Las decisiones estratégicas comerciales y las acciones tomadas por una empresa privada requieren absolutamente hechos precisos y confiables. Hay pasos que puede tomar para mejorar su confianza en que la información que fluye desde diferentes partes de su empresa está actualizada, es precisa y confiable. Aquí es donde entra en juego el sistema de control interno. En este artículo, lo ayudaremos a comprender qué son los controles internos para la contabilidad, los procedimientos y ejemplos. Sigue leyendo…
¿Qué son los controles internos?
Los controles internos de una empresa son los procesos, reglamentos y procedimientos que implementa para combatir el fraude, promover la rendición de cuentas y garantizar la exactitud de la información financiera y contable.
En otras palabras, el control interno es un proceso que garantiza que una organización cumpla sus objetivos con respecto a la eficacia y eficiencia operativas, además de proporcionar informes financieros precisos y cumplir con las leyes, políticas y reglamentos aplicables. El control interno es un concepto amplio que abarca todo lo que hace una organización para controlar los riesgos a los que se enfrenta.
Es un método a través del cual se puede llevar a cabo la asignación, gestión y evaluación de los recursos de una organización. Desempeña un papel importante en la identificación de la actividad fraudulenta y ponerle fin. Asimismo, ayuda en la custodia de los recursos de la organización, tanto materiales (como propiedad y maquinaria) como intangibles (como propiedad intelectual).
A nivel organizacional, los objetivos de los controles internos relacionados con la confiabilidad de los informes financieros, la provisión de retroalimentación oportuna sobre el cumplimiento de las metas operativas o estratégicas y la observancia de las leyes y reglamentos. A nivel de una transacción individual, se refiere a las medidas que se toman para lograr un objetivo particular.
¿Cómo funciona el control interno?
Los procedimientos del sistema de control interno limitan la cantidad de variación en el proceso, lo que da como resultado resultados que son más fáciles de anticipar. Desde los escándalos contables de principios de la década de 2000, tener controles internos sólidos se ha convertido en una función comercial esencial para todas las corporaciones en los Estados Unidos. Como resultado, en 2002, el Congreso aprobó la Ley Sarbanes-Oxley con el objetivo de proteger a los inversores de prácticas contables engañosas. También aumenta la precisión y confiabilidad de cualquier información que las corporaciones divulguen.
El hecho de que los gerentes ahora sean responsables de preparar informes financieros y registros de auditoría como resultado de este desarrollo tiene un impacto significativo en el gobierno de las corporaciones. Por lo tanto, los gerentes que son culpables de no desarrollar y administrar adecuadamente los controles internos están sujetos a severas sanciones penales.
Un examen de los procesos y la documentación que intervinieron en la preparación de los estados financieros constituye la base de la opinión del auditor. El propósito de una auditoría es una evaluación de los procedimientos contables y el control interno de una empresa y la formación de una opinión sobre la adecuación de esos procedimientos y controles.
Los controles internos de una organización, así como sus procedimientos contables y de gobierno corporativo, están sujetos a escrutinio durante el curso de una auditoría interna. Garantizan el cumplimiento de las leyes y reglamentos, informes financieros precisos y oportunos y recopilación de datos. También ayudan a mantener la eficiencia operativa al identificar problemas y corregir fallas antes de que se descubran en una auditoría externa.
No existe un sistema de control interno que sea similar a otro. Sin embargo, muchos principios fundamentales que rodean la integridad financiera y las normas contables se han convertido en prácticas de gestión estándar. Los controles internos pueden ser costosos, pero cuando se implementan de manera efectiva, pueden ayudar a optimizar las operaciones y aumentar la eficiencia operativa, además de reducir el fraude.
Tipos de controles internos
Los controles internos se dividen en dos categorías principales: medidas preventivas y de detección. Básicamente, ambos tipos son necesarios para un sistema de control interno eficiente, ya que cada uno cumple una función particular en el sistema como un todo. Sin embargo, hay ciertas preguntas que debe hacerse para ayudar a determinar el control adecuado mientras realiza procedimientos de rutina o cuando está pensando en adoptar un nuevo procedimiento o proceso. El control es necesario para determinar si es necesario o no un control. Pregúntese;
- ¿Qué podría posiblemente ir mal aquí?
- ¿Qué medidas preventivas tiene implementadas para asegurarse de que nada salga mal?
- ¿De qué manera puede verificar para asegurarse de que nada salió mal?
Controles preventivos
El principio de separación de roles está en el centro de muchos controles preventivos. Este tipo de sistema de control interno tiene como objetivo limitar la probabilidad de errores y actividades fraudulentas antes de que ocurran. Cuando se trata de calidad, los controles preventivos son absolutamente necesarios debido a su naturaleza proactiva y su concentración en la calidad.
Los siguientes son algunos ejemplos de controles preventivos:
- Segregación de deberes
- La autorización previa de actividades y negocios (por ejemplo, autorización de viaje)
- Controles de acceso (como la autenticación de contraseña)
- Controles físicos sobre activos (cerraduras en puertas y cajas fuertes para guardar efectivo y cheques)
- Orientación y selección de empleados
Controles de detective
Los controles de detección son comprobaciones que ejecuta una empresa después de completar una transacción. Esto, sin embargo, es para identificar cualquier falla o problema que pueda haber ocurrido. Los controles de detección son necesarios porque brindan evidencia de que los controles preventivos están actuando como fueron diseñados y también ofrecen la oportunidad de descubrir anomalías después del hecho. Esto hace que el control detectivo sea un componente vital de cualquier sistema de control.
Los siguientes son algunos ejemplos de controles de detección:
- Conciliación de las transacciones del departamento mensualmente.
- Revisiones de transacciones y actividades (revisión del desempeño de la organización)
- La toma de inventarios reales, como un recuento monetario o un recuento de existencias,
Controles Internos para la Contabilidad
Generalmente, cuando hablamos de controles internos, nos referimos a políticas contables y procesos de auditoría. Estas son las medidas que aseguran que la información financiera de una corporación sea precisa y confiable. Las empresas suelen establecer sistemas de controles internos para lograr una variedad de objetivos. El nivel de resistencia de una empresa al fraude y las malas prácticas contables puede deducirse del tipo de controles internos que emplea. Esto determina el grado de cumplimiento de la empresa con los estándares creíbles de informes de contabilidad y auditoría.
En otras palabras, los controles internos para la contabilidad son métodos, procedimientos y políticas que, además de mejorar la responsabilidad y garantizar la integridad financiera, también funcionan para prevenir el fraude. Estos controles hacen posible que una corporación cumpla con las reglas del estado y al mismo tiempo proporcione información financiera precisa y oportuna a sus clientes.
¿Cómo debe utilizar sus controles internos?
Los controles internos no solo pueden ayudar a una empresa a volverse más confiable y efectiva. También contribuyen a un aumento en la exactitud de los informes financieros de esa empresa. Generalmente, cuando una corporación sigue procedimientos y reglamentos de control interno, demuestra que cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Esto, sin embargo, ayudará a la empresa a detectar y corregir problemas en los informes financieros, en caso de que ocurran.
Mientras tanto, en ausencia de controles internos adecuados, es probable que los estados financieros de una empresa se preparen con inexactitudes significativas. Además, antes de tomar una decisión de inversión, los inversores investigan la calidad de los controles internos de la empresa. Por lo tanto, las empresas necesitan implementar controles internos como un componente de su gobierno corporativo. Esto está de acuerdo con la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Como tal, estos controles protegen a los inversores contra acciones fraudulentas.
Principios de Control Interno
- Establecer responsabilidades
- Mantener registros adecuados.
- Asegure los activos y fidelice a los empleados clave.
- Mantenimiento de registros separado de la custodia de activos
- Divida las responsabilidades de las transacciones relacionadas de manera uniforme.
Importancia para los controles internos contables de los auditores
La confiabilidad y precisión de la contabilidad financiera de una empresa están directamente relacionadas con los controles internos, los procesos contables y los procedimientos que existen dentro de esa empresa. Asimismo, los auditores investigan si una empresa cuenta o no con suficientes sistemas de control interno. Además, si los estados financieros de la empresa cumplen o no con los estándares generalmente aceptados. Además, los auditores son responsables de evaluar la eficiencia de los controles internos contables de una empresa y formar conclusiones basadas en sus hallazgos como parte del proceso de auditoría.
Tras la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley por el Congreso en 2002, los gerentes fueron considerados legalmente responsables de la implementación de controles internos. El establecimiento de controles internos dentro de una organización, así como la gestión eficiente de esos controles, son responsabilidad de los gerentes de la empresa. Sin embargo, una corporación puede encontrarse en desorden o en una crisis contable si no tiene suficientes controles internos.
Por qué son necesarios los controles internos
Los controles internos tienen el objetivo principal de garantizar que una empresa cumpla con todas las leyes y reglamentos contables aplicables. Esto permite que una corporación reconozca sus problemas contables y los corrija incluso antes del comienzo de sus auditorías internas. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que los controles internos de diferentes empresas operan de formas muy diferentes. Como resultado de la ausencia de un conjunto estandarizado de controles internos que deben implementar todas las empresas, existe una variación considerable en los tipos de sistemas de control utilizados por varias empresas.
Los controles internos, además de evitar acciones fraudulentas, ayudan a una empresa a promover un alto grado de efectividad, por eso son tan importantes. Los controles internos tienen un vínculo con la eficiencia operativa en una empresa.
Inconvenientes de los controles internos
A pesar de que son de vital importancia para mantener registros financieros precisos y optimizar las operaciones comerciales, los controles internos tienen algunas limitaciones. Teniendo en cuenta que la eficiencia o la funcionalidad de los controles internos de una empresa suele ser un tema de opiniones y juicios humanos, es sencillo sortear estos controles y equilibrios que se supone que protegen a la empresa.
Asimismo, los auditores a veces basan sus conclusiones en cuán efectivas son las operaciones de una empresa, a pesar de que no han dado al sistema contable de la empresa procedimientos y políticas de control interno su adecuado o serio compromiso.
Procedimientos de Control Interno
Un sistema de contabilidad debe tener un control interno para garantizar su confiabilidad continua. Estos controles consisten principalmente en reglas y procedimientos. En el ámbito de la contabilidad, la precisión y la fiabilidad son de suma importancia. Los procedimientos de control interno en contabilidad se dividen en un total de siete categorías distintas, cada una de las cuales desempeña un papel importante en la detección de errores y la frustración de actividades fraudulentas antes de que se conviertan en problemas más graves.
Los siete procedimientos que componen los procedimientos de control interno del sistema de contabilidad de una organización incluyen:
#1. Separación de tareas
La separación de funciones implica el reparto de obligaciones de teneduría de libros, depósitos, informes y auditorías entre dos o más personas. Cuanto más distintas sean las responsabilidades de cada persona, menor será la probabilidad de que algún trabajador cometa actos fraudulentos. La asignación de responsabilidades entre dos o más personas en una pequeña empresa con solo unos pocos empleados de contabilidad podría tener el mismo propósito que exigir que los compañeros de trabajo evalúen las actividades clave. Esto es especialmente útil para las empresas que recién comienzan.
#2. Controles de Acceso al Sistema de Contabilidad
Con la ayuda de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico, es posible proteger un sistema contable de intrusos y ayudar a determinar el origen de cualquier error o discrepancia emergente. Además, el seguimiento integral del acceso puede frustrar los intentos de obtener acceso no autorizado o fraudulento.
#3. Controles de Acceso al Sistema de Contabilidad
En el curso de una auditoría física, el efectivo y otros activos tangibles se registran en el sistema contable. Esto incluye inventarios, materiales y herramientas. El conteo físico puede descubrir inconsistencias en los saldos de las cuentas al evitar por completo el uso de registros electrónicos. Uno del que quizás no te hayas dado cuenta antes. El conteo de efectivo en los establecimientos minoristas puede realizarse regularmente o quizás muchas veces al día. Además, ocasionalmente, tal vez una vez al año o una vez cada tres meses, debe realizar las operaciones más laboriosas, como contar el inventario a mano.
#4. Documentación Financiera Estandarizada
El mantenimiento de registros puede ser más consistente con el tiempo si estandariza los documentos que utiliza para las transacciones financieras, como facturas, solicitudes internas de material, recibos de inventario e informes de gastos de viaje. Esto puede ayudar a mantener la integridad de los registros. Además, al buscar la causa de una discrepancia en el sistema, el uso de formatos de documentos estándar puede simplificar la verificación de datos anteriores y reducir las posibles causas. Sin embargo, cuando hay una falta de consistencia, es posible que ciertos aspectos de la revisión se pasen por alto o se malinterpreten.
#5. Saldos de prueba diarios o semanales
Un sistema de contabilidad de doble entrada mejora el nivel de confiabilidad porque asegura que los libros estén constantemente en equilibrio. Sin embargo, un sistema de partida doble aún puede desequilibrarse en cualquier momento debido a errores. Sin embargo, el cálculo de los balances de prueba sobre una base diaria o semanal puede ayudarlo a encontrar y explorar cualquier anomalía en el sistema lo antes posible.
#6. Conciliaciones periódicas en sistemas contables
Cuando realiza conciliaciones contables periódicamente, puede asegurarse de que los saldos en su sistema de contabilidad sincronice con los saldos en las cuentas de otras entidades, como bancos, proveedores y clientes de préstamos. Por ejemplo, cuando realiza conciliación bancaria, comparará los saldos de efectivo y los registros de depósitos e ingresos en su sistema contable con los de sus extractos bancarios. La disparidad entre estas cuentas complementarias puede revelar fallas o discrepancias en su propia contabilidad, o tal vez resaltar que las imprecisiones pueden originarse en las otras partes.
#7. Requisitos de la autoridad de aprobación
Es posible agregar otra capa de responsabilidad a esta registros contables exigiendo a gerentes particulares que permitan ciertos tipos de transacciones. Esto demostrará que las autoridades pertinentes han observado, evaluado y dado su aprobación a las transacciones en cuestión.
En general, exigir la aprobación de pagos y gastos sustanciales evitará que los trabajadores deshonestos realicen transacciones fraudulentas con fondos corporativos. Sabiendo que existe la necesidad de aprobación, será menos probable que participen en dicha actividad.
Conclusión
El sistema de control interno de una empresa puede dar una garantía justa, aunque no absoluta, de que dicha empresa logrará los objetivos de su organización. La idea de seguridad razonable denota un alto nivel de seguridad que ve un límite como resultado de los costos y beneficios de implementar mecanismos de control progresivo.
Cuando una organización tiene un fuerte control interno, se asegura de que sus informes financieros sean precisos. Asimismo, se asegura de cumplir con la mayoría de las normas y reglamentos que son relevantes para su industria. Sin embargo, si una organización tiene éxito o no en el logro de sus objetivos operativos y estratégicos puede depender de factores que son externos a la empresa, como el nivel de avance tecnológico o el nivel de competencia.
Los procedimientos de control interno solo pueden ofrecer información oportuna o retroalimentación sobre el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos operativos y estratégicos. Por lo tanto, no puede asegurar el logro de estos objetivos.
Preguntas frecuentes sobre controles internos
¿Quién es responsable de los controles internos?
En el sistema de control interno de la CSU, todos tienen un rol que desempeñar. Al final, depende de la gerencia de CSU asegurarse de que se implementen suficientes medidas de seguridad. Depende de todos y cada uno de los empleados hacer que este sistema de control interno funcione.
¿Qué es la auditoría interna?
Auditoría Interna, según el IIA; es una actividad de consultoría, aseguramiento objetivo y valor agregado que ayuda a una organización a funcionar de manera más eficiente.
¿Cuáles son los cuatro propósitos del control interno?
Los 4 propósitos básicos del control interno y los procedimientos son;
- Salvaguardar los activos
- Confiabilidad de los estados financieros
- Eficiencia operacional
- Cumplimiento de las directivas de la gerencia.
¿Cuál es el aspecto más importante del control interno?
El personal es el componente más crítico del control interno. Uno puede descuidar otros controles una vez que el personal es competente y confiable. Y, al final de todo, seguirán saliendo estados financieros creíbles.
Artículos Relacionados
- Sistemas de Contabilidad: Definiciones y Guía de los Mejores Softwares de Contabilidad
- Auditoría Financiera: ¡Todo lo que necesitas, Simplificado! (+ pdf detallado)
- Estrategias de Gestión de Riesgos: ¡¡¡Más de 5 Estrategias que Puede Seguir Ahora!!!
- Evaluación de Riesgos: Guía Definitiva del Proceso de Evaluación de Riesgos
- ¿Qué es el CICLO DE NEGOCIOS? - Definición, causas internas y externas
- CONTROLES DE CAPITAL: MEJORES PRÁCTICAS CON EJEMPLOS PRÁCTICOS
- INGRESOS NO DEVENGADOS: definición, ejemplos y cálculo
