La columna vertebral de su empresa es el inventario. Debe tener suficiente inventario disponible para satisfacer la demanda de los clientes, pero no tanto como para que sus costos de almacenamiento se salgan de control. En esta situación, se puede utilizar un sistema de inventario. Las empresas que venden productos pueden utilizar un sistema de inventario periódico o un sistema de inventario perpetuo. En esta guía, explicaremos qué es un sistema de inventario perpetuo, brindaremos un ejemplo, discutiremos sus beneficios y examinaremos la entrada de diario para los sistemas de inventario periódico y perpetuo para determinar si es la mejor práctica de administración de inventario para la contabilidad de su pequeña empresa.
¿Qué es el Inventario Perpetuo?
El inventario perpetuo es una práctica de contabilidad continua que registra los cambios de inventario en tiempo real, lo que elimina la necesidad de un inventario físico y garantiza que el inventario contable refleje con precisión el stock real. Los almacenes utilizan dispositivos de entrada como los sistemas de punto de venta (POS) y los escáneres para registrar el inventario permanente.
Los métodos de inventario perpetuo son cada vez más populares en los almacenes y la industria minorista. Las sobreestimaciones, también conocidas como inventario fantasma, y las subestimaciones de inventario que faltan se pueden reducir al mínimo con un inventario perpetuo. Las empresas que utilizan un sistema de planificación de requisitos de materiales (MRP) para la producción también deben mantener un inventario permanente.
¿Qué es un Sistema de Inventario Perpetuo?
Un sistema de inventario perpetuo se basa en un método de contabilidad conocido como inventario perpetuo, que registra continuamente los cambios de inventario en tiempo real con sistemas de punto de venta computarizados, lo que elimina la necesidad de controles de inventario físico.
Dentro de este sistema, una empresa no hace ningún esfuerzo por mantener registros de inventario detallados de los productos disponibles; más bien, las compras de bienes se registran como débito en la base de datos del inventario. Un sistema de inventario perpetuo difiere de un sistema de inventario periódico, en el que una empresa mantiene registros de inventario a través de conteos físicos regulares.
¿Qué es el Sistema de Inventario Periódico?
Un método utilizado por las empresas para contabilizar sus productos es el sistema de inventario periódico, también conocido como sistema no continuo. Un inventario periódico no mantiene un recuento continuo de bienes, compras, ventas y los costos asociados con ellos en función de un período contable específico.
Todas las compras son registradas en una cuenta de compras por el contador de la empresa, que es como funciona este sistema. La empresa cuenta el inventario físico y el contador transfiere cualquier saldo restante de las compras a la cuenta de inventario. Luego, el contador hace los ajustes necesarios a la cuenta de inventario para reflejar el costo del inventario final.
Además, el conteo físico de bienes es una característica definitoria de un sistema periódico. Este número es fundamental porque la empresa no realiza un seguimiento de las transacciones únicas. Este inventario inicia el proceso de conciliación de registros, ya sea semanal, mensual, trimestral o anual.
Comprender los sistemas de inventario perpetuo
Debido a que permiten el seguimiento inmediato de las ventas de artículos individuales y los niveles de inventario, los sistemas de inventario perpetuo pueden ser preferibles a los sistemas de inventario periódico más antiguos. Excepto en los casos en que se desvíe del conteo de inventario físico debido a pérdida, rotura o robo, no es necesario que los contadores de la empresa ajusten manualmente un inventario perpetuo.
Mediante el uso de lectores de códigos de barras u otros registros computarizados de la adquisición, venta y devolución de productos a medida que ocurren, el software del sistema actualiza el inventario en tiempo real. Una base de datos perpetua que se actualiza constantemente recibe esta información.
El sistema permite la integración con otros departamentos, como finanzas y contabilidad. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas fiscales y de otro tipo. Los empleados pueden brindar un servicio al cliente más preciso con respecto a la disponibilidad de productos, piezas de repuesto y otros componentes físicos mediante el uso de datos de inventario permanente.
Sistema de Inventario Periódico y Perpetuo
Un sistema perpetuo y periódico requiere diferentes herramientas y procedimientos sobre cómo los empleados documentan el inventario, aunque pueden ser complementarios. Los empleados monitorean continuamente los productos en un sistema perpetuo. Los empleados solo registran productos a intervalos predeterminados en un sistema periódico.
Como hay más registros para que el software y los empleados realicen un seguimiento, un sistema perpetuo es más complejo que un sistema periódico. Muller dice: “Los fundamentos son los mismos, independientemente de su enfoque, al considerar el sistema que desea utilizar. Si hay una desconexión dentro del sistema básico, incluso con el software más avanzado, simplemente está acelerando sus errores.
Tomaría decisiones del sistema en función de la naturaleza de sus productos, su caducidad y su manipulación física, incluido si eran grandes o pequeños y cuánto espacio ocupaban. La naturaleza del producto también está determinada por la forma en que su empresa lo recibe y almacena. “Algunos productos están unificados: tienen piezas pequeñas y se dividen en contenedores individuales”.
Los sistemas perpetuo y periódico también difieren en las siguientes formas:
#1. Actualización de sus cuentas:
En un sistema perpetuo, las actualizaciones del libro mayor de inventario y el libro mayor general se realizan con cada transacción. Las actualizaciones del libro mayor en un sistema periódico solo ocurren cuando hay un conteo físico, no basado en transacciones.
#2. Cálculo del costo de los bienes vendidos (COGS):
Bajo un sistema perpetuo, el sistema de software mantiene un conteo continuo de transacciones, por lo que siempre puede proporcionar COGS. En un sistema de inventario periódico, el COGS se calcula como una suma global al final de un período contable después de realizar un inventario físico. Antes del final del período contable, no se pueden calcular los COGS precisos.
#3. Registro de transacciones:
Un sistema de inventario perpetuo requiere software porque puede haber miles de transacciones para rastrear. Sin embargo, el software no es necesario para un sistema periódico. Puede realizar un seguimiento manual de su inventario en un sistema de inventario periódico.
#4. Inventario cíclico:
El conteo cíclico es el proceso mediante el cual las empresas cuentan porciones de su inventario para completar un inventario completo durante un ciclo de tiempo. No cuentan todo su inventario a la vez, sino que hacen pequeños ajustes en función de lo que cuentan. Las empresas utilizan el conteo cíclico solo en un sistema perpetuo, también conocido como muestreo. Debido a su incapacidad para establecer una línea de base, no utilizan el conteo cíclico en un sistema de inventario periódico.
#5. Seguimiento de las compras:
Las compras se registran en la cuenta de inventario de materias primas o en la cuenta de mercancías en un sistema perpetuo. Las compras se registran en la cuenta de activos de compras en un sistema periódico sin que se agregue ninguna información de conteo de unidades.
#6. Realización de investigaciones:
Las transacciones están disponibles a un nivel muy detallado en un sistema perpetuo. Como resultado, puede realizar fácilmente investigaciones sobre errores relacionados con el inventario. Debido a que un sistema periódico agrega datos a un alto nivel, estas investigaciones son más complicadas. Es difícil utilizar estos datos para identificar errores de proceso.
Aunque los estándares GAAP establecen que los sistemas perpetuos o periódicos son apropiados para cualquier negocio, cada uno se adapta mejor a un tamaño diferente de una organización. Debido a que los sistemas perpetuos son más sensibles al tiempo, generalmente se adaptan mejor a las empresas con altos volúmenes de ventas o múltiples ubicaciones minoristas. Los sistemas periódicos pueden impedir la toma de decisiones en estas organizaciones. Los sistemas periódicos son más adecuados para las empresas que no experimentan actualizaciones de inventario lentas.
Ejemplo de Sistema de Inventario Perpetuo
El uso de lectores de códigos de barras inalámbricos en una tienda de comestibles es el ejemplo más común de un sistema de inventario permanente. Tan pronto como se escanea una transacción en el sistema, se registra inmediatamente. Las empresas pueden calcular fácilmente las reservas actuales y requeridas de esta manera.
Entrada de diario para el sistema de inventario perpetuo
Probablemente te encuentres registrando transacciones en el diario cuando se trata de contabilidad de inventario. Para realizar la contabilidad de inventario, necesitará las entradas de diario más comunes que se enumeran a continuación.
- Compra de Mercancía al Costo: El inventario se debita y las cuentas por pagar se acreditan para reflejar la compra de la mercancía al costo.
- Pago de AP: El asiento de diario utilizado para realizar un pago de factura.
- Términos de crédito: los fabricantes y mayoristas suelen vender productos a crédito. La cuenta o factura del vendedor contiene estos términos de crédito.
- Venta de Mercancías: Cuando una empresa vende mercancías, se deben hacer dos asientos de diario: uno para reconocer la venta y otro para registrar los costos de los bienes vendidos.
- Cobro de AR: Se registra el cobro en efectivo de las cuentas por cobrar.
Las ventajas y desventajas del inventario perpetuo
En comparación con otros métodos, el inventario perpetuo permite un mayor seguimiento del inventario en tiempo real. Sin embargo, el sistema requiere un mantenimiento de registros y un seguimiento constantes y su implementación es más costosa que los métodos alternativos.
Las siguientes son algunas formas en que el inventario perpetuo puede ayudarlo a ahorrar dinero:
- No es necesario cerrar las instalaciones regularmente para realizar inventarios físicos.
- Los datos de los códigos de barras escaneados ayudan en la previsión de existencias.
- Puede dar cuenta de todas las transacciones, dando a sus productos una responsabilidad completa.
A pesar de ser superior, el inventario perpetuo no está exento de fallas. Todavía hay formas de perder el control positivo del inventario a pesar de que existe un sistema de seguimiento de productos automático y constante.
Las desventajas de usar el inventario perpetuo incluyen lo siguiente:
- Para mantener sus datos sincronizados, aún debe realizar un inventario anual.
- Se debe ingresar cada transacción, lo que requiere un mantenimiento de registros y un monitoreo más consistentes.
- Dado que requieren software y capacitación, los sistemas de inventario permanente son más costosos de configurar que otros métodos.
Cuándo usar un sistema de inventario perpetuo
Cuando una empresa necesita saber exactamente cuántas unidades hay en stock en todo momento, se debe utilizar un sistema de inventario perpetuo. Además, cuando hay numerosos tipos de productos en stock y una inversión de inventario considerable, esto es especialmente importante. Una empresa no podría decirles con precisión a sus clientes cuándo podría cumplir con sus pedidos sin un sistema perpetuo.
También es un sistema útil para las empresas que están creciendo rápidamente, ya que estas organizaciones necesitan mantener un control estricto sobre sus inversiones de capital de trabajo. Además, cualquier empresa que se haya comprometido con el cumplimiento rápido de los pedidos de los clientes requiere un conocimiento profundo de sus saldos de inventario, que solo un sistema perpetuo puede proporcionar.
¿Quién usa un sistema de inventario perpetuo?
Los sistemas de inventario perpetuo son los preferidos por las grandes empresas con inventarios masivos. Para las empresas emergentes y pequeñas y medianas que buscan escalabilidad, los sistemas de inventario perpetuo pueden ser ideales.
Los recuentos de ciclos necesarios para un sistema periódico son difíciles de realizar para las grandes corporaciones.
Además, a una empresa con múltiples puntos de venta puede resultarle más fácil controlar el inventario cuando una base de datos de productos se actualiza regularmente. Por ejemplo, un minorista de herramientas puede tener un cliente que busca un tipo de llave rara. Tiene seis locales en el barrio. Tiene información en tiempo real sobre qué sitios pueden tener uno en stock usando un sistema perpetuo, de modo que el cliente puede ir a buscar su llave inglesa rápidamente en lugar de ir de tienda en tienda buscándola.
Otros negocios que requieren un inventario perpetuo incluyen el envío directo, en el que los fabricantes envían directamente a los clientes, o el comercio y la distribución.
Cómo usar un sistema de inventario perpetuo
Las empresas deben establecer un sistema en el que cada pieza de inventario se ingrese y se deduzca a medida que se vende para calcular el inventario. Se deben usar terminales POS, escáneres de códigos de barras y software de inventario perpetuo para actualizar el inventario estimado con cada compra y venta de productos.
Un sistema de inventario perpetuo no puede reemplazar un inventario físico periódico porque estima el stock disponible. Es necesario realizar un inventario físico en algún momento. El conteo cíclico, o el conteo físico de una parte del inventario para usar como punto de referencia para verificar la precisión del sistema perpetuo, es comúnmente utilizado por las empresas que usan un sistema de inventario perpetuo. Con el tiempo se completará un inventario físico completo.
Métricas a tener en cuenta al seleccionar un sistema
Como habrá adivinado en la sección anterior, existen argumentos a favor y en contra del inventario perpetuo. La viabilidad de cada caso depende de aspectos específicos de su empresa:
#1. Volumen de inventario y transacciones
Cuál de estos dos enfoques es mejor para usted está determinado principalmente por la cantidad de inventario que tiene. Para la mayoría de las organizaciones con grandes inventarios, los beneficios de un sistema de inventario perpetuo superan los inconvenientes.
#2. Diversidad de ubicación
Si su empresa opera desde varias ubicaciones, la gestión del inventario se vuelve extremadamente difícil. Cambia frecuentemente su inventario.
# 3. Presupuesto
Su situación financiera es, sin duda, el factor más visible. Si puede permitirse invertir en los costos de configuración inicial de un sistema perpetuo, eso es.
La infraestructura requerida para implementar con precisión esta estrategia es sustancial. Tiene un precio que las pequeñas empresas tal vez no puedan pagar.
¿Qué es un sistema de inventario perpetuo con ejemplos?
El inventario perpetuo es una práctica de contabilidad continua que registra los cambios de inventario en tiempo real, lo que elimina la necesidad de un inventario físico y garantiza que el inventario contable refleje con precisión el stock real. Los almacenes utilizan dispositivos de entrada como los sistemas de punto de venta (POS) y los escáneres para registrar el inventario permanente.
¿El sistema de inventario perpetuo usa LIFO o FIFO?
Sí, al igual que las primeras entradas, las primeras salidas (FIFO), el método de las últimas entradas, las primeras salidas (LIFO) se puede utilizar tanto en los sistemas de inventario perpetuo como en los sistemas de inventario periódico.
¿Cuáles son dos tipos de sistemas de inventario perpetuo?
- FIFO
- LIFO
- Costo promedio ponderado
¿Cómo se le conoce también al inventario perpetuo?
Sistema de inventario continuo
Un sistema de control de inventario que permite a las empresas mantener una cuenta de inventario en tiempo real se conoce como sistema de inventario perpetuo o sistema de inventario continuo.
¿Cuál es el propósito del sistema perpetuo?
Un sistema de inventario perpetuo es un programa de computadora que estima continuamente su inventario en función de sus registros electrónicos en lugar de un inventario físico.
Conclusión
En lugar del antiguo sistema de inventario periódico de recuento físico, las empresas utilizan cada vez más un sistema de inventario perpetuo para realizar un seguimiento del inventario. Los sistemas permanentes son costosos de implementar pero menos costosos y consumen mucho tiempo a largo plazo.
Una desventaja importante de los sistemas perpetuos es la incapacidad de rastrear artículos perdidos, dañados o robados, a pesar de los beneficios de una estimación de existencias constantemente actualizada y la interconectividad de los sistemas de contabilidad. Muchas empresas contrarrestan esto realizando recuentos de inventario parciales periódicos, que sirven como referencia para el sistema perpetuo y están destinados a proporcionar un inventario físico completo al final del período.
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Referencias
