La contabilidad sin fines de lucro es una de esas actividades que a muchas personas no les gusta. Sin embargo, es importante para el buen funcionamiento de la organización. Debido a que todo el proceso de contabilidad sin fines de lucro puede ser abrumador y llevar mucho tiempo, puede emplear el uso de software o puede subcontratar los servicios para crear tiempo para otras tareas importantes. Le mostraremos algunos ejemplos de software gratuito que puede usar, pero primero, comprendamos el concepto de contabilidad sin fines de lucro.
¿Qué es la contabilidad sin fines de lucro?
La contabilidad sin fines de lucro es el proceso distintivo mediante el cual las organizaciones sin fines de lucro planifican, documentan e informan sus actividades financieras. Mientras que las organizaciones con fines de lucro se preocupan principalmente por obtener ganancias, las organizaciones sin fines de lucro se preocupan más por el componente de rendición de cuentas de la contabilidad. Se adhieren a un sistema de normas y procesos que les ayudan a rendir cuentas a sus partidarios y contribuyentes.
El resto de este ensayo abordará los fundamentos y las mejores prácticas de contabilidad que todos los profesionales sin fines de lucro deben conocer. Comprender los fundamentos le permitirá administrar y planificar mejor sus iniciativas para maximizar el valor de sus recursos.
¿Qué hace un contador sin fines de lucro?
Los contadores sin fines de lucro ayudan a las organizaciones a garantizar la salud y la estabilidad financiera, mantener los estándares de datos financieros y tomar decisiones basadas en las capacidades presupuestarias de la organización sin fines de lucro.
¿En qué se diferencia la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro?
Como se dijo anteriormente, la contabilidad sin fines de lucro se enfoca en la responsabilidad financiera. Los donantes de su organización sin fines de lucro tienen derecho a restringir los obsequios que hacen a su organización, y los financiadores de subvenciones quieren asegurarse de que su dinero se gaste en las iniciativas acordadas. Debido a estas limitaciones, debe asegurarse de que sus contribuciones se gasten de una manera que sus partidarios aprueben. Como resultado, las organizaciones sin fines de lucro utilizan un estilo de contabilidad conocido como contabilidad de fondos.
La contabilidad de fondos permite a las ONG dividir su efectivo en distintas categorías o "fondos" para mantenerlos organizados y garantizar que los fondos solo se gasten en lo que están autorizados.
Las organizaciones sin fines de lucro frecuentemente dividen sus fondos en categorías como:
- Fondos restringidos: Estos son los dineros que su organización debe gastar en proyectos y actividades específicas.
- Fondos restringidos temporalmente: este dinero debe usarse para ciertas iniciativas y actividades en su organización sin fines de lucro hasta una fecha determinada. Se convierten en fondos ilimitados después de ese tiempo.
- Fondos no restringidos: Esto a menudo se conoce como su fondo anual. Se puede gastar en cualquier área de su organización que sea más crítica.
La restricción de no distribución es otra faceta de la contabilidad sin fines de lucro que ayuda a las organizaciones a ser responsables de sus finanzas. Este es un componente importante de la contabilidad que ayuda a las organizaciones a definirse a sí mismas. Las organizaciones sin fines de lucro, a diferencia de las que tienen fines de lucro, no están obligadas a distribuir sus ingresos netos entre los líderes de la organización.
Una organización gubernamental también difiere en sus prácticas contables de acuerdos de arrendamiento. Las organizaciones gubernamentales ya han pasado por el escurridor en los últimos años con la introducción de nuevas reglas contables para los arrendamientos. Ahora, la introducción de GASB 96 significa que estas mismas organizaciones deben pasar por un cambio muy similar con una gran parte de sus acuerdos de software. GASB 96 se introdujo y es efectivo para los años fiscales que comienzan después del 15 de junio de 2022. Por lo tanto, es posible que ya esté operando dentro de la guía que exige GASB 96. Vale la pena revisar las pautas de su contrato de arrendamiento para asegurarse de que cumple con las normas.
El mejor software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
Las organizaciones sin fines de lucro frecuentemente operan con un presupuesto reducido. Cada dinero gastado debe ser cuidadosamente considerado y contabilizado. Muchas ONG confían en sistemas contables internos porque no pueden permitirse contratar a un contador profesional. Si no tiene el dinero para contratar a un profesional, el software de contabilidad gratuito puede ayudarlo a comenzar. (elcapitalino)
Cuando busque un software de contabilidad gratuito para su organización sin fines de lucro, evalúe qué actividades necesita que complete el programa y si necesita informes específicos. Cada plan de estudios tiene algo único que ofrecer, así que elija el que mejor se adapte a sus requisitos.
Opciones de software gratuito de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
Estas son algunas de las mejores opciones de software gratuito de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro:
#1. Tesorero sin fines de lucro
Tesorero sin fines de lucro, como su nombre lo indica, fue diseñado para satisfacer las necesidades de pequeñas organizaciones sin fines de lucro, como asociaciones de padres y maestros, grupos de propietarios de viviendas, capítulos de asociaciones profesionales, clubes deportivos infantiles y otros. Este programa es gratuito y fácil de usar, gracias a sus opciones integradas de informes y presupuestos. Su objetivo es facilitar la vida de los tesoreros voluntarios y otros miembros de la junta en términos de administración y control financiero, así como todas las necesidades contables de las organizaciones sin fines de lucro.
#2. GNUCash
Esta aplicación de software gratuita puede ser beneficiosa para pequeños grupos sin fines de lucro. Es una herramienta de código abierto con ciertas características de Quicken y algunas capacidades de contabilidad para pequeñas empresas. Este software le permite construir una variedad de informes, aunque es posible que necesite exportar algunos datos a Excel para finalizarlos. Este software es compatible con los sistemas operativos Windows, Mac y Linux.
#3. Cuentas de software de administración
Este programa es un completo sistema de contabilidad de doble entrada que incluso puede administrar la nómina si es necesario. Se ejecutará en cualquier sistema basado en Windows y, en algunos casos, en PC con Mac o Linux.
#4. BS1
El software BS1 está diseñado para pequeñas empresas y le permite crear archivos en varios formatos de moneda, lo que le permite administrar la facturación o las compras internacionales. También puede hacer sus propios estados financieros. Si lo desea, puede pagar un cargo para personalizar su programa.
#5. Libro mayor Lazy8
Esta herramienta de contabilidad gratuita es un programa de contabilidad de doble entrada para usuarios que están familiarizados con las técnicas de contabilidad. Su empresa también puede realizar un seguimiento de los recibos y pagos de forma automática. Esta aplicación también es compatible con computadoras Windows, Linux y Mac.
#6. Libro mayorLite
El software de contabilidad gratuito de Responsive Software funciona en plataformas Windows. Esta aplicación shareware es un sistema de contabilidad de doble entrada que puede ampliarse a medida que crece su empresa. Una ventaja para las organizaciones sin fines de lucro es que los saldos de las cuentas se pueden calcular cuando lo desee, en lugar de solo trimestral o anualmente.
#7. ERP de contabilidad frontal
Debido a que esta es una solución de código abierto para pequeñas empresas, es una excelente opción para organizaciones sin fines de lucro. Esta herramienta le permite administrar cuentas bancarias, libros mayores y muchos informes. Esta herramienta se puede usar en Windows, Linux y Mac y tiene acceso para múltiples usuarios.
#8. ZipBooks
La versión gratuita de ZipBooks puede ser útil para las ONG que buscan un programa de software para realizar responsabilidades contables básicas. La facturación ilimitada, el procesamiento de pagos digitales a través de Paypal o Square, los informes básicos y la gestión de proveedores y clientes se encuentran entre las capacidades del programa (como miembros o donantes). El programa se puede vincular a una sola cuenta bancaria.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro necesitan un software de contabilidad?
La contabilidad sin fines de lucro difiere mucho de la contabilidad con fines de lucro. Las organizaciones sin fines de lucro dependen de donaciones y subvenciones para su financiación. Por lo tanto, deben cumplir estrictos requisitos de contabilidad financiera. Deben cumplir con los estándares de informes FAS 116 (Contabilidad de contribuciones recibidas y contribuciones realizadas) y FAS 117 (Estados financieros de organizaciones sin fines de lucro).
Las organizaciones sin fines de lucro operan con frecuencia con presupuestos reducidos. Si bien lo ideal es contar con un contador o tenedor de libros especializado, o varios, en el personal, no siempre es factible para empresas jóvenes o en crecimiento. El software de contabilidad correcto puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a cumplir con estos criterios incluso si tienen una fuerza laboral pequeña, lo que les permite cumplir sus objetivos financieros y minimizar sus gastos.
El programa puede ayudar con las demandas contables especiales de una organización sin fines de lucro, como cumplir con los requisitos de informes únicos, monitorear las subvenciones, poner la información financiera a disposición de los donantes y las partes interesadas de manera oportuna y preparar informes de balance.
Servicios de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro
¿Quiere pasar más tiempo diseñando programas y comunicándose con los financiadores y menos tiempo buscando recibos y discutiendo sobre los informes de nómina?
La subcontratación de su contabilidad a agencias de contabilidad sin fines de lucro puede ser una excelente manera de disminuir su carga. Un equipo de contabilidad calificado con experiencia en organizaciones sin fines de lucro puede ayudarlo a liberar su tiempo mientras le brinda los datos exactos que necesita para enfrentar a su junta directiva y a sus seguidores con confianza.
Aquí hay seis formas en que los servicios de contabilidad sin fines de lucro pueden ayudar a su organización a lograr sus objetivos:
#1. Libros listos para auditoría
Necesita un sistema de contabilidad eficiente que lo ayude a mantener su estado sin fines de lucro, satisfacer las necesidades de sus donantes y prepararse para las auditorías. Sin embargo, mantener registros listos para la auditoría es difícil, especialmente con un departamento de contabilidad a tiempo parcial, voluntario o con personal insuficiente.
La externalización de sus servicios de contabilidad sin fines de lucro garantiza que sus cuentas estén siempre en orden y cumplan con los criterios necesarios. Así que no tiene que apurarse ni trabajar hasta tarde cada vez que alguien solicita ver sus libros.
La rendición de cuentas mejorada ayudará a aumentar la confianza de sus contribuyentes al demostrar que está manejando su dinero de manera adecuada.
#2. Tómese el tiempo para concentrarse en su misión
Como miembro de un equipo de caridad, su enfoque se desvía de varias maneras, incluida la recaudación de fondos, la gestión del equipo, las iniciativas de personal y más. Con todas estas responsabilidades, el seguimiento de las donaciones de los donantes debería ser la menor de sus preocupaciones.
Por ejemplo, si está tratando de ayudar con una crisis de personas sin hogar en su ciudad, debe pasar más tiempo creando relaciones con personas en su vecindario que mirando hojas de cálculo.
Subcontratar la teneduría de libros y la contabilidad de su organización sin fines de lucro puede ayudarlo a prosperar al darle más tiempo para dedicarse al trabajo que ama. Si no está atascado con actividades de contabilidad como procesar facturas, organizar recibos o pagar a los proveedores, podrá guiar a su personal y voluntarios de manera más eficiente.
#3. Ahorre una cantidad significativa de tiempo y energía
La contabilidad sin fines de lucro puede ser difícil y consumir mucho tiempo, especialmente si no tiene experiencia financiera previa en organizaciones sin fines de lucro. La contabilidad puede acabar con su pasión y limitar la cantidad de energía que tiene que dedicar a la causa si no la encuentra inspiradora.
Cuando subcontrata su contabilidad a una firma de contabilidad experimentada sin fines de lucro, sus empleados manejan todo por usted, reduciendo su carga de trabajo. También alivia la preocupación de contratar, capacitar y mantener su propio personal de contabilidad.
Los servicios de contabilidad sin fines de lucro también conocen el mejor software para ahorrar tiempo y atajos para ayudarlo a simplificar sus tareas. También pueden recomendar un software de contabilidad actual que consolide todos sus datos contables en un solo lugar. Como resultado, cuando llega el momento de generar informes o declarar impuestos, tiene todo a su disposición.
#4. Determine cuánto dinero puede gastar
Desea poder hacer un buen uso de los fondos de sus contribuyentes y subvenciones para ayudar a que sus iniciativas prosperen.
Sin embargo, para muchas organizaciones sin fines de lucro, determinar cuánto de sus donaciones debe destinarse a programas versus recaudación de fondos u operaciones puede ser un desafío. Debido a los fondos y subvenciones restringidos por el programa, es mucho más difícil hacer un seguimiento del dinero que PUEDE gastar.
Aquí es cuando un servicio de contabilidad sin fines de lucro puede valer su peso en oro. Debido a que la mayoría de las firmas de CPA generales carecen del conocimiento del sector necesario, carecen de métodos establecidos para rastrear fondos restringidos por programas o por subvenciones. Un servicio de contabilidad sin fines de lucro, por otro lado, estará familiarizado con los desafíos específicos que enfrentan organizaciones como la suya a diario.
#5. Obtenga informes confiables (y legibles)
Nunca subestime la importancia de los informes financieros sin fines de lucro consistentes y reconocibles. Puede parecer simple, sin embargo…
La mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas (así como muchas de las grandes) luchan por proporcionar informes financieros precisos a tiempo para satisfacer a los miembros de la junta, financiadores y auditores. Y, con frecuencia, los informes que reciben difieren de un mes a otro en términos de presentación, información contenida y categorización.
Una firma profesional de contabilidad sin fines de lucro estandarizará sus registros y clasificará de manera consistente sus ingresos y gastos. Por lo tanto, obtendrá informes confiables todos los meses que realmente puede leer.
Esto le permite infundir confianza tanto en su equipo de monitoreo como en sus donantes. También le permite hacer mejores juicios más rápido. ¡Para que puedas progresar con tu objetivo!
#6. Ahorra mucho dinero
Puede que no lo crea, pero los servicios de contabilidad sin fines de lucro pueden ayudar a su organización a ahorrar una cantidad significativa de dinero.
Los empleados son caros y los salarios de contabilidad han aumentado hasta un 30% solo en el último año. Además, los contadores del personal son propensos a quedar atrapados en viejos hábitos que desperdician el tiempo y el dinero de su organización.
¡Los servicios de teneduría de libros y contabilidad pueden ser mucho más eficientes que su equipo interno, gracias a procesos optimizados y tecnología de punta!
¿Las organizaciones sin fines de lucro usan contabilidad de efectivo o de acumulación?
Las organizaciones sin fines de lucro establecidas a menudo preparan y emiten estados financieros utilizando el método de acumulación, en lugar del método de efectivo.
¿Las organizaciones sin fines de lucro usan GAAP?
Las organizaciones sin fines de lucro no están obligadas a seguir los principios GAAP en sus esfuerzos de contabilidad 501c3, pero es una buena práctica hacerlo.
¿Es difícil la contabilidad sin fines de lucro?
Al igual que cualquier otra empresa, la contabilidad sin fines de lucro tiene sus propios desafíos.
¿Cuáles son los principales estados financieros que deben preparar las organizaciones sin fines de lucro?
Las organizaciones sin fines de lucro generalmente necesitan preparar estados financieros como el balance general, el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo y el estado de gastos funcionales. Además, es posible que se requiera que las organizaciones sin fines de lucro preparen un Formulario 990 o 990-EZ para reportar su información financiera al IRS.
¿Cómo pueden las organizaciones sin fines de lucro garantizar el cumplimiento de las normas contables y de presentación de informes?
Las organizaciones sin fines de lucro pueden garantizar el cumplimiento al mantenerse informadas sobre las leyes y reglamentaciones que se les aplican, como el Formulario 990 del IRS. También pueden contratar contadores o auditores profesionales para revisar sus estados financieros y garantizar el cumplimiento.
¿Cómo pueden las organizaciones sin fines de lucro administrar sus finanzas de manera efectiva?
Las organizaciones sin fines de lucro pueden administrar sus finanzas de manera efectiva mediante la creación de un presupuesto, la revisión periódica de los estados financieros y la implementación de controles internos para evitar fraudes o errores. También deben asegurarse de que sus registros financieros sean precisos, oportunos y transparentes.
¿Cómo pueden las organizaciones sin fines de lucro utilizar su información financiera para tomar decisiones estratégicas?
Las organizaciones sin fines de lucro pueden usar su información financiera para tomar decisiones estratégicas analizando sus ingresos y gastos, identificando tendencias y patrones y evaluando su progreso hacia el logro de su misión. También pueden usar la información financiera para identificar áreas de mejora y tomar decisiones sobre la recaudación de fondos y el desarrollo de programas.
¿Cuál es la diferencia entre fondos no restringidos y restringidos en la contabilidad sin fines de lucro?
Los obsequios sin restricciones se pueden usar para cualquier propósito, pero las donaciones limitadas solo se pueden usar por el motivo que el donante haya indicado. Los fondos restringidos deben ser rastreados por separado por las organizaciones sin fines de lucro, quienes también deben garantizar que se utilicen únicamente para ese propósito.
¿Cómo afecta el proceso de recaudación de fondos a la contabilidad sin fines de lucro?
La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro puede verse significativamente afectada por la recaudación de fondos. Las organizaciones sin fines de lucro deben realizar un seguimiento de las donaciones, promesas y otras contribuciones para asegurarse de que estén representadas con precisión en sus cuentas financieras. También deben asegurarse de cumplir con todas las leyes y normas aplicables, incluidas las obligaciones de divulgación, relacionadas con la recaudación de fondos.
¿Cuáles son algunos desafíos financieros comunes que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro?
El dinero limitado, la imprevisibilidad de la financiación, la competencia por las donaciones y el cumplimiento normativo son algunos de los principales problemas financieros con los que se enfrentan las ONG. Las organizaciones sin fines de lucro también podrían tener problemas con la gestión del flujo de caja, la previsión y la elaboración de presupuestos.
Para resumir
La contabilidad sin fines de lucro es un área distinta de las finanzas. Comprender los fundamentos de la contabilidad ayudará a su organización sin fines de lucro a comprender mejor su propio estado financiero.
Si sus tareas de contabilidad aún están bajo el control de sus ejecutivos, considere subcontratar su contabilidad a una empresa. Ayudarán a garantizar que se implementen todas las mejores prácticas y controles internos, lo que resultará en finanzas más inteligentes.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre sin fines de lucro y con fines de lucro?
Las organizaciones sin fines de lucro tienen un objetivo social, mientras que las organizaciones con fines de lucro intentan proporcionar productos y servicios valiosos a los consumidores al mismo tiempo que generan ingresos.
¿Pueden las organizaciones sin fines de lucro vender productos?
Sin duda, las organizaciones sin fines de lucro pueden ganar con la venta de productos si esas operaciones están directamente relacionadas con el objetivo de la organización.
¿Las organizaciones sin fines de lucro pagan impuestos?
No, las organizaciones sin fines de lucro no tienen que pagar impuestos sobre las donaciones recibidas.
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Referencias
