La contabilidad de caja y de acumulación tiene ventajas y desventajas, pero una vez que elige un método de contabilidad, es fundamental usarlo de manera consistente. Entonces, ¿cómo determina qué método de contabilidad es mejor para su empresa? Si va a estar obligado por el método de contabilidad que elija, debe tomar la mejor decisión posible. Esta guía proporciona una descripción general de cada método de contabilidad de caja, las diferencias entre la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación, y un ejemplo de contabilidad de caja.
¿Qué es la contabilidad de caja (CA)?
La contabilidad de caja es un método de contabilidad en el que los recibos de pago se registran en el período en que se reciben y los gastos se registran en el período en que se pagan. En otras palabras, cuando se recibe o paga efectivo, se registran los ingresos y los gastos.
La contabilidad de caja, también conocida como contabilidad de caja, se diferencia de la contabilidad de acumulación en que reconoce los ingresos cuando se obtienen los ingresos y registra los gastos cuando se incurre en los pasivos, independientemente de cuándo se reciba o pague el efectivo.
¿Quién utiliza la contabilidad de caja?
Muchos profesionales autónomos y propietarios de pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja. ¿Cual es la razón? Es el método contable más básico. La contabilidad en efectivo también proporciona una instantánea rápida de cuánto dinero tiene disponible la empresa. Esa es una métrica crítica para cualquier negocio.
Si bien la contabilidad de caja es adecuada para muchas empresas más pequeñas y jóvenes, no lo es para todas. La mayoría de las empresas más pequeñas que llevan inventario necesitan utilizar la contabilidad de acumulación para realizar un seguimiento de los cambios de inventario. La mayoría de las empresas que brindan crédito también necesitarán utilizar la contabilidad de acumulación.
Ejemplo de contabilidad de caja
Suponga que la Compañía A recibe $10,000 2 por la venta de diez computadoras a la Compañía B el 2 de noviembre y registra que la venta ocurrió el 5 de noviembre. El hecho de que la Compañía B ordenó las computadoras el 2 de octubre no se tiene en cuenta porque no pagó por ellas hasta que estuvieron físicamente entregado el XNUMX de noviembre.
Por el contrario, según la contabilidad de acumulación, la empresa A habría registrado la venta de $10,000 5 el XNUMX de octubre, aunque no hubiera habido cambio de manos en efectivo.
De manera similar, en la contabilidad de caja, los gastos se registran cuando se pagan y no cuando se incurren. Bajo CA, si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero pero no paga la factura por el servicio completo hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconoce hasta el 15 de febrero. Sin embargo, según la contabilidad de causación, el gasto se registraría en los libros el 15 de enero, fecha en que se incurrió.
Ventajas y desventajas de la contabilidad de caja
Diferentes métodos de contabilidad atraen a diferentes negocios por diferentes razones. Entonces, aquí están los beneficios y los inconvenientes del método contable:
Ventajas
La contabilidad basada en efectivo tiene numerosas ventajas para las pequeñas empresas.
#1. La sencillez de uso:
CA es famoso por su facilidad de uso, lo que lo hace ideal para pequeñas empresas y propietarios únicos que pueden manejar su contabilidad con solo un bolígrafo y un cuaderno.
#2. Proyecciones de flujo de caja mejoradas:
Debido a que todo el sistema de información contable y financiera se basa en el flujo de caja, CA puede proporcionar una imagen más precisa. Los sistemas complejos basados en valores devengados suelen perder esa claridad.
#3. Beneficios fiscales:
Puede aprovechar importantes exenciones fiscales cronometrando sus transacciones si solo registra los ingresos y gastos comerciales cuando el efectivo cambia de manos. Acelere los gastos o disminuya los ingresos para reducir temporalmente sus obligaciones fiscales.
Desventajas
CA tiene algunos inconvenientes obvios que lo hacen inadecuado para ciertas empresas.
#1. Informes inexactos y engañosos:
El propietario de un negocio puede mostrar una ganancia al no pagar las facturas durante algún tiempo, aunque se hayan incurrido en esos gastos. Esto hace que el sistema sea vulnerable al abuso y lo hace preferible para el seguimiento personal en lugar de una evaluación por parte de un inversor o banco.
#2. Control de inventario:
El inventario se trata como un gasto en CA. No se considera un activo hasta que se vende por dinero en efectivo. Esto puede sesgar sus cifras, especialmente para empresas con capital invertido en inventario o aquellas que mantienen inventario durante períodos prolongados. Con ciertas excepciones, el IRS prohíbe que las empresas que mantienen inventarios utilicen el método de contabilidad en efectivo.
Contabilidad de caja frente a contabilidad de devengo
La distinción principal entre la contabilidad en base devengado y en efectivo es el momento de reconocimiento de ingresos y gastos. El método de caja reconoce los ingresos y gastos de forma inmediata, mientras que el método de acumulación se centra en los ingresos y gastos anticipados.
Contabilidad de precisión
Los ingresos se contabilizan cuando se obtienen con este método. A diferencia del método de contabilidad de caja, el método de acumulación registra los ingresos cuando se entrega un producto o servicio a un cliente con la expectativa de un pago futuro. Dicho de otro modo, el dinero se contabiliza antes de recibirlo. De manera similar, los costos de los bienes y servicios se registran antes de que se pague el efectivo.
Contabilidad de caja
Los ingresos se informan en el estado de resultados solo cuando se recibe efectivo bajo este método. Los gastos solo se registran cuando se paga efectivo. Las pequeñas empresas o los particulares suelen utilizar el efectivo como método de pago.
Distinción importante
La distinción entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de acumulación está en la base sobre la cual se registran las ventas y las compras en sus cuentas. CA solo registra los ingresos y los gastos cuando se intercambia dinero, mientras que la contabilidad de acumulación registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se facturan (pero no se pagan).
Revisaremos ambos métodos en profundidad y veremos cómo afectan su negocio.
#1. Método de acumulación
El método de acumulación registra las cuentas por cobrar y por pagar y, como resultado, puede proporcionar una imagen más precisa de la rentabilidad de una empresa, especialmente a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, es posible que las ventas de una empresa en el trimestre actual no se registren utilizando el método de efectivo. Los ingresos se esperan para el siguiente trimestre. Un inversor puede creer que la empresa no es rentable cuando, de hecho, es rentable.
El método de acumulación no tiene en cuenta el flujo de caja. Una empresa puede parecer rentable a largo plazo, pero puede tener una importante escasez de efectivo a corto plazo.
Otra desventaja del método de acumulación es que puede ser más difícil de usar porque requiere contabilizar elementos tales como ingresos no devengados y gastos pagados por adelantado. También puede requerir la contratación de personal adicional.
El método de acumulación generalmente se requiere para las empresas que presentan estados financieros auditados y se acepta según los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) (FASB) de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera.
#2. Método de base de efectivo
La principal ventaja del método de efectivo es su simplicidad: solo contabiliza el efectivo pagado o recibido. También es más sencillo realizar un seguimiento del flujo de caja de una empresa. Es ventajoso para las empresas individuales y las pequeñas empresas porque es poco probable que necesite contratar personal adicional (y, por lo tanto, incurra en costos adicionales).
Sin embargo, el método de base de efectivo puede exagerar la salud de una empresa rica en efectivo. Esto se debe a que no registra las cuentas por pagar que pueden exceder el efectivo disponible de la empresa y el flujo de ingresos actual.
Como resultado, un inversionista puede concluir que la empresa es rentable cuando, de hecho, la empresa está experimentando dificultades financieras. GAAP no permite el método de base de efectivo.
Ejemplo de contabilidad de acumulación frente a contabilidad de caja
Suponga que es dueño de una empresa que vende maquinaria. Bajo el método de efectivo, si vende $5,000 en maquinaria, la cantidad no se registra en los libros hasta que el cliente le entrega el dinero o recibe el cheque.
Los $ 5,000 se registran como ingresos el día en que se realizó la venta según el método de acumulación, aunque puede recibir el dinero unos días, semanas o incluso meses después.
Lo mismo vale para los gastos. Bajo el método de efectivo, si la compañía recibe una factura de electricidad de $1,700, la cantidad no se registra hasta que se paga la factura. Los $1,700, por su parte, se registran como gasto el día que la empresa recibe la factura por el método del devengo.
¿Quién utiliza la contabilidad de caja?
Los dos métodos de información financiera son el efectivo y la contabilidad de acumulación. CA es utilizado por individuos, pequeñas empresas y empresas individuales para registrar ingresos y gastos cuando se intercambia dinero. La contabilidad de acumulación mantiene que existen créditos y débitos incluso cuando no se produce ninguna transacción monetaria.
¿Cuáles son ejemplos de cuentas de efectivo?
Una empresa factura a un cliente $10,000 15 el 15 de octubre por los servicios prestados y recibe el pago el 15 de noviembre. La fecha de recepción de efectivo, que es el 10 de noviembre, se usa para registrar una venta. De manera similar, el 500 de julio, la empresa recibe una factura de $10 de un proveedor y paga la factura el XNUMX de agosto.
Configure el software de contabilidad correcto para su empresa.
Si bien el método de contabilidad de caja es más sencillo, puede limitar su capacidad para tomar decisiones comerciales más predictivas. A medida que su empresa crezca, es posible que deba considerar cambiar de efectivo a acumulación. Antes de realizar cualquier cambio, sopese los beneficios y los inconvenientes de cada método teniendo en cuenta su negocio específico. Recuerde que el software de contabilidad en línea puede ayudarlo a establecer su método de contabilidad preferido.
Ciertas empresas solo pueden usar la contabilidad de efectivo
El método contable de acumulación es obligatorio para las empresas que cotizan en bolsa. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas pueden llevar sus libros en contabilidad de caja o de acumulación. Si una empresa es una de las siguientes, el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) puede obligarla a utilizar el método de devengo a efectos fiscales:
Una corporación, excluyendo las corporaciones S, o una sociedad con una corporación como socio, excluyendo las corporaciones S, con ingresos brutos anuales promedio de más de $25,000,000 durante los tres años fiscales anteriores después de la indexación por inflación.
un paraíso fiscal
A menos que sea necesario utilizar la contabilidad de acumulación, lo más probable es que su empresa utilice la contabilidad de caja.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la contabilidad de caja?
Sume todas estas cantidades el último día de un período contable para calcular la cantidad de efectivo que tiene su empresa al final de ese período. Si tiene moneda extranjera, los montos deben ser convertidos a dólares estadounidenses a la fecha de su estado de cuenta.
¿Por qué es importante el efectivo en la contabilidad?
El elemento vital de una empresa es el efectivo; debe generar suficiente efectivo de sus operaciones para cubrir sus gastos y al mismo tiempo tener suficiente dinero para pagar a los inversores y hacer crecer el negocio. Si bien las ganancias de una empresa se pueden manipular, su flujo de caja proporciona información sobre su verdadera salud.
¿El efectivo es un activo o un pasivo?
En pocas palabras, el efectivo es un activo corriente y el primer elemento en el balance de una empresa. El efectivo es el activo más líquido y puede usarse fácilmente para comprar otros activos.
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Referencias
