Software de nómina es un sistema utilizado por recursos humanos (HR) o profesionales de nómina para administrar todo el ciclo de vida de las actividades de nómina de principio a fin. Estas son algunas de las características, ventajas y factores más importantes del software de nómina que se deben tener en cuenta al seleccionar el mejor software de nómina para su pequeña empresa. Además, tenemos una revisión de 5 software de nómina gratuito para pequeñas empresas.
Definición de software de nómina
Cualquier experto en recursos humanos o nómina le dirá que el procesamiento de la nómina implica más que solo calcular los cheques de pago. Mensualmente se realizan una sucesión de tareas repetitivas, que van desde dar de alta a los empleados en la nómina de la empresa hasta garantizar el cumplimiento impecable y mantener registros de nómina hasta la salida. El software de nómina permite a los profesionales realizar fácilmente un seguimiento de todas estas tareas desde un solo lugar.
Importancia del software de nómina para su pequeña empresa
El procesamiento y la gestión de nóminas implican una amplia gama de acciones para proteger el activo más valioso de una empresa: su gente. Se vuelve complejo, requiere mucho tiempo y, en ocasiones, es erróneo cuando se realiza manualmente, utilizando un sistema anticuado o mediante una hoja de cálculo. El software de nómina dedicado ayuda a los especialistas en nómina a simplificar otras tareas de nómina, lo que permite a los propietarios de RRHH y pequeñas empresas liberar tiempo para proyectos comerciales críticos.
#1. Automatización de nómina
Cuando realiza la nómina manualmente, deja la puerta abierta a errores no intencionales que pueden ser muy costosos. El software de nómina puede automatizar actividades simples y complejas, lo que le permite administrar mejor la nómina en su empresa. Un buen software de nómina mantiene el proceso ordenado, simple y eficiente, desde la preparación de la nómina hasta el cierre del período de pago en sus negocios.
#2. Seguimiento de los gastos de nómina
La nómina es un gasto recurrente para cualquier empresa. A medida que su empresa se expande, sus gastos de nómina aumentan y necesita una visión total de una de las contribuciones más importantes a su estado de pérdidas y ganancias mes tras mes. El software de nómina puede proporcionar todos estos informes, desde registros de salarios de empleados hasta estatutos y desembolsos de bonos, lo que le permite realizar un seguimiento de los gastos hasta la última rupia.
#3. Hacer que los impuestos sean menos onerosos
Hemos visto casos en que las empresas fueron multadas por no pagar impuestos. El software de nómina lo ayuda a adaptarse a las nuevas leyes fiscales, seleccionar los estatutos que se aplicarán a su organización, controlar las contribuciones de PF y más. A veces, diferenciar el impuesto sobre la nómina del impuesto sobre la renta puede ser tedioso, puedes obtener más información a través de esta publicación de blog. Con esto, su empresa puede estar segura de que siempre está haciendo deducciones fiscales precisas.
#4. Integración con las aplicaciones comerciales pertinentes
Todos los meses, los empleados de nómina trabajan con varios equipos para obtener información para el procesamiento de la nómina. El procedimiento es complejo y lleva mucho tiempo, y con una empresa en crecimiento, solo se volverá más difícil. Las integraciones seguras le permiten acceder a los datos de muchos equipos en una sola ubicación. El software de nómina que está estrechamente conectado con las plataformas de recursos humanos y contabilidad le permite consolidar tres departamentos distintos pero críticos bajo un mismo techo.
#5. Mantener seguros los datos de su nómina
El sistema de nómina alberga información confidencial sobre sus empleados, como salarios, impuestos, cuentas bancarias, etc. El software de nómina con controles de acceso detallados puede mejorar la integridad de sus datos de nómina. Podrá distinguir entre las múltiples responsabilidades que desempeña cada departamento y evitar accesos no deseados. Colabore de forma segura con el personal, muestre la misma interfaz, pero limite al personal de nómina a solo lo que necesita ver en función de sus trabajos.
Características del software de nómina para pequeñas empresas
#1. Incorporación simplificada de empleados
Todos los días, como profesional de recursos humanos, se ve inundado de papeleo. El software de nómina de su empresa debería permitirle inscribir rápidamente a las personas en la nómina, brindándole información completa del perfil del empleado en un solo lugar. Esto puede incluir información general, datos sobre salarios, información sobre impuestos y pagos, etc.
#2. Los salarios de los empleados se pueden personalizar.
La jerarquía de su organización puede abarcar desde altos ejecutivos hasta pasantes. El software de nómina que está actualizado le permitirá personalizar las ganancias, asignaciones, deducciones, reembolsos y flexibilidad planes de beneficios a las políticas de su empresa.
#3. La nómina se ejecuta con un solo clic
Cuando esté listo para ejecutar su cheque de pago, el software debe realizar una gran cantidad de tareas relacionadas con la nómina con un solo clic. Esto significa que el cálculo de los salarios debe ser automatizado, los impuestos deben calcularse siguiendo la legislación fiscal más reciente. Además, los asientos contables de nóminas, salarios y nóminas deben manejarse de forma automática.
#4. Pagos de salarios realizados en línea
Pagar los salarios a tiempo es fundamental para cualquier empresa. El software de nómina que tiene enlaces activos con bancos acreditados puede ayudarlo con transferencias de salario inseguras y puntuales para todos sus empleados. Algunos programas incluso le permiten enviar salarios por adelantado a los empleados elegidos además de sus ciclos de pago habituales, lo que le permite responder a las situaciones cambiantes de los empleados.
#5. Autoservicio para empleados
Esto ahora es una necesidad para el software de nómina porque estos portales son inherentemente digitales, lo que le permite ahorrar una cantidad significativa de tiempo. Los empleados pueden usar portales de autoservicio para recuperar sus nóminas y hojas de cálculo de impuestos, enviar declaraciones y comprobantes de inversión, reclamar reembolsos y recibir recordatorios de fechas límite en tiempo real.
#6. Gestión de permisos y asistencia
Su software de nómina debe permitirle administrar convenientemente los datos de licencia y asistencia de sus empleados en su organización empresarial. Puede ser a través de conexiones con HRMS o mediante la capacidad de aceptar entradas de hojas de cálculo en datos de licencia y asistencia. Su personal de nómina puede completar su tarea más rápidamente recuperando automáticamente los datos de licencia de un sistema HRMS.
#7. Declaraciones de impuestos preformateadas
Para que su empresa tenga un registro limpio de cumplimiento tributario, su software de nómina debe proporcionar automáticamente informes sobre todos los estatutos esenciales (PF, ESI, LWF, PT). Estos informes de impuestos preformateados pueden ayudarlo a completar la procedimiento de presentación de impuestos rápidamente, ahorrándole una cantidad significativa de tiempo en la organización de los documentos. Es mucho mejor si puede compartir los informes con sus auditores.
Factores a considerar al seleccionar el software de nómina para sus negocios.
Elegir el mejor sistema de nómina es una inversión fundamental para todas las empresas, sin importar cuán grandes o pequeñas sean. Un sistema complicado e ineficiente hará perder tiempo y dinero. Estas son algunas de las variables más importantes a considerar al seleccionar el software de nómina.
#1. Período de prueba gratuito
Debería poder probar las aguas con una prueba gratuita con todas las funciones del software de nómina que elija para sus negocios. Antes de tomar una decisión, debe agregar inmediatamente algunos empleados, construir algunas estructuras salariales, establecer un programa de pago y ejecutar una prueba de pago.
#2. Fácil de usar
Debido a que los profesionales de recursos humanos ya están presionados por el tiempo, la curva de aprendizaje para el software de nómina debe ser lo más baja posible. Una interfaz de usuario ordenada, indicaciones de funciones contextuales y una experiencia de usuario fácil aseguran que podrá navegar rápidamente por el software de nómina en sus empresas.
#3. Escalable
Al considerar el software de nómina para su empresa, tenga en cuenta el largo plazo. No puede seguir cambiando de un proveedor a otro cada mes o año. Dependiendo del volumen de datos, el esfuerzo de migración es elevado y requiere mucho tiempo. El software de nómina que utilice debe estar en línea con su objetivo de crecimiento y debe poder escalar con usted.
#4. Accesible
Elija un software de nómina basado en la nube para su empresa que le permita acceder a la información desde su hogar o mientras viaja utilizando solo una conexión a Internet, un navegador web y un dispositivo adecuado, como un teléfono móvil o una tableta. Esto le permite acceder a sus datos desde cualquier ubicación en cualquier momento. Los empleados pueden seguir sus anuncios y acceder a sus nóminas en las versiones móviles de herramientas basadas en la nube incluso cuando no están en la oficina.
#5. Seguro
La nómina implica mantener parte de la información más confidencial de sus empleados, como información personal, información bancaria, datos de salarios y números de cuenta personal (PAN). Elija un proveedor conocido que se tome en serio la seguridad para proteger los datos de sus empleados. El proveedor debe cumplir con los estándares de seguridad internacionales, incluido un certificado de seguridad ISO/IEC 27001, para que pueda estar seguro de que cumple con los procesos de primer nivel.
#6. Apoyo
Esto es obvio. tu tratas con cheques de pago todos los meses, y el equipo de soporte debería poder ayudarlo cuando lo necesite. Acérquese al vendedor y averigüe si tiene un buen sistema de apoyo. Examine lo sencillo que es ponerse en contacto con ellos, ya sea por correo electrónico, chat o llamadas telefónicas, y seleccione proveedores que sean conocidos por brindar una asistencia excepcional.
Los 5 mejores programas gratuitos de nómina para pequeñas empresas
#1. BambúHR
En lugar de pasar horas cada mes transfiriendo datos manualmente y preocupándose por la precisión, BambooHR hace que la administración de la nómina sea simple, rápida y sin estrés. Las actualizaciones de datos de BambooHR fluyen inmediatamente a la nómina, eliminando prácticamente la duplicación de datos. Además, con informes de nómina completos, servicio al cliente excepcional y declaración de impuestos de servicio completo, ahorrará tiempo y ansiedad en la configuración de la nómina, lo que le permitirá concentrarse en otras tareas vitales.
#2. Pago flexible
Paychex Flex es un software de nómina y recursos humanos todo en uno que puede expandir o adaptar a medida que su negocio se expande. Úselo para realizar la nómina e integrar la administración de recursos humanos, la jubilación y la gestión de seguros con un servicio adaptado a sus necesidades y nuestro conocimiento experto de las reglas que pueden influir en su organización. Por tiempo limitado, obtenga tres meses de procesamiento de software de nómina gratis.
# 3. Entusiasmo
Gusto es un software de gestión de personas en línea de última generación que ayuda a las pequeñas empresas a gestionar su personal. Nuestras herramientas y servicios lo ayudan a incorporar, pagar, asegurar e involucrar a su fuerza laboral en una plataforma única, integrada y fácil de usar utilizada por más de 100,000 empresas modernas. Gusto hace que el cuidado de su fuerza laboral sea una experiencia placentera, al mismo tiempo que lo ayuda a administrar su balance final y cumplir con las normas. No importa cuán intrincado sea el escenario, te sentirás como un profesional. Colabora con Gusto para construir un lugar de trabajo donde todos prosperen.
# 4. SurePayroll
Small Business Payroll de SurePayroll es un software de nómina en línea líder para pequeñas empresas en todo el país. Un equipo de atención al cliente galardonado con sede en los Estados Unidos brinda asistencia personalizada por teléfono, correo electrónico y chat. Small Business Payroll agiliza y asegura el proceso, permitiendo que la nómina se presente de forma rápida y sin esfuerzo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Obtenga una prueba gratuita de 2 meses.
#5. Software de nómina Patriot
Patriot Software brinda servicios de nómina en línea para ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero en su negocio. Hecho para propietarios de pequeñas empresas en los Estados Unidos con 1 a 100 empleados. Elige la opción de nómina que más te convenga: Nómina Básica: una cuota mensual de $10 más $4 por cada empleado adicional. Nómina de servicio completo: cuota mensual de $30 más $4 por empleado. Los cheques de pago pueden depositarse directamente en su cuenta bancaria o imprimirse.
¿Existe alguna limitación en el uso del software de nómina para pequeñas empresas?
Puede haber un límite en la cantidad de empleados que puede procesar el software de nómina diseñado para pequeñas empresas, pocas oportunidades de personalización y falta de opciones sólidas de informes.
¿Cuál es el proceso para pasar de la nómina manual al software de nómina?
Al cambiar de procesar la nómina manualmente a usar el software de nómina, es importante considerar todos los pasos necesarios para realizar el cambio, como comparar las diversas opciones, crear una cuenta, ingresar la información del empleado, probar el software y, finalmente, procesar la nómina. .
¿Qué debo considerar al elegir una solución de software de nómina?
Piense en cosas como cuántos empleados tiene, qué tipo de procesamiento de nómina necesita, si el software es compatible o no con su software de contabilidad, cuánto costará y qué tan bien lo respaldan después de la venta al seleccionar una solución de nómina. .
¿Cómo empiezo a usar el software de nómina para mi pequeña empresa?
Investigue las opciones disponibles, compare funciones y precios, regístrese para obtener una cuenta y configure la información de los empleados y las preferencias de procesamiento de nómina para comenzar a usar el software de nómina para su pequeña empresa.
¿Cuáles son los requisitos de compatibilidad para usar el software de nómina?
El software de nómina que utilice determinará los requisitos del sistema para ejecutarlo. El acceso a Internet, un sistema operativo adecuado y un navegador web adecuado son ejemplos de requisitos previos típicos.
Preguntas frecuentes sobre el software de nómina para pequeñas empresas
¿Puedo hacer mi propia nómina para mi pequeña empresa?
Si no tiene fondos adicionales para gastar en un servicio de nómina, el de Hágalo usted mismo enfoque puede ahorrarle algo de dinero. Hacer la nómina manual no es la tarea más sencilla, pero armado con el conocimiento adecuado, el tiempo y una calculadora robusta, usted mismo puede hacer la nómina de su pequeña empresa.
¿Vale la pena QuickBooks para las pequeñas empresas?
QuickBooks Online es el mejor software de contabilidad general para pequeñas empresas de los revisados. No solo la mayoría de los profesionales de contabilidad de pequeñas empresas utilizan QuickBooks Online, sino que también hay innumerables recursos de capacitación en línea y foros para obtener asistencia cuando sea necesario.
¿Cómo aprendo el procesamiento de la nómina?
Aquí hay seis formas de aprender la nómina y comenzar.
- Programe una reunión individual con sus contadores. …
- Consulte los recursos que ofrece su proveedor de software de nómina. …
- Consulte el sitio web del IRS. …
- Consulte los recursos de su estado. …
- Encuentre un mentor empresarial de confianza en su campo. …
- Tomar una clase.
¿Cuál es la forma más fácil de hacer la nómina para una pequeña empresa?
Cómo procesar la nómina usted mismo
- Haga que todos los empleados completen un formulario W-4. …
- Encuentre o regístrese para obtener números de identificación de empleador. …
- Elija su horario de nómina. …
- Calcular y retener impuestos sobre la renta. …
- Pagar impuestos sobre la nómina. …
- Presente formularios de impuestos y formularios W-2 para empleados.
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