Cada industria en el entorno empresarial tiene normas y reglamentos que la guían de los organismos locales y federales. No hay excusa para no cumplir con estas normas. Además, las consecuencias del incumplimiento no suelen ser favorables. Es por eso que las empresas integran un sistema de gestión de cumplimiento en su administración para monitorear el cumplimiento de las regulaciones nacionales y autoimpuestas. Los empleados pueden desviarse de las normas nacionales, dejando que las empresas carguen con la culpa. Para evitar esto también, a algunas empresas se les ocurrió la idea de utilizar software en su sistema de gestión de cumplimiento. De esa manera, todo, desde la elaboración de políticas hasta el cumplimiento, la auditoría de monitoreo y los informes, se mantienen bajo control.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Cumplimiento?
El sistema de gestión de cumplimiento incluye todas las estructuras, procesos y medidas implementadas por una empresa u organización para garantizar el cumplimiento de la ley y los reglamentos que rigen su existencia. Son las pautas establecidas en toda la empresa para un comportamiento que cumple con las reglas. CMS está entretejido en todos los roles y departamentos de la organización. Uno de sus principales objetivos no es solo satisfacer las diversas demandas y regulaciones, sino también eliminar de manera proactiva los riesgos potenciales que pueden afectar su negocio.
Según la cumple, un sistema de gestión de cumplimiento es un sistema integrado compuesto por documentos escritos, funciones, procesos, controles y herramientas que ayudan a una organización a cumplir con los requisitos legales y minimizar el daño a los consumidores como resultado de infracciones legales. Un buen sistema de gestión del cumplimiento debe incluir un método para desarrollar, modificar, difundir y monitorear las políticas de cumplimiento.
¿Por qué es importante el sistema de gestión de cumplimiento?
La importancia principal de un sistema de gestión de cumplimiento es que gestiona los riesgos que pueden dar lugar a litigios, pérdidas monetarias y, posiblemente, juicios que pueden tener una influencia negativa en su negocio. De hecho, las empresas integran sistemas de cumplimiento para protegerse.
A la larga, puede ser útil y ayudar a una empresa a lidiar con cualquier actividad que pueda afectar el funcionamiento de su negocio. Esto puede variar desde fraude, abuso, discriminación y otras prácticas.
De acuerdo con la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC), la mayor importancia de CMS es que administra los posibles riesgos que pueden resultar en litigios, sanciones monetarias y otras formas de castigo formal.
¿Cuáles son los 7 Elementos del Cumplimiento?
- Implementación de políticas, procedimientos y estándares de conducta
- Designación de un Oficial de Cumplimiento y un Comité de Cumplimiento
- Llevar a cabo una formación y una educación eficaces
- Tener una línea de comunicación funcional
- Supervisión y auditoría interna.
- Hacer cumplir los estándares a través de pautas disciplinarias bien publicitadas.
- Detección de infracciones y acción correctiva
#1. Implementación de políticas, procedimientos y estándares de conducta
No se limite a tener una política, asegúrese de que esté escrita. También debe asegurarse de que los procedimientos escritos y los estándares de conducta sean fácilmente comprensibles para garantizar el cumplimiento mientras realiza las funciones laborales.
#2. Designación de un Oficial de Cumplimiento y un Comité de Cumplimiento
Contar con un comité asesor de cumplimiento generalmente asegura que estén disponibles los recursos adecuados que respalden la estructura de las organizaciones. También aseguran programas de cumplimiento, promueven estándares de conducta y establecen un medio claro de comunicación para reportar incumplimientos. En términos más simples, detectan el incumplimiento y lo tratan antes de que se convierta en un problema.
#3. Realización de una formación y una educación eficaces
La educación y capacitación de una organización no debe ser todos los días o semanas, pero debe realizarse al menos una vez al año. Cuando se recuerda a los empleados y se les actualiza la fecha en caso de que haya una modificación a las normas, se ajustan fácilmente para adaptarse a las normas. Esto simplemente significa que su comité de cumplimiento debe estar actualizado sobre los acontecimientos recientes en su industria. Pueden hacer esto estableciendo contactos con profesionales en su industria relevante, leyendo artículos, asistiendo a conferencias o siendo parte de un grupo.
#4. Tener una línea de comunicación funcional
Las empresas pueden integrar una línea directa anónima, una dirección de correo electrónico o una encuesta que pueden usar para maximizar los comentarios.
#5. Supervisión y auditoría interna
Establezca un plan de trabajo anual para el control y la auditoría internos, identifique cualquier área de riesgo y audite y revise proactivamente el programa de cumplimiento. De esta manera, no hay lagunas en ningún punto u otro.
#6. Hacer cumplir los estándares a través de pautas disciplinarias bien publicitadas
Nunca es suficiente establecer normas, también hay que definir medidas disciplinarias. Esto asegurará que todos, independientemente de su rango o posición, se adhieran a las reglas.
#7. Detección de infracciones y acción correctiva
Además del equipo de auditoría y seguimiento, debe existir un sistema que detecte incumplimientos. También debe haber una forma de realizar un seguimiento de las correcciones realizadas para garantizar que no haya registro de desviación. Si no existen medidas correctivas, entonces el cumplimiento no sirve de nada.
¿Cómo se implementa un sistema de gestión de cumplimiento?
Los siguientes pasos te ayudarán a implementar tu CMS
- Haga una evaluación de riesgos.
- Formación de los empleados
- Crea políticas y procedimientos.
- Establecer un buen canal de comunicación.
- Sistema de retroalimentación para reportar incumplimientos
#1. Ejecute una evaluación de riesgo propio en su negocio
El primer paso para implementar un sistema de cumplimiento es realizar una evaluación de riesgos en la empresa en cuestión. Las empresas adoptan sistemas de gestión de cumplimiento para protegerse de los riesgos. Dado que las diferentes industrias enfrentan diferentes riesgos, es necesario definir qué representa un riesgo para su empresa. La manera perfecta de hacer esto es ejecutar una prueba de evaluación de riesgos adaptada a los requisitos de su negocio. Si no está seguro de por dónde empezar, puede consultar COSO. Siempre estarán encantados de ayudar. Esto lo ayudará a abordar todos los riesgos identificados y brindar soluciones estratégicamente a estos posibles riesgos. Pero entonces, también debe estar listo para modificar las cosas tan pronto como surja la necesidad.
#2. Crear políticas y procedimientos
Cuando se trata de implementar el cumplimiento dentro de una empresa, se necesita una política. Una voluntad política es la recopilación de todas las normas y reglamentos que rigen la conducta empresarial. Las políticas comerciales difieren incluso para industrias similares. Simplemente, es un código de conducta.
#3. Formación de los empleados
Capacitar y educar a los empleados es uno de los elementos del sistema de gestión de cumplimiento. Cada empresa debe integrar un modelo educativo que eduque a sus empleados sobre el sistema de cumplimiento de la empresa. Cuando los empleados están bien informados, pueden rendir cuentas por sus acciones y, por lo tanto, adherirse al programa de cumplimiento.
#4. Establecer un buen canal de comunicación
La comunicación es tan buena como establecer la política que guía la operación. También es necesario asegurarse de que la capacitación de sus empleados de información sea impactante.
#5. Sistema de Retroalimentación para Reportes de Incumplimiento
Este es también uno de los elementos del sistema de cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de que haya una línea directa o un medio anónimo para denunciar el incumplimiento. En segundo lugar, debe haber un medio apropiado para invertir el informe. Luego, las medidas correctivas apropiadas también ayudan a las empresas a garantizar el cumplimiento.
¿Quién es responsable de la gestión del cumplimiento?
La junta directiva o un oficial de cumplimiento designado por la junta directiva es responsable de la gestión del cumplimiento dentro de una organización. Sin embargo, por lo general están ocupados con otras responsabilidades, y el diseño de un sistema de gestión de cumplimiento es una forma en que se encargan de esto. Además de diseñar un sistema de gestión de cumplimiento, los directores también asignan un oficial de cumplimiento para supervisar las cosas en su nombre.
¿Qué son las actividades de cumplimiento?
Las actividades de cumplimiento incluyen todas las acciones orientadas a la adhesión al sistema de gestión de cumplimiento de una organización. Estos incluyen la elaboración de políticas, informes, capacitación de empleados, seguimiento, auditoría, acciones correctivas, etc.
¿Qué son las herramientas de cumplimiento?
Las herramientas de cumplimiento generalmente son software que automatizan o simplifican el sistema de gestión que cada empresa debe implementar para cumplir con sus requisitos industriales, legales, de seguridad y reglamentarios. También se les conoce como software.
Plantilla de sistema de gestión de cumplimiento
La creación de una plantilla es fundamental para el éxito de cualquier sistema de gestión de cumplimiento empresarial. Si tiene problemas para crear una plantilla de gestión de cumplimiento general, puede dividirla en partes. Por ejemplo, puede crear una plantilla para evaluación de riesgos, capacitación de empleados, monitoreo y auditoría, política, corrección de incumplimiento, etc.
¿Qué es CMS y ejemplo?
Los usuarios pueden producir, editar, colaborar, publicar y guardar información digital utilizando un sistema de administración de contenido (CMS), que es una pieza de software. Los CMS se utilizan principalmente para la gestión de contenido web y la gestión de contenido empresarial (ECM) (WCM).
¿Cuáles son los 2 tipos de cumplimiento?
El cumplimiento normativo y corporativo son las dos categorías clave que indican la fuente del marco. Un marco de leyes, normas y procedimientos a seguir constituye el cumplimiento normativo y corporativo.
¿Qué es el KPI para el cumplimiento?
¿Cómo funcionan los KPI de cumplimiento? Medida por métricas de cumplimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI), la capacidad del departamento de cumplimiento para mantener la empresa en conformidad con las políticas internas y externas, así como con los requisitos legales.
¿Cuáles son las 6 grandes áreas de cumplimiento?
Todos los propietarios deben asegurarse de cumplir con todas las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con el cumplimiento. La seguridad contra incendios, la seguridad del gas, la seguridad eléctrica, la seguridad de los ascensores, la gestión del asbesto y la legionela son las seis principales preocupaciones de cumplimiento que los propietarios deben manejar.
¿Cuál es otro nombre del cumplimiento?
Este artículo enumera 71 términos que son sinónimos, antónimos o están vinculados a la palabra cumplimiento. Estas palabras incluyen conformidad, consentimiento, aquiescencia, responsabilidad, asentimiento y complacencia.
Software del sistema de gestión de cumplimiento
Teniendo en cuenta el enorme trabajo que implica la integración de CMS en las empresas, será excelente contar con un software que ayude a coordinar sus actividades sin mucha supervisión. Entonces, la pregunta es, ¿hay software o aplicaciones que ayuden a una empresa con su sistema de cumplimiento? Por supuesto que los hay, pero antes de enumerar los mejores software CMS, averigüemos qué es.
¿Qué es el software del sistema de gestión de cumplimiento?
El software del sistema de gestión de cumplimiento es un programa que rastrea, supervisa y audita continuamente si los procesos comerciales cumplen con las leyes aplicables, las políticas organizacionales y los estándares de consumidores y socios comerciales. Con el software CMS, una empresa puede centralizar fácilmente todo su conocimiento de cumplimiento y regular estos cumplimientos.
También podemos definir el software de gestión de cumplimiento como un programa que una empresa integra en su sistema para rastrear, monitorear y auditar continuamente su cumplimiento de las regulaciones autoimpuestas, las políticas organizacionales, las demandas de la industria y otras regulaciones gubernamentales.
¿Cuáles son los tipos de software del sistema de gestión de cumplimiento?
Hay tres tipos de software CMS disponibles actualmente. Las necesidades de su negocio deben encajar en uno. Pero luego debe asegurarse de comprender la necesidad de su industria de elegir el software adecuado. A continuación se encuentran los tipos de software del sistema de gestión de cumplimiento;
- Plataformas de gestión de cumplimiento de uso múltiple.
- Herramientas de gestión de cumplimiento específicas de la industria
- Software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC)
#1. Plataformas de gestión de cumplimiento multiusos
Una plataforma multiusos, también conocida como plataforma de gestión de cumplimiento todo en uno, tiene la capacidad de gestionar el cumplimiento en cualquier sector.
#2. Herramientas de gestión de cumplimiento específicas de la industria
Esto es específicamente para industrias altamente reguladas como la atención médica, el sector financiero, el campo de la fabricación, etc.
#3. Software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC)
El software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) es en realidad más avanzado que las herramientas de gestión de cumplimiento específicas de la industria. Este software de sistema de gestión de cumplimiento tiene una gama más amplia de características para la gestión de riesgos y el gobierno corporativo que solo la gestión de cumplimiento genérica. GRC es el único software de sistema de gestión de cumplimiento que integra la gestión de riesgos de TI, la planificación de la continuidad del negocio y la gestión legal.
¿Cuáles son las características del software del sistema de gestión de cumplimiento?
Las siguientes son las características del software CMS;
- No da lugar a errores.
- Gestiona el registro de cumplimiento y conjuntos de políticas.
- El software CMS permite la formación e-learning.
- Garantiza el seguimiento del cumplimiento.
- Garantiza el control y el informe.
- Gestiona los conflictos
- Tiene una interfaz multilingüe.
- Sirve como herramientas de encuesta.
- Prevención y control del fraude.
- Manejo competente de las transiciones y conocimiento de las normas aplicables.
Compra de un software de sistema de gestión de cumplimiento
Los especialistas en marketing de CMS están por todas partes tratando de convencer a las empresas de que compren su software. Las empresas deben evaluar completamente sus necesidades antes de realizar su compra o actualizar sus herramientas de cumplimiento. Los siguientes pasos lo ayudarán a tomar la decisión correcta;
#1. Determine la extensión de su riesgo comercial
Si bien es cierto que el software CMS ayuda a las empresas a administrar su riesgo de cumplimiento, no todas las empresas necesitan un software. Así que primero defina el riesgo de su negocio realizando su evaluación de riesgos.
#2. Definir Línea de Negocio y Necesidad
¿Está su empresa en una industria altamente regulada? Hay industrias que tienen regulaciones altas, como los servicios financieros y la salud. En segundo lugar, puede consolidar otras necesidades relevantes en su software CMS, pero primero debe definir cuáles son las necesidades de su negocio.
#3. Necesita
Es importante definir sus necesidades de TI antes de integrar su CMS. Para reducir los gastos, vigile los paquetes de software que vienen con TI. De esa forma, no tendrás que incurrir en gastos extras por ello.
Ejemplos de gestión de cumplimiento
Oye, todas las empresas pertenecen a una industria u otra, por lo que la mayoría de los sistemas de gestión de cumplimiento que verás en línea son probablemente sugerencias. Tendrá que diseñar el sistema de gestión de cumplimiento de su negocio utilizando las regulaciones de su industria y sus informes de evaluación de riesgos, no un ejemplo en línea.
#1. Identifique las Regulaciones en línea con su Industria
Como se dijo antes, cada industria tiene un conjunto de reglas o regulaciones a las que debe adherirse. Antes de crear un programa CMS o un sistema de gestión, compile una lista de las reglas que aplica su empresa.
#2. Coloque las leyes en orden de importancia
Esto no significa que haya regulaciones sin importancia. Solo significa que algunos requieren más atención que otros, pero en todos, todos deben ser obedecidos. Ubicarlos en orden de importancia lo ayudará a determinar con qué frecuencia desea revisar esos reglamentos. Hay algunos que requieren constante revisión, auditoría y seguimiento. Hay algunos que no requieren mucha atención y una revisión anual es perfecta para ellos.
#3. Crear reglas de revisión
Después de compilar una lista de sus responsabilidades principales, intente dividirlas en listas mensuales de "cosas por hacer". ¿Cuándo debe la junta enterarse de estos temas? Escríbelas para que no las olvides. ¿Cuándo entrarán en vigor estas nuevas normas? Envíe la versión más actualizada y la fecha de vencimiento en un correo electrónico a la persona encargada de revisarlo con aproximadamente un mes de anticipación.
#4. Planificar la formación de los empleados
No pase por alto la importancia de la capacitación, tanto para su personal como para su liderazgo.
#5. Elaborar un calendario de lista de tareas pendientes
Tener una lista de tareas pendientes del calendario de cumplimiento lo ayudará a hacer las cosas en el momento adecuado.
Conclusión
Gestionar el riesgo siempre es mejor que permitir que se salga de control. Entonces, si tiene una empresa sin un sistema de cumplimiento, integre uno. El efecto de no tener uno fue que costó más que poner uno en su lugar. Y si tiene uno, asegúrese de monitorear, auditar y hacer modificaciones cuando sea necesario para mantenerse al tanto de las regulaciones de su industria.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de cumplimiento
¿Cuáles son las cuatro partes esenciales de un sistema de gestión de cumplimiento?
- Supervisión de la junta y la gerencia,
- Programa de cumplimiento
- Respuesta a las quejas de los consumidores
- Auditoría de cumplimiento
¿Cuáles son las tres fases de la gestión del cumplimiento?
- Consejos SOD
- Identificar y catalogar las amenazas a las que se enfrenta la empresa
- Auditoría continua y cumplimiento.
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Referencias
