El procesamiento de la nómina es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo para los gerentes y representantes de recursos humanos. Sin embargo, las empresas de procesamiento de nóminas pueden reducir la responsabilidad manual y el tiempo dedicado. Este artículo analiza las empresas de procesamiento de nómina, sus procesos de trabajo y los beneficios que ofrecen.
¿Qué son las empresas de procesamiento de nómina?
Las empresas de procesamiento de nómina son empresas o instituciones de terceros que ayudan en el procesamiento de la nómina. Simplifican varios factores relacionados con el pago oportuno y preciso, entre ellos:
- Tiempo y asistencia de los empleados.
- Compensación a los trabajadores
- Impuestos sobre los salarios
- Información sobre depósitos directos
Las empresas de procesamiento de nómina en la era moderna brindan más que solo métodos de pago regulares. Sirven como una opción de gestión de nómina de servicio completo para empresas de todos los tamaños y en todos los sectores. Una empresa de procesamiento de nómina puede ayudar con lo siguiente:
- Seguimiento de la presencia de trabajadores
- Recopilación de datos sobre salarios y tiempo.
- Determinar el pago
- Seguimiento del costo de la compensación de los trabajadores
- Mantenimiento de registros de nómina digitales.
- Cumplimiento de la nómina con las leyes federales y estatales
- Hacer cálculos de impuestos sobre la nómina
- Armar y enviar formularios de impuestos de empleados;
- Establecimiento, modificación y realización de depósitos directos
- Integración de nómina de beneficios de terceros
Además, algunas empresas de procesamiento de nómina ayudan a los empleadores con sus necesidades de recursos humanos. Sin embargo, el objetivo principal de utilizar un servicio de nómina es asegurarse de que a cada empleado se le pague siempre la cantidad correcta a tiempo.
¿Qué son los procesos de nómina?
El procesamiento de nómina es el método utilizado para pagar a los trabajadores después de un período de nómina. Para garantizar que el pago se calcule, rastree y distribuya con precisión, así como que se retengan los montos apropiados para impuestos, beneficios del empleador y otras deducciones, se deben tomar varios pasos.
Además, puedes incorporar a tu protocolo Management, y la administración de la nómina suelen estar a cargo de un profesional especializado en nómina, aunque también pueden estar dentro del ámbito de recursos humanos.
5 etapas del procesamiento de nómina
La nómina es un proceso de varios pasos que comienza antes del primer día de trabajo de un empleado. Las acciones básicas incluyen:
#1. Elija un período de pago. Esta es la frecuencia con la que pagará a su personal. La mayoría de los empleadores deciden realizar los pagos en un ciclo semanal, quincenal o mensual.
#2. Reúna registros de impuestos e información sobre los empleados. El formulario W-4, un formulario de retención de impuestos estatales y la información de la cuenta se encuentran entre estos documentos.
#3. Determinar el salario bruto. Antes de impuestos, un empleado tiene derecho a su salario bruto.
#4. Calcular salario neto. Los empleados recibirán su salario neto después de deducir los impuestos y cualquier otra deducción de su salario bruto.
#5. Configurar un pago. Si está procesando manualmente la nómina, cortará los cheques y los enviará junto con los talones de pago. Usted inicia una transferencia si está pagando mediante depósito directo. Si utilizas un servicio de nómina como Gusto para gestionar tu nómina, la plataforma comenzará a pagarte según un ciclo de facturación preestablecido.
Pague sus impuestos y mantenga un registro de sus recibos. Finalmente, realizará un seguimiento de todos los pagos de nómina e impuestos y pagará los impuestos federales y estatales adeudados.
¿Qué hace una empresa de procesamiento de nómina?
Las empresas de procesamiento de nómina simplifican la forma en que procesa la nómina. Eliminan las tareas serviles innecesarias que pueden generar los cálculos manuales de nómina y disminuyen el estrés del empleado en una empresa que está a cargo de administrar la nómina.
Sin embargo, sin un proveedor de servicios de nómina, un empleado podría, por ejemplo, estar obligado a realizar un seguimiento de sus horas trabajadas y enviarlas a un gerente. Luego, el gerente tiene que calcular el cheque de pago del empleado después de ingresar manualmente las horas en la computadora. Con las empresas de procesamiento de nóminas, el trabajador registraría su entrada y salida todos los días, y el servicio calcularía su pago mediante el seguimiento automático de sus horas.
¿Cómo funcionan los servicios de nómina?
Servicios de nómina generalmente están basados en Internet, lo que brinda a los empleados acceso a tiempo y asistencia, procesamiento de pagos y asistencia fiscal. Estos servicios rastrean automáticamente las horas de los empleados y permiten la revisión y confirmación de las horas trabajadas.
Además, calculan salarios, restan impuestos, retenciones y deducciones, y pagan a los empleados mediante depósito directo u otras opciones.
¿Qué habilidades se requieren para el procesamiento de nómina?
- Poseer habilidades interpersonales y de trabajo en equipo.
- Exactitud en la documentación y minuciosidad.
- Experiencia en gestión de procesos.
- Conocimientos financieros y contables.
- Habilidades de organización y planificación.
- Análisis de problemas y capacidad para resolverlos.
- Consideración de riesgos y toma de decisiones.
- Experiencia en TI, especialmente en el área de software de nómina.
Las mejores empresas de procesamiento de nómina para pequeñas empresas
Los propietarios de pequeñas empresas tienen numerosos proveedores de servicios de nómina para elegir, incluidas opciones en línea, locales y gratuitas. Aquí están las 10 mejores opciones:
#1. En pago:
OnPay es la mejor opción para las pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece características específicas de la industria, nóminas ilimitadas, accesibilidad móvil, depósito directo, capacidad de nómina multiestatal, incorporación de empleados y capacidades de autoservicio.
Además, funciona en cualquier plataforma y paga a los empleados y contratistas, produciendo formularios W-2 y 1099 al final del año. El plan único cuesta $ 36 / mes más una tarifa de $ 4 por empleado, incluidas todas las funciones y opciones de soporte.
# 2. Nómina de QuickBooks Online
QuickBooks Online Payroll es una aplicación de software de nómina que se integra con QuickBooks Online Accounting y se puede utilizar como una herramienta independiente para empresas con 15 empleados o menos. Ofrece una incorporación fácil, ejecuciones de nómina ilimitadas, capacidad de depósito directo, declaración de impuestos y un portal para empleados.
Además, sus planes Premium y Elite ofrecen funciones de recursos humanos y capacidades de seguimiento del tiempo. El precio comienza en $22.50/mes, con un descuento del 50 % durante los primeros tres meses y una tarifa de $4 por empleado.
#3. nómina patriota
Patriot Payroll es una aplicación de nómina diseñada para pequeñas empresas que ofrece dos planes con depósito directo gratuito, un portal para empleados y una configuración de nómina. Además, incluye presentación y envío de impuestos, reglas de acumulación de tiempo libre y módulos opcionales de tiempo y asistencia y recursos humanos. El plan básico cuesta $10/mes, mientras que el servicio completo cuesta $30/mes, con una tarifa adicional de $4 por empleado.
#4. Gusto Nómina
Gusto es un software de nómina diseñado para pequeñas empresas, especialmente en la industria hotelera. Ofrece herramientas para realizar un seguimiento de los niveles salariales y los montos de las propinas, ayuda con la configuración de la nómina y simplifica los beneficios de los empleados. Se puede acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo y ofrece incorporación de empleados, informes de impuestos y remesas. Gusto ofrece cuatro planes: Basic, Core, Complete y Concierge. El plan Básico cuesta $19/mes, mientras que el plan Core cuesta $39/mes, el completo cuesta $39/mes y el Concierge cuesta $149/mes.
#5. Upwork Nómina:
Upwork Payroll ofrece un sistema de procesamiento de pagos para que las empresas paguen a los trabajadores independientes mediante ACH, PayPal y transferencias bancarias. también proporciona facturación y protección de depósito en garantía para autónomos.
Además, la plataforma permite a los empleadores encontrar y contratar trabajadores independientes y profesionales de tiempo completo, realizar un seguimiento de los hitos del proyecto, comunicarse con los miembros del equipo y administrar los archivos del proyecto.
#6. APD:
ADP, fundada hace 70 años, ofrece soluciones de gestión de capital humano a empresas en 140 países. Con herramientas de análisis para la nómina, los recursos humanos y la gestión del tiempo, ADP simplifica la incorporación, la formación y la elaboración de informes. Los propietarios de pequeñas empresas pueden procesar la nómina, administrar los impuestos y proporcionar informes periódicos.
Además, también ofrece planes de compensación para trabajadores, apoyo de especialistas y alertas de cumplimiento. Se ejecuta en plataformas móviles y de escritorio, pero la configuración puede ser complicada.
#7. Software patriota:
Patriot Software es un software de nómina basado en la nube que simplifica la configuración de la nómina y maneja los impuestos federales, estatales y locales, los formularios W-2 y 1099. Cuenta con seguimiento de tiempo y asistencia, solicitudes de PTO e informes personalizables.
Además, el software ofrece precios competitivos, funciones básicas de contabilidad y una interfaz fácil de usar. La tarifa base no incluye los costos de instalación.
#8. Pagox:
Paychex brinda servicios de nómina, recursos humanos y seguros a pequeñas y medianas empresas desde 1971. Agiliza la nómina, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales.
El proceso de nómina automatizado de Paychex maneja las declaraciones y los pagos de impuestos, mientras que los empleados disfrutan de planes de seguro de salud y 401(k) flexibles. Además, se integra con bolsas de trabajo, lo que permite la publicación de trabajos, la programación y el seguimiento de análisis de recursos humanos. También optimiza los programas de incorporación y formación de los empleados.
#9. Nómina Plaza:
Nómina Square es un software de nómina para pequeñas empresas que permite personalizar los calendarios de pago, las tasas de pago y la declaración de impuestos. También incluye funciones como informes de nuevas contrataciones, seguimiento de bajas por enfermedad, seguimiento de horas extra e importación de beneficios.
Además, el software se integra con Square POS, Team Management y aplicaciones de seguimiento de terceros, lo que agiliza el proceso de nómina. Nómina Square ofrece seguros de salud y planes de jubilación personalizables, pero no proporciona una prueba gratuita.
#10. Nómina Onda:
Wave Payroll es un servicio de nómina que simplifica los pagos de empleados y contratistas y administra las declaraciones de impuestos sobre la nómina. Ofrece entradas de diario automáticas, desgloses de gastos y seguimiento del tiempo de licencia y las acumulaciones.
Además, Wave Payroll se actualiza regularmente, distingue a los contratistas de los empleados y brinda atención al cliente prioritaria a través de chat en vivo y correo electrónico. Las empresas pueden contratar a un Wave Advisor para completar y presentar sus impuestos.
#11. Nómina Xero:
Xero y Gusto ofrecen un servicio integral de nómina en todos los estados de EE. UU., lo que permite a los empleados configurar pagos automáticos, administrar impuestos y acceder a asistencia. La interfaz fácil de usar permite una fácil configuración de la cuenta y un flujo seguro de transacciones.
Además, el software ofrece funciones integrales de nómina y recursos humanos, incluidas las declaraciones y el cumplimiento de impuestos, a precios asequibles. Sin embargo, carece de un número de teléfono de soporte.
#12. Beneficios:
Zenefits automatiza el procesamiento de nóminas, realiza un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados y se integra con herramientas de seguimiento del tiempo como QuickBooks Time y Vice. Ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento de las leyes laborales, proporciona alertas y actualizaciones, y ofrece herramientas de incorporación para verificaciones de antecedentes y manuales de empleados.
Además, las aplicaciones móviles para Android e iOS permiten la administración de autoservicio, pero los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente pueden ser lentos.
#13. Nómina Seguro:
SurePayroll es una solución de nómina automatizada para pequeñas empresas con 10 o menos empleados. Ofrece depósito directo, informes de nuevos empleados, seguimiento de tiempo y asistencia, informes de impuestos y remesas. La aplicación móvil está disponible para dispositivos iOS y Android.
Además, ofrece una opción de autoservicio para empleados y se integra con aplicaciones de terceros. La aplicación ofrece dos planes: autoservicio (sin declaración ni presentación de impuestos) y servicio completo (tiempo de procesamiento de dos días, recursos de recursos humanos, carteles de cumplimiento).
#14. Compañero de nómina:
Payroll Mate es una aplicación de nómina económica diseñada para pequeñas empresas con menos de 75 empleados. Está disponible en los sistemas operativos Windows y se puede alojar en un servidor remoto. Además, admite múltiples frecuencias de pago, ejecuciones de nómina ilimitadas y nómina multiestatal.
Además, la aplicación completa los formularios de impuestos pero no maneja la presentación o el envío. Hay disponible un nuevo asistente para empleados y una página de configuración de impuestos. El depósito directo está disponible por $95 por año.
#15. Nómina4Gratis:
Payroll4Free es una herramienta gratuita de procesamiento de nómina para pequeñas empresas con menos de 25 empleados. Ofrece capacidades de depósito directo y una interfaz de cuadrícula para una entrada de datos más rápida. Aunque la interfaz está anticuada, maneja la configuración de la nómina y ofrece un portal para empleados.
Para las pequeñas empresas con presupuestos limitados, Payroll4Free puede ser un salvavidas. Para informes y remesas de impuestos, Payroll4Free ofrece un servicio de impuestos completo por $15/mes.
#dieciséis. Paycor:
Paycor es una solución de nómina para pequeñas y medianas empresas con 10 empleados o menos. Ofrece características como depósito directo, autoservicio para empleados y pagos de contratistas. Paycor tiene una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, informes de impuestos completos y funciones de incorporación.
Además, ofrece paquetes para pequeñas empresas y medianas empresas, con planes de nómina básicos, esenciales y completos a partir de $99/mes para 10 empleados. Para empresas más grandes, se requiere una cotización.
#17. Flexibilidad de Paychex:
Paychex Flex ofrece tres planes para empresas: Paychex Go para 10 empleados, Paychex Select para 10-49 empleados y Paychex Enterprise para los más grandes. Estos planes brindan informes de nuevas contrataciones, soporte 24/7, empleo automatizado, verificación de ingresos, tarjetas de pago, nómina, informes de impuestos y remesas. Los planes de mayor precio ofrecen funciones adicionales como W-2 y procesamiento 1099.
¿Quién es el mayor proveedor de nómina?
Con más de 65,000 empleados y un millón de clientes, ADP es el mayor proveedor de nómina. Con más de 50 competidores en el mercado, ocupan específicamente la posición de liderazgo en participación de mercado para el software de servicios de nómina. Sin embargo, no todos los clientes de ADP utilizan su aplicación de nómina. El departamento de RRHH ofrece una amplia gama de servicios adicionales.
¿Cuál es la empresa de procesamiento de nómina más grande?
ADP es el mayor proveedor de nóminas, con más de 70,000 50 empleados y un millón de clientes en LinkedIn. Con más de XNUMX competidores en el mercado, ocupan específicamente la posición de liderazgo en participación de mercado para el software de servicios de nómina.
¿Cómo obtengo clientes de nómina?
#1. Descubra formas de diferenciarse de la competencia estudiándolas. Independientemente del tamaño de su negocio, debe esforzarse por ofrecer un servicio al cliente más individualizado.
Por lo tanto, encuentre maneras de sobresalir, como manejar la nómina de empresas con empleados sindicalizados o estar familiarizado con el trabajo con restaurantes donde la complejidad de las propinas aumenta la complejidad del proceso de nómina.
#2. Identifique los beneficios de los servicios de nómina, como cheques de pago oportunos, manejo de impuestos sobre la nómina, reducción de costos y servicios de archivo para registros y transferencias de clientes. Estos servicios pueden aumentar la confianza de los empleados, reducir el tiempo de preparación de la nómina interna y reducir los costos de software.
Además, ofrecer servicios de archivo al final del año puede mejorar aún más los beneficios de los servicios de nómina.
#3. Una carta de marketing directo y un folleto que detalla las ventajas de utilizar su servicio de nómina se pueden utilizar para presentar su negocio a su mercado objetivo. Además, es importante indicar los servicios que ofrece, como preparación de impuestos, procesamiento de nómina, transacciones de depósito directo y retención de impuestos. Por último, puede volver a consultar una semana o dos más tarde para continuar con el proceso de venta.
#4. Establezca una estación en una exhibición de negocios y pregunte a los visitantes si necesitan procesamiento de nómina. Solicite sus datos de contacto para comercializar con ellos después de la feria si necesitan ese tipo de asistencia o si su empresa es del tamaño adecuado para usted.
#5. Solicite recomendaciones de clientes satisfechos. Si una empresa conoce a otro cliente que está satisfecho con tu trabajo, es más probable que te contrate.
#6. Cree un sitio web que muestre empresas y servicios, incluido el manejo de nóminas, informes personalizados para 401(k) e informes de fin de año. Además, incluya testimonios de clientes satisfechos que muestren un excelente servicio al cliente y aborden los desafíos de la nómina.
¿Cómo ganan dinero los proveedores de nómina?
Las compañías de nómina cobran tarifas por frecuencia de pago, según la frecuencia de los pagos de los empleados. Tienen dos principales ingresos flujos: ingresos transaccionales y tarifas de servicio.
Además, algunos también venden sistemas de nómina y recursos humanos, con tarifas de servicio por consultoría o gestión de proyectos. Estas tarifas pueden ser para el cumplimiento normativo y fiscal, así como para cuestiones de recursos humanos.
¿Es rentable el negocio de la nómina?
Si puede cobrar más por un servicio de nómina de lo que le cuesta brindarlo, puede considerar que el servicio es rentable. Al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para administrar la nómina, el software en la nube es útil en esta situación. Sin embargo, se producirán importantes repercusiones debido a que los clientes anticiparán que su contador proporcionará servicios de nómina.
Cómo encontrar empresas de procesamiento de nómina cerca de mí
Para encontrar empresas de procesamiento de nómina cerca de usted, puede:
- Utilice motores de búsqueda como Google para encontrar empresas que ofrezcan servicios de procesamiento de nómina en su área.
- Pida recomendaciones de amigos, familiares o colegas.
- Consulte directorios como Yelp, las Páginas Amarillas o la Lista de Angie.
- Consulte las cámaras de comercio locales para obtener recomendaciones.
- Investigue reseñas, precios y servicios de estas empresas para determinar la mejor opción para sus necesidades.
- Finalmente, puede consultar las cámaras de comercio locales para obtener una lista de empresas recomendadas.
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Referencias:
