¿Cómo puedes convencer a todos en tu equipo para que perciban algo de la misma manera cuando tienen una variedad de personalidades y puntos de vista tan diferentes? Además, ¿cómo logra que todo su personal lleve a cabo una tarea o un proceso de la misma manera de manera consistente? Los mapas de procesos comerciales son un marco diseñado para lograr precisamente eso: diseñar gráficamente un proceso para que todos puedan entenderlo y seguirlo de la misma manera. Cubrimos problemas de mapeo de procesos comerciales básicos y avanzados en este tutorial, incluido el software, la historia, la certificación, la metodología, los ejemplos y las ventajas.
¿Qué es el Mapeo de Procesos de Negocio?
Una representación visual de los procesos de trabajo se llama mapeo de procesos de negocios. Los mapas de procesos, que se pueden representar como diagramas de flujo o mediante símbolos de notación y modelado de procesos empresariales (BPMN), ilustran las relaciones entre las etapas necesarias para completar un producto o servicio.
Los mapas de procesos comerciales se ocupan de las operaciones comerciales, el propósito, los estándares para el éxito, los roles y deberes, y cuándo y dónde se llevarán a cabo los distintos procesos. Son un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM). El mapeo de procesos comerciales fomenta la transparencia para todas las partes interesadas, especialmente aquellas interesadas en el cumplimiento, así como para quienes trabajan dentro de la organización.
El modelado de procesos comerciales y el mapeo de procesos comerciales se confunden con frecuencia. Cuando los expertos modelan procesos de negocios, están más preocupados por cómo se llevan a cabo los procedimientos y quién (o qué departamento) los lleva a cabo.
Historia del Mapeo de Procesos de Negocios
La Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos (ASME) fue pionera en el mapeo de procesos comerciales en 1921. Luego, los ingenieros y las instalaciones de producción adoptaron los mapas de procesos comerciales, y se convirtieron en los programas de software que usamos hoy.
Primeros pasos para encontrar la mejor forma de hacer el trabajo”, Frank y Lillian Gilbreth introdujeron el diagrama de proceso de flujo en una presentación titulada “Gráficos de proceso en 1921. La Universidad de Purdue tiene un archivo de estos materiales si está interesado en obtener más información. Para garantizar la consistencia en este tipo de gráfico, ASME creó un sistema de símbolos en 1947.
¿Por qué necesita el mapeo de procesos comerciales?
Un componente crucial de la gestión de una empresa exitosa es el mapeo de procesos comerciales. Se deja que los empleados especulen y se equivoquen con respecto a las mejores prácticas en su organización sin una representación visual de cómo operan allí los procesos predecibles. Se deja que cada departamento y persona desarrolle su propia secuencia y asignación si un proceso comercial no se define completamente a través del mapeo. Cuando no se especifican los propietarios del trabajo, esto genera confusión, confusión y culpa.
Software de mapeo de procesos comerciales
Ya sabes, a medida que las cosas han cambiado, también lo ha hecho la necesidad de crear mapas de procesos. Existen aplicaciones y software que simplificarán significativamente el proceso. Veremos las herramientas y el software que existen en las siguientes líneas.
Una aplicación en línea o basada en la nube llamada software de mapeo de procesos comerciales permite a los usuarios representar gráficamente los pasos necesarios para ejecutar un determinado proceso comercial a través de tablas y gráficos. En el mapa se muestra un diagrama de flujo de procedimientos operativos estándar, descripciones de tareas y todas las actividades relacionadas con el proceso, como entrada/salida.
¿Por qué es tan importante un software de mapeo de procesos comerciales?
El objetivo principal de cualquier software de mapeo de procesos comerciales es hacer que las personas, las organizaciones o las empresas sean más efectivas en la forma en que realizan sus actividades comerciales diarias. Estas extraordinarias tecnologías hacen posible que la gerencia monitoree de manera efectiva los flujos de trabajo para obtener una comprensión completa de toda la organización y sus diversas operaciones.
Las herramientas de mapeo de procesos también ayudan a descomponer la complejidad o complicación de los procesos comerciales y mejoran la comprensión de los flujos de procesos. Los usuarios pueden especificar las etapas para la mejora del proceso gracias a esto.
Debido a que necesita comprender los procesos antes de poder tomar cualquier medida para mejorarlos, el software de mapeo de procesos comerciales puede ser una herramienta muy útil para su empresa. Estas herramientas de mapeo de procesos están hechas para ayudarlo a comprender la esencia de cualquier proceso, que es para lo que están destinadas.
Aquí hay una lista de algunos de los mejores software de mapeo de procesos comerciales, elegidos por su enorme volumen de revisiones favorables y altos niveles de satisfacción del cliente.
Principales programas de software de mapeo de procesos comerciales:
#1. Promapp
Promapp es una aplicación de mapeo de procesos fácil de usar que promueve la mejora de procesos al simplificar en gran medida el proceso de mapeo de procesos. Esta fantástica plataforma en línea hace que sea sencillo para los usuarios desarrollar, modificar y compartir procesos de recursos humanos. Hace posible la gestión de riesgos, el control de calidad y la continuidad del negocio.
#2. dibujar.io
Los diagramas de flujo de procesos y otros tipos de diagramas se pueden hacer utilizando la sencilla aplicación de mapeo de procesos Draw.io. También puede producir visualizaciones elaboradas como el diagrama SIPOC.
#3. dibujo inteligente
Los usuarios de SmartDraw pueden producir fácilmente diagramas y gráficos con una apariencia profesional. Debido a su diseño increíblemente intuitivo, es fácil de usar y ofrece una amplia gama de funciones y funcionalidades.
#4. Microsoft Excel
Microsoft Excel es un nombre familiar para casi todo el mundo. Es, sin duda, una de las hojas de cálculo más utilizadas y apreciadas en la actualidad. Sin embargo, no mucha gente sabe que Excel, el programa que se incluye con el paquete de Microsoft Office, incluye una serie de funciones que puede usar para crear mapas de procesos.
#5. Proceso CWA y paquete QM
Este software de mapeo de procesos se puede utilizar para la gestión de flujos de trabajo, la gestión de calidad y la gestión de procesos comerciales. Esta tecnología innovadora se puede utilizar para el modelado, la optimización y la difusión sencillos de documentos y procesos.
#6. Gráfico lúcido
Esta herramienta se desarrolló específicamente para ayudar a generar mapas de procesos comerciales. Por eso, tiene un montón de herramientas y funcionalidades que facilitan el mapeo de procesos. A modo de ilustración, LucidChart incluye un montón de plantillas que cualquiera puede usar para construir cualquier tipo de mapa de procesos, incluidos SIPOC, BPMN2, flujo de valor y otros.
#7. Visio de Microsoft
Microsoft tiene un programa específico llamado Visio que se usa para crear mapas de procesos comerciales. Sin embargo, a los usuarios también les gustarán las numerosas características y funcionalidades adicionales que vienen con esta útil aplicación. El mejor software de mapeo de procesos comerciales disponible en la actualidad, Microsoft Visio, también es una de las herramientas más caras de esta lista.
Ejemplos de mapeo de procesos comerciales
El propósito principal de los mapas de procesos es explicar cómo opera un proceso. Puede mejorar la comprensión de sus empleados de ciertas funciones comerciales seleccionando e implementando el mapa de procesos adecuado. Veamos algunos símbolos populares utilizados en el mapeo de procesos de negocios antes de entrar en nuestros ejemplos.
#1. Actividad/Proceso:
Un paso o una acción dentro de un proceso está representado por una actividad o proceso. A menudo se representa con un rectángulo.
#2. Flujo
Por lo general, la forma del flujo es una línea con una flecha en un extremo. Un flujo muestra al espectador el orden en que se llevan a cabo los pasos de un proceso.
#3. Evento
Un proceso comienza, se modifica o termina debido a un evento. Los errores, los mensajes, las cancelaciones y los enlaces son algunos ejemplos de sucesos que le gustaría hacer visibles. Según el tipo de evento, los eventos se simbolizan mediante un círculo que incluye símbolos adicionales.
#4. Decisión
La forma de decisión en forma de diamante indica que se requiere una decisión para que el proceso continúe. Podría ser una simple elección de sí o no, o podría ser una decisión más complicada con una variedad de opciones, como una declaración de caso en un programa de computadora.
Los ejemplos de mapeo de procesos comerciales contienen con frecuencia las formas anteriores.
Ejemplos de mapeo de procesos
#1. Servicio de mesa
Para reducir costos y brindar un servicio efectivo, varias empresas han automatizado una parte de los procedimientos de su mesa de servicio. Las solicitudes deben priorizarse y enrutarse a las personas adecuadas de acuerdo con los flujos de trabajo.
#2. Reclutamiento
Tradicionalmente, el reclutamiento ha sido un esfuerzo de recursos humanos laborioso y que consume mucho tiempo. Los reclutadores utilizan cada vez más la automatización de procesos robóticos (RPA) y otras herramientas de automatización para revisar las solicitudes de los candidatos y categorizarlos de acuerdo con sus credenciales.
#3. Obtención
Los flujos de trabajo del proceso de adquisición pueden ser complicados. Las solicitudes y aprobaciones manuales pueden causar largas demoras y falta de transparencia. Una solicitud enviada al departamento de compras inicia un flujo de trabajo de compras. El personal de adquisiciones luego investigará a los proveedores potenciales, obtendrá ofertas y elegirá uno.
#4. Incorporación de clientes
Una experiencia de incorporación positiva es esencial para retener a los clientes. Debido a un aumento en los puntos de contacto con los clientes, los procesos de incorporación se han vuelto más complicados. Esto es especialmente cierto en sectores como la banca que están fuertemente regulados.
Certificación de mapeo de procesos comerciales
El aprendizaje de nuevas habilidades puede verse facilitado mediante la adquisición de una certificación de mapeo de procesos comerciales. Estas habilidades pueden ayudarlo a fortalecer su currículum y asegurar un empleo de mayor nivel. Los gerentes de proyecto pueden ampliar su experiencia y productividad mientras aprenden formas de mejorar las prácticas comerciales.
Aquí hay una lista de varias certificaciones que están disponibles si el mapeo de procesos comerciales es algo que le interesa:
#1. Certificación ITIL
No hay requisitos previos para la Certificación de Fundamentos de la Biblioteca de Información (ITIL), solo un puntaje de aprobación del examen. También presenta exámenes de práctica y no tiene fecha de vencimiento. Además, ofrece ejemplos de situaciones reales para ayudarlo a comprender cómo las habilidades enseñadas por esta certificación pueden usarse en el lugar de trabajo.
#2. CMA
La Certificación de Contador de Gestión Certificado es proporcionada por la Asociación de Contadores y Profesionales Financieros en Negocios. Después de la escuela secundaria, requiere más de dos años de estudio o capacitación, más de dos años de experiencia laboral y aprobar un examen oral o escrito. Después de un año, esta certificación deja de ser válida.
#3. Gestión del cambio organizacional: certificación de practicante APMG CM
Gestión del cambio organizacional: la certificación de practicante de APMG CM está disponible a través de Learning Tree. Solo es necesario aprobar el examen oral o escrito para obtener esta certificación, que es válida de por vida. Puede obtener conocimientos útiles en el curso que puede utilizar para organizar las operaciones comerciales mediante la implementación de la gestión del cambio.
#4. Certificado de Servicios Comerciales Globales (CertGBS)
El Certificate in Global Business Services es una certificación que ofrece la ACCA. Esta certificación simplemente necesita que termines los cursos. Además, esta certificación es perpetua.
#5. CITP
Un profesional de la tecnología de la información puede obtener una certificación del Instituto Americano de CPA (AIPA). Después de la escuela secundaria, requiere más de dos años de estudio o capacitación, más de dos años de experiencia laboral y aprobar un examen oral o escrito. El período de certificación de tres años ha pasado.
Metodología de Mapeo de Procesos de Negocios
La metodología de mapeo de procesos de negocios viene en una variedad de formas. Una larga lista podría incluir, cada uno con su propia fuerza especial: diagramas de Gantt, diagramas UML, notación de modelado de procesos comerciales, diagramas de flujo, diagramas de flujo de datos, diagramas de actividad de roles, definición integrada para el modelado de funciones, redes de Petri, métodos orientados a objetos, técnica de flujo de trabajo y modelos de simulación.
La metodología de mapeo de procesos de negocios incluye lo siguiente:
#1. Métodos de flujo de trabajo
Los flujos de trabajo son colecciones de tareas realizadas por personas dentro de una organización o por programas de software. Esos procedimientos van más allá del simple modelado. También apoyan el análisis y la mejora de procesos. La recopilación de información, el modelado de procesos comerciales, el modelado de flujos de trabajo, la implementación, la verificación y la ejecución son algunas de las etapas de un flujo de trabajo.
#2. Notación de modelado de procesos comerciales (BPMN)
El método que prefieren los profesionales de procesos es BPMN. Es un lenguaje estandarizado que es excelente para circunstancias en las que debe profundizar en los procesos para abordar errores y excepciones. Aunque es bastante común, usar esta estrategia si no eres un analista de negocios podría resultar contraproducente.
#3. Diagramas de flujo de datos
Los diagramas de flujo de datos, también conocidos como el enfoque de Yourdon, le muestran cómo se mueve la información de un lugar a otro. Muestran cómo el proceso interactúa con el mundo exterior y las conexiones con varios almacenamientos de datos.
#4. Diagramas de lenguaje modelo unificado (UML)
Los diagramas UML son ideales para mapear el desarrollo de software. UML divide los diagramas en dos categorías: diagramas de comportamiento y diagramas estructurales. UML no es apropiado para diseñar flujos de trabajo de procesos, ya que se considera una herramienta de mapeo especializada para industrias particulares.
#5. Diagramas SIPOC
Los mapas de procesos de alto nivel son otro nombre más para los diagramas SIPOC. Transmiten un proceso visualmente sin profundizar mucho. El proceso se divide en las siguientes divisiones en un diagrama SIPOC: proveedores, entrada, proceso, salida y clientes.
Pasos en el mapeo de procesos comerciales
Para comenzar a mapear su proceso comercial, decida qué proceso necesita mapear. Modifique el proceso según sea necesario recopilando y analizando datos sobre el procedimiento actual. Esté atento a las formas de mejorar el proceso.
Realización del mapeo de procesos comerciales
Los procesos que decida mapear en el mapeo de procesos comerciales afectarán la utilidad de sus mapas. Al tener en cuenta cómo afectarán a sus clientes y a toda su estrategia comercial, puede asegurarse de que sus mapas de procesos comerciales tengan el mayor impacto potencial.
A continuación, proporcionamos tres técnicas para elegir los mejores procesos para mapear:
#1. Organiza tus operaciones de acuerdo a cómo afectan a tus clientes:
Estos son procesos fundamentales, útiles y directores. Sus clientes se ven directamente afectados por los procedimientos básicos, que reflejan el propósito del negocio. Los procesos utilizados en la gestión empresarial se denominan procesos habilitadores. Los procesos utilizados en la planificación y el gobierno del negocio se conocen como procesos de guía.
#2. Vincule su proceso y funciones a su estrategia general:
Encontrar los objetivos estratégicos de su organización es el primer paso para hacerlo. Una vez terminado, puede usarlo como base para crear una arquitectura de procesos para sus procesos actuales. Al hacerlo, está decidiendo qué procesos son más importantes para lograr la estrategia de su negocio, cómo desarrollarlos de una manera que los mantenga más alineados con ella y cómo establecer un programa de mejora para el futuro.
#3. Mejora obligada:
Se trata más de reaccionar por necesidad que de una estrategia premeditada. Un esfuerzo de mejora de procesos puede verse obligado, por ejemplo, por una auditoría fallida o una directiva de gestión. Se identifican y mapean los procesos necesarios en esta situación.
¿Cuáles son los seis métodos principales para crear mapas de procesos de negocio?
Hay seis formas principales de crear mapas de procesos:
- A través de entrevistas individuales o en grupos pequeños de empleados.
- Mediante el uso de talleres de descubrimiento guiado.
- Mediante la revisión de la documentación existente.
- Análisis y diseño de negocios.
- Observando directamente el trabajo.
- Importando mapas de procesos ya existentes.
¿Cuáles son los cinco pasos básicos para crear un mapa de procesos?
Creación de un mapa de procesos:
- Elija un proceso o problema para mapear.
- Enumere las actividades que se llevaron a cabo.
- Los pasos deben estar enumerados por escrito.
- Usando símbolos del mapeo de procesos, cree un diagrama de flujo.
- Terminar el mapa de procesos y distribuirlo.
- Examine el mapa para identificar posibles áreas de mejora.
¿Cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo y un mapa de procesos?
Un flujo de trabajo consta de los pasos recurrentes necesarios para finalizar una tarea. Todos los componentes requeridos para completar una meta organizacional más significativa se conocen como un proceso. La opinión común es que los procesos se refieren a resultados más completos, mientras que los flujos de trabajo dan cuenta de detalles minuciosos hasta objetivos a pequeña escala.
¿Cuáles son los diferentes tipos de mapas de procesos?
Hay seis tipos diferentes de mapas de procesos:
- Diagrama de flujo básico.
- Mapa de flujo de valor.
- Mapa de la cadena de valor.
- Mapa multifuncional.
- Detalle del mapa de procesos.
- SIPOC.
¿Cuáles son los tres beneficios de crear un mapa de procesos?
Las ventajas del mapeo de procesos:
- Para comprender mejor un proceso.
- Considere cómo se podría mejorar un proceso.
- Muestre a otros los pasos de un proceso.
- Potenciar la comunicación entre los participantes de un mismo proceso.
Conclusión
El mapeo de procesos comerciales se ha convertido en algo más que un simple proceso con gráficos atractivos. Pero si no se hace correctamente o con seriedad, puede generar problemas y problemas que preferiría no tener.
El mapeo de procesos es importante porque le permite no solo identificar sino también reparar cosas rotas y llenar brechas críticas. Usar el equipo y el software apropiados es el método mejor y más simple para lograr esto.
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Referencias
