La capacidad de un líder para comunicarse de manera clara y efectiva con los empleados, dentro de los equipos y en toda la organización es una de las bases de un negocio exitoso.
Y en el entorno empresarial complejo y en rápida evolución actual, con cientos de herramientas de comunicación diferentes, equipos total o parcialmente remotos e incluso equipos multiculturales que abarcan múltiples zonas horarias, la comunicación efectiva nunca ha sido tan importante ni tan desafiante.
Por lo tanto, la capacidad de comunicarse puede ser la habilidad más vital de un gerente y un empleado.
La buena noticia es que las habilidades de comunicación se pueden aprender, mejorar e incluso dominar.
Y los consejos de este artículo pueden ayudarlo a mejorar y maximizar sus habilidades de comunicación para el éxito de su organización y carrera.
Pero como siempre, empecemos por lo básico…
¿Cuál es la definición de comunicación efectiva?
Los comunicadores más efectivos informan claramente a los demás mientras los escuchan activamente. Pueden aceptar aportes verbales y no verbales al mismo tiempo que expresan sus pensamientos y opiniones de manera acogedora.
Se requiere una conexión con los demás para una comunicación efectiva. Es un baile con una pareja que a veces se mueve de formas inesperadas. Esto significa que estar sincronizado con tu audiencia es la habilidad más poderosa que puedes usar. Implica comprender y comunicarse con sus necesidades y responder a la retroalimentación en tiempo real. Implica participar en la conversación que su audiencia desea.
Todo esto, sin embargo, requiere algo de práctica.
¿Por qué es tan importante mejorar las habilidades de comunicación en el trabajo?
Es fácil creer que mientras hagas bien tu trabajo, no es necesario ser un buen comunicador. ¡Eso no podría estar más lejos de la verdad!
Cada aspecto de su trabajo depende de la comunicación, y su capacidad para comunicarse se correlaciona directamente con su capacidad para hacer su trabajo.
Con el auge del trabajo remoto, las habilidades de comunicación deficientes se han puesto de relieve por el mayor uso de mensajes en lugar de la comunicación cara a cara en el lugar de trabajo.
Si trabaja con clientes, sus habilidades de comunicación harán o romperán la relación.
Considere los siguientes aspectos de ese trabajo que requieren una comunicación efectiva:
- Lanzamiento de su negocio al cliente,
- Establecer una relación personal de confianza con ellos,
- Entender lo que quieren y comunicarlo claramente a los equipos apropiados
- Obtener retroalimentación,
- Comunicar cualquier cambio o retraso, y muchos otros.
Cómo mejorar las habilidades de comunicación: 8 consejos
Los siguientes son simples consejos prácticos para ayudarlo a mejorar sus habilidades de comunicación en un tiempo muy corto.
Sea conciso y claro
El aspecto más importante de la comunicación es la elección de palabras. Cuando se trata de redacción, menos es más.
La claridad y, cuando sea posible, la brevedad son las claves para una comunicación poderosa y persuasiva, ya sea escrita o hablada.
Defina sus objetivos y su audiencia antes de involucrarse en cualquier forma de comunicación.
Describir lo que quiere transmitir y por qué lo ayudará a asegurarse de incluir toda la información necesaria. También le ayudará a eliminar detalles irrelevantes.
Evite las palabras superfluas y el lenguaje florido, que pueden restar valor a su mensaje.
Y, aunque la repetición puede ser necesaria en algunos casos, utilícela con precaución. Repetir su mensaje asegura que se reciba, pero demasiada repetición puede hacer que se desconecten por completo.
#2. Planifique con anticipación
Antes de iniciar cualquier tipo de comunicación, planifique lo que dirá y cómo lo dirá.
Sin embargo, estar preparado implica algo más que practicar una presentación.
La preparación también implica considerar toda la comunicación, de principio a fin. Investigue la información que puede necesitar para respaldar su mensaje. Considere su respuesta a las preguntas y críticas. Trate de planificar para lo inesperado.
Prepare una lista de ejemplos concretos del comportamiento de su empleado para respaldar su evaluación antes de una revisión de desempeño, por ejemplo.
Sepa exactamente lo que quiere antes de participar en una negociación de salario o promoción. Prepárese para discutir rangos y compromisos potenciales; Sabes lo que eres y no estás dispuesto a aceptar. Y tenga detalles específicos a mano para respaldar su caso, como salarios relevantes para su puesto y ubicación (pero asegúrese de que su investigación se base en datos disponibles públicamente, no en chismes de la empresa o evidencia anecdótica).
Además, antes de iniciar una conversación, piense en posibles preguntas, solicitudes de más información o aclaraciones y desacuerdos para que pueda abordarlos con calma y claridad.
#3. Sea consciente de la comunicación no verbal
Nuestras expresiones faciales, gestos y lenguaje corporal pueden, y frecuentemente lo hacen, transmitir más información que nuestras palabras.
Las señales no verbales pueden tener hasta un 93 por ciento más de impacto que las palabras habladas. Si los dos no están de acuerdo, es más probable que creamos en las señales no verbales antes que en las palabras habladas.
Los líderes deben ser especialmente hábiles para leer las señales no verbales.
Los empleados que dudan en expresar sus desacuerdos o preocupaciones, por ejemplo, pueden mostrar su incomodidad cruzando los brazos o negándose a hacer contacto visual. Es posible que pueda ajustar sus tácticas de comunicación si está consciente del lenguaje corporal de los demás.
Los líderes deben poder controlar sus propias comunicaciones no verbales al mismo tiempo.
Sus señales no verbales siempre deben respaldar su mensaje. La comunicación verbal y no verbal en conflicto puede ser confusa en el mejor de los casos. En el peor de los casos, puede descarrilar su mensaje y socavar la confianza de su equipo en usted, su organización e incluso en ellos mismos.
#4. Tome nota de su tono
Lo que dices no siempre es tan importante como cómo lo dices. Su tono, al igual que otras señales no verbales, puede agregar poder y énfasis a su mensaje o socavarlo por completo.
En los desacuerdos y conflictos en el lugar de trabajo, el tono puede ser especialmente importante. Una palabra cuidadosamente elegida con una connotación positiva fomenta la buena voluntad y la confianza. Una palabra mal elegida con connotaciones ambiguas o negativas puede llevar rápidamente a la confusión.
El tono en el habla incluye volumen, proyección, entonación y selección de palabras. Puede ser difícil controlar el tono en tiempo real para asegurarse de que coincida con su intención. Sin embargo, ser consciente de su tono le permitirá ajustarlo adecuadamente si una comunicación parece ir en la dirección equivocada.
Al escribir, el tono se puede controlar más fácilmente. Asegúrese de leer su comunicación una vez, si no dos, teniendo en cuenta el tono y el mensaje. Si al hacerlo no viola la confidencialidad, es posible que desee leerlo en voz alta o pedirle a un colega de confianza que lo lea.
Y, si tiene un debate acalorado por correo electrónico u otro medio escrito, no se apresure a responder.
Si es posible, escriba su respuesta pero espere uno o dos días antes de enviarla. Volver a leer su mensaje después de que sus emociones se hayan calmado a menudo le permite moderar su tono de una manera que es menos probable que intensifique el conflicto.
#5. Se debe practicar la escucha activa
La comunicación casi siempre involucra a dos o más personas.
Cuando se trata de comunicarse de manera efectiva, escuchar es tan importante como hablar. Sin embargo, escuchar puede ser más difícil de lo que creemos.
La experta en comunicación Marjorie North señala en su publicación de blog Dominar los conceptos básicos de la comunicación que solo escuchamos aproximadamente la mitad de lo que dice la otra persona durante una conversación determinada.
El objetivo de la escucha activa es asegurarse de escuchar el mensaje completo, no solo las palabras que dice la persona. Aquí hay algunas sugerencias para la escucha activa:
- Prestar atención completa e indivisa al hablante.
- Deshacerse de distracciones, juicios y contraargumentos en su mente.
- Evitar el impulso de interponer sus propios pensamientos.
- Mantener un lenguaje corporal abierto y positivo para mantener la mente enfocada y demostrarle al orador que realmente está escuchando.
- Al responder, repita o parafrasee lo que ha escuchado.
- Plantee preguntas abiertas para obtener información adicional.
#6. Mejora tu inteligencia emocional
La inteligencia emocional sirve como base para la comunicación. En pocas palabras, no puede comunicarse de manera efectiva con los demás hasta que evalúe y comprenda sus propios sentimientos.
Por ejemplo, a los líderes con alta inteligencia emocional les resultará más fácil participar en la escucha activa, mantener el tono apropiado y usar un lenguaje corporal positivo.
La inteligencia emocional incluye más que solo entender y manejar tus propias emociones. El otro componente, que es igualmente importante para una comunicación efectiva, es la empatía por los demás.
Empatizar con un empleado, por ejemplo, puede ayudar a facilitar una conversación difícil.
Es posible que aún tenga que dar malas noticias, pero escuchar activamente su punto de vista y demostrar que comprende sus sentimientos puede contribuir en gran medida a curar heridas o evitar malentendidos.
#7. Crear una estrategia de comunicación para el lugar de trabajo
El lugar de trabajo de hoy es un flujo constante de información en varios formatos. Cada comunicación debe entenderse en el contexto del flujo de información más amplio.
Sin una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo, incluso el comunicador más eficaz puede tener dificultades para transmitir su mensaje.
Una estrategia de comunicación es el marco que utiliza su empresa para enviar y recibir información. Puede y debe definir cómo y qué se comunica con los clientes, las partes interesadas, los gerentes y los empleados.
Comenzando en el nivel más amplio, su estrategia debe incluir quién recibe qué mensaje y cuándo. Esto asegura que todos reciban información precisa en el momento adecuado.
Puede ser tan específico como la forma en que se comunica, incluidas las herramientas que utiliza para cada información. Por ejemplo, puede especificar cuándo es apropiado un chat grupal para todo el equipo u organización, o cuándo una reunión debería haberse resumido en un correo electrónico.
Desarrollar pautas simples como esta puede ayudar a agilizar el flujo de información. Ayudará a garantizar que todos reciban la información que necesitan y que los detalles irrelevantes no sobrecarguen esa información importante.
#8. Establecer una cultura organizacional positiva
La cultura corporativa en la que se comunica también es importante en la comunicación efectiva.
La comunicación será más fácil y efectiva en un ambiente de trabajo positivo basado en la transparencia, la confianza, la empatía y el diálogo abierto.
Los empleados que confían en su jefe estarán más abiertos a escuchar el mensaje de su jefe. A los gerentes les resultará más fácil crear aceptación y crítica constructiva si alientan a sus empleados a hablar, hacer sugerencias y ofrecer críticas constructivas.
Los gerentes autoritarios que se niegan a compartir información, se cierran a las sugerencias y se niegan a admitir errores o aceptar críticas, es probable que sus sugerencias y críticas sean recibidas a la defensiva, si no completamente ignoradas.
Sin esa base de confianza y transparencia, incluso la comunicación más insignificante puede malinterpretarse, dando lugar a malentendidos y conflictos innecesarios.
La comunicación con compañeros de trabajo y empleados siempre será difícil. Siempre existirán malentendidos y problemas de comunicación y, lamentablemente, los mensajes corporativos no siempre son lo que queremos escuchar, especialmente en tiempos difíciles.
Por otro lado, desarrollar y dominar habilidades de comunicación efectiva hará que su trabajo como líder sea más fácil, incluso durante conversaciones difíciles. Invertir tiempo en desarrollar estas habilidades sin duda será un tiempo bien empleado.
Cómo mejorar las habilidades de comunicación en persona
La comunicación cara a cara agrega múltiples capas de información a un intercambio, ya sea entre dos personas o doscientas. La comunicación en persona crea con frecuencia una sinergia que es difícil de replicar en otros lugares. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a aprovechar al máximo el tiempo cara a cara de su equipo y mejorar sus habilidades de comunicación:
#1. hacer contacto visual directo
Pocas métricas brindan tanta retroalimentación como el contacto visual cuando se trata de determinar si su mensaje se está recibiendo o no. Puede saber rápidamente si la persona con la que está hablando lo entiende, está distraída, preocupada o confundida, gran parte de lo cual se pierde en la comunicación digital.
#2. Solicitar comentarios
¿Estás seguro de que lo consiguieron? ¡Preguntar! Pedirle a la gente que repita su versión de lo que acabas de decir es una técnica poderosa. Esto a menudo puede mejorar la retención, la comprensión inmediata y reducir futuros malentendidos. También puede solicitar que se comuniquen con usted con sugerencias sobre cómo mejorar su presentación y otras formas de comunicación.
#3. Reconocer señales no verbales
Los bostezos, la inquietud y la mirada alrededor de la habitación suelen ser signos reveladores de que su audiencia está preocupada por algo diferente a lo que está tratando de decir. No te lo tomes como algo personal si notas esto. Pídales que compartan sus pensamientos, recapitulen los puntos anteriores que se hayan perdido o suspendan la sesión para más adelante.
# 4. Reducir las distracciones
Mantenga a raya las distracciones cuando converse cara a cara con alguien (o un grupo) manteniendo los dispositivos electrónicos innecesarios fuera de la habitación. Mantenga la asistencia solo para aquellos que necesitan estar allí y evite programar en momentos en que es probable que las personas se distraigan (como justo antes del final del día o justo antes del almuerzo).
Cómo mejorar sus habilidades de comunicación en línea
La comunicación en línea desplaza rápidamente los espacios de oficina como el lugar principal para realizar negocios. Puede ser difícil adaptarse a las reuniones, las conversaciones e incluso a las personas que colaboran con usted o le informan digitalmente, especialmente si está acostumbrado a los equipos en persona. Debido a que la comunicación en línea es una forma única de interactuar, aquí hay algunas cosas para recordar:
#1. Establecer un límite de tiempo
Las reuniones en línea pueden ser aún más difíciles de concentrar debido a las distracciones de una cantidad casi infinita de configuraciones. Mantenga las reuniones breves y directas, y tenga especial cuidado de evitar (potencialmente) sesiones maratónicas de preguntas y respuestas.
#2. Considere a la otra persona
En la mayoría de los casos, la persona que presenta es la única que puede dedicar toda su atención a la reunión. Suponga que los participantes tienen múltiples demandas de atención, especialmente cuando trabajan desde casa, y estructure el contenido en consecuencia.
#3. Recapitular información importante
Muchas señales no verbales e interpersonales pueden perderse cuando se utiliza una conexión digital. Recapitular los puntos principales para garantizar la comprensión. Una revisión rápida en una reunión en línea o un breve resumen al final de un extenso correo electrónico son ambas opciones.
#4. Recuerda responder
Incluso si la comunicación es informal, asegúrese de reconocerla lo antes posible. Aunque es posible que haya recibido el mensaje, es poco probable que la persona del otro lado lo sepa a menos que se lo informe. Unas pocas palabras o incluso un "me gusta" suelen ser suficientes.
Cómo convertirse en un oyente más activo
Mucha gente habla de los beneficios de la escucha activa, pero pocos entienden cómo se traduce en comportamientos reales. Uno de los aspectos más difíciles de la escucha activa es estar preocupado por una respuesta. Muchas personas están preocupadas por encontrar la respuesta perfecta, sin dejar tiempo para participar con la entrada. Considere los siguientes pasos para romper este hábito, que no tiene ningún propósito para el hablante.
Considere nuevas formas de agregar valor
Puede creer que agregar valor a un intercambio está determinado principalmente por lo que dice. Sin embargo, no siempre es así como lo ven los demás. La mayoría de nosotros apreciamos las respuestas que nos ayudan a pensar en nuestras propias ideas, aclarar nuestras suposiciones o señalar fallas potenciales. No siempre necesitamos que un oyente sea brillante o que nos sorprenda con sus propios datos. En cambio, podemos valorar cómo nos ayudaron a agudizar más nuestro pensamiento.
Parafrasear sin juzgar
Si se encuentra preocupado por responder, intente cambiar su enfoque. En lugar de agregar sus propios pensamientos, desafíese a sí mismo a proporcionar un resumen que no incluya su opinión o juicio. Mientras escucha, intente proporcionar un resumen conciso, posiblemente aclarando el lenguaje inicial del hablante.
Plantee preguntas que animen a los oradores a pensar
El siguiente paso después de parafrasear es hacer preguntas de sondeo. De manera similar a cómo escucha un entrenador, estas preguntas alientan a los oradores a profundizar en su propio pensamiento, aclarar su expresión o considerar posibles preocupaciones. Puede jugar al abogado del diablo al señalar las inconsistencias o el lenguaje poco claro. Todos estos son obsequios genuinos para un orador y lo ayudarán a concentrarse en escuchar.
interrumpir respetuosamente
La escucha activa no es una indulgencia sin sentido, y no todas las interrupciones son de mala educación. A veces, los altavoces se pierden en la maleza, proporcionando profundidades de detalle innecesarias. Las interrupciones pueden ayudarlos a seguir siendo relevantes y ser recompensados con una mayor participación.
A la mayoría de los oradores no les importa ser interrumpidos por una pregunta que les permita seguir hablando. Interrumpir a alguien en una reunión y terminar su tiempo en el piso es mucho más difícil, especialmente para los introvertidos. Asegúrese de:
- Reconozca al orador ("Gracias por mencionar eso".
- Usa un tono amable y educado. Obtén comentarios de otros sobre cómo suenas y te presentas.
- Refiérase al interés compartido ("Me gustaría asegurarme de que tengamos la oportunidad de escuchar a todos sobre el proyecto".
Cómo mantener al público interesado mientras habla
Sea pertinente
Muchas audiencias no se impresionarán con los datos porque estamos inundados con ellos. De hecho, una razón común para la palabrería es el deseo de cubrir todas las bases o anticipar todas las preguntas posibles.
Debe seleccionar cuidadosamente el contenido según su relevancia para mantener a los oyentes interesados, especialmente en reuniones virtuales. Considere cómo esta información afectará a su público objetivo. ¿Cómo podría ayudarlos en su trabajo? ¿Es este nivel de detalle necesario para comprender mi punto principal?
Sé conciso
La capacidad de expresar sus ideas en la menor cantidad de palabras posible es un sello distintivo de la presencia ejecutiva. Los oyentes aprecian esto porque demuestra su preparación y respeto por su tiempo. Además, la concisión transmite confianza: la confianza de hacer menos, de decir algo una vez y confiar en que será recibido.
Muchos oradores luchan por ser concisos, especialmente en reuniones virtuales donde el circuito de retroalimentación es plano. Pueden repetirse "solo para estar seguros" o usar ejemplos adicionales para hacer un punto. Sin embargo, este tipo de "más" suele ser menos, ya que el público se desconecta después de entender el punto por primera vez.
La concisión es un acto valiente. La creencia en su propia preparación y la claridad de su entrega. Se vuelve más difícil mantener esta creencia en las reuniones virtuales con las cámaras apagadas. Como orador, es posible que desee pedirle a su audiencia que esté completamente presente y encienda las cámaras, y luego recompénselo con su entrega segura.
Haga espacio para que la audiencia llene los espacios en blanco
Haga una pausa después de hacer un punto para reducir la velocidad y verificar con la audiencia. No solo un segundo para recuperar el aliento, sino un verdadero momento de silencio. Deja una oportunidad para que sus oyentes la llenen, brindándole comentarios en tiempo real sobre lo que necesitan a continuación, tanto virtual como en persona. ¿Qué tan específico quieren que seas? ¿Tienen las preguntas que planeó responder? ¿O están tomando sus ideas en una dirección completamente diferente?
A menudo desconfiamos del silencio, como si indicara que algo anda mal. Sin embargo, las cosas suceden en silencio y es posible que se sorprenda de lo que ofrecen sus oyentes cuando se les da la oportunidad de hablar. Puede obtener sugerencias útiles sobre cómo sincronizar y continuar independientemente de cómo llenen el espacio. Es entonces cuando la comunicación se convierte en baile.
Considere el retroceso como oportunidades en lugar de obstáculos
Puede creer que presentar un caso convincente debería dar como resultado una aceptación instantánea. Por supuesto, esto casi nunca sucede. Cuando se cuestionan sus propuestas, se siente frustrado, si no a la defensiva, mientras trata de explicar por qué tiene razón. Pronto, se dibujan líneas y ambos lados se doblan, dejándolo en una rutina.
Para evitar tal cierre de sus ideas, es posible que desee reconsiderar cómo maneja el retroceso. La mayoría de las ideas nuevas no se aceptan en la forma en que se propusieron por primera vez, y es posible que su audiencia no requiera que tenga respuestas preparadas para todas sus preguntas. Considere su lanzamiento como una volea de apertura y el retroceso como una guía para tener la conversación necesaria. En lugar de defenderse reflexivamente, haga preguntas de seguimiento para validar e investigar la inquietud.
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