La mayoría de las pequeñas y medianas empresas utilizan el software de contabilidad QuickBook para simplificar sus registros financieros. QuickBook, el software de contabilidad estándar de la industria, ayuda a los contadores y las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, evaluar la rentabilidad y planificar la temporada de impuestos. Además, el software de contabilidad QuickBook lo ayuda a organizar los gastos de su jornada laboral y manejar el seguimiento de facturas sobre la marcha.
Para reforzar aún más el tema, esta publicación brindará una revisión del software QuickBook que ayudará a los contadores a generar facturas y balancear cuentas. Además, sobre cómo usar el software de contabilidad QuickBook
Contadores QuickBook
QuickBook es el mejor software de contabilidad integral para pequeñas empresas y contadores según las reseñas. El software está basado en la nube y se puede acceder a él mediante un navegador web o una aplicación móvil.
No solo la gran mayoría de los contadores utilizan QuickBook Online, sino que también hay una gran cantidad de materiales de capacitación en línea y foros donde puede obtener ayuda cuando la necesita.
Además, se puede acceder fácilmente a todos los elementos contables desde una única interfaz principal, lo que hace que la contabilidad sea más fluida y eficiente. Como resultado, proporciona un software de contabilidad local que maneja sus cuentas comerciales y una versión basada en la nube que acepta pagos y administra las operaciones de nómina.
Algunos paquetes existentes de QuickBook Online que son mejores para usted
QuickBooks Online está disponible en cuatro paquetes distintos, cada uno con un conjunto diferente de funcionalidades según las necesidades de su empresa. El paquete que requiere su empresa está determinado por la cantidad de usuarios necesarios, la cantidad de facturas y pagos procesados mensualmente y el tipo de informes requeridos.
No obstante, todos los paquetes realizan un seguimiento de los ingresos y los gastos, recopilan y organizan los recibos, maximizan las deducciones fiscales, facturan y aceptan pagos.
Lea también: Los 15 mejores programas de contabilidad gratuitos para propietarios de empresas
#1. Comienzo sencillo
QuickBooks Online Simple Start, como su nombre lo indica, es ideal para pequeñas empresas que recién comienzan. Simple Start es el paquete en línea más básico de QuickBooks accesible, a excepción de la edición para autónomos (para autónomos). El software será capaz de manejar las funciones contables básicas que los usuarios esperan de la marca.
#2. Esenciales
QuickBooks Online Essentials le permite realizar un seguimiento del estado de la factura, registrar pagos y configurar pagos regulares directamente desde la aplicación. También puede pagar varios proveedores y facturas a la vez, así como crear cheques desde cualquier lugar e imprimirlos cuando esté listo.
Essentials Package, con sus características de facturación automatizada, ayuda en la gestión de una pequeña empresa en desarrollo. Tiene todas las capacidades de Simple Start, además de la capacidad de organizar y pagar facturas, realizar un seguimiento del tiempo y otorgar acceso a hasta tres personas.
#3. Más
QuickBooks Online Plus contiene todas las capacidades disponibles en Essentials, así como la capacidad de administrar el inventario y realizar un seguimiento de la rentabilidad del proyecto. En consecuencia, el paquete es ideal para organizaciones basadas en proyectos, como contratistas, así como para empresas que luchan con la gestión de existencias. QuickBooks Online Plus admite hasta 5 usuarios.
Además, Plus administra los costos de mano de obra y los gastos a través del costo del trabajo, lo que le permite evaluar la rentabilidad del proyecto a través de paneles e informes claros. Incluso, las capacidades de inventario le permiten monitorear los niveles de productos, los costos de los artículos y recibir advertencias cuando el inventario se está agotando para que pueda ordenar más.
#4. Avanzado
Advanced es el más capaz de los paquetes de QuickBook Online, con la mayor personalización y capacidades de cualquier plan accesible. El software de contabilidad seguirá permitiéndole administrar facturas, realizar un seguimiento del tiempo y los costos del proyecto, facturar a los clientes, administrar contratos y pagar a los empleados. Sin embargo, es un QuickBooks más grande y mejor para negocios en expansión, con más funciones, usuarios y soporte que las ediciones inferiores del software QuickBook.
Esta sólida versión de QuickBooks Online está diseñada para competir con QuickBooks Enterprise, la versión local más avanzada que ofrece QuickBooks. Esto es así debido a la capacidad exclusiva de acceder a hasta 25 usuarios con configuraciones de autorización de usuario.
Cómo funciona el software en línea QuickBook
Después de la prueba gratuita de 30 días, los planes de membresía son los siguientes: Simple Start a $25 por mes, Essentials a $40 por mes, más $70 por mes y Advanced a $150 por mes. Por lo general, se otorga un descuento sustancial durante los primeros meses y algunos contadores incluso pueden ofrecer precios al por mayor a las pequeñas empresas.
La membresía mensual de este software puede actualizarse a medida que su negocio se expande. Además, existen numerosas opciones de personalización con la aplicación móvil, que pueden servir para pagos, informes de cheques, registro de una imagen de un recibo y seguimiento de millas comerciales. QuickBook Payroll se conecta completamente con QuickBook Online para empresas que buscan una solución de nómina.
Cada plan incluye capacidades más complejas, como gestión de inventario, seguimiento del tiempo, más usuarios y elaboración de presupuestos. Por ejemplo, Simple Start se adaptará a las demandas de la mayoría de las pequeñas empresas basadas en servicios. Essentials o Plus proporcionarán inventario adicional y posibilidades de personalización para las pequeñas empresas que venden productos. Una suscripción avanzada es una nueva opción que proporciona informes financieros completos proporcionados por Fathom. Fathom es una herramienta de análisis de informes financieros en línea de alto nivel que utilizan muchas corporaciones importantes en todo el mundo.
Todas las opciones admiten la interacción con aplicaciones de terceros como Stripe y PayPal. La tienda de aplicaciones QuickBooks clasifica todas sus aplicaciones por función y proporciona muestras útiles de los beneficios de cada producto.
Beneficios de contabilidad de QuickBook
Este software de contabilidad QuickBook generalmente es el favorito de las pequeñas y medianas empresas porque incluye la mayoría de las funciones requeridas por las pequeñas y medianas empresas.
#1. Tablero
A rudimentario El panel proporciona una instantánea de la situación financiera de su empresa. Por ejemplo, gráficos para facturas, gastos, cuentas bancarias, pérdidas y ganancias y ventas. A la izquierda hay un menú que le permite recorrer las funciones más utilizadas. Además, en la parte superior derecha de la pantalla hay un botón más y el botón de engranaje que le permite acceder a accesos directos y capacidades más complejas.
Además, hay transacciones de búsqueda y un botón de ayuda, así como un botón de chat de IA que permite la configuración. Finalmente, la opción de "ver toda la actividad" en la parte inferior del tablero lo llevará a un registro de auditoría completo y al historial de actividad reciente.
#2. Facturación
QuickBook incluye seis diseños de facturas, así como numerosas automatizaciones de facturación (también puede importar una plantilla de factura existente a través de Microsoft Word). Esta función le permite cambiar el logotipo, la fuente, la combinación de colores, el encabezado, el pie de página, el número de columnas y otros elementos. Además, puede enviar recordatorios de facturas de QuickBook a los clientes y establecer facturas recurrentes si tiene la suscripción Essentials, Plus o Advanced.
La función de factura de QuickBook hace que su negocio se vea bien al crear recibos de ventas profesionales y estimaciones de que su negocio mejora como marca y refleja el negocio en la categoría de marca.
Como resultado, QuickBook entrega una factura en línea para pagos con un solo clic para que los consumidores puedan pagar fácilmente con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Como incorporación reciente, la facturación multilingüe le permite enviar facturas en seis idiomas diferentes: inglés, español, portugués, italiano, chino y francés.
#3. Gestión de contactos
Las cuentas de QuickBook Online incluyen un completo sistema de gestión de contactos. Puede guardar una tonelada de información sobre sus clientes, por ejemplo, su método de pago, saldo inicial y códigos de impuestos predeterminados.
Además, cada contacto puede tener archivos importantes, como contratos adjuntos, lo que le permite enviar correos electrónicos masivos. Aún más, puede modificar el nombre de sus clientes como un desarrollo reciente. Para ilustrar, clientes, clientes, donantes, invitados, miembros, pacientes o inquilinos.
#4. Seguimiento de gastos
El seguimiento de gastos le permite ingresar gastos individuales, importar extractos bancarios manualmente o activar fuentes bancarias en vivo. Además, puede clasificar sus gastos, establecer reglas bancarias específicas y adjuntarles recibos. QuickBooks hará coincidir las transacciones automáticamente (pero aún debe aprobar las coincidencias manualmente)
QuickBook Online, a diferencia de la mayoría de los sistemas de contabilidad, no utiliza Yodlee para las fuentes bancarias en vivo. Recibe puntos de bonificación por usar su conector bancario en su lugar, donde se sabe que Yodlee incumple los términos de algunos bancos.
#5. Importación y exportación
En comparación con la mayoría de las otras aplicaciones, la función de importación de QuickBooks es refrescante y fácil de usar. Se pueden importar clientes, proveedores, planes de cuentas, productos y servicios, pero la exportación está más restringida. Además, los informes se pueden exportar a Excel, mientras que todos los demás datos se deben exportar mediante Internet Explorer.
#6. Flujos de trabajo
La función Rutinas Beta en QuickBooks Online ahora se llama Flujos de trabajo. Los flujos de trabajo le permiten automatizar procesos como enviar recordatorios a su equipo o emitir facturación automática. Esta funcionalidad solo está disponible para clientes del plan Avanzado.
# 7. Presupuesto
A diferencia de la versión de escritorio que solo permite el presupuesto de un año, la contabilidad de QuickBook Online permite numerosos presupuestos. Es decir, los presupuestos se pueden crear mensualmente, trimestralmente o anualmente. También puede crear un presupuesto utilizando datos de un año fiscal anterior y ejecutar varios informes de presupuesto. Sin embargo, solo se puede acceder a esta función en las suscripciones Plus y Advanced.
#8. Catálogo de cuentas
Contabilidad QuickBook viene con un plan de cuentas predeterminado que puede cambiar para satisfacer sus necesidades. En lugar de tener un programa de depreciación incorporado para los activos, puede realizar un seguimiento manual de ellos mediante la función de catálogo de cuentas.
#9. Conciliación Bancaria:
Esta función de contabilidad de QuickBook le permite simplemente conciliar cuentas bancarias y generar un informe de conciliación.
#10. Administración del dinero
QuickBook tiene características específicas para ayudar a los contadores a administrar las finanzas de una empresa. Pueden ingresar las fechas de vencimiento y los detalles de pago de todas las facturas recurrentes en una sección del programa. Los contadores también pueden generar facturas o imprimir cheques inmediatamente desde QuickBook cuando vencen las facturas.
Además, cada transacción se documenta para un acceso conveniente durante futuras auditorías.
Los usuarios de QuickBook también pueden conectar sus cuentas bancarias al programa. Esta función de QuickBook no solo brinda a los contadores la facilidad de ver todos los registros financieros en una sola pantalla, sino que también elimina la necesidad de imprimir extractos bancarios.
#11. Seguimiento del tiempo de los empleados
La función Seguimiento de tiempo de empleados por cliente de QuickBooks Online le permite otorgar acceso de entrada de tiempo a una cantidad infinita de empleados, lo que les permite registrar su tiempo de forma independiente en el sistema. Además, esto le permite realizar un seguimiento rápido del tiempo para que pueda facturar y pagar a su personal de manera adecuada.
Sus empleados o contratistas simplemente llenarán sus hojas de tiempo en cualquier PC con conexión a Internet. Además, puede asignar cada actividad de tiempo a un proyecto o cliente y elegir si facturar o no a sus clientes por ese tiempo.
# 12. Reportando
Los contadores pueden usar el software QuickBook para generar facturas y una variedad de otros informes financieros. Estos incluyen comparaciones de ingresos y gastos de un año a otro, así como registros de tendencias y pronósticos. Además, cada informe puede exportarse al formato de hoja de cálculo de Microsoft Excel y enviarse por correo electrónico.
Cómo usar el software QuickBook
Después de registrarse en QuickBooks Online, podrá iniciar sesión y acceder a la página del panel principal. Si está cambiando de otro software de contabilidad a QuickBook, puede importar sus archivos anteriores a sus nuevas cuentas. El tablero principal proporcionará una descripción general de sus cuentas de QuickBook, incluido el flujo de efectivo, las facturas, los costos, las ventas y otra información.
Además, puede conectar sus cuentas de tarjetas de crédito usando la pestaña Banca en el lado izquierdo del tablero para que QuickBooks clasifique automáticamente las transacciones por usted. Posteriormente, al conciliar sus libros, podrá revisar estas transacciones en el menú Banca.
Después de eso, puede personalizar facturas, habilitar el monitoreo automatizado de impuestos sobre las ventas (si es necesario) y aprender a ingresar recibos y facturas móviles. Usando el ícono de ajustes en la esquina superior derecha, puede actualizar todas las configuraciones de la cuenta de su empresa. Por último, puede invitar a sus contadores a sus cuentas de QuickBooks Online a través de la opción Mis expertos; también puede buscar un contador si actualmente no tiene uno.
¿Es difícil aprender a usar QuickBooks?
Para alguien que está familiarizado con los principios de contabilidad y cómo funciona el software de contabilidad, aprender a usar QuickBooks es simple. Sin embargo, para alguien que carece de conocimientos informáticos o experiencia en contabilidad, puede ser un desafío. Se basa en el usuario final, aunque Intuit, la firma que creó QuickBooks, lo presenta como listo para usar.
¿Es QuickBooks mejor que Excel?
Puede realizar cálculos sofisticados con Excel, ya que sus fórmulas son mucho más sólidas que las de QuickBooks. QuickBooks carece de la capacidad para realizar actividades complejas como análisis estadístico y tablas dinámicas, lo que lo hace difícil o imposible.
¿Puede obtener QuickBooks gratis?
A través de nuestro programa educativo Intuit, los educadores y los estudiantes tienen acceso gratuito a QuickBooks Online (IEP). Visite nuestro sitio web o envíe un correo electrónico a [email protected] para enviar una solicitud y configurar una cuenta. Después de registrarse, recibirá una licencia gratuita para la cuenta en línea de QuickBooks.
¿Puedo enseñarme a mí mismo QuickBooks?
Además, puede obtener un curso intensivo en nómina o contabilidad. La capacitación en video en línea a su propio ritmo es una opción si su horario es agitado. Puede ver los videos cuando lo desee después de recibirlos para que pueda aprender a su propio ritmo.
¿Puedo aprender QuickBooks en un día?
Aprenderá habilidades que le permitirán trabajar de manera más rápida y eficiente, independientemente de su nivel de habilidad o conocimiento con QuickBooks. Nuestro curso general de un día enseña a los estudiantes cómo trabajar con listas, planes de cuentas y cuentas bancarias, al tiempo que les presenta el entorno y los fundamentos de la configuración de la empresa.
¿Por qué todos usan QuickBooks?
Debido a su amplia capacidad para administrar ingresos y gastos, facturación y pagos, deducciones de impuestos y más para empresas de todos los tamaños, incluidas las personas que trabajan por cuenta propia, QuickBooks es uno de los sistemas de software de contabilidad más conocidos y utilizados en el mercado. .
Artículos Relacionados
- LIBRO GENERAL: Plantillas fáciles, ejemplos y todo lo que necesita (+ PDF gratis)
- Contabilidad general: todo lo que necesita saber (+Herramientas rápidas)
- Cómo ingresar un cheque rebotado en QuickBooks - Guía de expertos
- Contador de QuickBooks: Guía básica para obtener resultados óptimos (+ Herramientas rápidas)
- Teneduría de libros y contabilidad: mejores prácticas y diferencias de 2023
Preguntas frecuentes sobre QuickBooks
¿QuickBook es difícil de aprender?
QuickBooks puede ser una pequeña curva de aprendizaje para aquellos que son nuevos en la industria del software y la contabilidad. Sin embargo, para aquellos que están familiarizados con los conceptos de contabilidad y software similar, QuickBooks es bastante sencillo de aprender.
¿La contabilidad de QuickBooks es gratuita?
La misión de QuickBooks siempre ha sido apoyar a las pequeñas empresas y profesionales contables de todo el mundo. Con ese fin, está facultado para trabajar con sus clientes de forma gratuita. Por lo tanto, el costo general se minimiza y cuando acepta nuevos clientes de QuickBooks Online, ellos asumen nuevos negocios.
¿Puedo aprender QuickBooks por mi cuenta?
Una vez que obtenga los videos, serán suyos para siempre para que pueda aprender a su propio ritmo. Además, si prefiere una experiencia de aprendizaje en el aula, puede optar por lecciones en vivo en un lugar cercano a usted. Consulte el sitio de Intuit para conocer los costos de capacitación.
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener la certificación de QuickBooks?
No es necesario ser tenedor de libros o contador ni tener ningún certificado o título de educación específico. Sin embargo, al invertir solo una o dos horas al día, puede convertirse en un QuickBooks ProAdvisor certificado en tan solo dos semanas.
¿Cómo me convierto en tenedor de libros en QuickBooks?
Para convertirse en un tenedor de libros certificado, debe tener una experiencia mínima en contabilidad de dos años y también aprobar un examen. No obstante, debe seguir cumpliendo con los requisitos educativos cada tres años para mantener la Certificación.
