El software de nómina es un sistema que gestiona la nómina xDSL tales como impuestos sobre la nómina, salario, bonos de fin de año, talones de pago, tiempo libre pagado, administración de beneficios y organización de registros de empleados. Varias empresas subcontratan su software de nómina, pero puede decidir que hacerlo internamente es ideal para su negocio. Sin embargo, hay muchas soluciones de software de nómina disponibles para ayudar con el proceso.
Sin embargo, decidir qué solución es mejor para usted puede ser difícil. Hemos preparado esta guía para ayudarlo a comprender el entorno de los proveedores, y también puede elegir entre los 10 mejores software de nómina.
Funcionalidad del software de nómina
Este tipo de solución mantiene una variedad de información relacionada con el salario de los empleados y, con frecuencia, también incluye funciones de administración de beneficios. Comprende todo lo relacionado con los ingresos (tipo y frecuencia de pago, aguinaldos, retenciones, embargos, etc.): beneficios de vacaciones y licencias pagadas, así como beneficios únicos o recurrentes como seguro de salud, asistencia educativa, gastos de mudanza, y planes de jubilación.
Al preparar una ejecución, el sistema calculará las deducciones de nómina, como los impuestos federales, los impuestos municipales y los impuestos estatales (incluidos el Seguro Social, Medicare, el desempleo y también el seguro por discapacidad). Luego, imprimirán cheques de nómina o realizarán depósitos directos, y exportarán los datos directamente al software de contabilidad o en un formato compatible con la importación a un sistema de contabilidad. También debe cubrir la compensación por kilometraje, la reubicación de nuevos trabajadores y también otros gastos de viaje, así como cualquier gasto adicional a cargo de los empleados.
Finalmente, el software debe generar formularios e informes fiscales para el empleador, los empleados y los contratistas, como 940, 941, 944, 1099, W2, W3 y 1099-MISC.
Ventajas del software de nómina
Si su empresa mantiene manualmente la información de los empleados y hace pagos, las soluciones de nómina pueden ahorrarle tiempo, dinero y también muchas molestias al reducir los problemas de cumplimiento.
#1. Ahorrar tiempo.
El beneficio más obvio de una nómina sistema de gestión es que ahorra tiempo, lo que ahorra dinero. Estos sistemas están destinados a ser fáciles de usar, por lo que la curva de aprendizaje para configurar y comenzar a procesar la nómina es relativamente corta. Estos ahorros de tiempo se suman.
#2. Reduzca el riesgo aumentando la precisión.
Un sistema de software de nómina también puede ayudar a los dueños de negocios a garantizar que envíen la cantidad correcta de impuestos relacionados con el cheque de pago y presenten los informes necesarios a tiempo. Cuando se ejecuta la nómina manualmente, incluso un pequeño error de cálculo, como un error de multiplicación o redondeo, puede tener graves consecuencias. Estas soluciones manejarán los archivos e informes de impuestos por usted y le recordarán cuándo vencen.
Simplemente mantenerse al día con los cambios en el código fiscal es un esfuerzo que requiere mucho tiempo. El software de nómina hará un seguimiento de estos cambios para que usted no tenga que hacerlo.
#3. Producir informes.
Por último, los sistemas de nómina le permiten realizar un seguimiento de la información de la nómina a lo largo del tiempo. Rápidamente proporcionará informes valiosos para los encargados de la toma de decisiones internas, contadores y auditores. Entonces, un informe de nómina puede incluir detalles de los costos trimestrales, las remesas de impuestos anuales y la participación histórica en los beneficios de los empleados.
¿Qué tipo de comprador eres?
La nómina suele ser solo un componente de los requisitos de software de una empresa, aunque no siempre es así. Existen numerosos grados de compradores, y las siguientes categorías lo ayudarán a determinar el software que mejor se adapte a sus necesidades:
#1. Pequeñas empresas:
El propietario de una pequeña empresa que intenta optimizar sus operaciones de nómina deseará un software de nómina con un precio base bajo. Además, probablemente esté haciendo su propia nómina en este momento, por lo que deberá encontrar el mejor software de nómina para su pequeña empresa.
#2. Empresas medianas:
Los especialistas en recursos humanos de organizaciones medianas o más grandes (más de 50 empleados) se beneficiarán de algo más que los procedimientos básicos de nómina. En esta etapa, la incorporación, el pago directo, la declaración de impuestos y otras características como el seguimiento de la asistencia y el seguimiento del tiempo se vuelven más valiosos. Por lo tanto, el comprador deseará un sistema de gestión de recursos humanos más completo.
#3. Grandes empresas:
Estos compradores quieren ir más allá del departamento de recursos humanos y también en un paquete de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto incluye el procesamiento de nóminas de servicio completo, la gestión del talento y, posiblemente, el sistema de gestión del capital humano. Esto permitirá una estrecha integración entre la nómina y otros procesos de recursos humanos, así como la contabilidad y otros sistemas específicos del departamento.
Otro factor a considerar es el tipo de sistema operativo (SO) en el que se ejecutará el software. Por ejemplo, si usa una Mac, es posible que desee registrarse en productos diseñados exclusivamente para la interfaz de Mac. Alternativamente, un número cada vez mayor de productos son independientes del sistema operativo, lo que significa que están optimizados para funcionar en un navegador web. Por lo tanto, no dependen de un sistema operativo específico.
Al seleccionar un software de nómina en línea, la disponibilidad de una aplicación móvil también puede ser una consideración. No podrá realizar nóminas ni declarar impuestos, pero los empleados podrán solicitar tiempo libre, actualizar información personal, como números de teléfono, y hacer ajustes a otras opciones de nóminas.
Las organizaciones de empleadores profesionales (PEO) y las organizaciones de servicios administrativos que desean realizar un seguimiento de los servicios de nómina para sus empleados pueden considerar el software PEO.
Comprender las tendencias del mercado
Ahora hay más software de nómina disponible en Internet. El software como servicio (SaaS), un paradigma de implementación en el que el proveedor aloja el software en sus propios servidores y los clientes acceden a la solución a través de un navegador web, se está volviendo más común para las aplicaciones de nómina. Debido a que las regulaciones fiscales cambian regularmente, cualquier software de nómina en línea que compre deberá actualizarse al menos una vez al año. Las soluciones de nómina en línea son una solución fantástica para esta preocupación porque los proveedores actualizan automáticamente el software con los cambios legales, lo que simplifica el cumplimiento de los impuestos para usted.
Los portales de empleados son cada vez más frecuentes. En general, el software de recursos humanos se está volviendo más centrado en los empleados. Los portales de empleados están cada vez más disponibles, tanto como SaaS como en sistemas locales. Busque capacidades adicionales centradas en los empleados, como la declaración de impuestos de autoservicio para empleados, acceso a datos personales de nómina, beneficios personales, detalles bancarios para depósito directo, talones de pago, datos de hojas de tiempo y auditoría e informes de ausencia.
Características del software de nómina
- Cálculo de la paga de los empleados.
- Cálculo automático de deducciones de retenciones
- Procesamiento de cheques mediante depósito directo
- Los cheques se imprimen para los empleados que no están inscritos en depósito directo.
- Creación de documentos fiscales
- Integración con proveedores de nómina de terceros
- Emisión de cheques en forma esporádica o pagos a la vista
- Seguimiento del historial salarial de cada empleado
- Cuidando los planes de beneficios
- Cuidar la planificación de la jubilación
- Auditoría y seguimiento de nómina
- Ajustes y revisiones salariales de los empleados
- El saldo de la nómina y los datos de cálculo se actualizan periódicamente.
- Autoservicio para empleados
Revisión de los 10 mejores software de nómina gratuitos
#1. BambúHR
En lugar de tener que pasar horas cada mes transfiriendo datos manualmente y preocupándose por la precisión, BambooHR hace que la administración de la nómina sea simple, rápida y sin estrés. Las actualizaciones de datos de BambooHR fluyen inmediatamente a la nómina, eliminando prácticamente la entrada duplicada de datos. Además, con informes de nómina completos, un mejor servicio al cliente y una declaración de impuestos de servicio completo, ahorrará tiempo y ansiedad en la configuración de la nómina, lo que le permitirá concentrarse en otros objetivos vitales.
#2. Pago flexible
Paychex Flex es una solución integral de nómina y recursos humanos que puede expandir o adaptar a medida que su organización se expande. Úselo para realizar la nómina y también para integrar su administración de recursos humanos, jubilación y gestión de seguros con un servicio adaptado a sus necesidades y nuestro conocimiento experto de las reglas que pueden influir en su organización. Entonces, por tiempo limitado, puede obtener tres meses de procesamiento de nómina gratis.
# 3. Entusiasmo
Gusto es una plataforma de personas en línea de vanguardia que ayuda a las pequeñas empresas a administrar su personal. Las herramientas y los servicios lo ayudan a incorporar, pagar, asegurar e involucrar a su fuerza laboral en una única plataforma integrada y fácil de usar utilizada por más de 100,000 empresas modernas. Gusto hace que el cuidado de su fuerza laboral sea una experiencia placentera, al mismo tiempo que lo ayuda a administrar su balance final y cumplir con las normas. No importa cuán intrincado sea el escenario, te sentirás como un profesional. Entonces, colabore con Gusto para construir un lugar de trabajo donde todos prosperen.
#4. Locidad de pago
El conjunto completo de productos de Paylocity proporciona una plataforma unificada para que los profesionales tomen decisiones estratégicas sobre beneficios, recursos humanos básicos, nómina, talento y administración de la fuerza laboral, todo mientras desarrolla un lugar de trabajo moderno y mejora el compromiso de los empleados. Se puede acceder a la plataforma las 24 horas del día, los siete días de la semana desde cualquier lugar utilizando la aplicación móvil.
#5. Paycor
Con Paycor, puede ayudar a su corporación a mejorar la productividad, disminuir las preocupaciones de cumplimiento y también restaurar el tiempo que necesita para concentrarse en la estrategia comercial. La solución de nómina y recursos humanos todo en uno de Paycors elimina la necesidad de mano de obra. La interfaz fácil de usar lo guía a través de cada paso del proceso. Por lo tanto, le permite entrar y salir de la nómina rápidamente. Toda la información del personal está disponible en un solo lugar. Importe las horas de los empleados directamente, vea los requisitos de efectivo antes de presentar la nómina y administre los detalles de los empleados.
#6. ondulación
Rippling es el software de nómina y recursos humanos mejor calificado. Puede incorporar nuevos empleados en 90 segundos, procesar la nómina con un solo clic y también pagar a los empleados o contratistas desde cualquier ubicación. Además, con Rippling, puede administrar las cartas de oferta de sus empleados, los formularios I-9, el seguro médico, el tiempo libre y más, completamente en línea y sin papel. Plataforma de vanguardia todo en uno.
#7. sombras verdes
Greenshades es una solución de nómina unificada, moderna y basada en la nube, diseñada para las medianas empresas de hoy. La plataforma Greenshades es adecuada para la integración interna a largo plazo porque está diseñada para funcionar con todas las versiones de Microsoft Dynamics (y también con otros ERP). Greenshades hace que la nómina sea más fácil que nunca, con un poderoso autoservicio para empleados, cumplimiento proactivo y sincronización de datos sin problemas. El soporte técnico está incluido en todos los planes sin cargo adicional.
#8. pagocom
Paycom ofrece tecnología de recursos humanos y nómina fácil de usar que mejora el ciclo de vida completo de los empleados en un solo programa. Mejora los procedimientos, crea eficiencia, aumenta la calidad de los datos y también brinda a los empleados control sobre su propia información de recursos humanos a través de una aplicación de autoservicio, desde la incorporación y el registro de beneficios hasta la gestión del talento y más. Por lo tanto, puede disfrutar de un procesamiento de nómina fácil en cualquier momento, acceso en cualquier lugar y sin reingreso de datos.
# 9. SurePayroll
La nómina para pequeñas empresas de SurePayroll es un servicio de nómina en línea líder para pequeñas empresas en todo el país. Es un equipo de servicio al cliente galardonado con sede en los Estados Unidos que brinda soporte personalizado por teléfono, correo electrónico y chat. El software de nómina para pequeñas empresas agiliza y garantiza el proceso. Así, permite archivar las nóminas de forma rápida y sin esfuerzo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Obtenga una prueba gratuita de 2 meses.
#10. nómina patriota
Patriot Software proporciona servicios de nómina en línea para ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero. Está hecho para propietarios de pequeñas empresas en los Estados Unidos con 1 a 100 empleados. Además, elige la mejor solución de nómina para ti: Nómina Básica tiene una tarifa mensual de $10 más $4 por empleado. Nómina de servicio completo: tarifa mensual de $ 30 más $ 4 por empleado. Usted maneja la nómina, pero nosotros manejamos las declaraciones de impuestos sobre la nómina. Los cheques de pago pueden depositarse directamente en su cuenta bancaria o imprimirse.
¿Cómo puedo elegir el software de nómina adecuado para mi empresa?
Elegir el software de nómina adecuado depende de varios factores, incluido el tamaño de su empresa, el presupuesto y las funciones que necesita. Considere sus requisitos específicos y haga una lista de las características que necesita en un software de nómina. Lea reseñas de productos y compare diferentes opciones para encontrar el mejor software de nómina que se adapte a las necesidades de su negocio.
¿Qué tipo de capacitación y recursos están disponibles para usar el software de nómina?
La mayoría de los proveedores de software de nómina ofrecen capacitación y recursos, como tutoriales, videos y guías de usuario para ayudar a los usuarios a comenzar. Muchos también ofrecen atención al cliente dedicada para responder cualquier pregunta que pueda tener. Algunos proveedores también ofrecen capacitación en persona y seminarios web.
¿Puedo realizar un seguimiento de los gastos con el software de nómina?
Depende del software de nómina que elijas. Algunos software de nómina también incluyen funciones de seguimiento de gastos que le permiten realizar un seguimiento de los gastos y reembolsos de los empleados.
¿Cómo maneja el software de nómina la administración de licencias y ausencias de los empleados?
El software de nómina generalmente incluye funciones que lo ayudan a administrar las licencias y ausencias de los empleados. Puede rastrear fácilmente las solicitudes de tiempo libre de los empleados y aprobarlas o rechazarlas según las políticas de su empresa. Algunos programas de nómina también incluyen herramientas para realizar un seguimiento de las licencias por enfermedad y el tiempo libre pagado.
¿Puedo integrar el software de nómina con otros sistemas comerciales?
Sí, muchos proveedores de software de nómina ofrecen integraciones con otros sistemas comerciales, como software de contabilidad y software de gestión de recursos humanos. La integración del software de nómina con otros sistemas ayuda a optimizar sus procesos comerciales y le ahorra tiempo y esfuerzo.
Preguntas frecuentes sobre el software de nómina
¿El software de nómina es gratuito?
La aplicación móvil PayRoller, así como las hojas de tiempo, las listas, la gestión de licencias y la aplicación para empleados son completamente gratuitas.. Se aplican tarifas para usar la aplicación web PayRoller, la integración de Xero y también para realizar súper contribuciones a través de nuestra súper cámara de compensación integrada.
¿Puedes hacer la nómina tú mismo?
El la única solución gratuita de procesamiento de nómina es hacer la nómina a mano. El software de nómina, los contadores y los tenedores de libros cobran una tarifa de servicio. Sin embargo, no tiene fondos adicionales para gastar en un servicio de nómina, el enfoque de bricolaje puede ahorrarle algo de dinero
¿Cómo configuro la nómina de un empleado?
Cómo hacer la nómina: 8 sencillos pasos
- Encuentre el número de identificación de su empleador. …
- Recopilar información fiscal de los empleados. …
- Elija un programa de nómina. …
- Calcule el salario bruto. ...
- Determinar las deducciones, bonificaciones y otras retenciones. …
- Finalmente, calcule el salario neto y pague a sus empleados.
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