Las empresas compran cada vez más software de informes financieros para simplificar procesos desafiantes que requieren habilidades especializadas para obtener resultados precisos y confiables. Pero con las opciones excesivamente caras que existen para facturas y aplicaciones de facturación, resulta bastante confuso tomar una decisión.
Continúe leyendo para obtener una revisión de las mejores aplicaciones gratuitas de facturación y facturación.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los productos o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente especifica los términos de la transacción y proporciona información sobre las distintas opciones de pago.
Un recibo en papel, una factura de venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea son todos ejemplos de facturas.
Los elementos fundamentales de una factura
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la factura. A menudo tiene una identidad distinta conocida como número de factura, que puede usarse para referencias tanto internas como externas. En la mayoría de los casos, una factura contiene información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de un problema de facturación.
#1. Términos
Las condiciones de pago se incluyen en una factura, así como información sobre descuentos, detalles de pago anticipado o cargos financieros incurridos por pagos atrasados. También muestra el costo unitario del artículo, el número total de unidades compradas, el flete, la manipulación, el envío y los costos de impuestos aplicables, así como el monto total adeudado.
#2. Temporización e impresión
Las empresas pueden enviar un extracto mensual de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. En este caso, la declaración deberá indicar que no se enviarán facturas adicionales. Históricamente, las facturas se documentaban en papel y se preparaban muchas copias para garantizar que tanto el comprador como el vendedor tuvieran un registro de la transacción.
Las facturas generadas por computadora son ahora muy comunes. Pueden producirse a pedido o difundirse por correo electrónico a cada parte. Los registros electrónicos también simplifican la búsqueda y clasificación de transacciones según número, fecha, producto o cliente.
#3. pro forma
Una factura pro forma es un borrador de factura de venta que se entrega a los compradores antes de enviar o entregar los bienes. En la mayoría de los casos, la factura describirá los artículos comprados, así como otros detalles importantes, como el peso del envío y las tarifas de transporte. En las transacciones con el extranjero, las facturas pro forma se utilizan ampliamente, en particular a efectos aduaneros en las importaciones.
#4. Fecha de facturación
La fecha de la factura es cuando se facturaron los artículos y se documentó legalmente la transacción. Como resultado, dado que la fecha de la factura define la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura, proporciona información de pago esencial. Esto es especialmente crítico para las empresas que ofrecen crédito, como Net 30, lo que significa que el pago vence en 30 días.
De manera similar, las empresas que permiten a los clientes devolver artículos generalmente tienen una fecha límite basada en una cierta cantidad de días a partir de la fecha de compra, que se menciona en la factura.
#5. Facturación Electrónica
Desde el inicio de la era de las computadoras, a las personas y a las empresas les ha resultado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa al papel. La facturación electrónica, a menudo conocida como facturación electrónica, es un tipo de facturación electrónica que genera, conserva y rastrea documentos transaccionales entre las partes. Como resultado, se cumplen las obligaciones de sus acuerdos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar la aplicación Factura y facturación?
Puede aumentar drásticamente la eficiencia operativa, la precisión de los datos y la visibilidad de la información financiera de una empresa. El software de contabilidad se utiliza con frecuencia para automatizar y simplificar los procedimientos de contabilidad diarios.
Mientras tanto, otros productos ofrecen ventajas adicionales a las empresas en desarrollo, como la gestión fiscal global y el cumplimiento de normas contables globales. Además de los beneficios descritos anteriormente, algunas ventajas importantes de un buen software de informes financieros incluyen:
#1. Mayor precisión
Al automatizar la entrada de datos y otras operaciones contables, el software de contabilidad minimiza drásticamente la posibilidad de error humano. Almacenar todos los datos financieros en un solo sistema disminuye la posibilidad de errores al copiar y pegar datos entre programas.
#2. Eficiencia operativa mejorada
El software de contabilidad mejora la eficiencia operativa al automatizar las tareas financieras diarias como la entrada de transacciones, la producción de facturas y el pago de facturas. La automatización aumenta enormemente el retorno de la inversión del software de contabilidad porque libera al personal para concentrarse en la resolución de problemas y el análisis y, al mismo tiempo, acelera el procesamiento del papeleo.
Ayuda a interactuar con los sistemas ERP, lo que permite a las empresas administrar toda su organización con un único conjunto de aplicaciones, minimizando la entrada de datos repetitiva, acelerando los flujos de trabajo y mejorando la comunicación departamental.
#3. Visibilidad y colaboración en tiempo real en toda la organización
Los gerentes y miembros del equipo obtienen acceso instantáneo a datos financieros, como pagos, saldos de cuentas y ventas, ofreciendo una imagen completa de las actividades de la empresa.
Pueden evaluar rápidamente las fortalezas de una empresa y descubrir cualquier inquietud que deba resolverse con informes, paneles y otras herramientas de análisis personalizables. Los gerentes pueden adquirir conocimientos importantes a partir de los datos de la empresa, lo que les permite tomar decisiones fundamentadas sobre la implementación de nuevas estrategias y la adaptación a la evolución del mercado.
Hoy en día, el software de contabilidad proporciona a la organización acceso instantáneo a información precisa y completa de todos los departamentos.
#4. Escalabilidad
El software de contabilidad adecuado para su organización puede ayudarle a crecer al permitirle escalar de manera efectiva. El software de contabilidad basado en la nube simplifica el crecimiento corporativo al eliminar la necesidad de hardware costoso o instalación de software en el sitio, lo que permite un funcionamiento eficiente y la incorporación de usuarios.
El software de contabilidad está destinado a satisfacer las complicadas necesidades de las empresas en expansión, como operaciones en el extranjero, numerosas monedas y filiales.
#5. Procesos financieros que se aceleran
Los sistemas contables agilizan los procesos financieros que de otro modo llevarían mucho tiempo. Ayudan a las empresas a consolidar y conciliar información para acelerar los procedimientos de cierre financiero y reducir el esfuerzo al final de cada período.
Las empresas pueden preparar estados financieros de manera más eficiente y cumplir con los plazos de presentación de informes gracias a los informes financieros integrados.
#6. Presupuesto y previsión mejorados
Al analizar datos comerciales históricos y actuales, los principales sistemas de contabilidad emplean presupuestos y pronósticos para anticipar de manera efectiva los ingresos, gastos y rentabilidad futuros de una empresa.
#7. Cumplimiento de la Normativa Fiscal y Contable
El software de contabilidad es una herramienta fundamental que deben utilizar las organizaciones para mantener el cumplimiento de las regulaciones contables en cada país en el que operan.
Algunos programas, por ejemplo, pueden automatizar el cumplimiento de los PCGA de EE. UU. y las NIIF internacionales, lo que permite a las empresas reducir sus operaciones contables.
#8. Mayor seguridad y coherencia
El software de contabilidad utiliza funciones de seguridad como cifrado y restricciones de acceso personalizadas para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos críticos. Los sistemas de contabilidad frecuentemente guardan datos financieros en la nube, lo que permite un acceso continuo incluso durante cortes de energía o desastres naturales.
Elegir el software de contabilidad correcto requiere un estudio exhaustivo de las características para garantizar que se ajuste a las demandas de su empresa y evite posibles errores en el proceso de selección.
Las mejores aplicaciones gratuitas de facturación y facturación
#1. Xero: excelente para empresas emergentes
Organizaciones de todos los tamaños y en una variedad de industrias utilizan Xero como una herramienta de contabilidad muy apreciada. Es una solución de informes financieros fácil de usar que incluye todas las capacidades requeridas por las pequeñas empresas y las nuevas empresas.
El software incluye conciliaciones automatizadas, estimaciones de saldos bancarios, predicciones de flujo de efectivo basadas en inteligencia artificial e informes financieros fácilmente personalizados. Xero proporciona una plataforma flexible con numerosas monedas, clientes y cuentas de usuarios ilimitados, así como soporte completo y cursos en línea.
Más de 1,000 aplicaciones están integradas en la plataforma, incluidas Shopify, HubSpot, MailChimp, Float y Accelo, entre otras.
Xero es increíblemente económico y ofrece varias ventajas, como usuarios ilimitados, capacidades de facturación y captura automática de recibos. Las desventajas son las funciones limitadas del plan básico y la disponibilidad exclusiva de varias monedas del plan superior.
#3. Tipaltí
Tipalti es un software de automatización financiera líder en el mercado con amplias capacidades de generación de informes financieros. Los informes financieros, la automatización, los controles internos sobre los informes financieros (ICFR), las adquisiciones y las tecnologías de cuentas por pagar internacionales están disponibles a través del sistema.
La plataforma incluye capacidades para la validación automática de proveedores antes de la aprobación, control interno y evaluación de riesgos. Busca de manera eficiente proveedores en busca de beneficiarios cuestionables en listas antinarcóticos, antiterrorismo y OFAC, lo que permite conciliaciones inmediatas y la detección de pagos fraudulentos.
#4. Sabio intacto
Sage Intacct es una solución de software de informes financieros basada en la nube para empresas en crecimiento con contadores internos o equipos de contabilidad. Debido a sus flujos de trabajo personalizados, funciones de informes financieros automáticos y pistas de auditoría integrales, es una solución altamente recomendada para empresas en desarrollo.
La herramienta “Intelligent GL” (General Ledger) permite una revisión rápida de miles de transacciones para encontrar anomalías y errores, acelerando así las consolidaciones.
Sage Intacct es una excelente opción para empresas con varias divisiones o subsidiarias que buscan mejorar sus procedimientos de consolidación financiera y presentación de informes. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex y Workiva se encuentran entre las plataformas que se han integrado.
Sage Intacct ofrece varios beneficios, incluida una interfaz de automatización del flujo de trabajo fácil de usar y soluciones específicas de la industria. Los inconvenientes del sistema incluyen precios opacos y la imposibilidad de modificar los pagos manuales.
#5. Oracle NetSuite: lo mejor para empresas globales:
NetSuite es una solución completa de informes financieros que incorpora finanzas, gestión de inventario, planificación de recursos empresariales (ERP), comercio y gestión de la cadena de suministro.
El software es extremadamente adaptable, con capacidades avanzadas como análisis integrados, interfaces fáciles de usar y la capacidad de recuperar datos específicos para cualquier período.
Los paneles de Oracle son muy específicos de cada función y personalizables, lo que permite a los usuarios adaptar su experiencia a sus requisitos individuales. Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive y Oracle Analytics Cloud se encuentran entre las integraciones.
Las ventajas de este software incluyen su considerable capacidad de personalización, paneles y análisis prediseñados y funciones de ERP. Tiene limitaciones importantes, como costos iniciales elevados y una curva de aprendizaje pronunciada.
#6. Cubo: Excelente para desarrollar
The Cube es una herramienta de análisis y planificación financiera basada en la web que ayuda a las empresas a crear planes estratégicos, realizar estudios de sensibilidad y sincronizar datos en numerosas plataformas.
Se eligió Cube por su conectividad con Excel y Google Sheets, que permite a los equipos gestionar presupuestos, previsiones y informes de datos financieros más fácilmente a través de flujos de trabajo configurables.
Para consolidaciones financieras y asignaciones de cuentas del libro mayor, el software incluye capacidades como seguimientos de auditoría automatizados, paneles personalizados y reglas de datos guardados. También se admiten Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets y HubSpot.
El programa tiene varios beneficios, incluida la capacidad de conectarse a múltiples fuentes de datos, una interfaz fácil de usar y una rápida asistencia al cliente. Las principales desventajas de este producto son su precio exorbitante y la falta de capacidades de supresión de cero.
#7. Freshbooks: excelente para quienes tienen un presupuesto ajustado
Freshbooks es un software de contabilidad fácil de usar y de bajo costo, ideal para pequeñas empresas, autónomos y emprendedores individuales.
La solución tiene características sobresalientes, como estados financieros anuales e intermedios, sincronización de cuentas bancarias e informes fiscales completos. Freshbooks, además de la capacidad básica de generación de informes, ofrece una serie de opciones de informes financieros, como facturación, gestión de clientes, pagos y gestión de gastos.
Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square y Shopify se encuentran entre los conectores. Además, el software es sencillo de utilizar; interactúa con su banco para una fácil conciliación y proporciona facturas y diseños de correo electrónico configurables.
#8. Budgyt: excelente para proyectos pequeños
Este software basado en la nube proporciona herramientas avanzadas de informes y planificación financiera.
El software de gestión presupuestaria es fácil de usar e incluye funciones como cooperación entre varios departamentos, análisis de datos a nivel de transacciones, previsión ágil, pistas de auditoría y controles de acceso basados en el usuario.
Además, Budgyt proporciona una gran cantidad de recursos educativos y orientación, como seminarios web, vídeos, formación presencial y documentación, que los usuarios pueden aprovechar.
Budgyt admite integraciones de Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft y Lawson.
Las ventajas de esta solución incluyen capacidades de elaboración de presupuestos y pronósticos, buena asistencia al cliente, amplio soporte de productos y guías de capacitación integrales. Tiene integraciones limitadas y es algo caro para organizaciones pequeñas.
#9. Software Insight: excelente para informes personalizados
La exportación de datos desde sistemas ERP o EPM a Excel se facilita utilizando el software Insight, lo que permite la construcción de paneles personalizados. Debido a sus informes de Excel personalizados, su conexión con la planificación departamental y su gestión eficaz del flujo de trabajo, agregué software de información a mi lista.
La antigüedad de Cuentas por Pagar (C/P) y Cuentas Revisables (C/R), consultas preconfiguradas, pistas de auditoría y diseño simple de formularios, informes y paneles, así como capacidades de preparación y formato automáticos, están incluidos en el software.
El generador de informes facilita la creación de informes financieros personalizados para los miembros del equipo. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite y SAP se encuentran entre las integraciones.
Esta aplicación tiene beneficios como una interfaz de hoja de cálculo fácil de usar, importaciones rápidas de datos y opciones de informes personalizados. El software de insights tiene limitaciones, como herramientas analíticas restringidas, y puede resultar prohibitivamente costoso para equipos pequeños.
#10. Servidor de hojas de cálculo: la solución basada en Excel más eficaz
El servidor de hojas de cálculo del software Insights es un complemento fácil de usar para Microsoft Excel que proporciona análisis e informes en vivo de los datos de su solución ERP.
Spreadsheet Server es una aplicación de informes financieros altamente personalizable que permite a los usuarios importar datos de los principales ERP a Excel y crear una variedad de informes y paneles.
Entre las capacidades que ofrece el software se encuentran plantillas de informes, paneles personalizados, permisos de usuario basados en roles, análisis de variaciones y herramientas de informes ad hoc. Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage y BannerFlow se encuentran entre las integraciones.
Las ventajas de esta herramienta incluyen su alto nivel de personalización, búsquedas de datos preconfiguradas y una conexión fluida con Excel. Una desventaja del software es que sólo admite ocho idiomas y puede haber una curva de aprendizaje para las personas que son nuevas en las soluciones basadas en Excel.
¿Existe alguna forma de crear facturas gratis?
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¿Las facturas de Google son gratuitas?
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¿Tiene Google un sistema de facturación?
Google Workspace Marketplace: facturado. Descripción general Invoiced es un sistema de facturación que simplifica a empresas de todos los tamaños facturar y recibir pagos en línea (presentación y pago de facturas electrónicas). Permitimos que las empresas acepten pagos en línea en cuestión de segundos, incluidas tarjetas de crédito, ACH, bitcoin y PayPal...
Conclusión
El cumplimiento de las normas y reglamentos contables se vuelve difícil sin un software de informes financieros. El software de informes financieros también reduce los errores y las inconsistencias de los estados financieros causados por las operaciones manuales.
Sin embargo, antes de implementar una solución, asegúrese de sopesar cuidadosamente los beneficios y desventajas de cada software de informes financieros e involucre a sus equipos en una consulta para determinar la mejor solución para su empresa. Por último, para garantizar un proceso de presentación de informes financieros fluido y exitoso, tómese el tiempo para escuchar y analizar detenidamente la información.
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Referencias
