Si regularmente te encuentras en una posición en la que sientes que te estás quedando sin tiempo, no estás solo. La mayoría de las empresas informan que su situación de gestión del tiempo es estresante e ineficaz o tiene margen de mejora. La gestión del tiempo es un problema comercial omnipresente.
Y sin embargo, sólo 18% de los profesionales en activo utilizar un sistema de gestión del tiempo dedicado. Pero no tiene por qué ser así.
Como dicen, el tiempo es dinero. Entonces, ya es hora de que todos aprendamos algo mejor Métodos para aprovecharlo al máximo. a lo largo de la jornada laboral, especialmente cuando se trata de la gestión financiera.
Eche un vistazo a 7 consejos para ahorrar tiempo en la administración de las finanzas comerciales que cualquiera puede probar.
#1. Invierta en programas de software automáticos innovadores
Una de las cosas más simples pero efectivas que puede hacer para ahorrar tiempo como empresa es invertir en sistemas de procesamiento automático.
La gestión financiera es una de las muchas responsabilidades corporativas que pueden beneficiarse de este tipo de tecnología, en términos de tiempo, dinero y productividad general. Puede utilizar la tecnología financiera para optimizar y ejecutar una gran cantidad de tareas:
- Seguridad y gestión de datos: Estos sistemas están encriptados y son seguros, por lo que nunca tendrá que preocuparse por la fuga o corrupción de datos.
- Consolidación de libros mayores: si su empresa posee varias sucursales o franquicias, es crucial contar con un punto central para consolidar todos los libros de contabilidad relevantes. Los programas de software ofrecen opciones de administración centralizada que facilitan mucho este proceso.
- Revisión de cuentas: Toda empresa debe mantener un seguimiento de auditoría sólido para monitorear las transacciones financieras. Estos programas pueden lograr esto automáticamente.
- Gestión de facturas: Enviar y recibir facturas y recibos no es divertido, pero es una parte crucial de la gestión financiera. Los sistemas de software financiero están equipados para desarrollar, verificar y enviar facturas precisas en su nombre.
- Automatización del flujo de trabajo: la tecnología está diseñada para disminuir la entrada manual y maximizar la producción, y eso es exactamente lo que hacen estos sistemas.
Hay muchos programas de software automotriz de nivel profesional disponibles para ayudar a abordar estas responsabilidades, como Quick Consoles y FutureAdvisor. Al usarlos, reduce la necesidad de trabajo manual y obtiene acceso a una variedad mucho más amplia de funciones que ahorran tiempo.
#2. Subcontratar la gestión financiera a un profesional
A menos que tenga experiencia real en el ámbito de la gestión financiera, intentar hacerlo todo por su cuenta será un proceso frustrante y que requerirá mucho tiempo.
Si su empresa tiene el presupuesto por ello, contratar a un contador profesional para que trabaje a tiempo completo al servicio de sus registros financieros es una de las cosas más liberadoras y beneficiosas que puede hacer.
Y aunque signifique pagar otro salario, la cantidad de tiempo, dinero y productividad que ahorre valdrá la pena la inversión.
#3. Utilice un sistema de gestión basado en la nube
De todas las opciones de productividad y ahorro de tiempo que busca como empresa, un sistema de gestión financiera basado en la nube es posiblemente la más importante. Estos sistemas digitales centralizados son cruciales porque permiten una colaboración segura entre varios departamentos. Esto facilita que las partes aprobadas accedan a información o documentos financieros importantes e implementen el software donde sea necesario durante la semana laboral.
Los sistemas de administración financiera basados en la nube permiten que los miembros del mismo equipo accedan y administren datos sobre la marcha, lo que contribuye en gran medida a mitigar malentendidos o errores de comunicación que terminan desperdiciando tiempo y dinero.
#4. Concilia tus cuentas cada semana
La conciliación de cuentas al menos una vez a la semana ayuda a evitar el retraso y garantiza que siempre esté al tanto de sus finanzas. Asegurarse de que los libros de cuentas generales se sincronicen con fuentes externas significa que nunca tendrá que preocuparse por registros inexactos o duplicados.
Realizar una conciliación semanal de sus cuentas por cobrar con el flujo de efectivo y la aplicación es un hábito financiero muy saludable para una empresa de cualquier tamaño o industria.
#5. Mantenga un flujo de efectivo saludable
El flujo de efectivo deficiente es el desafortunado talón de Aquiles de la mayoría de las empresas. Pero hay formas de evitar eso, y no hay suficientes personas que las estén usando. Si está buscando formas de inducir un flujo de efectivo más consistente para su negocio, aquí hay algunas ideas:
- Ofrece múltiples portales de pago para los clientes: Al ampliar las opciones de su portal de pago, facilita que un amplio grupo demográfico de clientes le pague.
- Implementar un mejor sistema de gestión de inventario: La gestión de inventario deficiente conduce a un exceso de existencias, una escasez de existencias y una gran cantidad de otros problemas de productividad; todo lo cual obstaculiza el tiempo y la productividad. No dejes que eso suceda.
- Desarrolle un sistema de facturación competente: Cuanto más eficiente sea su procesamiento de facturación es decir, más rápidos serán los plazos de entrega de sus pagos. Invierta en un potente software de facturación.
Tener un flujo de efectivo constante no solo le dará más estabilidad financiera, sino que también evitará que tenga que controlar los daños cuando inevitablemente se desarrollen brechas.
#6. Contrata a un asistente virtual para llenar los vacíos
Si descubre que solo necesita un poco de apoyo adicional en la oficina, contratar a un asistente virtual puede marcar una gran diferencia. Pueden asumir todas esas tareas menores (financieras o de otro tipo) para las que no tiene tiempo, liberando así más tiempo para concentrarse en otros asuntos.
#7. Use IA para predicciones de pronóstico financiero
Y, por último, otra forma muy eficaz de ahorrar tiempo y dinero en el ámbito financiero de los negocios es utilizar el santo grial de la tecnología contemporánea: Inteligencia artificial (AI).
Basándose en registros y patrones anteriores de su empresa, la IA se puede utilizar para crear pronósticos financieros que le muestren cómo será el futuro probable de las finanzas de su empresa. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones más efectivas en el futuro.
Resumen
Casi todo el mundo puede beneficiarse de revisar sus hábitos de gestión del tiempo. Las finanzas en particular son uno de esos componentes comerciales que simplemente no pueden permitirse pasar por alto, y una vez que ingresa a una rutina más eficiente, el mantenimiento comienza a sentirse natural.
Estos consejos para ahorrar tiempo están diseñados para equipar a las empresas con las herramientas y los recursos que necesitan para producir un trabajo de alta calidad sin dejar de sentir el control de sus tareas diarias. Pruébelos y vea cuánto más eficiente se vuelve su sistema de administración financiera.
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