Las empresas evalúan su desempeño actual en comparación con el desempeño deseado y esperado mediante el análisis de brechas. Esta evaluación se realiza para ver si una empresa está gastando sus recursos de manera inteligente y cumpliendo con las expectativas de los clientes. En este artículo, descubriremos el significado del análisis de brechas y veremos ejemplos.
Al evaluar el tiempo, el dinero y el trabajo, una corporación puede identificar su estado actual. El equipo de gestión puede desarrollar un plan de acción para hacer avanzar a la organización y cerrar las brechas de desempeño identificando y analizando estas brechas.
Que es Análisis de las deficiencias?
Es posible que las organizaciones no puedan desarrollar todo su potencial si no utilizan sus activos, dinero y tecnología al máximo. Un análisis de las brechas puede ser útil aquí.
Cualquier tipo de desempeño organizacional se beneficia de un análisis de brechas, también conocido como análisis de requisitos. Permite a las empresas evaluar su posición actual y el estado futuro deseado. A través de la evaluación de brechas, las empresas pueden reevaluar sus objetivos para determinar si están en el camino correcto para lograrlos.
En la década de 1980, los análisis de brechas se usaban con frecuencia con los análisis de duración. Se puede usar un análisis de brechas para medir la exposición a una variedad de movimientos de la estructura de plazos, aunque es menos común y se cree que es más difícil de utilizar que una evaluación de la duración.
Cómo realizar un análisis de brechas
Los pasos siguientes se dividen en cuatro procesos en algunos marcos de análisis de brechas. Algunos son un poco más complejos y dividen el análisis en algunas fases más. Comprender su situación actual, decidir a dónde quiere ir y elaborar una estrategia para llegar allí son partes de una evaluación de brechas, independientemente de la situación.
#Paso 1: Identifique su estado actual
Centrarse en dónde está operando su negocio actualmente es el primer paso en un análisis de brechas. Esto implica investigar los productos que vende, los clientes a los que atiende y los beneficios que brinda a su personal. Estos datos pueden ser cuantitativos (como registros financieros presentados como parte de los requisitos de presentación) o cualitativos (como encuestas o comentarios de partes interesadas importantes).
Una corporación frecuentemente realiza un análisis de brechas porque tiene hallazgos o ya es consciente de un problema. La empresa desea investigar por qué las encuestas de opinión de los clientes produjeron resultados deficientes y aplicar medidas correctivas. Debe comprender por qué ocurren estos errores, cuándo se forman los problemas y quiénes deben ser los líderes de gestión del cambio antes de que puedan imaginar en qué quiere convertirse.
#Paso 2: Identifique su estado futuro
Este paso, cuando una corporación debe decidir en qué quiere convertirse, es la esencia del análisis de brechas. Se debe tener cuidado en esta etapa ya que la identidad que una empresa desea tener determinará los movimientos estratégicos que debe emprender para lograr esos objetivos.
Para obtener el mayor éxito a largo plazo, una empresa debe establecer metas definidas y cuantificables durante el análisis de brechas. Sería ineficaz para la empresa, por ejemplo, tener el objetivo de “mejorar el servicio al cliente”. En su lugar, la empresa debe elegir objetivos más medibles, como lograr un 90 % de satisfacción del cliente en 12 meses”.
Analizar lo que están haciendo las empresas rivales u otros actores del mercado también puede ayudarlo a determinar el resultado deseado. Puede ser más sencillo detectar lo que otra empresa está haciendo bien e intentar copiarlo.
#Paso 3: Identifique las brechas
Es hora de hacer una comparación entre la situación actual y el estado futuro deseado para identificar las distinciones clave. En nuestro ejemplo hipotético, es en este punto que una empresa puede darse cuenta de que lamentablemente no tiene suficiente personal, no ha capacitado adecuadamente a sus empleados o no tiene la capacidad técnica para responder a las inquietudes de los consumidores.
#Paso 4: Evaluación de las soluciones
Una corporación ahora debe desarrollar planes sobre cómo alcanzará la condición deseada después de definir sus deficiencias. Puede haber solo una respuesta en algunos casos, mientras que otras veces el análisis de brechas puede requerir varias mejoras simultáneas que deben cooperar.
Con frecuencia, una solución debe cuantificarse con herramientas para monitorear el cambio y determinar si tendrá éxito. Un indicador simple, como el porcentaje de clientes satisfechos, podría estar disponible para nuestro ejemplo de mejora del servicio al cliente. Otros resultados del análisis de brechas, como las debilidades en la identificación de la marca, podrían requerir remedios más originales y deliberados que aún pueden evaluarse.
#5: Llevar a cabo el Cambio
Es hora de poner en práctica las mejores sugerencias del Paso 4 después de seleccionar las mejores. En esta fase, el negocio se esfuerza por cerrar la brecha identificada. Al implementar las soluciones, la organización busca mejorar en un área particular del negocio o abordar una debilidad.
Con frecuencia se requiere seguir una cierta cadencia y un conjunto detallado de procesos en esta etapa de implementación. La empresa tiene un objetivo específico en mente para el análisis de brechas, por lo que se debe tener cuidado para evitar causar más daño del necesario. Piense en el personal que está fatigado y desmoralizado por una formación prolongada, por ejemplo. Hacer un esfuerzo para aumentar la competencia de los trabajadores puede resultar en pérdida de producción o baja moral.
#Paso 6: Vigile los cambios
Es por eso que la empresa también debe verificar si hay cambios después de completar su análisis de brechas. A veces, la empresa toma las decisiones ideales. Otras veces, la brecha puede haber sido mayor de lo que la empresa creía inicialmente. En cualquier caso, el análisis de brechas puede ser un proceso circular en el que la empresa puede reevaluar su posición actual y cómo se compara con estados futuros alternativos una vez que se hayan realizado los ajustes.
Tipos de análisis de brechas
Profundicemos un poco más ahora y hablemos de los muchos tipos de análisis de brechas.
#1. Análisis de productos o brechas de mercado
Es una triste estadística que el 95% de los artículos que se lanzan al mercado fallan.
Un análisis de brechas es una técnica excelente para encontrar problemas antes de invertir tiempo y dinero en el lanzamiento fallido de un producto porque hay muchas razones diferentes por las que un producto podría no tener éxito.
Un estudio de brecha de mercado, a veces denominado “análisis de brecha de producto”, evalúa la condición del mercado. Analiza la preparación del mercado objetivo, cualquier producto rival y las acciones de las empresas competidoras. Ayuda a identificar las debilidades en las características del producto, la marca, la estrategia de lanzamiento y las actividades promocionales para que la empresa pueda aprovechar al máximo las perspectivas del mercado.
#2. Análisis de brechas estratégicas
El análisis de brechas estratégicas, también conocido como análisis de brechas de desempeño, es una evaluación interna más oficial de cómo está operando una corporación. En el estudio, se compara con frecuencia el desempeño frente a estándares a largo plazo, como un plan de cinco años o un plan estratégico.
También se puede llevar a cabo un análisis de brechas estratégicas para evaluar qué tan bien le está yendo a una empresa en comparación con sus rivales. Este tipo de investigación podría revelar cómo otras empresas están empleando personal o recursos de formas más inteligentes y estratégicas. Este tipo de información puede ser difícil de obtener, particularmente si los empleados que se van tienen acuerdos de confidencialidad vigentes y la empresa oculta poca información relacionada con el proceso al público en general.
#3. Análisis de la brecha financiera/de ganancias
Al centrarse en las medidas financieras, una empresa puede decidir evaluar directamente dónde puede faltar en comparación con sus rivales. Comparaciones de precios, porcentajes de margen, simplemente brindar capacitación adicional a los empleados actuales para adquirir nuevas habilidades o buscar experiencia externa para contratar nuevos empleados.
Para las empresas innovadoras que dependen de tener conjuntos de habilidades específicas para seguir siendo competidores (o líderes de la industria), este tipo de estudio es particularmente crucial. Además, un estudio de brecha de habilidades es esencial para las pequeñas empresas que dependen de una fuerza laboral más pequeña para funcionar. En esta situación, las personas con frecuencia necesitan una amplia gama de habilidades adaptables que pueden ser valiosas en numerosas áreas relacionadas con los negocios.
#5. Análisis de brechas de cumplimiento
Un análisis de brechas de cumplimiento compara el desempeño de una empresa con un conjunto de regulaciones externas que especifican cómo se debe hacer algo. Este análisis frecuentemente hace uso de los servicios de auditoría interna. Por ejemplo, una empresa podría realizar una evaluación interna de sus procedimientos contables y de presentación de informes antes de pedirle a un auditor externo que evalúe sus estados financieros.
En comparación con otras formas estratégicas de análisis de brechas, el análisis de cumplimiento es más defensivo y preventivo. En lugar de analizar brechas para tratar de aumentar la participación de mercado, el análisis de brechas de cumplimiento, por ejemplo, con frecuencia tiene como objetivo cumplir con las reglas, evitar sanciones, cumplir con las obligaciones de informar y garantizar que se puedan cumplir los plazos externos.
#6. Análisis de brechas en el desarrollo de productos
Los análisis de brechas se pueden llevar a cabo a medida que una empresa desarrolla nuevos productos para determinar qué características satisfarán la demanda de los consumidores. Cuando se desarrolla software o elementos que requieren mucho tiempo para construirse, esta forma de análisis de brechas se usa con frecuencia.
Una corporación puede evaluar qué elementos del producto o servicio se han implementado, demorado o eliminado deliberadamente de manera efectiva. Luego, la empresa puede evaluar continuamente cómo está cambiando su plan de productos y si tiene los recursos internos para llenar los vacíos internos. Estas brechas son necesarias para completar el desarrollo del producto mediante la combinación de los diversos tipos de análisis de brechas mencionados anteriormente.
#7. Análisis de brechas de necesidades
De manera similar a un análisis de brechas de habilidades, una evaluación de brechas de necesidades analiza todas las cosas que una organización requiere, no solo las habilidades de los empleados, para lograr una meta. ¿Qué materiales requieres? equipo, conocimiento, finanzas y adherencia a las regulaciones
No hay reglas; Al realizar una evaluación de requisitos, puede y debe considerar cualquier recurso necesario para cerrar la brecha entre la situación actual y el estado futuro deseado. Puede ser algo significativo, como una nueva oficina regional, o algo modesto, como café extra para el trabajo de horas extras.
#8. Análisis de brechas en salud
El sector de la salud actual es una red complicada de HMO, proveedores de seguros, instalaciones médicas, clínicas, hospitales y pacientes. Además, existe una competencia feroz. Los proveedores de atención médica deben esforzarse mucho para cumplir con los requisitos legales como HIPAA mientras brindan atención al paciente de primer nivel para competir.
Una variedad de organizaciones de salud utilizan el análisis de brechas para asegurarse de que están progresando constantemente hacia sus objetivos. Esto incluye hospitales públicos, empresas de salud privadas y organizaciones internacionales de salud como la OMS. Por ejemplo, los análisis de brechas pueden ayudar a las organizaciones de atención médica a determinar qué proveedores externos tienen acceso a la información de salud protegida (PHI) del paciente. Debe, en consecuencia, cumplir con las regulaciones de HIPAA mediante la firma de un acuerdo de asociación comercial (BAA).
¿Qué contiene una plantilla de análisis de brechas?
Aunque los enfoques de análisis de brechas pueden ser tanto conceptuales como concretos, las plantillas de evaluación de brechas suelen incluir los siguientes elementos básicos:
#1. La situación actual
La primera columna en una plantilla de análisis de brechas puede titularse "Estado actual". Utiliza terminología fáctica para identificar los procedimientos, rasgos y características que una empresa quiere mejorar.
Las áreas de enfoque pueden ser amplias, dirigidas a toda la empresa, o pequeñas, enfocadas en una sola actividad comercial. La decisión se basa en los objetivos que la organización espera alcanzar.
Estas áreas focales se pueden analizar cuantitativamente, por ejemplo, contando la cantidad de llamadas de clientes respondidas en un período de tiempo determinado, o cualitativamente, observando la diversidad en el lugar de trabajo.
#2. Estado próximo
Además, se debe incluir en el informe de análisis de necesidades una columna titulada “Estado futuro” que describa la condición deseada para la organización.
Esta parte también se puede escribir en términos específicos y medibles, como "intentar aumentar la cantidad de llamadas de clientes atendidas en un cierto porcentaje dentro de un cierto período de tiempo". Alternativamente, podría expresarse en términos generales como "trabajar hacia una cultura de oficina más inclusiva".
#3. Explicación de la brecha
Primero, esta columna debe determinar si existe una diferencia entre el estado actual de una empresa y su potencial. Si es así, la descripción de la brecha debe especificar cuál es la brecha y los problemas subyacentes que la llevaron a ella.
Estos factores se enumeran en esta columna de manera imparcial y comprensible. Estos elementos pueden ser cuantitativos o cualitativos, al igual que las descripciones de estado. Pueden señalar cosas como la ausencia de programas de diversidad o la discrepancia entre el número real y deseado de llamadas atendidas.
#4. Propuestas y próximas etapas
Un informe de análisis de brechas debe incluir una columna final que enumere todas las soluciones factibles que podrían implementarse. Esto es para cerrar la brecha entre el presente y el estado futuro deseado.
Estos objetivos deben ser concretos, abordar específicamente los elementos identificados en la descripción de la brecha y expresarse en un lenguaje convincente y activo. Deben tener objetivos específicos y una fecha límite para alcanzarlos.
Los siguientes pasos pueden implicar el empleo de una cierta cantidad de trabajadores adicionales para responder a las llamadas de los clientes, la implementación de informes de volumen de llamadas o el inicio de programas y recursos específicos de diversidad en la oficina.
Ejemplos de análisis de brechas
El análisis de brechas le brinda un marco de referencia para evaluar el desempeño de las estrategias, tecnologías y procedimientos para su empresa. Esto ayuda a la organización a avanzar hacia su objetivo mientras elimina riesgos y errores a lo largo de la ruta.
Veamos algunos ejemplos de análisis de brechas:
#1. Evaluación individual
Los empleados pueden usar el análisis de brechas para examinar dónde es débil su desempeño y cómo podrían cerrar la brecha poniendo un esfuerzo adicional.
Los individuos son considerados en este análisis. Cuando un departamento de una organización se queda atrás en la entrega del resultado deseado, los miembros del equipo de ese departamento deben evaluar su desempeño para determinar dónde se están desperdiciando los esfuerzos.
#2. Debut de un nuevo producto
Una empresa puede usar el análisis de brechas después de lanzar un nuevo producto. Esto es para ayudar a determinar dónde fluctúan las ventas y hacer los ajustes necesarios.
Es posible que el producto no entregue lo esperado, lo que explicaría por qué las ventas no están a la altura de las expectativas. En estas situaciones, el equipo de producción debe experimentar con métodos alternativos de fabricación del producto para hacerlo más eficaz y comercializable.
¿Cuáles son los tres componentes fundamentales de un análisis de brechas?
El estado actual, el estado deseado y la brecha son los tres elementos centrales de un análisis de necesidades. La forma en que se están utilizando las prácticas y procesos de la empresa es la situación actual. Donde el negocio espera estar en el futuro es el estado ideal. Por lo general, esto también significa una mayor eficacia y eficiencia.
¿Cuál es otro nombre para el análisis de brechas?
También se puede utilizar un “análisis de necesidades” o una “evaluación de necesidades” para describir un análisis de deficiencias. El espacio entre “dónde estamos” como corporación (el estado actual) y “dónde queremos estar” (el estado objetivo o estado deseado) se denomina “brecha” en el proceso de evaluación de brechas.
¿Es un análisis FODA un análisis de brechas?
Un ejemplo de un análisis de brechas es un análisis FODA. El uso de un diagrama FODA es un enfoque maravilloso para evaluar la situación actual de una empresa, su posición en el mercado, las cosas que está haciendo bien y las áreas en las que puede mejorar. Entonces, una herramienta para identificar las debilidades en un esfuerzo corporativo o comercial es un análisis FODA.
Resumen
Un análisis de brechas es un método que las empresas pueden usar para evaluar dónde se encuentran ahora. También se puede usar para elegir dónde quieren estar en el futuro y desarrollar una estrategia para cerrar la brecha. Una corporación que tenga dificultades operativas o quiera volverse más estratégica puede decidir hacer un análisis de brechas. En cualquier escenario, varias herramientas pueden ayudar a la empresa a crear y llevar a cabo un plan a largo plazo, incluido el análisis FODA, el análisis PEST (LE), etc.
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Referencias
