La nómina es una de las tareas más cruciales del dueño de un negocio. La nómina precisa y oportuna no solo puede mejorar la felicidad de los empleados, sino que también lo ayuda a cumplir y evitar multas. Sin embargo, desde la información necesaria de los empleados hasta las retenciones de impuestos, hay mucho que hacer bien y ahí es donde entran en juego los servicios de nómina.
Si tiene una pequeña empresa con solo uno o unos pocos empleados y necesidades básicas, la nómina puede ser fácil de manejar por su cuenta. Sin embargo, a medida que su empresa crece, con empleados en múltiples jurisdicciones, o queda sujeta a los requisitos legales de nómina, puede volverse más complicado rápidamente.
Las empresas de servicios de nómina han estado ayudando a empresas de todos los tamaños e industrias con la automatización de sus operaciones de nómina para mejorar la precisión y una fuerza laboral más feliz y productiva.
Una de las consultas más frecuentes que recibimos de las empresas es: "¿Cuáles son las mejores opciones para las pequeñas empresas?" en este artículo le proporcionaremos todo lo que necesita saber.
¿Qué son los Servicios de Nómina?
La frase "servicios de nómina" se refiere a los programas utilizados por las empresas para procesar su nómina. Por lo general, un servicio de nómina le brindará muchas otras capacidades además de un mecanismo para realizar la nómina en su forma más básica. Estos comprenden un mecanismo para que emita documentos de fin de año como formularios W2 y 1099 a sus empleados, integraciones o técnicas integradas para el registro de tiempo, cálculos y procesamiento de impuestos, y una forma de pagar a los empleados mediante depósito directo.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de nómina?
Los planes de nómina mensuales, quincenales, quincenales y semanales son las cuatro variedades más frecuentes, y cada uno de estos programas tiene su propio conjunto único de ventajas y desventajas que ayudan a determinar qué método es el más adecuado para una determinada empresa.
Por qué las empresas eligen el servicio de nómina
El uso de un proveedor de servicios de nómina puede ayudarlo a optimizar sus procedimientos de nómina y eliminar la necesidad de personal interno de nómina.
Muchos ejecutivos de negocios también prefieren las empresas de servicios de nómina porque brindan el más alto nivel de cumplimiento legal y responsabilidad.
Cuando los dueños de negocios tratan con expertos en nómina, pueden estar seguros de que cualquier error de pago o presentación se reconocerá y abordará de inmediato.
Es un enfoque excelente para proporcionar a los empleados servicios de pago eficientes y confiables mientras se reducen los riesgos de responsabilidad.
Algunos proveedores de servicios de nómina también ofrecen soporte de recursos humanos a sus clientes. Estos servicios están destinados a ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones legales y garantizar que los programas de la empresa cumplan con diversas regulaciones laborales.
Debido a que la información que se ofrece como parte de estos servicios siempre está actualizada, los líderes de la empresa y de recursos humanos no tienen que perder el tiempo investigando en línea los desarrollos recientes de la legislación laboral.
Cómo elegir el mejor servicio de nómina para su pequeña empresa
Hay muchas opciones, y decidir cuál es el mejor sistema de nómina para su negocio puede ser un desafío.
Pero una cosa está clara: incluso si solo tiene unos pocos empleados, generalmente es mejor contratar un negocio de nómina en lugar de tratar de hacer todo usted mismo. Al fin y al cabo, pagar los servicios de nómina suele ser una buena inversión.
Para elegir qué servicio es ideal para sus necesidades, tenga en cuenta los siguientes criterios:
- Precios
- Garantía fiscal
- Especificaciones de la industria
- Facilidad de uso
- Servicio al Cliente
Precios
Los servicios de nómina para pequeñas empresas suelen tener un precio base mensual de $20 a $50 más una tarifa por empleado.
Por ejemplo, un servicio de nómina puede costar $39 por mes más $6 por empleado por mes. Algunas empresas ofrecen pruebas gratuitas, que recomendamos aprovechar para familiarizarse con el software o el servicio de nómina. Y, dependiendo de los servicios que requiera, las organizaciones frecuentemente ofrecen diferentes planes o niveles.
Muchas empresas que brindan servicios de nómina para pequeñas empresas también brindan otros servicios de recursos humanos, incluida la asistencia de incorporación y la contabilidad.
Garantía fiscal
Para algunos dueños de negocios, el objetivo completo de usar los servicios de nómina es evitar pagar multas o sanciones por impuestos sobre la nómina.
Como resultado, hay varias firmas de nómina que brindan una garantía. Te garantizan que no te multarán y, si lo hacen, te lo devolverán.
Sin embargo, no considere la falta de una garantía como un factor decisivo: todo depende de qué tan automatizado o manual sea el servicio. Si usted es el único responsable de cargar y enviar la nómina, es poco probable que sus impuestos sobre la nómina estén garantizados.
Especificaciones de la industria
Si trabaja en un campo que tiene requisitos especiales de nómina, verifique que su solución preferida pueda administrarlos.
Los restaurantes, por ejemplo, requieren formularios de nómina específicos para las propinas. También hay papeleo adicional para completar si contrata a contratistas independientes. Si el servicio de nómina que eligió no puede satisfacer esas necesidades únicas, debe reevaluar su decisión.
Facilidad de uso
Su solución de nómina debe ser fácil de usar, ya sea que elija con una aplicación móvil, una aplicación de escritorio o una agencia de servicio completo. Después de todo, no desea pasar tanto tiempo aprendiendo a usar su software de nómina como lo haría si lo hiciera manualmente.
Así que estudie las reseñas en línea, mire las capturas de pantalla y, si es posible, pruebe una prueba gratuita para asegurarse de que la solución de nómina que está contemplando tenga sentido para usted.
Servicio al Cliente
¿Es posible contactar con este servicio por teléfono? ¿Quieres comunicarte por correo electrónico? ¿Qué pasaría si tuviera soporte de chat en vivo? ¿Son sus horarios de trabajo adecuados para su empresa? ¿Ha intentado llamar a su línea de atención al cliente varias veces para ver si son amigables?
La nómina es complicada, incluso con los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas. Es fundamental contar con las soluciones de atención al cliente correctas en caso de que algo salga mal y, lo que es más importante, para ayudarlo con cualquier dificultad de cumplimiento de la nómina.
Servicios de nómina para pequeñas empresas
“¿Cómo realizo la nómina de mi pequeña empresa?” es una pregunta típica entre los propietarios de pequeñas empresas. La buena noticia es que la nómina de las pequeñas empresas se puede manejar de varias maneras. Los proveedores de servicios de nómina, el software, los contadores y los tenedores de libros son fuentes típicas de asistencia con la nómina.
Cada una de estas soluciones tiene ventajas y desventajas y, en última instancia, la decisión se basará en cuánto tiempo desea dedicar a la nómina e impuestos, qué tan complejas son sus necesidades de nómina y cualquier otro beneficio que desee brindar a sus empleados.
Los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas
Estos son los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas:
- Nómina Gusto
- Nómina de Intuit QuickBooks
- Onda de nómina
- Locidad de pago
- SurePayroll
- Paychex
- Ejecutar ADP
- OnPay
Nómina Gusto
Este es un popular sistema todo en uno de nómina/HR/beneficios que automatiza muchos de los procesos tediosos, repetitivos y propensos a errores que a veces conlleva la administración de HR y nómina.
También proporciona todo lo que necesita en un solo lugar, desde la nómina básica hasta el 401(k) y la compensación de los trabajadores; además, presumiblemente se vinculan con el software que ya usa para la contabilidad, el seguimiento del tiempo y la administración de beneficios.
Precios: el plan Gusto Core cuesta $ 39 por mes, más $ 6 por empleado cada mes. Las empresas solo para contratistas pueden usar Gusto pagando el costo de $ 6 por empleado en lugar del precio estándar.
Nómina de Intuit QuickBooks
Gusto tiene muchas de las mismas funciones que Intuit QuickBooks Payroll, incluido el seguro de salud para los empleados. Debido a lo completo que se combina su servicio con su capacidad para conectarse sin problemas con QuickBooks, el software de contabilidad más utilizado para pequeñas empresas, QuickBooks Payroll es nuestro subcampeón como el mejor en general.
Si bien Intuit es un poco más caro que Gusto, aún ofrece un valor decente y un buen servicio, y es una buena opción para casi todos, especialmente si usa QuickBooks.
Onda de nómina
Wave Payroll es nuestra mejor opción de precios porque cobran una cantidad fija según el estado en el que se encuentre, en lugar de aumentar el precio según los niveles de funciones.
También tiene un programa gratuito de contabilidad y facturación que puede usar junto con Nómina para hacerlo aún más económico.
Es un programa de nómina simple que es fácil de usar y puede probarlo durante 30 días de forma gratuita.
Locidad de pago
Paylocity tiene que ver con los datos y la eficiencia. Manejarán su nómina y el cumplimiento por usted, y le proporcionarán una variedad de informes para ayudarlo a comprender mejor la nómina de su empresa. Paylocity también incluye integraciones en línea con proveedores de jubilación, programas de bienestar y sistemas de punto de venta si desea más funcionalidad.
SurePayroll
SurePayroll es una aplicación de escritorio y móvil que le permite administrar los servicios de nómina de su pequeña empresa en cualquier momento. Ofrecen una garantía sobre los impuestos federales, estatales y municipales, lo que le permite estar tranquilo.
SurePayroll atiende a las pequeñas empresas al proporcionar horarios de nómina flexibles, informes en línea simples, una garantía de impuestos sobre la nómina y posibilidades de contratación de contratos.
La nómina y otras operaciones se pueden administrar convenientemente a través de su aplicación móvil completa, que es ideal para los propietarios de pequeñas empresas en movimiento. Si necesita pagar a proveedores de cuidado infantil o trabajadores a domicilio, tiene alternativas particulares para usted.
Paychex
Paychex ofrece servicios de nómina a cualquier empresa, pero vale la pena investigar su solución para pequeñas empresas, Paychex Flex.
Es una excelente solución para nómina e impuestos, seguros comerciales, 401(k) y gestión de recursos humanos si tiene de uno a 49 empleados.
Paychex es un servicio de nómina basado en la nube y compatible con dispositivos móviles. Tiene un equipo de soporte de primer nivel disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ayudarlo con cualquier consulta o problema complejo.
Ejecutar ADP
ADP es el proveedor de servicios de nómina con más experiencia. Atienden a organizaciones de todos los tamaños y, si bien pueden ser un poco costosos para empresas más pequeñas o aquellas con solo unos pocos empleados, pueden manejar cientos fácilmente.
OnPay
OnPay es un servicio de nómina confiable que se integra con una amplia gama de software de contabilidad y seguimiento de tiempo. Incluso si OnPay actualmente no ofrece integración directa, su API facilita la integración.
Por eso, si busca soluciones de integración, le recomendamos OnPay. El procesamiento de nómina es igual de rápido y fácil con OnPay. Además, puedes hacerlo todo desde tu dispositivo móvil. Proporcionan un sistema de precios de tarifa plana simple que es a la vez razonable y comprensible.
¿Qué empresa de servicios de nómina es más barata?
Las 9 mejores empresas de nómina más baratas incluyen
- sabor
- SurePayroll
- Nómina Plaza.
- Nómina de QuickBooks.
- Remoto.
- En pago.
- Solo funciona.
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¿Cuánto es la nómina por empleado?
La mayoría de los servicios de nómina cobran entre $30 y $150 mensuales, con $2 a $15 adicionales por empleado.
¿Qué es el Programa de Nómina Más Fácil?
Libros rápidos. Aquellos que ya están familiarizados con QuickBooks no tendrán problemas para sacar el máximo provecho de QuickBooks, por lo que se recomienda como el programa con la inicialización más fácil. Además de representantes útiles, su servicio de nómina también proporciona una gran cantidad de materiales informativos a los que se puede acceder en línea.
¿Existe una aplicación gratuita para la nómina?
Se recomienda TimeTrex como el mejor software de nómina gratuito porque hace más que Payroll4Free y HR.my. Además del procesamiento de pagos, ofrece seguimiento de tiempo libre, programación, monitoreo de tiempo libre pagado (PTO) y herramientas de administración de recursos humanos.
¿Existe un software de nómina independiente?
Payroll Mate® es un software de nómina completo, independiente y de escritorio diseñado para pequeñas empresas y firmas de contabilidad. Descargue su prueba gratuita ahora y comience a realizar la nómina internamente en una computadora de escritorio, computadora portátil o tableta con Windows.
Conclusión
¿Cómo elige entre algunos de los mejores servicios de nómina para su pequeña empresa que se enumeran aquí? Para tomar su decisión, considere los factores que discutimos anteriormente, como el presupuesto, las características y la industria.
Además, muchos de los mejores proveedores de nómina para pequeñas empresas ofrecen pruebas gratuitas, lo que simplifica la comparación de características y determina cuál ofrece el mayor valor para sus necesidades.
Pruebe los paquetes que le parezcan perfectos, vea con qué sistemas están más familiarizados usted y sus empleados, luego mire el costo para ver lo que puede pagar.
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PREGUNTAS FRECUENTES SERVICIOS DE NÓMINA
¿Qué son los servicios de nómina?
Los servicios de nómina se refieren al software y/o proveedores externos que se utilizan para procesar la nómina de las empresas. Un proveedor de nómina generalmente le brindará no solo un mecanismo para realizar la nómina básica, sino también una gran cantidad de otras capacidades.
¿Cómo funcionan los servicios de nómina?
Las empresas utilizan un servicio de nómina, a menudo conocido como software de nómina, para calcular y ejecutar la nómina automáticamente. En la mayoría de los casos, configurará una conexión automática con cualquier sistema que utilice para recopilar el tiempo de sus empleados o ingresará manualmente el tiempo de trabajo en su servicio de nómina cada semana.
¿Cuánto cuestan los servicios de nómina?
Si tiene un solo empleado, estos servicios de nómina generalmente valen la pena debido al tiempo y el riesgo que le ahorran a usted y a su empresa. Puede hacerlo usted mismo si tiene un conocimiento profundo de las regulaciones de los empleados, los impuestos y la contabilidad de su empresa, pero el gasto y la responsabilidad de no cumplir con los plazos o pagar a los trabajadores por error podría terminar costándole mucho más que el costo de un simple servicio de nómina. o software.
¿Puede una pequeña empresa hacer su propia nómina?
La nómina de bricolaje es una alternativa popular para algunas empresas nuevas, pero solo le ahorrará dinero si tiene la experiencia y los recursos para ejecutarla de manera efectiva, como cualquier otro trabajo de bricolaje. La cantidad de tiempo que lleva manejar la nómina por su cuenta, así como las multas potencialmente costosas que pueden resultar si comete errores, pronto pueden abrumarlo. Como resultado, muchas pequeñas empresas buscan ayuda de un proveedor de servicios de nómina.
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