Difícilmente encontramos empresas o negocios en este siglo que estén libres de deudas o que no hayan tenido, en un momento u otro, una deuda. Como hombre de negocios, lo más probable es que se encuentre en esa posición; felicitaciones, este artículo le brinda una descripción general de cómo manejar su Cuenta por pagar (proceso, funciones, entrada de diario con ejemplos para facilitar el aprendizaje).
¿Qué es Cuenta por Pagar?
Las cuentas por pagar son dinero adeudado por una empresa a sus proveedores, que se muestra como un pasivo en el balance de la empresa. Además, es diferente de los pasivos por pagar de documentos, que son deudas creadas por documentos de instrumentos legales formales.
Función de cuenta por pagar
Cuando se trata de los departamentos de cuentas por pagar, realizan algunas funciones, que incluyen lo siguiente a continuación:
#1. En primer lugar, procesar y pagar las facturas de los proveedores aprobados.
#2. En segundo lugar, obtener W-9 u otra información de identificación fiscal de los proveedores.
#3. Además, procesar y pagar reembolsos de viajes de negocios válidos y aprobados (o reembolsos de gastos pequeños no cargados en una tarjeta P comercial) a los empleados.
#4. Además, la preparación de informes financieros relacionados con las cuentas por pagar.
Las anteriores son algunas funciones de cuentas por pagar.
Ejemplos de cuentas por pagar
#1. Compra de materias primas/energía/combustible.
#2. Transporte y Logística.
#3. Montajes y Subcontratación de Obras.
#4. Además, viajar.
#5. Además, equipamiento.
#6. Además, arrendamiento.
#7. Por último, la concesión de licencias.
Los anteriores son ejemplos de cuentas por pagar
Descripción del puesto de cuenta por pagar
Los deberes del empleado por pagar incluyen:
#1. En primer lugar, procesar cuentas y pagos entrantes de conformidad con las políticas y procedimientos financieros.
#2. Además, realizar transacciones financieras diarias, incluida la verificación, clasificación, computación, publicación y registro de datos de cuentas por cobrar.
#3. Por último, preparación de recibos, facturas y depósitos bancarios.
Trabajos de cuentas por pagar
A continuación se muestran algunos trabajos enumerados
#1. Administrador de cuentas por pagar
Thermo Fisher Franklin, MA, EE. UU. Trabajos de tiempo completo en Thermo Fisher Scientific.
#2. Especialista por pagar
Uline Chicago, IL, EE. UU.
Glassdoor, tiempo completo.
#3. Empleado principal de cuentas por pagar
Robert Half Deer field Beach, Florida, Estados Unidos.
Robert Half $45K– $60K al año a tiempo completo.
#4. Especialista en pagos.
Randstad EE. UU., South Windsor, CT, EE. UU.
Glassdoor a tiempo completo.
#5. Contador – Pagadero
Universidad de Chatham Pittsburgh, Pensilvania, Estados Unidos.
Inside Higher Ed Careers Over, tiempo completo.
#6. Analista de cuentas por pagar
UC Health Aurora, CO, EE. UU.
UC Health de tiempo completo.
#7. Contador.
Collabera Austin, TX, Estados Unidos. Contratista Collabera.
#8. Supervisor Pagadero.
Contacto constante, Grupo de resistencia.
Waltham, MA, Estados Unidos. Trabajos de grupo de resistencia, tiempo completo.
#9. Especialista en cuentas
Pride Staff Financial Alpharetta, GA, EE. UU.
Trabajos financieros del personal del orgullo.
#10. Cuentas por pagar globales.
Líder del Centro de Operaciones de Excelencia (COE) Baker Hughes Houston, TX, EE. UU.
Baker Hughes a tiempo completo.
Fórmula de cuentas por pagar
#1. En primer lugar, los contadores tienen que dividir las compras totales por el promedio cuentas por pagar para el año para obtener la facturación.
El siguiente subtema le muestra el Pagadero Proceso.
Proceso de cuentas por pagar
El ciclo completo del proceso de Cuentas por Pagar incluye la captura de datos de facturas. Además, implica la codificación de facturas con la cuenta correcta, la aprobación de facturas, la comparación de facturas con órdenes de compra y la contabilización de pagos. Básicamente, el proceso de cuentas por pagar es solo una parte de lo que se conoce como procure to pay.
#1. Recibir la factura
Básicamente, al negociar con bienes, la cuenta/factura ayuda a rastrear el número/cantidad de bienes recibidos. Por lo tanto, el tiempo de validez de la factura también puede conocerse cuando la factura se recibe a tiempo.
#2. Escudriñar la factura en busca de detalles
Además, también se puede verificar el nombre del proveedor, las autorizaciones, la fecha y los requisitos planteados con el proveedor en función de la orden de compra.
#3. Actualización de los registros de las facturas recibidas
Además, es necesario actualizar las cuentas contables vinculadas a las facturas recibidas. Por lo tanto, generalmente se requiere que se haga una entrada de gastos en los libros de cuentas. Además, en los casos en que se utilice software de contabilidad, el registro de algunos gastos puede requerir la aprobación de la gerencia. La aprobación se basará en el valor de la factura.
#4. Hacer el pago a tiempo
Además, a medida que llegan las fechas de vencimiento (basado en un entendimiento mutuo con el proveedor/acreedor), los pagos deben procesarse. Mientras tanto, los documentos requeridos aquí deben prepararse y verificarse. Se deben revisar los datos ingresados en el cheque, los datos de la cuenta bancaria de los proveedores, los comprobantes de pago, la factura original, la orden de compra, etc. Además, se puede requerir la firma de la persona autorizada.
Por lo tanto, una vez que se realizan los pagos, la cuenta del libro mayor de proveedores o acreedores debe cerrarse en los libros de cuentas. Por lo tanto, esto reducirá la responsabilidad que se creó anteriormente. En otras palabras, la cantidad que se muestra como pagadera ya no se considerará como un pasivo.
Si está acostumbrado a administrar sus propias facturas personales, no debería tener problemas para pasar al proceso de cuentas por pagar.
Sin embargo, hay otras cosas que debe hacer para preparar y procesar correctamente las cuentas por pagar, por ejemplo.
# 1. Asegúrese de pagar las facturas adeudadas
Revise sus cuentas por pagar semanalmente para saber qué pagos vencen. Básicamente, puede usar un sistema de contabilidad manual o un software de contabilidad, deberá revisar las fechas de vencimiento para ver qué facturas deben pagarse.
#2. Crea tu plan de cuentas
Una de las cosas más importantes que deberá hacer antes de comenzar a procesar las cuentas por pagar es crear un plan de cuentas que funcione con su negocio. Básicamente, nuestro plan de cuentas es donde deben estar todas sus transacciones contables (incluidas las Cuentas por pagar).
#3. Configurar detalles de proveedores
Básicamente, si realiza un seguimiento de las transacciones contables mediante un software de contabilidad, deberá registrar los detalles de los proveedores.
#4. Asegúrese de que los detalles de las facturas sean precisos
Es importante destacar que los contadores deben asegurarse de que la factura recibida de los proveedores sea precisa.
Por lo tanto, si una factura es por bienes pedidos, asegúrese de que se hayan recibido todos los bienes enumerados en la factura. Además, si la factura es por servicios prestados, asegúrese de que los servicios se prestaron como se describe en la factura. Es importante completar este proceso para cualquier factura recibida.
Una vez que esto esté completo, puede comenzar el proceso de ingresar la información de la factura, ya sea en sus cuentas contables o en su aplicación de software. Además, si ingresa todas las cuentas por pagar de su negocio, puede aprobar facturas mientras las examina.
Sin embargo, si contrata a un empleado, deberá proporcionarle a esa persona las pautas generales sobre la aprobación de facturas, así como quizás un límite en dólares que el empleado pueda aprobar por sí mismo.
Cuenta por pagar frente a por cobrar
Como se explicó anteriormente, las cuentas por cobrar son las cantidades adeudadas a una empresa por sus clientes, mientras que las cuentas por pagar son las cantidades que una empresa debe a sus proveedores. Sin embargo, ambos se comparan para ver si hay suficientes fondos de cuentas por cobrar para pagar las cuentas por pagar pendientes. Esta comparación se hace más comúnmente con la relación actual, aunque también se puede usar la relación rápida.
¿Las cuentas por pagar son un débito o un crédito?
Por su naturaleza como pasivo, las cuentas por pagar deben acreditarse. Para cualquier negocio dado, el saldo acreedor representa la suma que debe a sus proveedores. Cuando realiza un pedido de bienes o servicios sin antes poner el efectivo para pagarlos, esto representa un pasivo de cuentas por pagar.
¿Las cuentas por pagar son un trabajo difícil?
Es cierto que lidiar con las cuentas por pagar puede ser un desafío. Los empleados de contabilidad son responsables de administrar e ingresar datos para realizar un seguimiento de los registros financieros de una empresa, una tarea que puede ser un desafío debido a la gravedad de las consecuencias que se derivan incluso de los errores más pequeños.
¿Qué Habilidades necesitas para Cuentas por Pagar?
Para manejar de manera efectiva una cuenta por pagar, hay algunas habilidades que debe adquirir e incluyen las siguientes a continuación:
- Conocimiento de principios contables y procesos de Cuentas por Pagar.
- La experiencia en el procedimiento de pedido es una ventaja.
- La capacidad de pensar y actuar de forma independiente.
- Dominio convincente de Microsoft Excel.
- Fuertes habilidades de entrada de datos para informes de gastos.
¿Qué tipo de entrada son las cuentas por cobrar?
Los asientos de diario de cuentas por cobrar son la documentación escrita de las transacciones AR en los libros de una empresa. Para registrar correctamente este tipo de transacción financiera, este es un paso necesario. En contabilidad, las ventas por las que aún no se ha recibido el pago se denominan cuentas por cobrar.
¿Qué tipo de libro mayor son las cuentas por pagar?
El libro de contabilidad, conocido como "cuentas por pagar", detalla las obligaciones monetarias adeudadas a varios proveedores de servicios y proveedores externos. Las cuentas por pagar (AP) son una forma de crédito otorgada por un vendedor a una empresa (el comprador) a cambio del retraso en el pago de bienes y servicios.
¿Qué es la Doble Entrada de Cuentas por Pagar?
Sin embargo, en la contabilidad de partida doble, un aumento en las cuentas por pagar siempre se refleja como un crédito. La cantidad que una organización debe a sus proveedores se refleja en el saldo acreedor de las cuentas por pagar. El saldo acreedor aumenta una vez que se ha recibido el pago contra el total de la factura.
¿Las cuentas por pagar son una buena carrera?
Sí, lo es. Muchos tipos diferentes de empresas necesitan personas con experiencia en cuentas por pagar, por lo que es un campo en crecimiento. Casi todas las empresas con importantes recursos financieros tienen una división separada llamada cuentas por pagar que se encarga de pagar las facturas a los proveedores y otros socios comerciales.
Otras diferencias entre cuentas por cobrar y por pagar son las siguientes:
#1. Las cuentas por cobrar se clasifican como activo corriente, mientras que las cuentas por pagar se clasifican como activo corriente. fiscal
#2. Además, las cuentas por pagar no tienen tal compensación, mientras que las cuentas por cobrar pueden compensarse con una provisión para cuentas dudosas.
#3. Además, las cuentas por cobrar generalmente solo involucran una sola cuenta de cuentas por cobrar comerciales y una cuenta de cuentas por cobrar no comerciales, mientras que las cuentas por pagar pueden estar compuestas por muchas más, incluidas las cuentas por pagar comerciales, las cuentas por pagar de impuestos sobre las ventas, las cuentas por pagar de impuestos sobre la renta y las cuentas por pagar de intereses.
Consideremos una entrada de diario de cuentas por pagar a continuación
Asiento de diario de cuentas por pagar
| Fecha Particular Débito Crédito | |||
| 6 Mar 20 Compras Cuenta $6000 A pagar $6000 | |||
| (Siendo Inventario comprado a crédito). | |||
| Fecha Particular Débito Crédito | |||
| 20 Mar Pagadero $6000 A cobrar Cuenta $6000 | |||
| (Efectivo pagado a los proveedores por el inventario comprado el 6 de marzo de 2020). |
Conclusión
Con esta información creo que has aprendido mucho con respecto al manejo de las cuentas por pagar de tu negocio.
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