El archivador que alberga los datos de su sistema de contabilidad se llama plan de cuentas. Clasifica las transacciones en cuentas fundamentales como activos, pasivos, patrimonio, costos e ingresos. Las transacciones se pueden categorizar aún más utilizando subcuentas. De acuerdo con la complejidad de la empresa y el nivel de detalle necesario de su sistema de información financiera, un sistema de numeración de planes de cuentas asigna un código a cada cuenta.
Las diversas cuentas financieras en el libro mayor de su negocio se enumeran o indexan en planes de cuentas. Estas cuentas se dividen en grupos como ingresos, pasivos, activos y desembolsos. Las cuentas de los balances, como los activos, los pasivos y el patrimonio de los accionistas, se muestran primero en sus estados financieros, seguidas de las cuentas del estado de resultados, como los ingresos y los gastos. Según sus necesidades específicas, es posible que desee dividir el COA de su empresa en líneas de productos, divisiones comerciales o funciones comerciales. En este artículo, encontrará la información necesaria sobre un plan de cuentas y su sistema de numeración.
¿Qué es un plan de cuentas?
Se puede utilizar un plan de cuentas para organizar las transacciones en su empresa y mostrar de dónde viene y de dónde va el dinero. Un plan de cuentas es una lista de nombres de cuentas que se utilizan para identificar transacciones y realizar un seguimiento de las finanzas de una empresa. Clasifica las transacciones en grupos para facilitar el seguimiento del flujo de dinero que entra y sale del negocio.
Las cuentas del libro mayor financiero de una organización se enumeran en un plan de cuentas. Los profesionales de la contabilidad pueden referirse a cada cuenta usando su número único gracias a este cuadro. Aunque las empresas de diversas industrias pueden emplear una variedad de tipos de gráficos, la mayoría de los gráficos ofrecen información sobre las transacciones financieras de una empresa durante un período determinado.
Se debe utilizar una organización simple al crear planes de cuentas. Si sus cuentas están organizadas correctamente, la pequeña empresa típica no debería superar este límite.
¿Cómo funciona un plan de cuentas?
A los efectos de organizar sus libros, cada transacción en la contabilidad se clasifica por su cuenta y subcuenta. Estas cuentas, junto con sus subcuentas y saldos relacionados, se enumeran en el plan de cuentas. En contraste con el saldo de una cuenta de pasivos, que muestra la cantidad de deuda que tiene su empresa, el saldo de una cuenta de gastos, por ejemplo, muestra la cantidad de dinero gastado en el funcionamiento de su empresa.
También puede ver una opción de "ver registro" junto a un nombre de cuenta al buscar información en su catálogo de cuentas. Esto le brinda un historial de todas las transacciones conectadas a esa cuenta a lo largo del tiempo, lo que facilita que usted y su contador identifiquen errores y clasificaciones erróneas. Por lo general, cada cuenta tiene un número de cuenta y una descripción.
Las empresas pueden organizar mejor sus finanzas y comunicarse con los accionistas y otras partes interesadas mediante el uso de un plan de cuentas (COA). Esto es posible y ayuda a garantizar que los estados financieros cumplan con las normas de información al separar gastos, ingresos, activos y pasivos. Una empresa puede enumerar sus cuentas en el mismo orden en que aparecen en sus estados financieros. En otras palabras, enumere las cuentas en el balance general, incluidos los activos, los pasivos y el patrimonio de los accionistas, primero, luego las cuentas del estado de resultados, incluidos los ingresos y los gastos.
Numeración del Plan de Cuentas
El primer dígito del número de cuenta proporcionó a los profesionales de la contabilidad una forma de determinar a qué cuenta pertenecía una transacción. Para empresas más grandes, las cuentas de activos suelen tener un número del 100 al 199, y las cuentas del pasivo suelen tener un número del 200 al 299, por ejemplo. Esto mantiene los libros en el orden correcto. Las pequeñas empresas con menos de 250 clientes pueden usar un sistema diferente de números.
La mayoría de las empresas emplean este sistema confiable y ampliamente utilizado de números de cuenta:
- Activos de 1000 a 1900
- Pasivos de 2000 a 2900
- Patrimonio De 3000 a 3900
- Ingresos de 4000 – 4900
- Gastos de 5000 – 5900
Aunque no es obligatorio usar ese formato, las empresas suelen hacerlo porque simplifica la intervención de un contador o tenedor de libros y traduce los datos en informes financieros convencionales.
Tipos de cuenta
El balance general es un resumen de las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, y muestra la situación financiera actual de la empresa y si tiene o no deudas pendientes. Por lo general, el plan de cuentas comienza con las cuentas del balance. El estado de resultados revela detalles sobre la rentabilidad a largo plazo de una empresa y comprende cuentas de gastos e ingresos.
#1. Activos
Los recursos que las empresas intercambian por dinero en efectivo y por lo tanto tienen un valor monetario son activos de la empresa. Sus cuentas por cobrar de clientes y activos tangibles como muebles, una casa y maquinaria son algunos ejemplos de activos.
#2. Pasivo
Todo el dinero que su empresa debe a otras personas se clasifica como un pasivo. Las cuentas por pagar, los impuestos no pagados y los préstamos que una empresa debe pagar se incluyen en esta categoría.
#3. Capital
Ya sea que establezca su empresa como propiedad única, LLC o corporación, afecta la forma en que clasifican el capital en el COA. Dependiendo de cómo configure su empresa, esto podría incluir capital del propietario o capital de los accionistas. La fórmula fundamental para calcular el patrimonio es el activo menos el pasivo de una empresa.
#4. Ingresos
Los ingresos de su empresa son la suma de dinero que obtiene cobrando a los clientes por sus bienes o servicios. Una empresa obtiene sus ingresos de la venta real de sus bienes y servicios a los consumidores.
#5. Gastos
Los costos en los que incurre mientras opera su negocio son gastos. El alquiler de su oficina, los servicios públicos y los suministros se incluirían en esta categoría. Esto es lo que una empresa incurre diariamente en la gestión del negocio.
Importancia del plan de cuentas
Podemos afirmar que un COA cumple la misma función en el análisis financiero de una empresa. Similar a cómo lo haría un mapa para llegar a algún lugar. Como resultado, facilita que el usuario encuentre una cuenta específica utilizando su número de cuenta.
Toda organización empresarial puede utilizar el COA porque es adaptable y satisface sus necesidades. Cualquiera que examine la situación financiera de la empresa puede obtener una comprensión integral de los costos y los ingresos mediante el uso de un COA, una herramienta financiera.
#1. Comprenda sus ganancias
Más allá de revelar sus ingresos, un plan de cuentas le brinda información valiosa sobre los ingresos de su empresa. Muestra los picos y valles de sus ingresos, así como la cantidad y la duración de su flujo de efectivo disponible en función de sus gastos comerciales mensuales típicos.
#2. Organice sus deudas
Puede ver claramente la deuda total, incluidas las obligaciones a corto y largo plazo, en un plan de cuentas. Su COA puede ayudarlo a determinar cuánto de sus ingresos mensuales puede asignar al pago de deudas, así como a crear estrategias de pago de deudas a más largo plazo.
#3. Gasto más inteligente
Aunque no siempre es agradable ver una lista simple de todo en lo que gasta el dinero que tanto le costó ganar, el plan de cuentas puede brindarle información valiosa sobre sus patrones de gasto. Puede administrar sus costos regulares y necesarios, como el alquiler, los servicios públicos e Internet. Además, puede ver sus otros costos para ver si hay áreas en las que puede reducir el gasto.
#4. Mejore sus informes
Sus finanzas se organizan mediante un plan de cuentas, que utiliza un sistema simple de cuentas numeradas. La creación de informes financieros detallados, como un estado de flujo de efectivo, un balance general y un estado de resultados, que lo ayudarán a comprender la situación financiera de su empresa, será más simple para usted o para un experto en contabilidad si su plan de cuentas es preciso. Puede modificar el formato de su COA para que se corresponda con los requisitos únicos de su empresa.
#5. Informe de impuestos
Poseer un plan de cuentas correctamente configurado tiene el beneficio adicional de hacer que la temporada de impuestos sea menos complicada. El COA realiza un seguimiento de los ingresos y los costos asociados con su negocio, que debe revelar en su declaración anual de impuestos.
¿Qué es un plan de cuentas en contabilidad?
Un plan de cuentas (COA), que enumera cada cuenta en el libro mayor general de una empresa en detalle y subcategorías, es una herramienta para organizar las finanzas. Las empresas emplean COA para organizar fondos y proporcionar a las partes interesadas, como accionistas e inversores, un mayor conocimiento de la situación financiera de una empresa.
Cada plan de cuentas normalmente incluye un nombre, una breve descripción y un código de identificación para que a los lectores les resulte más sencillo localizar cuentas particulares.
Numeración del Plan de Cuentas
La numeración del plan de cuentas es la configuración de la estructura de las cuentas y otorgar a cada cuenta del libro mayor un código único de identificación. La forma en que se almacenan y manejan los datos financieros depende en gran medida del esquema de numeración que se emplee. La estructura de un cuadro de cuenta debe tenerse en cuenta al elegir el primer esquema de numeración. El objetivo del sistema de numeración es agrupar cuentas relacionadas para que pueda recordarlas y consultarlas rápidamente al escribir entradas de diario. Los siguientes elementos conforman el siguiente diseño de número de cuenta:
- Código de división: Este código típicamente de dos dígitos designa una división comercial particular dentro de una organización de varias divisiones. No es utilizado por una empresa con una sola entidad. Si hay más de 99 filiales, el código se puede aumentar a tres dígitos.
- Un código de departamento suele ser un número de dos dígitos que designa una división particular de una empresa, como las divisiones de contabilidad, ingeniería o producción.
- Los códigos de cuenta, como los de activos fijos, ingresos o gastos de suministros, suelen tener tres dígitos y sirven como identificación de la cuenta.
Pasos para numerar un plan de cuentas
#1. Identifique los diversos tipos de cuentas que tiene la empresa
Averiguar qué cuentas tiene la empresa y categorizarlas siguiendo esos hallazgos son los primeros pasos para crear un plan de cuentas numérico. Es posible que los ocho tipos de cuentas no sean los mismos para todas las empresas, pero la mayoría de ellas tienen cuentas para activos, pasivos, capital, ingresos y costo de los bienes vendidos. Las cuentas de equipos y suministros, por ejemplo, pueden ser más frecuentes en industrias que pertenecen a los sectores de servicios o manufactura.
#2. Seleccione sus códigos
Los gerentes financieros y los contadores pueden organizar todos los datos financieros asociados con la empresa utilizando el conjunto único de códigos que tiene cada plan de cuentas. Los números de cuenta tienen tres códigos únicos en ellos. Los códigos de cuenta, los códigos de departamento y los códigos de división son algunos ejemplos.
#3. Seleccione un sistema de numeración
Elija un esquema de numeración para cada tipo de cuenta para que pueda identificar rápidamente todas las cuentas de la empresa. Elija un esquema de numeración que tenga sentido para usted y que sea fácil de recordar. Puede decidir enumerar los pasivos de la empresa en un rango de $ 1,000 a $ 29,00 y sus activos en un rango de $ 1,000 a $ 1,00. Mientras numera sus cuentas, puede ser útil revisar una plantilla de muestra.
Mejores prácticas del plan de cuentas
#1. Retrasar la eliminación de cuentas anteriores
Es mejor posponer la eliminación de cuentas antiguas hasta fin de año para evitar estropear sus libros. La temporada de impuestos puede complicarse por fusiones de cuentas o cambios de nombre. Sin embargo, siempre puede incluir más cuentas.
#2. Tenga cuidado al administrar sus cuentas
Organice sus cuentas de una manera que le proporcione datos clave. Esto no implica que se deban registrar los detalles de cada transacción. Cada producto que vendes no requiere su cuenta, ni cada utilidad requiere su cuenta. Es posible agrupar algunas cosas.
#3. Trate de ser consistente
Haz un plan de cuentas con cambios mínimos anuales. Esto le permite evaluar qué tan bien está manejando los aspectos financieros de su empresa comparando el rendimiento de varias cuentas a lo largo del tiempo.
#4. Limpia tus cuentas
Verifique todas sus cuentas para ver si existe la posibilidad de consolidación al final del año. Como resultado, la administración de la cuenta será más fácil.
#5. Hacer cuentas distintas para entradas significativas
Al hacer su plan de cuentas numerado, puede ser útil separar las entradas importantes de cuentas que no son en efectivo. Al hacer esto, puede aumentar la precisión de sus informes financieros. Además, puede ayudarlo a determinar qué cuentas son las más pertinentes después del período del informe. Considere comprar un software de contabilidad para organizar sus cuentas y facilitar su administración.
#6. Tenga cuidado con los gastos indirectos
Los gastos que no están directamente relacionados con un artículo de costo en particular se consideran costos indirectos. Los gastos que son importantes para las operaciones diarias frecuentemente están representados por estos costos. Para calcular los costos indirectos, muchas empresas usan una métrica como las horas de trabajo. Es importante tener en cuenta todos los costos indirectos potenciales y contabilizarlos en las cuentas apropiadas al crear un plan de cuentas completo.
¿Qué es el plan básico de cuentas?
Un plan de cuentas (COA) es una herramienta administrativa y financiera que enumera cada cuenta en un sistema contable. Esto ofrece información sobre todos los tratos financieros de la empresa. Un registro separado para cada tipo de activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto se denomina cuenta en este contexto.
Puede evaluar el COA para ver si todas las facetas de su empresa funcionan de la manera más eficiente posible. La comparación de resultados con datos de varios años será más sencilla si mantiene el mismo formato de COA a lo largo del tiempo. Esto sirve como un informe sobre la salud financiera de la empresa, que es útil para los accionistas e inversores, además de los dueños de negocios.
¿Cuál es la diferencia entre Coa y GL?
Su información financiera se guarda en el libro mayor y el plan de cuentas (COA) enumera las cuentas en las que se registra cada asiento del libro mayor. Un plan de cuentas establecido que puede respaldar a su empresa es parte de Business Central. Todas las entradas contables y financieras se encuentran en el GL, y los datos de esas entradas son los que se utilizan para producir estados financieros. El término "plan de cuentas" se refiere a una lista de todas las cuentas que se utilizan para registrar la posición financiera y la actividad en el GL.
Las listas de todas las cuentas que utiliza una empresa se denominan planes de cuentas. Las versiones más simples pueden incluir solo una lista de los nombres de las cuentas y sus subcuentas, mientras que las versiones más complejas también pueden prenumerar o codificar las cuentas. El libro mayor, también conocido como entradas de débito y crédito, es un registro centralizado que contiene todas las transacciones que se han contabilizado en todas las cuentas. Es posible organizar la estructura del libro mayor utilizando el plan de cuentas.
¿Cuáles son los 3 tipos de cuentas?
La contabilidad tiene tres tipos de cuentas, según el enfoque tradicional: Real, Personal y Nominal.
¿Cuál es la diferencia entre un plan de cuentas y una cuenta principal?
La configuración del libro mayor, que incluye la configuración del libro mayor, utiliza el plan de cuentas. Las cuentas del libro mayor se denominan cuentas principales. La cantidad de cuentas principales que deben establecerse depende del procedimiento contable y varía entre instituciones.
¿Cuáles son las 3 reglas de oro de las cuentas?
- Débito al receptor y crédito al dador
- Débito de lo que entra y crédito de lo que sale
- Débito de gastos y pérdidas, crédito de ingresos y ganancias
¿Por qué es importante el plan de cuentas?
Le brinda una visión general amplia de las operaciones de su empresa y el estado de sus diversos componentes financieros. le da una comprensión precisa del estado financiero de su negocio. presenta una imagen clara de la situación financiera de su empresa a los accionistas e inversores potenciales.
Lo que es más importante, le brinda una imagen precisa del estado de las finanzas de su empresa. Esto es ventajoso para los propietarios de empresas, así como para los accionistas e inversores que pueden no estar familiarizados con las operaciones en curso de su empresa. Un plan de cuentas es muy útil para empresas de todos los tamaños porque les facilita a las empresas cumplir con los estándares de información financiera.
Conclusión
Los propietarios de pequeñas empresas que mantienen un plan de cuentas a mano se beneficiarán de él en lo que respecta a la contabilidad. Es más sencillo registrar con precisión los datos financieros de una nueva cuenta o transacción comercial en la categoría contable adecuada cuando todas las cuentas están organizadas en una lista de fácil acceso y seguimiento que está disponible para su revisión. Según los principios de contabilidad aceptados, COA ayuda a las empresas a establecer, mantener y monitorear sus cuentas financieras.
Hace que sea más fácil para las partes interesadas comprender qué tan bien le está yendo financieramente a una empresa. Un COA actual le dará una imagen clara de la situación financiera de su empresa que podrá compartir con los accionistas y posibles inversores. Es crucial para los informes financieros porque ayuda a realizar un seguimiento de los estados financieros, realizar un seguimiento del rendimiento financiero y determinar de dónde viene y de dónde va el dinero.
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Referencias
