Tiene la opción de crear una factura manualmente o con un software de contabilidad. Sin embargo, es crucial asegurarse de que sus facturas contengan todo lo necesario para garantizar pagos puntuales, independientemente de cómo los prepare. Las organizaciones envían y reciben facturas todo el tiempo, pero pagarlas a tiempo es un gran problema. Pero un número cada vez mayor de empresas no envía las facturas correspondientes. Establecer procedimientos contables precisos es fundamental para mejorar la estabilidad financiera de su empresa. Siga leyendo para conocer las funciones de las facturas y cómo puede crear una factura en Word.
¿Qué es una factura?
Una factura es un registro que el vendedor proporciona al cliente para solicitar el pago. Consiste en el precio de los bienes o servicios obtenidos por el comprador. Entonces, si una factura enumera los nombres del vendedor y del cliente, la descripción y el costo de los bienes o servicios, y las condiciones de pago. Entonces, también puede servir como prueba en un tribunal de justicia.
¿Qué transacciones exigen una factura?
Las reglas que rigen la facturación son más permisivas en EE. UU. que en otras naciones. Las ventas de empresa a consumidor (B2C) no requieren una factura, por lo que el único registro que debe enviar es un recibo de pago. Sin embargo, si un cliente (un consumidor) solicita que le envíes una factura, debes cumplir. Para algunas transacciones de empresa a empresa (B2B), así como si su empresa importa o exporta productos, las facturas pueden ser necesarias.
Además, para obtener información sobre las normas de facturación locales, debe comunicarse con el gobierno de su estado. Además, ya sea que venda sus productos en línea o a personas que viven en otro país pero le compran a usted, definitivamente debe enviarles una factura.
Funciones para Facturas
Para solicitar pagos, las empresas deben entregar facturas. Una factura es una forma legalmente vinculante de demostrar que ambas partes están de acuerdo con el precio y las condiciones de pago. Sin embargo, el uso de facturas tiene ventajas adicionales. Incluyen:
#1. Conservación de registros
La capacidad de mantener un registro legal de la venta es la principal ventaja de una factura. Esto facilita saber quién compró y vendió bienes y cuándo.
#2. Monitoreo de pagos
Una factura es una pieza crucial del equipo de contabilidad. Llevar un control de los pagos y saldos pendientes beneficia tanto al comprador como al vendedor.
#3. Protección legal
Una factura adecuada puede servir como prueba de que el cliente y el vendedor acordaron el precio. Protege al minorista de juicios falsos.
#4. Declaración de impuestos simple
El seguimiento de las facturas de venta ayuda a la organización a registrar con precisión los ingresos y pagar los impuestos correctos.
# 5. Análisis de negocio
Las empresas pueden obtener información sobre los hábitos de compra de sus clientes y descubrir tendencias, productos populares, períodos pico de compra y más mediante el análisis de los datos de las facturas. Esto ayuda a crear planes de marketing que funcionen.
¿Qué se incluye en una factura?
Debe incluir la siguiente información en una factura para que sea válida, ya sea que esté vendiendo a otro negocio o que un cliente solicite una:
- La palabra "Factura" se destacó en gran medida.
- nombres completos y direcciones de usted y sus clientes
- Fecha de la factura
- El plazo para el pago
- un número de orden distinto
- un desglose de los bienes o servicios ofrecidos para la venta
- La disponibilidad y el costo de cada bien o servicio.
- Fecha de entrega de los bienes o servicios
- El monto total adeudado
Además, si importa o exporta artículos, es posible que deba decir de dónde vinieron y por dónde ingresaron al país. Es posible que también deba cobrar impuestos sobre las ventas en sus facturas. Examine los criterios locales antes de emitir una factura, ya que cada estado y condado tiene tasas impositivas y leyes distintas.
¿Cómo se crea una factura?
Para asegurarse de que su cliente vea la factura y la pague a tiempo, es importante saber qué debe contener y cómo armarlo correctamente. Afortunadamente, con un software de facturación en línea efectivo, hacer la factura ideal es simple. A continuación se muestran formas de crear una factura:
#1. Personaliza tu factura
La personalización de sus facturas puede aumentar el conocimiento de su marca por parte del consumidor. Las facturas parecen más profesionales y reflejan los ideales que tu empresa quiere transmitir a sus clientes gracias a los colores, fuentes, logotipo y otros elementos de marca. Sin embargo, para mantener la coherencia y ser fácilmente identificado en todos los ámbitos, asegúrese de que el diseño de la factura coincida con los componentes y colores de su sitio web, cuentas de redes sociales y otros sitios de contenido.
#2. Agregar un encabezado experto
La factura debe comenzar con un encabezado pulido que incluya el nombre de la empresa, el logotipo (si lo hay), la dirección y los datos de contacto. Agregue el nombre de la empresa del cliente, el nombre de la persona de contacto y sus detalles de contacto exactos después de eso.
#3. Incluir información de la factura
Para comodidad del cliente, marque el papel con la palabra "factura". Agregue un número de identificación de factura distinto para que pueda realizar un seguimiento de sus transacciones. El ID de la factura normalmente consta de caracteres alfanuméricos y contiene datos específicos, como el nombre del proyecto o la fecha de emisión de la factura. Por lo tanto, para evitar malentendidos, cada organización debe seleccionar y adherirse a un sistema de numeración de facturas que sea adecuado para ellos.
#4. Especificar las fechas
Para crear una línea de tiempo y realizar un seguimiento de los pagos, incluida la fecha de suministro, el día en que se entregan los productos o servicios, y la fecha de emisión de la factura.
#5. Descripción de los bienes o servicios proporcionados
Todos los artículos vendidos o los servicios prestados por la empresa a cambio del pago dentro del período de facturación especificado deben enumerarse en la factura. Incluya la cantidad, el precio por unidad y el subtotal de cada artículo vendido. Además, incluya la cantidad de tiempo dedicado a cada elemento de línea y especifique el servicio en particular al proporcionar los servicios.
#6. Incluir las condiciones de pago
Para crear una factura, incluya la información fiscal correspondiente a la venta, que varía según las leyes del país, la tasa impositiva local, el tipo de negocio y otros elementos.
Además, la obligación tributaria total a menudo se calcula a partir del monto final de la factura y se muestra en la parte inferior de una factura con muchos elementos de línea. En lugar de calcular el impuesto sobre cada artículo, puede dividir el monto del impuesto según las muchas categorías de impuestos a las que pertenecen los artículos facturables.
#7. Agregar explicaciones y condiciones a las notas
Incluso si las facturas se explican por sí mismas, aún puede haber confusión. Los clientes pueden pasar por alto, por ejemplo, que ha agregado un descuento a uno de sus productos. Esto puede evitarse incluyendo una nota a pie de página que explique el descuento para que el consumidor sepa que en futuras facturas pueden aparecer precios más altos por productos idénticos.
¿Necesito facturar para mi pequeña empresa?
Tiene una variedad de responsabilidades como propietario de una pequeña empresa, incluida la gestión del personal, el mantenimiento del inventario y la interacción con los clientes. Con ese fin, mantener el negocio a flote y aceptar pagos son, con frecuencia, sus principales prioridades. Debido a esto, es crucial pensar en otros métodos de pago. El uso de la facturación en esta situación. Uno de los instrumentos más conocidos y fiables para los pagos a distancia es la facturación.
Cómo crear una factura en Word
¿Terminó de configurar su primera factura de Word? Debe cumplir con algunos procedimientos importantes, especialmente con respecto a los componentes de facturación, si desea realizar facturas profesionales sin utilizar plantillas de factura. La siguiente información le enseñará cómo crear una factura desde cero en Microsoft Word:
#1. Crear un nuevo documento vacío
Para crear una factura en Word, abra Word, haga clic en "Archivo" y luego seleccione "Nuevo documento" en el menú para comenzar a crear su factura personalizada desde cero. Abra un documento nuevo y vacío. Recuerde que deberá crear sus propios campos de entrada con esta opción, ya que no tendrá la misma estructura preformateada que tendría una plantilla de Microsoft Word. Esto puede requerir más trabajo que simplemente elegir una plantilla de factura. Sin embargo, debido a que tendrá un mayor control sobre el diseño y la funcionalidad de su factura, esta es una compensación que vale la pena para las empresas con procedimientos de facturación especializados.
#2. Diseñar un encabezado para una factura
En el documento, agregue un encabezado. El logotipo, el nombre y la información de contacto de su empresa deben aparecer en el encabezado de la factura. Adicionalmente, deberá constar inequívocamente que se trata de una factura.
#3. Incluir la fecha de la factura
A continuación, para crear una factura en Word, incluya la fecha de la factura del documento. Esto pertenece a la parte superior derecha de su documento de Word, por lo general. Directamente debajo del título de su factura, incluya la fecha actual. Debajo de la fecha de la factura, también puede escribir la fecha de vencimiento de su pago.
#4. Agregar un número de factura especial
Agregue un número de factura distinto en la parte superior del documento. Mientras revisa una factura con un cliente o la archiva para los registros de su empresa, los números de factura se utilizan como punto de referencia. El sistema de numeración que empleará para su procedimiento de facturación debe decidirse por adelantado y respetarse. Numerar las facturas numéricamente, comenzando con la Factura n.º 001, luego la Factura n.º 002, y así sucesivamente, es el método más simple.
Una excelente idea si tiene dificultades para mantener sus facturas organizadas es utilizar un generador de facturas y un software de organización. Junto con algunas plantillas de factura gratuitas que veremos más adelante, FreshBooks ofrece una variedad de opciones de software de facturación que ayudan a automatizar este procedimiento y mantener sus pagos organizados.
#5. Agregue la información de contacto de su cliente
Incluya información sobre la empresa de su cliente, como el nombre de la empresa, el logotipo, el nombre de la persona de contacto, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y, posiblemente, el número de orden de compra del cliente. Asegúrese de que la información de contacto en su factura sea precisa; si la empresa de su cliente tiene un departamento de facturación o cuentas por cobrar, es posible que deba incluir a esa persona en lugar de su punto de contacto habitual.
#6. Compilar una lista de bienes o servicios específicos
Haga un inventario detallado de los bienes y servicios que prestó a la empresa o al cliente a continuación. Se debe incluir una explicación concisa de cada servicio, la cantidad de horas realizadas o los artículos suministrados y la tarifa. Subtotal de cada servicio por separado. Con frecuencia, es más sencillo hacer una tabla en su factura de Word para que sus bienes y servicios se muestren fácilmente.
#7. Mostrar el monto total adeudado
Para crear una factura en Word, enumere los impuestos aplicables después de sumar todas las tarifas. La factura debe incluir el monto total adeudado y mostrar esta información de manera destacada en la parte inferior. Para que quede lo más claro posible, etiquétalo como "total" o "gran total".
#8. Incluya la fecha de vencimiento del pago
Para evitar pagos atrasados, incluya una fecha de vencimiento de pago en la factura. Proporcione toda la información que pueda al indicar la fecha de vencimiento del pago. Incluya la fecha precisa, como "Pago con vencimiento el 31 de diciembre de 2018", en lugar de solo "Pago con vencimiento en 30 días".
#9. Especifique cómo planea pagar
En la parte inferior del documento, incluya sus condiciones de pago. Incluya los métodos de pago que acepta y especifique las multas por mora que impondrá por los pagos que se realicen después de la fecha de vencimiento, suponiendo que su cliente aceptó sus condiciones de pago cuando lo contrató para el trabajo.
¿Cómo creo una factura para una pequeña empresa?
- Número de factura distintivo
- Fecha de entrega de los productos o servicios.
- Una explicación del bien o servicio.
- La cantidad adeudada con fecha límite.
- Condiciones y pautas de pago.
- Suma y fecha del pago más reciente.
¿Qué es un ejemplo de factura?
Si un minorista compra productos de un fabricante, los productos se transportan al departamento de recepción del minorista y se envía una factura al departamento de contabilidad de la tienda.
¿Se puede usar Excel para crear facturas?
Con una plantilla que puede modificar para su empresa, puede producir facturas que parezcan profesionales. Puede imprimirse o completarse en Word o Excel y enviarse electrónicamente en formato PDF.
Referencias
- freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
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