Cuando se trata de nómina de sueldos, tienes muchas cosas que marcar en tu lista de tareas pendientes. Puede haber muchos pasos involucrados en el pago de sus empleados, desde recopilar hojas de tiempo hasta distribuir talones de pago. Sin embargo, una vez que haya pagado a sus empleados, su lista de verificación de nómina aún no está completa. También debe presentar informes de nómina ya sea informes certificados, trimestrales o anuales. Continúe leyendo para saber qué es un informe de nómina y qué formularios debe presentar.
¿Qué es un informe de nómina?
El IRS y la mayoría de los estados requieren que las empresas presenten un informe de nómina trimestral y anual que es únicamente para fines fiscales. Cuando solicita un préstamo comercial, es casi seguro que el prestamista solicitará un informe de nómina que detalle la compensación de los empleados. Empleados, así como el Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), espere que proporcione informes de nómina individuales, conocidos como comprobantes de pago, con cada cheque de pago.
Los informes de nómina son documentos que contienen un resumen de los datos de nómina, los informes de nómina de varios tipos ayudan a los propietarios de negocios, prestamistas y gobiernos a analizar los costos de nómina.
Las soluciones de software de nómina proporcionan una variedad de informes de nómina, incluido el informe anual que se puede generar sobre la marcha. Echemos un vistazo a algunos de los informes de nómina más comunes que encontrará como propietario de una pequeña empresa. El informe de nómina se puede realizar semanal, quincenal, mensual, trimestral o anual. La elección depende únicamente del tamaño de su negocio.
Tipos de informe de nómina
¿Cuántos tipos diferentes de informes de nómina hay? Parafraseando al personaje de Lindsay Lohan en Mean Girls, “el límite no existe”.
La siguiente es una clasificación básica de los tipos de informes de nómina más comunes.
#1. Informes de nómina para toda la empresa.
Un registro de nómina proporciona una descripción general de los gastos de nómina de un empleador. Descompone la compensación, las deducciones y los impuestos en sus componentes más básicos. Es el informe para consultar si desea saber cuántas horas trabajaron todos sus empleados en el último período de pago o cuánto pagó su empresa en impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) en el trimestre anterior.
Debido a que los registros de nómina incluyen tanta información, es dudoso que desee compartirla con un tercero, como un prestamista. Antes de distribuir información personal sobre sus empleados fuera de sus cuatro paredes, elimínela.
No todas las soluciones de nómina hacen referencia a los informes de nómina de toda la empresa de la misma manera. El diario de nómina es un término coloquial para el registro de nómina.
#2. Informes adaptados a cada empleado
Los talones de pago, a menudo conocidos como registros de ganancias de los empleados, incluyen los salarios, impuestos y deducciones de los empleados individuales. Los talones de pago, a diferencia de un registro de nómina, revelan los salarios de cada empleado uno por uno, brindándole una perspectiva más granular de las actividades de nómina de su empresa.
Los empleados deben tener acceso a sus talones de pago según la FLSA. Ayudan a los empleados a comprender cómo se calculan sus cheques de pago y, con frecuencia, se utilizan para demostrar los ingresos cuando solicitan arrendamientos y préstamos.
#3. Hojas de tiempo para empleados
Los propietarios de pequeñas empresas utilizan los informes de tiempo de los empleados para determinar cuántas horas trabajó su personal en un período determinado. Según el informe que cree, puede incluir información sobre lo que hizo la persona mientras trabajaba.
Al evaluar la nómina de productividad de los empleados Analytics, los propietarios de negocios de fabricación deben consultar los informes de tiempo de sus empleados. Cuando compara las horas de trabajo de sus empleados con la cantidad de productos terminados producidos durante el mismo período de tiempo, puede ver qué tan productivos fueron.
#4. Informes sobre requerimientos de efectivo
Un informe de requisitos de efectivo informa a los propietarios de negocios sobre la cantidad de efectivo necesaria para completar la nómina. Describe cómo se asignan los fondos entre depósito directo, impuestos y otras deducciones. Verificar este informe debe ser parte de sus prácticas de gestión de nómina.
#5. Declaraciones de impuestos sobre la nómina
Los informes de impuestos sobre la nómina son informes de nómina anuales y trimestrales que los propietarios de negocios envían a los gobiernos federal, estatal y local para transmitir las obligaciones de nómina y la remuneración de los empleados.
Los siguientes son los informes de impuestos federales sobre la nómina más comunes:
- Formulario 940: un informe anual de nómina para el impuesto de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA).
- El formulario 941 es un informe de nómina trimestral para FICA y retención de impuestos federales sobre la renta.
- El formulario W-2: un informe de nómina anual para el pago de los empleados y la retención de impuestos.
Es casi seguro que existe un equivalente estatal para cada informe federal de impuestos sobre la nómina. Consulte con la oficina de impuestos de su estado para asegurarse de que no se haya perdido un informe de nómina trimestral del estado.
#6. Reportes de Nómina del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP)
Para calificar para préstamos PPP perdonados, las pequeñas empresas deben cumplir con ciertos criterios. Los sistemas de software de nómina pueden proporcionar informes de PPP que incluyen toda la información requerida para solicitar el préstamo y la condonación de PPP.
Los informes de PPP ayudan a los propietarios de negocios a calcular los montos de los préstamos mediante el análisis de los datos salariales de 2019 o 2020. Cuando llegue el momento de solicitar la condonación de la deuda, el software de nómina generará otro informe que detalla cuánto gastó en nómina durante el plazo cubierto del préstamo de 8 o 24 semanas. .
#7. Informes de nómina certificados
Los contratistas y subcontratistas que trabajan en proyectos de construcción del gobierno deben producir informes de nómina certificados semanalmente. La mayoría de los gobiernos han desarrollado formularios en blanco que puede completar y firmar. WH-347 es el formulario federal de informes de nómina certificados.
Al completar los informes de nómina certificados por el gobierno federal, siga cuidadosamente los requisitos del Departamento de Trabajo. Debido a que el cumplimiento de los informes de nómina es fundamental aquí, busque la ayuda de un contador la primera vez que se le solicite producir un informe de nómina certificado.
Qué incluir en un informe de nómina
Estos tres datos le ayudarán a mejorar sus informes de nómina.
#1. Comparaciones de datos
Cuando hay algo con lo que comparar los datos, se vuelve más significativo. Considere comparar sus datos con datos de la misma época del año pasado o del período anterior.
Si alguna vez miró las cuentas financieras auditadas de una empresa pública, verá al menos dos años de datos apilados uno encima del otro. La comparación ayuda a los inversores potenciales a determinar si la posición financiera de la empresa está mejorando, deteriorándose o permaneciendo estable.
Los datos comparables también son útiles para examinar los gastos de nómina. Cuando hay una línea de base para comparar con la nueva información, por ejemplo, es más probable que identifique problemas de nómina.
#2. Datos de todo el año
Los dueños de negocios conscientes del presupuesto, y todos los dueños de negocios deberían serlo, deben incluir estadísticas e informes anuales en sus formularios de nómina.
Muchas empresas, por ejemplo, generan informes de nómina trimestrales de toda la empresa para realizar un seguimiento de los gastos de nómina. Necesitaré saber cuánto he gastado en la nómina desde enero si estoy preparando un informe de nómina del tercer trimestre. De esa manera, podré ver si llego a diciembre sin gastar el presupuesto de mi negocio.
#3. Períodos de pago cubiertos
Haga explícitos los períodos de pago que está informando al comienzo de cada formulario de nómina. En lugar de "Informe de nómina trimestral", cambie el nombre de su informe de registro de nómina a "Informe de nómina del primer trimestre de 1".
Cómo producir un informe de nómina
Los informes de nómina vienen en numerosas formas y tamaños. A continuación, le indicamos cómo estructurar su informe salarial, independientemente de lo que parezca.
#1. Determinar la información que se requiere.
Comience identificando los datos que deben compartirse con un tercero o analizarse internamente. Al informar a terceros, no siempre desea incluir más información de la que han solicitado.
Suponga que está buscando un préstamo comercial y debe proporcionar un informe de nómina que detalle los costos de nómina de los cuatro trimestres anteriores. No querrá enviar un registro de nómina completo porque incluiría los nombres de los empleados, las contribuciones a los planes de jubilación y una gran cantidad de otra información superflua. Sería mejor con un breve informe que detalle las ganancias de los empleados, los impuestos del empleador y los beneficios complementarios proporcionados por el empleador.
#2. Seleccione un marco de tiempo
A menos que esté utilizando formularios del IRS para crear un informe de impuestos sobre la nómina, puede determinar el período del informe.
Por ejemplo, puede ser preferible generar 12 informes de nómina mensuales para su prestamista en lugar de cuatro informes trimestrales. Le proporciona una forma más clara de explicar las fluctuaciones en los costos de nómina.
#3. Ingrese la información de la nómina
Ahora que llegó el momento de generar el informe de nómina, permítame presentarle Microsoft Excel, el mejor amigo de todo contador. Examine las plantillas de Excel disponibles en Internet en busca de algo que se asemeje vagamente a lo que está intentando crear y luego adáptelo para que se ajuste a sus necesidades.
Después de haber creado su plantilla, ingrese los datos de su sistema de nómina. Si está ingresando datos manualmente, tenga cuidado de no cometer un error de transposición.
#4. Examinar los resultados
Una vez que haya terminado de escribir el informe, revíselo nuevamente en busca de errores y para ver qué información puede obtener. ¿Sus costos de nómina fueron mayores o menores de lo previsto? ¿Por qué?
Si está escribiendo un informe para un tercero, considere qué historia presenta el informe. Si un prestamista o inversionista le hace una pregunta de sondeo sobre el papeleo financiero de su empresa, quiere ser un experto.
¿Cómo presento mi informe de nómina al gobierno?
Los métodos para enviar datos de nómina al gobierno varían según la jurisdicción y el tipo de informe. Es posible que deba completar el papeleo relacionado con los impuestos federales y estatales, así como el desempleo y la compensación laboral. Estos formularios se pueden enviar en línea, ya sea directamente al gobierno oa través de un servicio de declaración de impuestos. Si desea presentar su informe de nómina a tiempo y con precisión, debe hablar con un contador o especialista en nómina.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi informe de nómina sea exacto?
Para garantizar que su informe de nómina sea preciso, es importante mantener registros precisos de las horas trabajadas por los empleados, las horas extra, las licencias por enfermedad y otros tipos de licencias. También debe revisar periódicamente sus informes de nómina y compararlos con sus registros de nómina para identificar cualquier discrepancia. Además, es posible que desee considerar el uso de un software de nómina para automatizar su proceso de nómina y reducir el riesgo de errores.
¿Qué es un informe resumen de nómina?
El propósito de un informe de resumen de nómina es brindar una descripción general de los costos totales de nómina para un período de tiempo determinado. Puede esperar ver detalles como la cantidad total de personal, la cantidad total de impuestos sobre la nómina, la cantidad total de beneficios pagados y la cantidad total de sueldos y salarios pagados. Es una práctica común que las empresas utilicen el informe de resumen de nómina para controlar los costos de nómina, hacer los ajustes necesarios y compilar estados financieros.
¿Cuál es la diferencia entre un informe de nómina y un formulario W-2?
Los sueldos, salarios, beneficios e impuestos son solo algunos de los componentes que conforman lo que se conoce colectivamente como costos de nómina, y todos ellos se pueden encontrar en un informe llamado talón de nómina. Sin embargo, al final del año, los empleados recibirán un formulario W-2 de sus empleadores. El formulario W-2 de un empleado detalla no solo la cantidad de impuestos federales, estatales y locales retenidos, sino también la cantidad de pagos del Seguro Social y Medicare.
¿Qué es un informe de conciliación de nómina?
La cuenta de nómina en el libro mayor de la empresa se puede conciliar con los registros de nómina a través de un informe de conciliación de nómina. Si hay discrepancias entre los registros de nómina y el libro mayor, este informe se puede utilizar para encontrarlos y corregirlos. Si desea asegurarse de que sus registros de nómina y estados financieros sean correctos, debe usar el informe de conciliación de nómina.
Resumen
Los informes de nómina ayudan a los propietarios de negocios a comprender mejor los costos de pago de los empleados de sus empresas. Hay mucho que aprender al desglosar los gastos de nómina de varias maneras, así que no descuide el proceso analítico al preparar los informes de nómina.
Preguntas frecuentes sobre el informe de nómina
¿Qué se debe incluir en un informe de nómina?
Una buena nómina es un documento que los empleadores utilizan para verificar sus obligaciones tributarias o cotejar datos financieros. Puede incluir tal información como tasas de pago, horas trabajadas, horas extras acumuladas, impuestos retenidos de los salarios, contribuciones de impuestos del empleador, saldos de vacaciones y más.
¿Cómo hago un informe de nómina?
Crear un informe resumido de la nómina
- Vaya al menú Informes.
- Busque la sección Nómina, luego Resumen de nómina.
- Establezca un intervalo de fechas en el menú desplegable.
- Seleccione un solo empleado o grupo de empleados.
- Por último, seleccione Ejecutar informe.
¿Qué informes de nómina se deben presentar anualmente?
Informes anuales de nómina. Formularios de impuestos utilizados para informar impuestos de desempleo, ingresos W-2 y pagos a contratistas independientes se presentan anualmente. Estos vencen en el primer trimestre del año siguiente.
