El ciclo contable es un procedimiento para documentar e informar con precisión las transacciones monetarias. Continúa desde que se realiza una transacción hasta que se registra en los libros. Los pasos se establecen al cierre de un ciclo contable para señalar el comienzo del siguiente. El inicio del próximo período fiscal está marcado por esta importancia y ejemplo de señales en el ciclo contable. Además, trabajar en el departamento de contabilidad de una organización le proporcionará una experiencia de primera mano con el ciclo contable. El resultado final serán estados financieros que sean fáciles de comprender y brinden información útil que puede ayudar a los dueños de negocios a tomar mejores decisiones. Esta publicación le dirá claramente todo lo que necesita saber sobre el ciclo contable.
General
Usando el ciclo contable y teniendo en cuenta su importancia, una empresa puede monitorear mejor las transacciones e identificar cualquier discrepancia. Es útil para medir y contrastar el éxito financiero de un año fiscal al final del siguiente. Esto se debe a que, a diferencia de la contabilidad de acumulación, las cuentas de ingresos y costos se cierran (y cancelan) al final de un período fiscal en lugar de acumularse en el siguiente. La capacidad de una empresa para cumplir con las normas contables, las leyes impositivas y otros mandatos gubernamentales depende de su capacidad para implementar efectivamente el ciclo contable.
Además, para compilar y analizar la actividad financiera de una empresa dentro de un determinado período contable, los contadores deben cumplir con un conjunto específico de procedimientos.
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es un conjunto típico de pasos y procedimientos que monitorea, documenta y evalúa todas las actividades y transacciones financieras dentro de una empresa. El proceso comienza con la ocurrencia de una transacción y concluye con la publicación de un estado financiero de fin de período.
Además, puede hacer esto adhiriéndose a un proceso organizado de 8 pasos que comienza con una transacción y concluye con estados financieros que ayudan a una empresa a planificar gastos, obtener préstamos o incluso vender la empresa.
Primero, cada paso en el ciclo contable depende del último. En realidad, debe terminar cada paso antes de continuar con el siguiente. Al omitir uno, la organización puede terminar con datos erróneos y errores a lo largo de todo el proceso de información financiera, lo que podría conducir a malas decisiones.
¿Cómo funciona el ciclo contable?
Para lograr la separación de funciones, un miembro del equipo de cuentas por cobrar o cuentas por pagar, un tenedor de libros de ciclo completo o un contador es responsable de registrar las transacciones financieras, cerrar los libros del período contable y preparar los estados financieros. Esto se hace teniendo en cuenta las reglas de control interno y roles.
Pasos en el Ciclo Contable
Sin embargo, estos ocho son una base decente para que la mayoría de las empresas los utilicen como punto de partida. El número de pasos en un ciclo contable depende del negocio y sus demandas. Los siguientes son los 8 pasos en el ciclo contable:
- Identificar y realizar un seguimiento de las transacciones financieras.
- El proceso de creación de entradas de diario
- Ingrese las transacciones monetarias en el libro mayor
- Hacer un balance de prueba sin ajustes
- Preparar hojas de trabajo para identificar errores.
- Preparación para ajustar entradas
- Hacer y distribuir informes financieros.
- Cerrar los libros del período contable.
Miramos más de cerca los pasos del ciclo contable.
#1. Identificación y seguimiento de transacciones financieras
La contabilidad comienza con la detección y registro de transacciones en libros auxiliares (diarios). Las transacciones se documentan en los libros y se incluyen en los estados financieros cada vez que hay una actividad monetaria o un evento comercial. Los períodos mensuales y anuales son dos ejemplos de marcos de tiempo contables.
Además, las facturas enviadas a los clientes por contabilidad siempre siguen una determinada secuencia numérica por razones de responsabilidad. Una empresa que todavía usa cheques en papel registrará los números de cada uno en una secuencia determinada. Si se realiza un cheque con un monto incorrecto, el cheque se anulará y se utilizará el número de cheque original para determinar el próximo cheque de la serie.
#2. El proceso de creación de entradas de diario
El siguiente paso es registrar sus transacciones financieras como entradas de diario en su software de contabilidad o libro mayor. Algunas organizaciones emplean tecnología de punto de venta vinculada con sus libros, combinando los pasos uno y dos. Sin embargo, sigue siendo crucial que las empresas controlen sus gastos.
Su tipo y enfoque de contabilidad determinan cuándo identifica gastos e ingresos. Si utiliza la contabilidad de acumulación, podrá realizar un seguimiento de las transacciones monetarias a medida que ocurren. Por el contrario, la contabilidad de caja implica el registro de todos los intercambios monetarios.
La contabilidad por partida doble consiste en documentar cada transacción como crédito o débito en diferentes diarios para establecer un balance, un estado de flujo de efectivo y un estado de resultados adecuados. Por otro lado, la contabilidad de una sola entrada es más como manejar un talonario de cheques. Puede obtener un informe de saldo sin tener que hacer entradas repetidas.
#3. Ingrese las transacciones monetarias en el libro mayor
Todos los asientos del libro mayor comienzan con un asiento de diario. Una parte esencial de la contabilidad, el libro mayor realiza un seguimiento de todas las transacciones monetarias.
Sin embargo, si desea controlar cuánto dinero ingresa en cada una de las muchas cuentas de su empresa, debe consultar el libro mayor. Debido a que representa los activos líquidos de una empresa en un momento dado, la cuenta de efectivo es la parte más importante del libro mayor.
#4. Hacer un balance de prueba sin ajustes
Al generar un informe de balance de prueba no ajustado a partir de los registros contables, puede verificar que todas las transacciones se hayan registrado correctamente en el libro mayor y detectar cualquier discrepancia. El balance de prueba presenta los totales y saldos de todas las cuentas del libro mayor sin proporcionar ninguna elaboración. Además, si está utilizando un sistema de contabilidad de doble entrada, sus débitos deben equilibrar sus créditos al final de cada período contable.
Si usa un software de contabilidad, generará un informe llamado "balance de prueba no ajustado". Verifique los montos de débito y crédito generales del informe y use los resultados de su análisis para informar las entradas correctivas necesarias.
#5. Preparación de hojas de trabajo para identificar errores
En este paso del ciclo contable, examina sus hojas de cálculo para encontrar entradas incorrectas. Dado que cada compra es un crédito o un débito, este paso consiste en verificar que el monto combinado de esas dos cuentas sea exactamente idéntico.
Además, este proceso hace más que solo encontrar errores; también ayuda a conciliar ingresos y gastos en un sistema contable de acumulación. En el siguiente paso, cualquier disparidad se soluciona resolviendo las causas subyacentes.
#6. Preparación de asientos de ajuste
Al conciliar las cuentas del balance general, es posible que deba realizar asientos de diario de ajuste para reflejar cualquier discrepancia o error que se haya descubierto. Para mantener el diario funcionando sin problemas, cada entrada debe ser revisada y autorizada.
Sin embargo, los débitos siempre deben equilibrarse con los créditos después de que se hayan ingresado y contabilizado las entradas de corrección en el libro mayor. Para volver a verificar, simplemente genere y analice un balance de prueba modificado.
#7. Hacer y distribuir informes financieros
Una vez que la corporación ha realizado todos los asientos de ajuste, prepara los estados financieros. Los estados financieros, incluido el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, generalmente son redactados por empresas. Las actividades del último ciclo contable se reflejan en el balance y en el estado de resultados. Si bien la ley no exige un estado de flujo de efectivo, se usa ampliamente en los negocios debido a su valor para pronosticar y monitorear los flujos de efectivo.
Estos estados financieros son esenciales para cualquier parte interesada en evaluar su empresa en relación con sus competidores y representan el resultado más importante del ciclo contable. También son muy útiles para los empresarios. La interpretación de los estados financieros lo ayuda a mantenerse al tanto de sus finanzas y diseñar una estrategia de crecimiento.
#8. Cierre los Libros del Período Contable.
El paso 8 solo se realiza al final del año, no al final de cada mes. Transfiera cualquier cuenta de estado de resultados temporal abierta a un libro mayor permanente. Las cuentas de ingresos y gastos son ejemplos de cuentas temporales. La utilidad o pérdida neta se transfiere a la cuenta de utilidades retenidas al final de cada año. Además, el sistema genera una entrada de cierre para poner a cero todas las cuentas abiertas del libro mayor de ingresos y gastos.
Preparar un informe de balance de prueba de fin de año. Nuevamente, saldo de débitos y créditos. Si completó la contabilidad de fin de año, las cuentas contables temporales deben ponerse a cero. Verifique el saldo inicial de ganancias retenidas que se utilizará en el próximo año comercial. La contabilidad de fin de año está completa cuando el balance de prueba posterior al cierre es bueno.
Incluso si la contabilidad de fin de año está completa, es posible que deba presentar asientos de ajuste de la auditoría financiera de la firma de CPA. Inicie los ciclos contables del mes y del año siguiente abriendo un nuevo período contable. Al utilizar estos pasos en el ciclo contable, se le garantiza un resultado exitoso.
¿Qué es el ciclo contable 6?
Las empresas siguen un conjunto de procedimientos conocidos como ciclo contable para realizar un seguimiento de las transacciones y datos financieros agregados durante un período contable determinado (mes, trimestre o año). Las cuentas financieras precisas para ese período de tiempo y la preparación para el ejemplo y su importancia para el período contable son los resultados del ciclo contable. Aquí están los seis ciclos contables.
- Identificación de transacciones
- Registro de transacciones
- Contabilización de asientos de diario en el libro mayor
- Crear un balance de comprobación no ajustado
- Preparación para ajustar entradas
- Crear un balance de prueba ajustado
Ejemplo de ciclo contable
Para comprender cómo funciona el procedimiento, echemos un vistazo al ejemplo del ciclo contable a continuación:
La empresa Z recibió $700 por sus productos de software el 15 de agosto de 2022 e ingresó la entrada para ese período en particular. Se registra como un crédito a los ingresos por ventas y un débito al efectivo disponible. Una transacción en efectivo para el día sería un débito de $1000 si la empresa realizó una venta en efectivo de $700, una venta en efectivo de $500 y un reembolso en efectivo de $200.
Además del déficit de efectivo de $700, las transacciones y actividades de la empresa revelaron un saldo negativo de $1200 en cuentas por cobrar y $100 en inventario. Entonces, el balance de prueba muestra que los $1,000 en créditos no coinciden con los $1,200 en débitos. Por lo tanto, es responsabilidad del tenedor de libros rastrear los documentos faltantes para cuadrar con precisión los libros.
Los contadores preparan estados financieros y cierran los libros para ese período contable después de corregir adecuadamente las entradas.
Importancia del ciclo contable
Las empresas y otras organizaciones confían en el ciclo contable para realizar un seguimiento de su dinero y proporcionar informes financieros útiles. Los sistemas contables juegan un papel crucial en el proceso del ciclo contable estandarizado, que ayuda a los dueños de negocios, pequeñas empresas y grandes corporaciones a cerrar sus libros al final del período contable y generar información financiera para usar en el análisis de los estados financieros y la gestión del negocio.
Sin embargo, las partes interesadas externas de la empresa utilizan los datos para evaluar la salud de la empresa y tomar decisiones sobre si invertir o colaborar en proyectos futuros con la empresa. Estas son las 3 razones principales por las que el ciclo contable tiene su importancia en la industria actual.
#1. Para análisis interno
Para tomar decisiones financieras importantes, las organizaciones necesitan la información proporcionada por el ciclo contable. Para evaluar tendencias y crear objetivos apropiados, el proceso organiza todos los aspectos de las actividades financieras de una empresa. No hay forma de que la empresa se expanda sin evaluar primero sus activos, pasivos y flujo de efectivo.
#2. Eficiencia
Cuando los contadores lo usan como una lista de verificación, el ciclo contable es bastante útil. Habrá menos errores, puede estar seguro de que se cuidará cada paso y su trabajo estará organizado de manera más eficiente. No es necesario especular sobre lo que ocurrirá a continuación. También es un bucle que se refuerza a sí mismo. Los procedimientos finales establecieron el grupo contable para repetir las mismas tareas en el siguiente período contable.
#3. Cumplimiento
Un ciclo contable mantiene a las organizaciones en línea con las normas contables y las leyes fiscales, asegurando la precisión y la regularidad. Si una empresa busca inversionistas o posibles compradores, seguir el proceso de contabilidad mantendría el mercado justo para los competidores y, al mismo tiempo, facilitaría la disponibilidad de información precisa.
¿Qué es el Resumen del Ciclo Contable?
El ejemplo del ciclo contable y su importancia es una descripción concisa de cómo una empresa realiza un seguimiento de su dinero. Como parte de este proceso, deberá examinar, resumir y divulgar estos tratos a las autoridades fiscales correspondientes, las organizaciones de vigilancia y los organismos reguladores.
¿Cuál es la diferencia entre el ciclo contable y el ciclo presupuestario?
A diferencia del ciclo presupuestario, el ciclo contable ocurre dos veces al año. El ciclo contable revisa eventos pasados para confirmar informes precisos de transacciones monetarias. Por otro lado, el ciclo presupuestario se ocupa de la planificación de operaciones y transacciones futuras.
¿Cuáles son los pasos del ciclo contable en orden?
La identificación de transacciones, el registro de asientos de diario, la publicación de transacciones, la preparación del balance de prueba no ajustado, el análisis de la hoja de trabajo, la corrección de inconsistencias en la hoja de trabajo, la preparación del estado financiero y el cierre de los libros son los pasos del ciclo contable.
¿Cuál es el propósito principal del ciclo contable?
La precisión y uniformidad de las cuentas financieras están garantizadas principalmente por el ciclo contable. Incluso si la mayor parte de la contabilidad se realiza electrónicamente, sigue siendo crucial verificar que todo sea correcto porque los errores pueden acumularse con el tiempo.
¿Qué es un "cierre suave"?
Cuando las empresas quieren cerrar rápidamente sus libros pero no por completo, como por ejemplo para las necesidades de informes de gestión interna, implementan un "cierre suave". A diferencia de un "cierre duro", en el que las empresas utilizan un enfoque más estricto para garantizar que los informes y los estados financieros finales sean precisos y que los libros se puedan cerrar durante un período contable, se acepta comúnmente que los resultados pueden ser materialmente erróneos.
¿Cuál es la diferencia entre un diario y un libro mayor?
Uno de los pasos iniciales en el ciclo contable es llevar un diario, donde se anotan los detalles de cada transacción financiera. El registro "maestro" que recopila todas las transacciones y la situación financiera de la empresa se denomina libro mayor.
Conclusión
Una secuencia de fases constituye el ciclo contable, que registra transacciones financieras y genera estados financieros. Algunos procedimientos de entrada de datos pueden ocurrir en cualquier momento durante el ciclo contable, mientras que algunas actividades ocurren solo durante la creación del estado financiero. Este procedimiento, por ejemplo, y su importancia, se repite para cada ciclo contable, ya sea para organizaciones grandes o pequeñas.
Preguntas frecuentes sobre el ciclo contable
¿Cómo mantiene el ciclo contable la continuidad de las cuentas?
Los saldos en las cuentas de activo, pasivo y capital se trasladan al año siguiente. De esta forma, el ciclo contable se asegura de que las cuentas de un año al siguiente sigan siendo las mismas.
¿Cuál es el objetivo final del ciclo contable?
El objetivo principal del ciclo contable es asegurarse de que los estados financieros sean correctos y consistentes.
¿Cuánto dura el ciclo contable?
Internamente, el período contable es de un mes o tres meses, pero externamente es de un año.
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