cada vez más difícil hacer un seguimiento de dónde están y cuántos hay. Esto puede tener consecuencias negativas. Implica específicamente que existe el riesgo de reducción de inventario (debido a pérdida o robo, por ejemplo), pedidos incumplidos o retrasados y registros financieros inexactos.
#3. Los inventarios más grandes son más difíciles de administrar.
Ya lo hemos mencionado, pero los inventarios más grandes son más difíciles de administrar. Obviamente, los empresarios ambiciosos siempre están buscando formas de expandirse. Pero a medida que aumentan las ventas, también lo hará la rotación de inventario, y administrar esto es indudablemente complicado.
Es posible que tenga múltiples variantes del mismo tipo de producto, por lo que la tarea aquí es realizar un seguimiento de todos ellos, en todos sus diversos tamaños, colores, estilos, etc. Además de administrar sus precios, al tiempo que se asegura de que su empresa tenga suficiente de cada uno para satisfacer la demanda de los clientes. Ampliar el seguimiento de inventario es, por lo tanto, uno de los desafíos más difíciles de superar para las empresas en crecimiento.
¿Cómo realiza un seguimiento eficaz del inventario?
Los métodos de seguimiento de inventario varían, y algunos son más efectivos que otros. Echemos un vistazo a algunos de ellos.
#1. Pluma y papel
Algunas empresas (por lo general, las más antiguas y pequeñas) siguen utilizando métodos manuales de lápiz y papel, anotando los detalles de cada transacción en un sistema de tarjeta. Sin embargo, este es claramente un método subóptimo, y la mayoría de las empresas hace tiempo que abandonaron tales prácticas.
#2. hojas de calculo excel
Para realizar un seguimiento del inventario, algunas empresas simplemente usan hojas de cálculo de Excel. Esto está bien para las pequeñas empresas que manejan volúmenes de pedidos muy bajos, pero es probable que resulte inadecuado incluso para las medianas empresas. A medida que su empresa crezca, es probable que descubra que estas hojas de cálculo ya no son adecuadas.
#3. Rastreador de inventario de Google Sheet
Aunque las hojas de cálculo son una mejora con respecto a las copias en papel, la información aún debe ingresarse manualmente. Sin embargo, si usa Google Sheet, puede actualizar automáticamente su rastreador de inventario cada vez que cambie.
#4. Logística externa
Otra opción es externalizar el cumplimiento de pedidos a una empresa de logística de terceros, que se encargará de todo el proceso. Debido a que estas empresas manejan sus pedidos, también están a cargo de su inventario, empaque y envío de pedidos a los clientes. También pueden proporcionar informes de inventario detallados en tiempo real y mantener bajo control los niveles de inventario precisos.
#5. Aplicaciones móviles
Muchas empresas (incluidas muchas pequeñas empresas emergentes) utilizan cada vez más aplicaciones de iOS y Android en lugar de una hoja de cálculo como rastreador de inventario. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y sus necesidades se vuelven más complejas, estas aplicaciones pueden volverse algo limitantes.
#6. software de seguimiento de inventario
El software de seguimiento de inventario proporciona una imagen mucho más detallada del inventario. A medida que se procesan los pedidos, los trabajadores del almacén pueden escanear etiquetas de código de barras 2D, lo que proporciona un registro instantáneo de qué artículos están en stock, cuáles se están agotando y cuáles tienen exceso de existencias. Este es solo un ejemplo de cómo la automatización está facilitando la vida tanto de las empresas como de sus empleados.
El mejor software gratuito de seguimiento de inventario 2023
El software de inventario gratuito puede proporcionar una forma rentable para que las pequeñas empresas administren su inventario. Sin embargo, se obtiene lo que se paga. Estos sistemas de seguimiento de inventario suelen tener pocas funciones, por lo que cuando busque el software adecuado, asegúrese de que, como mínimo, sea compatible con sus operaciones actuales. Hemos elegido algunos para que los uses. Son los siguientes:
#1. odoo
Odoo, un sistema de inventario completamente de código abierto, es el mejor software gratuito de administración de inventario porque hace mucho, incluidas las órdenes de compra (PO) automatizadas y el seguimiento de la fecha de vencimiento. Es completamente ilimitado, lo que lo hace ideal para pequeñas empresas con grandes inventarios, y por una pequeña tarifa, puede vincularlo a la docena de otras herramientas de ventas y marketing de Odoo. Odoo también se integra con los sistemas de comercio electrónico.
# 2. Zoho
Zoho Inventory, diseñado para pequeñas y medianas empresas, ayuda a las empresas a administrar las ventas, crear órdenes de compra y realizar un seguimiento preciso del inventario. Se integra con varios mercados en línea, incluidos Amazon, Etsy y eBay. También es compatible con Shopify y está disponible en todas las plataformas. Esta versión es gratuita y viene con 20 pedidos en línea y fuera de línea, 20 etiquetas de envío, 20 seguimiento de envío y un almacén. Incluye gestión de inventario y almacén, venta multicanal, generación de informes y otras características.
#3. Carpeta de ventas
SalesBinder proporciona un excelente software de inventario que funciona en más de 130 países y en varias divisas. Su interfaz fácil de usar también permite una amplia personalización, lo que le permite hacer que funcione exactamente como lo necesita, sin importar en qué parte del mundo se encuentre. El plan gratuito de SalesBinder no admite integraciones; en su lugar, considere Zoho u Odoo. Su plan gratuito también restringe la cantidad de registros mensuales que cuenta como artículos de inventario, cuentas o pedidos; ningún otro sistema de seguimiento de inventario en nuestra lista hace esto, ya sea para una pequeña empresa o una gran empresa. Sin embargo, tiene sólidas funciones de registro y seguimiento de inventario, así como sólidas funciones de ventas y CRM.
#4. ordenadamente
Sortly es una plataforma de gestión de inventario basada en la nube que incluye funciones como seguimiento de actividades, seguimiento de ubicaciones múltiples, códigos de barras y registros de auditoría. Su característica más notable, sin embargo, es su código de barras incorporado y la aplicación móvil de escáner QR, que funciona incluso cuando el dispositivo está apagado. Incluso si la aplicación de su teléfono no recibe una señal, puede escanear el inventario entrante y saliente; Sortly se sincronizará automáticamente una vez que vuelva a estar en línea. Sortly es ideal para la gestión de inventario sobre la marcha en múltiples ubicaciones debido a sus capacidades fuera de línea y al seguimiento de múltiples ubicaciones. Si bien la aplicación móvil de Zoho tiene un modo fuera de línea, Sortly ofrece inventario para varias ubicaciones.
#5. Cuadrado
Square es mejor conocido por sus capacidades de punto de venta (POS) para minoristas y restaurantes, y se ubica cerca de la parte superior de nuestras listas de los mejores sistemas de POS y los principales sistemas de POS gratuitos. Sin embargo, también incluye las herramientas de administración de inventario de Square completamente gratis para hasta 300 ubicaciones. Dadas todas las características que incluyen las cuentas de Square (ventas en la tienda, integraciones de comercio electrónico, capacidades móviles y POS), es la mejor solución todo en uno para los minoristas que buscan administrar el inventario de forma gratuita y vender en la tienda, en línea, vía factura, y móvil.
Lea también: SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE INVENTARIO: Mejores prácticas
Cómo elegir un software de gestión de inventario gratuito
Para determinar qué software de inventario gratuito es el que mejor se adapta a las necesidades de su empresa, considere los siguientes factores y sopéselos en el contexto de su negocio.
#1. Gestión multicanal
Si posee una pequeña empresa o una gran empresa con una tienda minorista y también una tienda en línea, necesitará un sistema de seguimiento de inventario gratuito que sincronice el inventario de ambas ubicaciones. Debe integrarse con su POS y software de comercio electrónico para lograr esto. Square, por ejemplo, es una buena solución de inventario gratuita para esto, pero Stockpile by Canvus no lo es.
#2. Integraciones adicionales
Si su software de contabilidad incluye informes de inventario, puede valer la pena elegir una aplicación de inventario gratuita que se integre con él. Esto elimina la necesidad de suscribirse a un plan de gestión de inventario pagado para acceder a informes avanzados. Existen razones adicionales por las que su software de contabilidad y su software de inventario deben estar vinculados: El rastreador de inventario se clasifica como un activo en su balance.
#3. el numero de usuarios
¿Cuántas personas necesitarán acceso a su aplicación de gestión de inventario? El software gratuito suele tener un pequeño límite de usuarios, y en ocasiones solo permite un usuario. Inclúyase a usted mismo, a cualquiera que llene o cuente el inventario, y posiblemente incluso a su contador.
# 4. Presupuesto
El software de seguimiento de inventario gratuito es asequible para cualquier empresa pequeña o grande. Pero si un sistema de seguimiento de inventario un poco más costoso le ahorra tiempo que de otro modo se gastaría en realizar un seguimiento manual de su inventario, o evita errores costosos al ordenar o rastrear artículos, puede valer la pena el precio a largo plazo.
#5. Características
El sistema de seguimiento de inventario gratuito para pequeñas empresas o grandes empresas generalmente incluye menos funciones que las opciones pagas, como informes básicos, alertas de existencias bajas, algunas capacidades de escaneo y etiquetado digital y funcionalidad móvil.
¿Cuál es la mejor manera de rastrear el inventario?
El método más básico de seguimiento de inventario es contar manualmente su inventario cada dos semanas y comparar los números con las ventas. Esto se conoce como inventario periódico. También existe el inventario perpetuo, que utiliza sistemas de gestión de inventario que se integran en el POS de su empresa.
¿Cómo puedo realizar un seguimiento de mi inventario de forma gratuita?
Se puede usar lápiz y papel, una hoja de cálculo de seguimiento de inventario o un software de gestión de inventario gratuito para realizar un seguimiento del inventario de forma gratuita. Puedes ir con quien te convenga.
¿Se puede usar Excel para rastrear el inventario?
Excel es un sistema de seguimiento de inventario gratuito y de bajo costo para pequeñas empresas o grandes corporaciones, pero tiene limitaciones (y margen de error) que el software de administración de inventario no tiene. Una hoja de cálculo tiene columnas prácticamente infinitas para categorizar y clasificar la información que necesita.
¿Cuáles son los tres métodos de seguimiento del inventario?
La técnica de empuje, la técnica de extracción y la técnica justo a tiempo son las tres técnicas de gestión de inventario más populares.
¿Cuáles son los dos métodos de seguimiento del inventario?
Hay dos enfoques: el método tradicional de rastrear y registrar manualmente el flujo de bienes que entran y salen de su negocio, o el enfoque automatizado más práctico que utiliza tecnología.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de seguimiento de inventario?
Los sistemas de gestión de inventario se clasifican en tres tipos: manual, periódico y perpetuo.
¿Por qué debería realizar un seguimiento del inventario?
Hacer un seguimiento de su inventario puede ayudarlo a evitar errores e ineficiencias en el inventario. Mantener un seguimiento cuidadoso de los productos que su empresa tiene en stock puede ayudarlo a aumentar las ganancias y operar de manera más eficiente.
Conclusión
El seguimiento del inventario es una de las partes más importantes de la gestión de un negocio exitoso. Un gerente de inventario, gerente de almacén o propietario de un negocio inteligente realizará un inventario completo al menos trimestralmente y utilizará datos de inventarios físicos o perpetuos para mejorar sus prácticas de gestión de inventario (consulte el salario del gerente de control de inventario y el salario del gerente de almacén).
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Referencias
