Dirigir una pequeña empresa puede ser muy estresante sin los sistemas de gestión adecuados. Desde administrar productos y servicios, asegurar la felicidad del cliente y, lo que es más importante, asegurarse de que sus clientes le paguen a tiempo, realmente podría hacerlo con la ayuda de un buen sistema de facturación. En esta guía, hemos enumerado algunos de los mejores sistemas de facturación para su negocio, con consejos sobre lo que debe tener en cuenta al seleccionar uno.
¿Qué es un Sistema de Facturación?
Los sistemas de facturación son plataformas de software que permiten a una empresa realizar un seguimiento de los artículos y servicios facturables. Con frecuencia se incluye con otras aplicaciones, como el software de contabilidad, aunque también se puede proporcionar como un servicio independiente.
Los sistemas de facturación automatizan muchas operaciones de facturación repetitivas para reducir las tareas manuales y aumentar la eficiencia. Dependiendo de la estructura de costos, la mayoría de las aplicaciones proporcionarán una variedad de funcionalidades, tales como:
- Seguimiento del tiempo de los empleados con fines de facturación.
- Facturación online (creación/entrega de plantillas)
- Creación de calendarios y recordatorios de pago personalizados
- Seguimiento del tiempo del proyecto del cliente
- Procesamiento de pagos a través de Internet (tarjeta de crédito, PayPal, ACH, multidivisa)
- Análisis e informes, por ejemplo, flujo de caja, pagos atrasados y gastos
Los mejores sistemas de facturación para pequeñas empresas
Ahora que hemos establecido los conceptos básicos, echemos un vistazo a algunos de los mejores sistemas de facturación para pequeñas empresas disponibles:
#1. Factura Zoho
Zoho es una excelente opción para organizaciones con un presupuesto limitado para software empresarial. ¿Por qué? porque es un servicio gratuito. Zoho, además de ser una de las mejores aplicaciones de software de facturación, también ofrece funciones de gestión de proyectos y seguimiento de costos. Una de las funciones más importantes de Zoho Invoice es la opción de crear un portal para cada cliente con su propio inicio de sesión único, lo que le permite intercambiar información con los clientes con total transparencia.
#2. Libros rápidos en línea
Quickbooks es una aplicación de facturación basada en la nube que es ideal para organizaciones que necesitan acceder a información sobre la marcha y sincronizar datos entre dispositivos. Si bien le permite hacer facturas a medida, Quickbooks es más un programa de contabilidad que un software de facturación. Quickbooks también ofrece una garantía de devolución de dinero de 60 días, lo que es beneficioso para las empresas que dudan en comprometerse.
# 3. Xero
Xero es una solución de facturación y contabilidad que brinda a las organizaciones una gran cantidad de interfaces nativas con sistemas comerciales y financieros. Proporciona algunas de las opciones de pago más sofisticadas disponibles, incluidos recordatorios de pago automatizados para ahorrar tiempo administrativo importante. Sin embargo, debido a que es una de las alternativas de pago más caras, debes estar seguro de que utilizarás las capacidades incluidas en los planes de nivel superior.
# 4. FreshBooks
FreshBooks es, con mucho, uno de los sistemas de facturación más populares del mercado, y es fácil ver por qué. Está diseñado para el desarrollo rápido de pequeñas empresas y tiene fuertes integraciones con Stripe, Shopify y PayPal, así como una aplicación móvil disponible tanto en Android como en iOS. Le permite registrar su tiempo y gastos, facturar y recibir recordatorios de pago automatizados. Las empresas también pueden aprovechar una prueba gratuita de 30 días.
#5. Ninja de la factura
Invoice Ninja tiene todas las características principales que debería tener el software de facturación gratuito, como la integración de seguimiento de tiempo, la capacidad de solicitar un depósito por adelantado a los consumidores y la capacidad de agregar impuestos y descuentos a las facturas. Las versiones comerciales incluyen características adicionales importantes, como la facturación masiva, pero la versión gratuita es tan poderosa que es posible que nunca necesite actualizar si no tiene más de 20 clientes.
# 6. Colmena
Hiveage se destaca por su simplicidad si se siente abrumado por todas las funciones que ofrecen otras aplicaciones de software y todo lo que necesita hacer para su negocio independiente es enviar facturas y aceptar dinero. Crear facturas únicas y regulares es simple, el tablero es fácil de usar e incluso la edición gratuita incluye control de tiempo, gastos y kilometraje. A través de Zapier, Hiveage también se puede vincular a herramientas de contabilidad, CRM y gestión de proyectos.
# 7. Cosecha
Harvest permite a los miembros del equipo del proyecto documentar sus horas y gastos con gran detalle, con frecuencia dentro de las aplicaciones que usan los gerentes de proyecto. Los gerentes pueden crear un presupuesto de proyecto y realizar un seguimiento de los gastos y las horas para garantizar que los equipos funcionen de manera productiva. Las herramientas de estimación, facturación y cobro de pagos de Harvest son fáciles de usar e incluyen funciones útiles, como recordatorios automáticos por correo electrónico para los consumidores.
#8. FacturaBúho
Este es un excelente sistema de facturación para propietarios de pequeñas empresas y autónomos. Le permite hacer rápidamente facturas profesionales y modernas y recibir pagos. El software maneja todo el proceso de facturación, desde la estimación hasta el registro, la generación de impuestos sobre las ventas y la generación de informes.
#9. Factura Cuadrada
Square Invoices también es un buen sistema de facturación para pequeñas empresas. Es una herramienta de facturación gratuita, y las únicas tarifas que tendrá que pagar son las tarifas de procesamiento si acepta los pagos en línea como pagos electrónicos. Acepta efectivo y cheques y no cobra una tarifa de transacción mensual.
El software de facturación también envía recordatorios de pago automáticos, lo que garantiza que le paguen a tiempo. Las herramientas de recordatorio automático le notifican las fechas de vencimiento futuras, así como las facturas morosas. Además, la facturación de Square le permite realizar un seguimiento de las facturas en tiempo real, y los consumidores pueden almacenar la información de su tarjeta de crédito para un pago conveniente.
#10. factura2go
Invoice2go es otra excelente pieza de software de facturación para pequeñas empresas. En comparación con otro software de facturación gratuito, se usa principalmente para hacer facturas, pero contiene una gran cantidad de capacidades contables adicionales.
Con este software de contabilidad, puede crear varias facturas, estimaciones e informes financieros para mantenerlo a usted y a su equipo en sintonía. También puede aceptar pagos con Visa, MasterCard y American Express a través de numerosos pasarelas de pago.
#11. Zipbooks
Este programa simplifica la contabilidad al proporcionar plantillas de facturación simples y profesionales que le permiten preparar presupuestos y facturas rápidamente. Es sencillo personalizar sus facturas y puede incluir el logotipo de su empresa y otra información de marca necesaria.
La suscripción gratuita de ZipBooks le permite enviar y realizar un seguimiento de las facturas de los clientes. La herramienta de facturación automatizada le permite cobrar dinero de manera más rápida y sencilla. ZipBooks también rastrea las cuentas por cobrar, para que siempre sepa cuánto le deben sus clientes.
#12. PayPal
Paypal es un software de facturación gratuito compatible con dispositivos móviles. En cualquier dispositivo digital, puede crear y enviar facturas en minutos, guardar plantillas de facturas en línea para una entrada rápida y administrar recordatorios de pago. Paypal también se conoce como pasarela de pago porque acepta pagos de clientes de todo el mundo y procesa pagos con tarjetas y bancos. Con una plétora de herramientas simples a su disposición, enviar una factura profesional es simple con Paypal. ¡Este software móvil gratuito de facturación ha estado funcionando durante casi 20 años!
#13. Cache de nueces
Nutcache es un software de facturación y seguimiento de proyectos ideal para pequeñas empresas. Puede crear, personalizar y monitorear un número ilimitado de facturas, facturar su proyecto, administrar pagos atrasados y recibir pagos más rápidamente. Si tiene una factura recurrente, simplemente automatícela para garantizar el pago oportuno. Su plan gratuito está limitado a 20 usuarios y 1 GB de almacenamiento.
¿Existe un software de facturación gratuito?
La mayoría de las opciones de software de facturación que enumeramos en esta guía tienen paquetes gratuitos. Puedes elegir cualquiera que se adapte a tus necesidades.
Cómo seleccionar los mejores sistemas de facturación para su negocio
Para ayudarlo a decidir qué sistema de facturación es mejor para usted, hágase estas preguntas.
#1. ¿Es ampliable?
Recuerda considerar tanto el futuro como el presente. Debido a que la mayoría del software de facturación basa los precios en la cantidad de clientes, la expansión del negocio puede generar mayores gastos. Busque software que respalde el negocio que pretende ejecutar en un año sin obligarlo a actualizar a un nivel de precio mucho más alto.
#2. ¿Es fácil de usar para usted y sus clientes?
La mayoría de los proveedores de software de facturación ofrecen pruebas gratuitas a los posibles usuarios. Úselos para asegurarse de que entiende cómo usar las capacidades que necesita. Elija pasarelas de pago que puedan manejar las necesidades de su cliente, especialmente si tiene clientes de otros países y necesita admitir numerosas monedas. Tómese el tiempo para evaluar el programa desde la perspectiva del cliente también.
#3. ¿Funciona con el software que ya tienes?
Si ya usa otras herramientas, busque una solución de facturación que interactúe con ellas. Muchas de las opciones de esta lista interactúan con otro software a través de Zapier, que los usuarios deben configurar ellos mismos. Antes de comprometerse con una aplicación, asegúrese de probar esas integraciones.
con el correcto software de facturación, es posible que pueda condensar algunas de sus tareas en una sola ubicación. Considere cambiar de una aplicación de seguimiento de tiempo a un software de facturación con conectores nativos o integrados que también pueden satisfacer esas demandas.
#4. ¿Cuál es el precio?
El concepto “freemium” de la mayoría de los paquetes de software de facturación puede dificultar la proyección de costos. Los cambios en su base de clientes o niveles de empleados pueden llevarlo a una clase de precios diferente. Además, varias funciones cruciales podrían ser complementos de pago.
¿Por qué es importante elegir los mejores sistemas de facturación para su negocio?
Los sistemas de facturación pueden parecer una inversión aburrida. Sin embargo, es una de las decisiones administrativas más importantes que puede tomar una empresa.
¿Por qué? Porque los flujos de trabajo que emplea para organizar sus facturas profesionales, la gestión de proyectos y el procesamiento de pagos están determinados por los sistemas de facturación. Dependiendo del nivel de personalización y automatización que brinde su solución de facturación y facturación, esto puede tener un impacto significativo en la rentabilidad de su empresa.
Su selección de software de facturación puede tener un impacto en las siguientes capacidades:
#1. Tener toda su información de facturación en un solo lugar
Si tiene que utilizar un software de facturación y contabilidad por separado para administrar su facturación, se necesita mucho más tiempo para administrarlo correctamente. Sus empleados cambiarán continuamente entre interfaces para ver y actualizar información, como cuentas por pagar o seguimiento de gastos. Esto dificulta la adquisición de una imagen clara de las actividades comerciales y puede resultar en pagos atrasados.
Con un sistema de facturación todo en uno, puede ver toda la información de facturación clave en tiempo real en un solo tablero o incluso en movimiento a través de una aplicación móvil. Esto lo ayuda a optimizar sus procedimientos y ser proactivo en el reconocimiento de posibles problemas de facturación.
#2. Automatización de comunicaciones
Para muchas pequeñas empresas, hacer un seguimiento de las facturas y las cuentas por cobrar es un trabajo de tiempo completo. Cuando se trata de una gran cantidad de clientes, es fácil que las comunicaciones, como los correos electrónicos, pasen por alto.
Ya no necesita pasar horas a la semana persiguiendo clientes si utiliza un servicio de facturación automática. Puede automatizar los seguimientos por correo electrónico o SMS, o puede planificar previamente su calendario con llamadas telefónicas a clientes que aún no han respondido. También integra URL únicas en facturas personalizables para que el procedimiento de pago sea lo más fácil posible para sus clientes; sin duda lo apreciarán.
#3. La auditoría es simple.
Las auditorías inesperadas por motivos fiscales o legales son una parte inevitable de hacer negocios. Pero no hay nada peor que tener que recopilar datos financieros de diferentes hojas de cálculo porque no tiene un sistema que pueda generar informes automáticamente.
Esto consume tiempo valioso del personal y agrega una fricción significativa a las operaciones comerciales. Sin embargo, es completamente evitable con una solución de software de facturación sólida que hace que las auditorías sean simples e indoloras.
#4. Mejora de las relaciones con los clientes
Si un cliente no recibe la confirmación de que se ha recibido un pago, es posible que le preocupe que el pago no se haya procesado. Además, es poco probable que ni siquiera un simple “gracias” fortalezca los lazos de consumo.
Cuando sus interacciones con sus clientes son fluidas y honestas, genera confianza y relaciones más rentables porque sus clientes se sienten cómodos haciendo negocios con usted. como un tipo de gestion de relaciones con clientest (CRM), el software de facturación le permite gestionar la experiencia del cliente con mucha más eficacia. La rotación de clientes se puede reducir si los clientes siempre saben cuál es su posición.
#5. Excelente análisis
Las hojas de cálculo de Excel son excelentes para registrar datos, pero no son excelentes para comunicar información. Por ejemplo, si quisiera saber el tiempo promedio que le toma a un cliente pagar una factura (y si hay morosos recurrentes), tendría que dedicar una cantidad significativa de tiempo a procesar cifras, lo cual no es un uso eficiente. del tiempo del personal.
¿QuickBooks tiene un sistema de facturación?
Sí, QuickBooks tiene un sistema de facturación que le permite aceptar muchos métodos de pago, lo que facilita que los clientes le paguen.
¿Cuánto es la factura de QuickBooks?
El precio inicial de la factura de QuickBooks es de $7.50, que aumenta a $15 después de un período de 3 meses.
¿QuickBooks es una compra única?
El pago de QuickBooks se basa en suscripción. No es una compra de una sola vez.
¿QuickBooks es difícil de aprender?
Aprendiendo a usar QuickBooks es simple para alguien que está familiarizado con las ideas de contabilidad y cómo funciona el software de contabilidad, pero puede ser difícil para alguien que tiene problemas tecnológicos o no tiene experiencia en contabilidad.
¿La Factura Square es gratuita?
Sí, Square Invoice es un software de facturación gratuito. Es una de las mejores opciones gratuitas para una pequeña empresa.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de facturación para pequeñas empresas?
Existen varios tipos de sistemas de facturación para pequeñas empresas, incluidos los sistemas de facturación basados en la nube, que se alojan en línea y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Sistemas de facturación basados en escritorio: estos sistemas se instalan en una computadora o servidor local. -Software de facturación: estos sistemas están diseñados para la creación y envío de facturas. Software de procesamiento de pagos: estos sistemas están diseñados para procesar pagos.
¿Cuánto cuesta un sistema de facturación para una pequeña empresa?
El costo de un sistema de facturación para pequeñas empresas puede variar según las características y la funcionalidad del sistema, así como la cantidad de usuarios. Algunos sistemas se ofrecen por suscripción mensual o anual, mientras que otros se ofrecen como una compra única.
¿Cómo configuro un sistema de facturación para mi pequeña empresa?
Configurar un sistema de facturación para su pequeña empresa generalmente implica elegir un sistema que satisfaga sus necesidades, comprar e instalar el software y configurar el sistema para que funcione con sus sistemas y procesos existentes.
¿Se puede integrar un sistema de facturación para pequeñas empresas con otro software?
Sí, la mayoría de los sistemas de facturación para pequeñas empresas ofrecen cierto nivel de integración con otro software, como software de contabilidad, sistemas CRM y plataformas de comercio electrónico. Esto puede ayudar a agilizar los procesos y mejorar la eficiencia.
¿Puede un sistema de facturación para pequeñas empresas manejar la facturación recurrente?
Sí, muchos sistemas de facturación para pequeñas empresas vienen con herramientas para administrar la facturación recurrente, como la capacidad de crear suscripciones o facturas de clientes recurrentes. Al automatizar el proceso de facturación para clientes recurrentes, las empresas pueden ahorrar tiempo y esfuerzo.
¿Cómo puede un sistema de facturación para pequeñas empresas mejorar el flujo de caja?
Al automatizar el proceso de facturación, emitir facturas y recordatorios automáticamente y monitorear los pagos, un sistema de facturación ayuda a mejorar el flujo de caja. Además, permite a las empresas examinar sus cuentas en tiempo real y tomar las medidas necesarias.
En conclusión,
Con muchas opciones de sistemas de facturación disponibles, elegir el adecuado para su empresa puede ser una gran molestia. Por eso hemos hecho el trabajo seleccionando las mejores opciones disponibles para ti. Puede continuar su investigación para obtener más claridad antes de hacer su elección.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los tres tipos diferentes de sistemas de facturación?
Los tres tipos diferentes de sistemas de facturación son sistemas abiertos, cerrados y aislados.
¿La facturación se considera contabilidad?
Aunque los dos términos son similares, no son lo mismo. La contabilidad se ocupa del registro, clasificación y resumen de las transacciones financieras. Por otro lado, la Facturación se enfoca en proporcionar facturas y cobrar dinero.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura?
Una factura comprende el dinero que le deben sus clientes, pero una factura es el dinero que le debe a sus acreedores.
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Referencias
