Un balance de comprobación es un método que utilizan los contadores para garantizar que el libro mayor contable general sea correcto y reducir los errores en los informes financieros de una empresa. Estos informes financieros internos pueden ayudar a verificar la exactitud de un sistema de contabilidad por partida doble e identificar problemas antes de que se produzcan estados financieros externos cruciales.
Si bien un balance de comprobación no puede garantizar que no existan errores en ninguna parte del sistema contable de una empresa, puede señalar inexactitudes y ayudar a identificar y corregir problemas en las cuentas del libro mayor.
¿Qué es un saldo de prueba?
Un balance de comprobación es una hoja de trabajo contable en la que los saldos de todos los libros mayores se combinan en totales iguales de columnas de cuentas de débito y crédito. Se prepara un balance de comprobación periódicamente, normalmente al final de cada período sobre el que se informa. El objetivo general de crear un balance de comprobación es comprobar que los asientos en el sistema de contabilidad de una empresa sean matemáticamente correctos.
Un balance de comprobación se llama así porque prueba un componente clave de un conjunto de libros, pero no es una auditoría exhaustiva de los mismos. Un balance de comprobación suele ser el primer paso en un método de auditoría, ya que ayuda a los auditores a garantizar que no haya problemas matemáticos en el sistema de contabilidad antes de continuar con investigaciones más complejas y extensas.
Cómo funciona un saldo de prueba
La preparación de un balance de comprobación para una corporación ayuda a detectar cualquier error matemático que haya ocurrido en el sistema de contabilidad por partida doble. Si los débitos totales son iguales a los créditos totales, el balance de comprobación se declara equilibrado y no debe haber errores matemáticos en los libros mayores. Sin embargo, esto no implica que no existan fallas en el sistema contable de una empresa. Las transacciones categorizadas incorrectamente o simplemente ausentes del sistema, por ejemplo, podrían, no obstante, ser errores contables importantes que la técnica del balance de comprobación no detectaría.
¿Qué incluye un saldo de prueba?
Un documento de balance de comprobación enumera todas las cuentas del libro mayor en dos columnas: débitos y créditos. Una balanza de comprobación normalmente contiene cinco componentes:
- Créditos y débitos a cada cuenta provenientes de transacciones durante el período contable
- Los nombres de las cuentas vinculadas
- Números de cuenta
- Fechas del período contable
- El total de todos los saldos deudores y acreedores.
Requisitos del saldo de prueba
Inicialmente, las empresas registran sus transacciones comerciales en cuentas contables dentro del libro mayor. Es posible que las cuentas en los libros mayores se hayan debitado o acreditado durante un período contable específico antes de incluirse en una hoja de balance de prueba, según los tipos de transacciones comerciales que ocurrieron. Además, es posible que algunas cuentas se hayan utilizado para registrar varias transacciones de la empresa. Como resultado, el saldo final de cada cuenta contable, como se representa en la hoja de cálculo del balance de comprobación, es la suma de todos los débitos y créditos presentados a esa cuenta en función de todas las actividades comerciales relacionadas.
Las transacciones de una empresa se registran en un libro mayor y, finalmente, se suman para formar un balance de comprobación.
Al final de un período contable, las cuentas de activos, gastos o pérdidas deben tener un saldo deudor, mientras que las cuentas de pasivo, patrimonio, ingresos o ganancias deben tener un saldo acreedor. Sin embargo, ciertas cuentas del primer tipo pueden haber sido acreditadas y ciertas cuentas del segundo tipo pueden haber sido debitadas durante el período contable cuando las transacciones comerciales relacionadas redujeron los saldos deudores y acreedores de sus respectivas cuentas, teniendo el efecto contrario en el cierre de esas cuentas. saldos deudores o acreedores. En una hoja de cálculo de balance de comprobación, todos los saldos deudores están en la columna de la izquierda y todos los saldos acreedores están en la columna de la derecha, con los títulos de las cuentas en el extremo izquierdo de las dos columnas.
Tipos de balance de prueba
Hay tres tipos de balance de comprobación:
- La balanza de comprobación no ajustada
- La balanza de comprobación ajustada
- El balance de comprobación posterior al cierre
Las tres categorías tienen el mismo formato pero usos ligeramente distintos. Antes de completar la corrección de los asientos del diario, el balance de comprobación no ajustado se prepara sobre la marcha. Es un registro de transacciones diarias que se puede utilizar para equilibrar un libro mayor modificando las entradas.
Una vez que se ha equilibrado un libro, se puede completar un balance de comprobación ajustado. Este balance de comprobación contiene los saldos finales de todas las cuentas y se utiliza para compilar los estados financieros. El balance de comprobación posterior al cierre muestra los saldos después de que se hayan completado los asientos de cierre. Este es su balance de comprobación inicial para el próximo año.
¿Cuándo debe una empresa utilizar un saldo de prueba?
El software de contabilidad moderno compara automáticamente los saldos acreedores y débitos, lo que hace que los saldos de prueba sean redundantes. Sin embargo, algunas organizaciones generan balances de comprobación como revisión interna antes de producir estados financieros formales. Los balances de comprobación pueden ayudar a un equipo contable a generar un balance general. De esta manera, se garantiza la exactitud de sus métodos de contabilidad por partida doble y se identifica cualquier problema en su contabilidad, como transacciones ingresadas en una cuenta incorrecta.
Los propietarios de empresas también pueden optar por compilar un balance de comprobación en medio de un período de informe típico para examinar su estado financiero y asegurarse de que los procesos contables vayan por buen camino.
¿Cómo se crea un saldo de prueba?
Necesitará los saldos finales de las cuentas del libro mayor general para producir un balance de comprobación. El balance de comprobación se crea después de registrar todas las transacciones financieras en los diarios y resumirlas en los estados del libro mayor. El balance de comprobación se utiliza para confirmar que los débitos en el plan de cuentas son iguales a los créditos.
Antes de comenzar el balance de comprobación, asegúrese de que todas las cuentas del libro mayor estén equilibradas. La diferencia entre el total de todos los asientos de débito y el total de todos los asientos de crédito es lo que determina el saldo.
Haga una hoja de trabajo de ocho columnas. Los encabezados de las columnas deben proporcionar el número de cuenta, el nombre de la cuenta y las columnas apropiadas para los saldos deudores y acreedores.
Transfiera el número de cuenta, el nombre de la cuenta y el saldo de la cuenta a la hoja de cálculo del balance de comprobación de cada cuenta contable en la columna de débito o crédito correspondiente.
Sume los montos en las columnas de débito y crédito. Un saldo de prueba sin errores debe tener los mismos totales. Cuando los totales sean iguales, podrá cerrar el balance de comprobación.
Si hay una discrepancia, los contadores deben identificar y corregir las inexactitudes.
A continuación se muestran algunos ejemplos de errores de balanza de comprobación:
- Las entradas se han realizado dos veces.
- Omisión de entradas
- Se han realizado entradas en la cuenta incorrecta.
- error de transposición
- Un error al transferir los saldos a la balanza de comprobación
- Error al equilibrar una cuenta
- Se contabiliza una cantidad incorrecta en el libro mayor
- Hizo la entrada en la columna incorrecta, débito en lugar de crédito o viceversa
¿Cuáles son los métodos para preparar el saldo de prueba?
El balance de comprobación se puede preparar de dos formas:
Método total
Los lados de débito y crédito de las cuentas del libro mayor se suman juntos. El total del lado del débito se ingresa en la columna de débito del balance de comprobación, mientras que el total del lado del crédito se coloca en la columna del crédito. Los totales en las columnas de débito y crédito deben ser los mismos.
Método de equilibrio
Solo los saldos de todas las cuentas contables se muestran en el balance de comprobación utilizando el método del saldo.
¿Qué son las balanzas de comprobación ajustadas?
Los balances de comprobación ajustados son una especie de balance de comprobación que se emite después de que se ha creado el balance de comprobación inicial. El balance de comprobación modificado tiene en cuenta la información que falta o está tergiversada en el libro mayor y puede solucionar los problemas detectados en el informe inicial.
Por ejemplo, supongamos que compró $600 en suministros de oficina con una tarjeta de crédito personal, lo que resultó en un exceso de crédito de $600 en su saldo de prueba no ajustado. El balance de comprobación corregido remediaría el error deduciendo $600 de los gastos.
Los balances de comprobación ajustados también pueden excluir pagos u obligaciones anticipadas que no se incurrieron durante el período contable pero que deben incluirse en los informes financieros. Estos ajustes no necesariamente solucionan las imprecisiones en el saldo no ajustado, pero pueden dar como resultado informes más precisos al reconocer y contabilizar activos y pasivos que no se muestran en el libro mayor.
Balance de prueba versus balance general
La principal distinción entre un balance de comprobación y un balance general es de alcance. Un balance general documenta no solo los saldos finales de las cuentas dentro de una corporación, sino también los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Con frecuencia se divulga al público en lugar de utilizarse internamente y requiere la firma de un auditor para ser considerado confiable.
Un balance de comprobación es un documento menos formal. No existen reglas únicas sobre cómo se deben generar los balances de comprobación y se pueden realizar con tanta frecuencia como lo requiera la empresa. Un balance de comprobación se utiliza con frecuencia para realizar un seguimiento de las finanzas de una empresa durante todo el año, mientras que un balance general es una declaración legal de la situación financiera de una empresa al final de un año fiscal.
¿Para qué se utiliza un saldo de prueba?
Se puede utilizar una balanza de comprobación para detectar errores matemáticos en un sistema de contabilidad de partida doble. Si los débitos totales son iguales a los créditos totales, el balance de comprobación se declara equilibrado y no debe haber errores matemáticos en los libros mayores.
¿Cuáles son las tres balanzas de comprobación?
Hay tres tipos de balanzas de comprobación: balanzas de comprobación no ajustadas, balanzas de comprobación ajustadas y balanzas de comprobación posteriores al cierre. Cada uno se emplea en diferentes puntos del ciclo contable.
¿Qué se incluye en un saldo de prueba?
Es condicional. Las empresas pueden utilizar balances de comprobación para realizar un seguimiento de su situación financiera, por lo que pueden producir numerosos tipos diferentes de balances de comprobación durante el año fiscal. Un balance de comprobación puede incluir todas las partidas contables principales, como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas.
¿Qué es el débito y el crédito en el saldo de prueba?
Las reglas para preparar un balance de comprobación son las siguientes:
- Todos los activos deben registrarse en el lado del debe.
- Todos los pasivos deben registrarse en el lado del crédito.
- Todos los ingresos y ganancias deben documentarse en el lado del crédito.
- Todos los gastos deben anotarse en el debe.
¿Qué es un saldo deudor?
Un saldo deudor es un saldo de efectivo negativo en una cuenta corriente en un banco. Se considera que dicha cuenta está en descubierto y, por lo tanto, no puede tener un saldo negativo; el banco simplemente se niega a aceptar cualquier cheque presentado contra la cuenta que pueda causar que tenga un saldo deudor.
¿Qué es un saldo acreedor?
Si el total de sus créditos excede el monto que debe, su estado de cuenta mostrará un saldo de crédito. Este es dinero que le debes a la compañía de la tarjeta. Puede comunicarse con el emisor de su tarjeta y solicitar que le envíen por correo un cheque por el saldo de crédito.
¿Cómo se llama también el saldo deudor?
El sobregiro bancario también se conoce como saldo acreedor en el libro de caja y saldo deudor en el libro de pases.
¿Qué es el Saldo Actual?
El saldo actual es todo el dinero que hay en su cuenta bancaria en este momento. Este monto puede incluir transacciones pendientes, como un pago con tarjeta de crédito o un cheque que no se ha cobrado. Si no ha habido ninguna actividad en su cuenta en al menos una semana, su saldo actual puede ser el mismo que su saldo disponible.
¿Cuál es la diferencia entre un débito y un crédito?
En la contabilidad por partida doble, los débitos registran los fondos entrantes mientras que los créditos registran los fondos salientes. Por cada débito en una cuenta, debe haber un crédito igual en otra cuenta.
En conclusión,
Un balance de comprobación es una hoja de cálculo con dos columnas, una para débitos y otra para créditos, que confirma que la contabilidad de una empresa es matemáticamente correcta. Los débitos y créditos abarcan todas las transacciones comerciales de una corporación durante un período de tiempo específico, incluida la suma de cuentas como activos, gastos, pasivos e ingresos.
Para garantizar que no haya errores aritméticos, los débitos y créditos del balance de comprobación deben cuadrar. Sin embargo, es posible que aún existan fallas o fallas en los sistemas contables. Se puede utilizar un balance de comprobación para evaluar el estado financiero de una empresa entre auditorías anuales completas.
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Referencias
