Un sistema de inventario periódico es una técnica para valorar el inventario para las necesidades de informes financieros que implica contar físicamente el inventario en momentos predeterminados. Usando el inventario periódico como técnica de contabilidad, el costo de los bienes vendidos (COGS) se calcula tomando un inventario al comienzo de cada período, agregando nuevas compras de inventario a lo largo del período y restando el inventario final. Las empresas que lo utilizan, que suelen ser pequeñas empresas, descubren que es más sencillo de implementar y más rentable. En este artículo, aprenderemos sobre los sistemas de inventario perpetuo y periódico, la contabilidad del sistema de períodos y un ejemplo de un sistema de inventario periódico.
Sistema de inventario periódico
Un procedimiento contable de valoración de existencias conocido como inventario periódico se lleva a cabo a intervalos predeterminados. Al final del trimestre, las empresas cuentan físicamente sus productos y utilizan los datos para equilibrar su libro mayor. Los fondos restantes se aplican al comienzo del nuevo período.
Los procedimientos contables difieren de un sistema de revisión perpetua bajo un sistema de inventario de revisión periódica. Para determinar el monto del inventario normal al final del año, la corporación cuenta físicamente sus existencias. Las organizaciones usan estimaciones para hitos de mitad de año, como informes mensuales y trimestrales. Cuando una empresa de contabilidad adquiere artículos para revenderlos, el inventario de la cuenta del libro mayor no se actualiza. En cambio, debitan las compras realizadas en la cuenta temporal. Cada año, una cuenta temporal tiene un saldo de cero. Al final del año, el contador transfiere la suma a otra cuenta.
Las empresas realizan las modificaciones necesarias después de realizar compras de productos en una cuenta del libro mayor. Debido a que el saldo en la cuenta asociada de una contracuenta se compensa y se muestra en los estados financieros, se pretende que sea lo opuesto al libro mayor. Los descuentos de compra, las devoluciones de compra y las cuentas de bonificación son algunos ejemplos de contracuentas. Estas cuentas se pueden combinar para producir compras netas.
Las empresas mantienen los gastos de entrega en una cuenta diferente de la cuenta de inventario principal en un sistema de control de inventario periódico. Realizan un seguimiento de los gastos de entrega asociados con las cuentas de flete o transporte para el inventario entrante. Los gastos en esta cuenta eventualmente elevan el valor de sus bienes. Las entradas en el diario aparecerían de la siguiente manera:
Sistema de Inventario Perpetuo y Periódico
Para realizar un seguimiento de la cantidad de inventario disponible, existen dos sistemas diferentes: periódico y perpetuo. El sistema perpetuo es el más complejo de los dos, pero requiere mucho más mantenimiento de registros para mantenerlo. Mientras que el sistema perpetuo monitorea continuamente los saldos de inventario, el sistema periódico realiza periódicamente un conteo físico del inventario para calcular el saldo final del inventario y el costo de los bienes vendidos.
Comparación entre sistemas de inventario periódico y perpetuo
Las siguientes son algunas distinciones adicionales entre los dos sistemas:
#1. cuentas
A medida que se realizan transacciones que involucran inventario, el libro mayor, o libro mayor de inventario, se actualiza continuamente bajo el sistema perpetuo. Sin embargo, la cuenta del costo de los bienes vendidos no se ingresa en absoluto en un sistema de inventario periódico hasta después de un conteo físico, que luego se utiliza para calcular el costo de los bienes vendidos.
#2. Red de computadoras
Un sistema de inventario perpetuo no puede mantener sus registros manualmente porque podría haber miles de transacciones a nivel de unidad durante cada período contable. Por otro lado, para inventarios muy pequeños, la simplicidad de un sistema de inventario periódico permite el uso de registros manuales.
#3. Gastos por artículos vendidos
A medida que se realiza cada venta, la cuenta de costo de los bienes vendidos se actualiza continuamente bajo el sistema perpetuo. En cambio, el costo de los bienes vendidos se calcula en una suma global después del período contable bajo el sistema de inventario periódico agregando todas las compras al inventario inicial y deduciendo el inventario final. En el último escenario, esto significa que obtener cifras precisas del costo de los bienes vendidos antes del final del período contable puede ser un desafío.
#4. Conteo de períodos
Dado que el conteo cíclico se basa en conteos de inventario confiables que se pueden obtener en tiempo real como referencia, el conteo cíclico no se puede emplear con un sistema de inventario periódico.
#5. compras
Según el tipo de transacción, las compras de inventario bajo el sistema perpetuo se registran en la cuenta de inventario de materias primas o en la cuenta de mercancías y también se realiza un asiento de conteo de unidades en el registro individual que se lleva para cada artículo de inventario. Si bien no hay registros de inventario individuales a los que se pueda agregar información de conteo de unidades en un sistema de inventario periódico, todas las compras se registran en una cuenta de activos de compra.
#6. Investigaciones sobre transacciones
Dado que la información se agrega a un nivel muy alto, es casi imposible rastrear los registros contables en un sistema de inventario periódico para determinar por qué ocurrió un error relacionado con el inventario de cualquier tipo. Sin embargo, en un sistema de inventario perpetuo, cuando cada transacción se detalla hasta el nivel de unidad individual, tales investigaciones son significativamente más simples.
Como demuestra la lista antes mencionada, el sistema de inventario perpetuo supera al método de inventario periódico. La situación principal en la que se puede justificar un sistema periódico es cuando el inventario es extremadamente pequeño y puede evaluarlo visualmente sin tener una necesidad apremiante de registros de inventario más extensos. Debido a que los empleados del almacén pueden registrar involuntariamente las transacciones de inventario de manera incorrecta en un sistema perpetuo si no están debidamente capacitados en su uso, el sistema periódico también puede ser efectivo en ciertas situaciones.
Ejemplo de sistema de inventario periódico
Veamos un ejemplo de un sistema de inventario periódico para intentar comprender el procedimiento.
Debido a que se agregaron $100 a la cuenta de inventario después de cada período, la cuenta de inventario inicial del período actual en este ejemplo de un sistema de inventario periódico fue de $1,000. Por lo tanto, la cuenta de inventario ahora será de $1,100. Serás dueño de esto. “El precio de los bienes que están en venta.”
Costo de artículos en venta = 1000 + 100 = $1100
Según nuestros libros, tenemos el "Costo de los bienes disponibles para la venta" final. Sin embargo, la empresa aún no está segura de cuántos productos se vendieron durante ese tiempo. Su organización inspeccionará físicamente el inventario al final del período. Supongamos que hay 1,050 unidades en el inventario final. El inventario final verificado físicamente es de $1,050 porque cada unidad cuesta $1. Debemos transferir $50 de la cuenta de inventario a "Costo de bienes vendidos" para equilibrar la diferencia entre el recuento de inventario físico y las cuentas de inventario en los libros.
Contabilidad del sistema periódico
El sistema contable de inventario periódico implica más que solo contar y monitorear los niveles de inventario; también implica documentar todo el sistema como un asiento de diario para que pueda verse en los libros de contabilidad.
Imaginemos que es propietario de una tienda minorista en la que prácticamente siempre necesita comprar mercancías para llevar a cabo sus operaciones diarias. Supongamos que su empresa utiliza el sistema de inventario periódico para determinar el "costo de los bienes vendidos". Su empresa ahora necesita 10 unidades de inventario de $ 1 por pieza en un día determinado, que pagó en efectivo durante el período contable actual. La compra costó $10 en total. Naturalmente, parte de ese stock podría convertirse en "productos terminados" y venderse durante el período, pero su contador no debería preocuparse por eso. En cambio, se generará regularmente una "cuenta de compra", un "activo", para cada artículo del inventario comprado. Esta cuenta alberga todas las adquisiciones de inventario.
Bajo el Sistema de Inventario Periódico
Bajo el sistema de inventario periódico, una empresa no realiza un seguimiento de los cambios en los niveles de inventario a lo largo del período contable. En cambio, regularmente cuenta físicamente su inventario en períodos predeterminados como mensual, trimestral o anual. La empresa utiliza estos recuentos físicos para determinar el costo de los bienes vendidos y el inventario final del período.
El sistema de inventario periódico tiene las siguientes características sobresalientes:
#1. Compras:
La empresa no registra inmediatamente el costo de cada artículo vendido ni cambia el saldo del inventario después de una compra de inventario. Para realizar un seguimiento del costo total de los artículos comprados a lo largo del período, se realiza un débito en la cuenta de compras.
#2. Costo de los bienes vendidos (COGS)
La empresa cuenta físicamente su inventario después del período contable. Después de deducir el inventario inicial del total de compras y contabilizar el inventario final, se determina el costo de los bienes vendidos.
El inventario inicial con menos compras y el inventario final es igual a COGS.
#3. Grabación
La sociedad no actualiza la cuenta de inventario con cada compra o venta bajo el sistema periódico. Únicamente modifica el balance de inventario en base al conteo físico posterior al mes. Como resultado, es posible que la cuenta de inventario no refleje con precisión el saldo de inventario actual.
#4. Presentación de la Declaración de la Renta
El costo de los artículos vendidos se muestra por separado en el estado de resultados bajo el sistema de inventario periódico. Las notas a pie de página del estado financiero pueden incluir información sobre los inventarios iniciales y finales aunque no se muestren explícitamente en el estado de resultados.
Características de un sistema de inventario periódico
Las siguientes son características de un sistema de inventario periódico:
#1. recuento físico
En este sistema, los distintos niveles de existencias, como suministros iniciales, proyectos en curso y productos terminados, se cuentan físicamente para registrarlos en los libros.
#2. Sin seguimiento inmediato
Dado que no se emplea ningún software o tecnología automatizados, hay un retraso entre dos sesiones de conteo porque no hay un seguimiento en tiempo real durante el procedimiento. No hay información actualizada y precisa sobre el nivel de existencias disponible durante este período.
#3. Cálculo del costo de los bienes vendidos (COGS)
El COGS se determina periódicamente en cada caso durante este proceso.
#4. proceso dificil
El método de conteo físico hace que el sistema contable de inventario periódico sea complejo, difícil y quizás opaco. La mala gestión y las discrepancias podrían producir información y datos falsos.
#5. Enfoque basado en el negocio
Cabe mencionar que no todos los tipos de empresas pueden utilizar este enfoque. Las pequeñas empresas que utilizan un tipo determinado de productos fijos como materia prima o que requieren particularmente el recuento periódico de existencias para los usuarios internos pueden administrarlo de manera eficiente.
Por lo tanto, las características del sistema de inventario periódico antes mencionadas son las que algunas empresas utilizan para crear un sistema efectivo y abierto.
pasos Para el sistema de inventario periódico
El sistema de inventario periódico consta de los siguientes pasos:
En este enfoque, el comienzo y el final se cuentan físicamente a lo largo de un período específico.
Para calcular el "costo de los bienes disponibles para la venta", la empresa también tendrá en cuenta todas las compras realizadas para el inventario durante ese tiempo.
El inventario inicial más las compras es igual al costo de los bienes que están listos para la venta.
En consecuencia, el costo de los bienes vendidos durante ese tiempo será:
Inventario final: el costo de los bienes disponibles para la venta es igual al costo de los bienes vendidos.
Para aumentar la eficiencia del sistema, la corporación debe adherirse al método paso a paso antes mencionado de esta forma de gestión de existencias.
Ventajas
El enfoque de inventario periódico tiene sus propios beneficios. Vamos a examinarlos con más detalle en los siguientes puntos:
- Se necesitaba una mano de obra más pequeña porque no era necesario contar físicamente entre los períodos. Como resultado, es menos costoso porque no se requiere un acompañante. Durante ese período, un equipo manejará las existencias, ahorrando tiempo y dinero a la empresa.
- Los controles físicos solo ocurren al final del período, por lo que el trabajo regular no se ve afectado. En ese momento, sin interferir en la rutina diaria, se contará el departamento correspondiente para el cual se asigna una fuerza de trabajo distinta.
- La cantidad es confiable para confirmar la contabilidad al final del período, ya que se inspecciona físicamente al final del período.
- No es necesario verificar el estado de "Trabajo en progreso" o "Materias primas" entre períodos. Dado que la información recopilada después del conteo se utiliza para realizar un seguimiento de los distintos niveles de existencias, incluidas las materias primas, el trabajo en curso y los productos terminados, se lleva a cabo automáticamente durante todo el conteo.
Desventajas
Antes de adoptar el proceso, es importante conocer varias restricciones además de los beneficios del sistema de inventario periódico. Estos son lo que son:
- En el período intermedio, no ofrecerá ningún dato sobre el costo de los bienes vendidos.
- Es posible que sea necesario realizar una modificación importante al final porque hay poca información entre los períodos.
- El fraude es una posibilidad muy probable.
- Este enfoque no es apropiado para las grandes empresas.
¿Por qué usaría un sistema de inventario periódico?
Las empresas más pequeñas con existencias de inventario modestas son las más adecuadas para un sistema de inventario periódico. Es simple hacer un recuento de inventario físico para tales negocios. Estimar el costo de los productos básicos vendidos durante períodos de tiempo predeterminados también es mucho más simple.
¿Por qué es mejor un sistema de inventario periódico?
El método de inventario periódico tiene la ventaja de eliminar el requisito de contabilizar por separado los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados. Lo único que se nota son las compras.
¿Qué es mejor, perpetuo o periódico?
En general, el sistema perpetuo supera al sistema de inventario periódico. Esto es para que sea un enfoque de no intervención que requiere poco o ningún trabajo gracias al software de computadora que utilizan las empresas. La tecnología de punto de venta utiliza códigos de barras para rastrear cosas desde el estante hasta la caja registradora.
Resumen
Comprender su stock es esencial para el éxito, ya que administrar adecuadamente el inventario puede hacer o deshacer una empresa. Mientras que las pequeñas empresas y organizaciones con pocos artículos de inventario pueden arreglárselas con el método periódico, las organizaciones más grandes deberán cambiar a un sistema de inventario permanente. Independientemente del método de control de inventario que seleccione, los responsables de la toma de decisiones necesitan el equipo adecuado para gestionar con éxito su inventario.
Utilice las capacidades para la planificación de la demanda y la planificación de los requisitos de distribución para lograr el equilibrio ideal entre la oferta y la demanda en toda su empresa.
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Referencias
