Cuando una empresa compra productos y servicios a crédito de un proveedor o acreedor que debe devolver rápidamente, el rubro contable se conoce como Cuentas por Pagar (AP). En un balance general, se enumera como pasivo corriente. Un departamento de AP en una empresa está a cargo de realizar los pagos adeudados por la empresa a los proveedores y otros acreedores. En este artículo, aprenderá todo sobre las cuentas por pagar, incluidos sus ejemplos, su proceso, lo que son en un balance general y una buena comparación de AP y cuentas por cobrar. Empecemos.
¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?
Las cuentas por pagar (AP) son una deuda a corto plazo y un pasivo de balance en el que una empresa debe dinero a sus vendedores/proveedores que le han dado a la empresa bienes o servicios a crédito. AP también se conoce como el departamento encargado de manejar las facturas o facturas de los proveedores y registrar las deudas a corto plazo en el libro mayor (GL). Antes de proporcionar el pago a sus proveedores, el departamento de cuentas por pagar verificaría las facturas con los pedidos (de compra) y se aseguraría de que se recibieran los productos o servicios.
¿Qué hace Cuentas por Pagar?
La función del departamento de AP es ofrecer apoyo financiero, administrativo y de oficina a una organización: este equipo está a cargo de supervisar el proceso completo de cuentas por pagar. Esta es una función vital en el departamento de contabilidad de la empresa e implica la codificación, aprobación, pago y conciliación de las facturas de los proveedores.
La responsabilidad de cada miembro del equipo de cuentas por pagar contribuye a la mejora del proceso de pago y garantiza que los pagos solo se realicen en cuentas y facturas legítimas y precisas. Un personal de cuentas por pagar capacitado y bien administrado puede ahorrarle a su empresa una cantidad significativa de tiempo y dinero en el proceso de cuentas por pagar.
Con las capacidades de automatización, los equipos de AP pueden seleccionar rápidamente cuándo pagar las facturas (para evitar recargos por pagos atrasados o aprovechar los ahorros por pago anticipado) y cómo pagarlas (mediante cheque en papel, ACH o mediante tarjetas virtuales donde obtiene reembolsos en efectivo) . Como resultado, las organizaciones obtienen un mayor control sobre su efectivo saliente e incluso pueden cambiar AP de un centro de costos a un centro de ganancias.
¿Qué es el proceso de cuentas por pagar?
Antes de realizar un pago a un proveedor, el departamento de AP completará una serie de procedimientos. Debido a la magnitud y volumen de transacciones en un momento dado, se deben establecer lineamientos.
El procedimiento implica los siguientes pasos:
#1. Recibir la factura
Si se compraron productos, la factura ayuda a determinar la cantidad recibida. Durante este tiempo, también se puede determinar la autenticidad del billete.
#2. Revisar los detalles de la factura
Verifique que la factura incluya el nombre del proveedor, la autorización, la fecha y las especificaciones que se han verificado y que coincidan con la orden de compra.
#3. Actualización de registros una vez recibida la factura
Las cuentas en el libro mayor deben actualizarse según las facturas recibidas, y con frecuencia se requiere una entrada de gastos. Con la jerarquía de aprobación vinculada al valor de la factura, es posible que se requiera la aprobación de la gerencia en este paso.
#4. Hacer el pago a tiempo
Todos los pagos de facturas deben ejecutarse antes o en la fecha de vencimiento acordada entre un proveedor y un negocio de compras. Se debe preparar y verificar la documentación necesaria. Se debe revisar la información registrada en el cheque, la información de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago, la factura original y la orden de compra. Una aprobación gerencial también puede ser necesaria en este momento.
Los controles internos deben incluirse en el proceso de cuentas por pagar para garantizar la seguridad del efectivo y los activos de una empresa.
- Evite pagar una factura fraudulenta
- Evite pagar una factura inexacta
- Evite pagar dos veces la factura de un proveedor
- Asegúrese de que se contabilicen todas las facturas de los proveedores
Ejemplos de cuentas por pagar
AP incluye facturación de empresa a empresa. Su empresa debe pagar a otra empresa por los artículos o servicios que ofrece. Estos son varios ejemplos que involucran cuentas por pagar, incluyen:
#1. Servicios de limpieza
Los servicios de limpieza son uno de los ejemplos de cuentas por pagar. AP puede verse cuando la empresa A emplea a la empresa B para satisfacer sus necesidades de limpieza. En este caso, la Empresa A debe pagar a la Empresa B periódicamente a cambio de servicios de limpieza oportunos y confiables.
#2. Uniformes del personal
Este es uno de los ejemplos de cuentas por pagar es cuando una empresa contrata a otra empresa para hacer los uniformes de sus empleados. Este es un ejemplo de un gasto recurrente o continuo de la empresa. Se requerirán pedidos adicionales debido a la rotación de personal y los uniformes perdidos o dañados. Cuando la empresa B recibe un nuevo pedido, factura a la empresa A y el departamento de cuentas por cobrar de la empresa A se encarga del pago.
#3. Material de oficina
Para garantizar que nunca se queden sin suministros cruciales, muchas empresas compran al por mayor y configuran compras recurrentes según la frecuencia de uso. Para asegurar una productividad efectiva, estos dueños de negocios frecuentemente tienen pagos pendientes a sus proveedores de artículos de oficina.
#4. Saneamiento
Muchas empresas contratan a otras empresas para que se lleven la basura y los materiales reciclables. Estos servicios generalmente se brindan semanalmente. Este es también uno de los buenos ejemplos de cuentas por pagar.
¿Qué son las cuentas por pagar y por cobrar?
Las cuentas por cobrar (AR) y las cuentas por pagar (AP) son fundamentalmente diametralmente opuestas. Las cuentas por pagar son los fondos adeudados a los proveedores, mientras que las cuentas por cobrar son los fondos adeudados a la empresa, generalmente por los consumidores. Cuando una empresa realiza una transacción de crédito con otra, una registrará una entrada en AP en sus libros, mientras que la otra registrará una entrada en cuentas por cobrar.
Cuentas por cobrar versus cuentas por pagar: ¿Cuál es la diferencia?
- Clasificación
- Asignaciones de compensación
- Auditorías
Los métodos contables para cuentas por cobrar y cuentas por pagar son muy similares. El contraste esencial es que las cuentas por cobrar se refieren al dinero que se espera que ingrese a la organización, mientras que las cuentas por pagar se refieren al dinero que pronto saldrá de la empresa. Las distinciones adicionales entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar son las siguientes:
#1. Clasificación
AP es una cuenta de activo corriente que informa el dinero que se espera que ingrese pronto a la organización. Las cuentas por cobrar son un tipo de cuenta de pasivo corriente que describe el dinero que está a punto de salir de la empresa.
#2. Asignaciones de compensación
Las cuentas por cobrar, pero no los AP, pueden tener un monto corriente conocido como asignación de compensación. Las provisiones de compensación están diseñadas para dar cuenta de la posibilidad de que algunas sumas de cuentas por cobrar nunca se paguen. Los contadores se refieren a estos como "cuentas dudosas". Una asignación de compensación es la cantidad de dinero que la empresa puede perder si las cuentas dudosas no pagan sus facturas. La corporación incurrirá en una pérdida, que tendrá un impacto en su resultado final total.
Los contadores y tenedores de libros no pueden crear asignaciones de compensación para AP. Si la corporación crea una asignación de compensación para las deudas que tiene (la empresa), implica que la empresa no tiene la intención de pagar sus cuentas. Este comportamiento viola varios principios de contabilidad ampliamente aceptados (GAAP) que rigen las finanzas comerciales.
#3. Auditorias
Los auditores examinan las cuentas por pagar y por cobrar para garantizar la transparencia y la honestidad, pero buscan cosas diferentes en cada libro mayor.
- Mientras auditan las cuentas por cobrar, se aseguran de que cada elemento del libro mayor corresponda a facturas del mundo real. También buscan cuentas cuestionables y facturas que es poco probable que se paguen. Verifican si los tenedores de libros de una empresa están inflando el valor neto de la empresa al informar ingresos futuros que nunca se realizarán. Si los clientes de una empresa parecen no estar dispuestos a pagar sus facturas, su suma debe transferirse de cuentas por cobrar a gastos corrientes. Los auditores también certifican que todos los AP están listados correctamente por la empresa.
- Los auditores buscan lo contrario cuando auditan AP: las empresas pueden exagerar su valor neto al eliminar facturas de AP. Esto oculta efectivamente las obligaciones conocidas de los accionistas, acreedores e inversores potenciales de la empresa.
¿Por qué automatizar cuentas por pagar?
Cada negocio recibe facturas y paga a los proveedores. Sin embargo, el procesamiento manual de estas facturas y el pago de los pagos lleva mucho tiempo y es muy costoso. El costo típico de procesar manualmente una factura es de $12 a $15, con $5 adicionales por el pago con cheque en papel. El AP manual también puede agotar la visibilidad y los recursos operativos, así como estresar al equipo de contabilidad.
Las organizaciones pueden reestructurar sus departamentos de AP utilizando la automatización de AP para aliviar las ineficiencias asociadas con los procedimientos manuales y reducir los costos directos e indirectos hasta en un 80 %. La automatización de AP automatiza el proceso de sus cuentas por pagar, desde el cobro de facturas hasta la ejecución de pagos, y mantiene sus datos actualizados y listos para usar.
La automatización de AP automatiza el proceso de sus cuentas por pagar, desde el cobro de facturas hasta la ejecución de pagos, y mantiene sus datos actualizados y listos para usar. Su proceso de cuentas por pagar se vuelve más rápido, más fácil y más seguro con soluciones de automatización de cuentas por pagar como MineralTree, lo que ahorra a su empresa dos recursos críticos: dinero y tiempo.
La habilidad que necesita evaluar al entrevistar a AP
Aunque AP es principalmente un trabajo numérico, también requiere fuertes habilidades de comunicación. Los mejores trabajadores de AP son expertos en el manejo de datos y una variedad de interacciones humanas, tanto dentro como fuera de su empresa. Trabajan no solo con los aprobadores principales en varios departamentos, sino también con otros que contribuyen con información crítica al proceso y administran las relaciones críticas con los proveedores.
Contratar a la persona adecuada con habilidades de comunicación y conocimientos de contabilidad, así como capacitarlos para operar de manera efectiva dentro de su organización, puede quitarle una cantidad sustancial de tiempo a su ya sobrecargado equipo de cuentas por pagar.
Cuentas por pagar frente a cuentas por pagar comerciales
Aunque los términos "cuentas por pagar" y "cuentas comerciales por pagar" a veces se usan indistintamente, se refieren a situaciones similares pero ligeramente diferentes. Las cuentas por pagar comerciales son los fondos adeudados por una empresa a sus proveedores por productos básicos relacionados con el inventario, como suministros o materiales comerciales. AP abarca todos los pasivos a corto plazo de la empresa.
Si un restaurante le debe dinero a una empresa de alimentos o bebidas, por ejemplo, esas cosas son parte del inventario y, por lo tanto, parte de las cuentas comerciales por pagar. AP incluye pasivos con otras empresas, como la empresa que limpia los uniformes del personal del restaurante. Cada una de estas categorías es parte de la categoría AP más amplia, y muchas empresas las agrupan.
¿Cuáles son los dos tipos de cuentas por pagar?
Los AP son cuentas que se ocupan de las deudas que se han contraído pero que aún no se han pagado. Los salarios y los costos son las dos categorías de negocios AP. AP a menudo tiene la forma de facturas de proveedores, aunque también pueden incluir recibos, facturas y cheques.
¿Cuáles son las 4 funciones de las cuentas por pagar?
- Administrar y priorizar las facturas por pagar.
- Las facturas deben estar codificadas.
- Corrija cualquier error.
- Examinar las declaraciones del proveedor.
¿Qué es el proceso de cuentas por pagar en la entrevista?
Antes de completar un pago, es necesario cotejar la factura, comparar la orden de compra y recibir un informe para autenticar los detalles de la transacción.
¿Cómo me preparo para una entrevista de cuentas por pagar?
Aquí hay algunas estrategias para mantener la calma durante su entrevista con AP:
- Mantén la calma.
- Solicitar aclaración.
- No seas un holgazán.
- Dale un poco de sentido.
- Tome su tiempo.
- Hacer preguntas.
¿Quién maneja las cuentas por pagar?
Según los controles internos de una empresa, un departamento de AP puede manejar órdenes de compra preaprobadas o AP puede verificar las compras después de que se hayan realizado. El departamento de AP también prepara informes de análisis de antigüedad de fin de mes, que informan a la gerencia cuánto debe la empresa.
¿Qué son las habilidades clave para las cuentas por pagar?
Algunas de las habilidades importantes requeridas para un puesto de AP incluyen: Se requieren buenas habilidades de ingreso de datos para los informes de gastos. Dominio de Microsoft Excel. Deben entenderse los principios contables y los procesos de cuentas por pagar.
¿Cómo se registran las cuentas por pagar en un balance general?
Las cuentas por pagar se incluyen en el balance de una empresa y, dado que es un pasivo, el dinero adeudado a los acreedores se incluye en "pasivos corrientes". Los pasivos circulantes suelen ser pasivos a corto plazo con un vencimiento inferior a 90 días.
¿Las cuentas por pagar son un pasivo o un gasto?
Los AP son pasivos porque representan dinero adeudado a uno o más acreedores. Las cuentas por pagar aparecen en el balance de una empresa, pero los gastos aparecen en su estado de resultados.
¿Dónde encuentro las cuentas por pagar de una empresa?
Las cuentas por pagar aparecen en el balance de una empresa y se clasifican como un pasivo corriente porque representan dinero adeudado a otros.
Conclusión
AP son los pasivos incurridos por una empresa durante sus operaciones que aún vencen y deben pagarse en un futuro próximo. Como resultado, la cuenta por pagar se clasifica como una obligación corriente en el balance general. Las facturas de proveedores, los costos legales, los pagos de contratistas, etc., son ejemplos de elementos típicos de cuentas por pagar.
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Referencias
