La estabilidad financiera de una empresa puede determinarse por su presupuesto de caja. Este presupuesto le permite monitorear la cantidad de dinero que ingresa y sale de un negocio durante algún tiempo. Comprender cómo funcionan los presupuestos de efectivo puede ayudarlo a controlar mejor las finanzas de una empresa al permitirle saber de dónde viene y va su dinero durante cada período de informe. En este artículo, definiremos un presupuesto de efectivo, explicaremos cómo funcionan, describiremos cómo configurar un sistema de efectivo y discutiremos los beneficios que ofrecen. También proporcionaremos un ejemplo de este tipo de presupuesto.
¿Qué es un presupuesto de efectivo??
Una estimación de los flujos de efectivo de una empresa durante un período determinado se denomina presupuesto de efectivo. El presupuesto puede ser para un período semanal, mensual, trimestral o anual. Este presupuesto se utiliza para determinar si la entidad tiene suficiente efectivo para continuar operando dentro del marco de tiempo especificado. El presupuesto de efectivo de la empresa proporciona información sobre sus necesidades de efectivo (y cualquier excedente) y ayuda a determinar una asignación de efectivo eficiente.
Cómo funciona un presupuesto de efectivo
Las empresas utilizan las previsiones de ventas y producción, así como las suposiciones sobre los gastos necesarios y los cobros de cuentas por cobrar, para crear sus presupuestos de caja. Si una empresa tendrá suficiente efectivo para continuar con las operaciones, se requiere un presupuesto de efectivo. Si una empresa carece de liquidez suficiente para operar, debe obtener capital adicional mediante la emisión de acciones o contrayendo deuda adicional.
Una transferencia de efectivo calcula las entradas y salidas de efectivo de un mes y utiliza el saldo final como saldo inicial para el mes siguiente. Este proceso permite a la empresa pronosticar las necesidades de efectivo a lo largo del año y modificar el avance para ajustar los saldos de efectivo para los próximos meses.
Presupuesto de caja a corto plazo frente a presupuesto de caja a largo plazo
Por lo general, los presupuestos de efectivo se consideran a corto o largo plazo. Mientras que los presupuestos de efectivo a largo plazo se enfocan únicamente en los requisitos de efectivo para el próximo año o varios años, los presupuestos de efectivo a corto plazo se enfocan en los requisitos de efectivo para la semana o los meses siguientes.
Las facturas de servicios públicos, el alquiler, la nómina, los pagos a proveedores, otros gastos operativos y las inversiones son solo algunos ejemplos de elementos del presupuesto de efectivo a corto plazo. Los pagos de impuestos trimestrales y anuales, los proyectos de gastos de capital y las inversiones a largo plazo son los elementos centrales de los presupuestos de efectivo a largo plazo. Los presupuestos de efectivo a largo plazo generalmente requieren una planificación más estratégica y un análisis detallado porque el efectivo debe mantenerse por un período más largo.
También es una buena idea hacer un presupuesto para emergencias o necesidades de efectivo inesperadas que puedan surgir, especialmente si el negocio es nuevo y no todos los aspectos de las operaciones se realizan por completo.
Los beneficios de un sistema de presupuesto en efectivo
Debido a que permite a las empresas realizar un seguimiento de cada centavo que ganan y gastan, un sistema de presupuesto en efectivo puede brindar una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa que otros tipos de elaboración de presupuestos. Aquí hay algunos beneficios adicionales de esta estimación:
#1. es fácil de entender
El software de contabilidad puede ser complejo y difícil de entender para los no expertos. Los presupuestos de efectivo pueden ayudar a simplificar los procesos financieros si no tiene experiencia en contabilidad o si es nuevo en la industria porque enumeran directamente cuánto dinero puede esperar tener la empresa en un momento dado. Esta claridad puede ayudarlo a tomar decisiones financieras sólidas.
#2. Te prepara para facturas inesperadas
Cuando una empresa pueda necesitar un préstamo de emergencia, un presupuesto de caso puede ayudar. Tener suficiente efectivo disponible puede ayudar a una empresa a retener clientes valiosos, garantizar que pueda pagar a todos sus empleados a tiempo y garantizar que pueda entregar sus productos a tiempo. Un sistema de presupuesto de efectivo también puede ayudar a las empresas a lograr el nivel adecuado de liquidez necesario para optimizar sus procesos.
#3. Agiliza la gestión del flujo de caja
Los presupuestos de efectivo ayudan a administrar el flujo de efectivo de una empresa al agilizar el proceso de seguimiento de las entradas y salidas de efectivo a lo largo del tiempo. Esto puede ayudarlo a decidir cuándo solicitar fondos adicionales. También puede ayudarlo a identificar formas de reducir los gastos hasta que se generen más ingresos a través de las ventas u otras fuentes.
#4. Ayuda a decidir qué pedir prestado
Los presupuestos de efectivo ayudan a las empresas a determinar la cantidad de dinero que deben pedir prestado a los bancos y otros prestamistas. Una empresa puede desarrollar su estrategia de financiación mediante la proyección de beneficios futuros sobre la base de las tendencias de ventas y gastos actuales. Esto ayuda a los profesionales financieros a determinar si pedir prestado todo de una vez o en cuotas. Dependiendo de la situación financiera de la empresa, cualquiera de las opciones puede beneficiar las necesidades de la empresa.
#5. Pronósticos de próximas necesidades financieras
Al lanzar una nueva línea de productos o abrir una nueva sucursal, los presupuestos de efectivo ayudan a las empresas a pronosticar sus futuras necesidades de efectivo. Estos presupuestos describen la cantidad requerida para financiar estos proyectos y ayudarlos a hacer estimaciones de efectivo. Esto puede ayudar a las empresas a asegurar la financiación adecuada para cambios operativos importantes.
#6. Ayuda a evitar gastos excesivos
Los presupuestos de efectivo le permiten ver exactamente a dónde va el dinero de una empresa cada mes, lo que evita que gaste de más en elementos innecesarios. Saber cuánto dinero tiene disponible cada mes puede ayudar a sus equipos financieros a tomar mejores decisiones de gasto. Esto también puede ayudarlos a evitar gastos excesivos en artículos que no son necesarios para el funcionamiento del negocio.
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Propósito del Sistema de Presupuesto en Efectivo
Comprendamos la intención detrás del uso de un sistema de presupuesto de efectivo en las operaciones diarias de una organización a través de la discusión a continuación.
- El objetivo principal del presupuesto de efectivo es ver la posición de efectivo futura de la empresa para que la gerencia pueda determinar cuándo es necesario disponer los fondos en el futuro para que las operaciones de la empresa no se vean obstaculizadas.
- También está preparado para determinar si hay exceso de efectivo disponible; si es así, debe invertirse productivamente para maximizar los rendimientos del negocio.
- También están preparados para pronosticar el superávit/déficit de efectivo durante el período determinado.
- Para reducir los gastos de la empresa mediante el control de los gastos de la empresa.
Cómo hacer un sistema de presupuesto en efectivo
Antes de iniciar un sistema de presupuesto de efectivo, es importante comprender que un presupuesto de efectivo se diferencia de un presupuesto financiero general en que se ocupa únicamente de las entradas y salidas de efectivo. Esto significa que las suposiciones de ingresos para el período deben convertirse en recibos de efectivo para el mismo período y viceversa.
El software de contabilidad puede ayudar a identificar las fuentes y usos de efectivo de una cuenta bancaria en algunos casos; sin embargo, un mantenimiento deficiente de los registros puede tener un impacto en la disponibilidad de la información.
Para evitar esto, es importante manejar las conciliaciones de efectivo además de mantener controles estrictos sobre las entradas del diario contable. Se necesita tiempo para construir presupuestos de efectivo. Estos son los pasos para los presupuestos de caja.
#1. Determinar un saldo de punto de partida
Primero se debe determinar el saldo inicial que se utilizará para renovar el saldo de efectivo proyectado. Si el presupuesto de efectivo es para un solo trimestre, el saldo inicial debe ser igual al saldo final del trimestre anterior. Esto se aplica a cualquier período. Vincule siempre el saldo de caja inicial a una fuente externa, como un extracto bancario.
#2. Determinar el período
Se pueden crear presupuestos de efectivo semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Si la organización tiene problemas de liquidez, incluso se puede hacer a diario. Asegúrese de seleccionar un período de tiempo que le ayude a administrar los saldos de efectivo diarios y, al mismo tiempo, proporcione suficiente información futura para detectar cualquier problema potencial.
#3. Reconocer todas las fuentes y usos de efectivo
Identifique cada fuente y uso de efectivo durante el período y agrúpelos en una lista detallada. Las entradas de efectivo positivas superan las salidas de efectivo negativas.
#4. Fuentes y usos netos contra el saldo inicial de efectivo
Para determinar su posición neta de efectivo, sume todas las fuentes de efectivo al saldo de efectivo inicial del período y luego redúzcalo según la cantidad de gastos.
#5. Identificar déficits y superávits y hacer un plan
Resaltará los superávits y déficits de efectivo una vez que haya transferido su saldo inicial para el período. Examine los controladores de las balanzas. Si hay un déficit, busque formas de reducir costos o aumentar el flujo de efectivo. Si hay un excedente, identifique usos potenciales para el dinero que estén en línea con las metas de la organización.
Ejemplo de un presupuesto de efectivo
Veamos un par de ejemplos que nos ayudarán a comprender mejor el sistema de presupuesto de caja.
ejemplo 1
Elvis tiene un supermercado en Nueva Jersey. Su calendario de pagos es bastante agitado, ya que varios proveedores entregan varios productos para satisfacer los requisitos de la tienda de Elvis. Como resultado, siguiendo el consejo de un proveedor, comenzó a implementar un estado de presupuesto de caja.
En la semana siguiente, los pagos se realizaron a tiempo ya que se pintó una imagen más clara a través del estado de cuenta y se hicieron planes en consecuencia para garantizar los pagos a tiempo.
ejemplo 2
Los presupuestos de efectivo son esenciales para las organizaciones comerciales, en particular para las pequeñas empresas, porque brindan a los propietarios y empleados una idea de los objetivos por los que todos están trabajando como grupo.
Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables a la inflación y sus efectos. La elaboración de presupuestos les permite hacer frente a la inflación y otros riesgos empresariales de forma más eficaz.
Sin embargo, a medida que el negocio crece más allá de su infancia, a los propietarios les puede resultar difícil mantener el presupuesto de efectivo porque quieren concentrarse en el desarrollo del negocio. Como resultado, se recomienda que los empleados estén capacitados para crear, mantener y revisar presupuestos.
¿Qué gastos deben incluirse en un presupuesto de caja?
Un presupuesto de efectivo debe tener en cuenta los flujos de efectivo esperados, como los ingresos, así como los flujos de salida operativos, como las devoluciones, la nómina, el alquiler, los servicios públicos, los suministros y otros costos comerciales.
¿Cómo se prepara un presupuesto de caja?
El marco de tiempo para el cual se prepara el presupuesto determinará esto. Unas pocas semanas de efectivo solo representarán los gastos diarios relacionados con la financiación y el suministro de las operaciones de una empresa, mientras que el valor de un trimestre o más del presupuesto de efectivo también puede representar gastos más grandes, como equipos, inversiones de capital y gastos corporativos. impuestos. Cualquier superávit de caja restante al final de un período presupuestario se transfiere al comienzo del siguiente.
¿Cuál es el objetivo principal de un presupuesto de caja?
Una empresa utiliza un presupuesto de efectivo para determinar si tiene suficiente efectivo para continuar operando durante el período especificado. Un presupuesto de efectivo también le dará a la empresa una idea de sus necesidades de efectivo y cualquier excedente, lo que le permitirá determinar si la empresa está usando efectivamente efectivo o no.
¿Cuáles son los cuatro elementos de un presupuesto de efectivo?
Los ingresos de efectivo, los desembolsos de efectivo, el cambio de efectivo neto para el período y el nuevo financiamiento necesario son los cuatro componentes.
¿Cuáles son los tres métodos para un presupuesto de efectivo?
Hay tres formas de preparar un presupuesto de efectivo: (a) el método de recibos y pagos; (b) el método de pérdidas y ganancias ajustadas; y (c) el método del balance general.
¿Quién prepara el presupuesto de caja?
Los presupuestos de efectivo están bajo la dirección del director financiero, o el principal gerente financiero de la empresa. El propietario debe ayudar con la gestión del presupuesto de efectivo y la toma de decisiones para las empresas que carecen de este nivel de experiencia interna.
Conclusión
Los presupuestos de efectivo ayudan a las empresas a planificar la futura disponibilidad de efectivo mediante la estimación de los flujos de efectivo presentados en un presupuesto de efectivo. Para dar cuenta de los períodos de saldos de efectivo altos y bajos, se desarrollan planes financieros. Los saldos masivos de efectivo sugieren que la empresa no logró la tasa de rendimiento más alta posible. La empresa no podrá pagar sus facturas debido a reservas de efectivo insuficientes. Las empresas deben mantener un saldo de efectivo adecuado para cubrir sus necesidades de efectivo proyectadas, así como reservas adicionales para cubrir contingencias imprevistas.
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Referencias
