Cómo iniciar la nómina de una pequeña empresa, es una pregunta que pasa por la mente de todo emprendedor. La nómina es el proceso de pagar a los empleados de una empresa, lo que incluye realizar un seguimiento de las horas trabajadas, calcular el pago y desembolsar fondos a los empleados mediante depósito directo o cheque.
Sin embargo, las empresas deben realizar actividades contables para registrar la nómina, los impuestos retenidos, las bonificaciones, la compensación por horas extra, el tiempo por enfermedad y el pago de vacaciones. Las empresas deben reservar y registrar la cantidad de impuestos de Medicare, Seguro Social y desempleo que deben pagar al gobierno.
Muchas empresas utilizan software de nómina para realizar un seguimiento de sus empleados. Se utiliza una API para ingresar las horas del empleado, y su compensación se procesa y se envía a sus cuentas bancarias.
Muchas medianas y grandes empresas subcontratan los servicios de nómina para simplificar el proceso. Los empleadores realizan un seguimiento de cuántas horas trabaja cada empleado y lo informan al servicio de nómina. El servicio de nómina calcula el monto bruto pagadero al empleado el día de pago en función del número de horas o semanas trabajadas durante el período de pago y la tasa de pago. El servicio deduce impuestos y otras retenciones de las ganancias de los empleados antes de pagarlas.
No obstante, esta guía sobre cómo iniciar la nómina para pequeñas empresas en 2023 lo ayudará a abordar este proceso emocionante pero intimidante con más confianza, lo que le permitirá contratar la ayuda que necesita al final.
Comprender la nómina
La nómina es la compensación que una empresa debe a sus empleados por un período de tiempo específico o en un día específico. Por lo general, lo administran los departamentos de contabilidad o de recursos humanos de una empresa. La nómina de una pequeña empresa puede ser manejada por el propietario o un asociado.
El procesamiento de nóminas, los beneficios para empleados, los seguros y las funciones de contabilidad, como la retención de impuestos, se subcontratan cada vez más a organizaciones especializadas.
La nómina de su empresa por su cuenta es menos costosa, pero requiere mucho tiempo y es propensa a errores.
Si eres bueno con los números, es posible que puedas pagar a tus empleados tú mismo. Sin embargo, dado el potencial de errores de nómina (y las multas resultantes), asegúrese de estar completamente satisfecho con lo que debe hacer antes de sumergirse.
Cómo iniciar la nómina
- Obtenga un número de identificación de empleador (EIN)
- Compruebe si necesita identificaciones estatales/locales
- Contratista independiente o empleado
- Ocúpate del papeleo de los empleados
- Decidir sobre un período de pago
- Documente cuidadosamente los términos de compensación de sus empleados
- Elegir un sistema de nómina
- Ejecución de nómina
- Obtenga mantenimiento de registros
- Informe de impuestos sobre la nómina
#1. Obtenga un número de identificación de empleador (EIN)
Debe obtener un número de identificación de empleador (EIN) del IRS antes de contratar personal. El EIN también se conoce como identificación fiscal del empleador o formulario SS-4. El EIN es necesario para la presentación de impuestos y otros documentos con el Servicio de Impuestos Internos. Además, al enviar información sobre sus empleados a entidades estatales, se requiere el EIN. Puede solicitar un EIN en línea o comunicándose directamente con el Servicio de Impuestos Internos.
#2. Compruebe si necesita identificaciones estatales/locales
Para manejar los impuestos, algunos gobiernos estatales y locales necesitan que las empresas obtengan números de identificación.
#3. Contratista independiente o empleado
Reconocer la diferencia. Asegúrese de entender la diferencia entre un contratista independiente y un empleado. La distinción entre los dos no siempre es clara en términos legales, y tiene un impacto en la forma en que retiene los impuestos sobre la renta, paga los impuestos del Seguro Social y Medicare, y paga los impuestos por desempleo.
#4. Ocúpate del papeleo de los empleados
Se requiere el formulario W-4, Retención de impuestos federales sobre la renta, para los nuevos trabajadores. Su empleado debe completar el formulario y devolvérselo para que pueda deducir la cantidad apropiada de impuestos federales sobre la renta de su cheque de pago.
#5. Decidir sobre un período de pago
Es posible que tenga un proceso manual, pero establecer un período de pago (mensual o bimensual) ocasionalmente lo dicta la ley estatal, siendo los pagos bimensuales los más comunes. Incluso si su empleado no trabaja durante todo el período, el IRS lo obliga a retener el impuesto sobre la renta durante ese período.
#6. Documente cuidadosamente los términos de compensación de sus empleados
Al configurar la nómina, piense en cómo manejará el tiempo libre pagado (que no es obligatorio por ley pero lo proporcionan la mayoría de las empresas), cómo controlará las horas de los empleados, si pagará las horas extra y cómo lo hará, y otras consideraciones comerciales. Otros gastos comerciales y de compensación de los empleados, como las primas del plan de salud y los pagos de jubilación, también deben tomarse de los cheques de pago de los empleados y pagarse a las organizaciones correspondientes.
#7. Elegir un sistema de nómina
La administración de nómina requiere un alto nivel de precisión y atención a los detalles, por lo que vale la pena realizar una investigación para conocer sus posibilidades. Comience preguntando a otros propietarios de negocios qué enfoque utilizan y si tienen alguna sugerencia para configurar y administrar la nómina. En la mayoría de los casos, sus opciones de gestión de nómina son internas o subcontratadas. Usted, como empleador, es responsable de declarar y pagar todos los impuestos sobre la nómina, independientemente de la opción que elija.
#8. Ejecución de nómina
Puede comenzar a ejecutar la nómina una vez que haya reunido toda su documentación e información. Puede ingresar la información usted mismo o dársela a su contador, según el sistema de nómina que utilice.
#9. Obtener mantenimiento de registros
Los empleadores están obligados por la legislación federal y estatal a conservar ciertos registros durante períodos de tiempo específicos. Los formularios W-4 (en los que los empleados especifican su estado de retención de impuestos) deben, por ejemplo, mantenerse archivados para todos los empleados activos, así como durante tres años después de que un empleado haya sido despedido. Se deben conservar los formularios W-2, las copias de los formularios de impuestos presentados y las fechas y montos de todos los depósitos de impuestos.
#10. Informe de impuestos sobre la nómina
De forma trimestral o anual, debe presentar múltiples informes de impuestos sobre la nómina a las autoridades correspondientes. Visite la Guía de impuestos del empleador del IRS para obtener más información, que brinda una guía clara sobre todas las obligaciones de presentación de impuestos federales. Para conocer los requisitos detallados de declaración de impuestos para empleadores, comuníquese con el departamento de impuestos de su estado.
Cómo iniciar la nómina para pequeñas empresas
Estos son los pasos sobre cómo iniciar la nómina para una pequeña empresa:
Revise el sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU.
La mayoría de las empresas en los Estados Unidos están sujetas a reglas específicas. Para mencionar algunas, estas restricciones incluyen la ley de salario mínimo, la Ley de licencia médica y familiar y las reglas de horas extras.
Revise el área de Temas del Sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU. para comenzar a configurar la nómina de su pequeña empresa. Luego, vaya a la sección FirstStep Poster Advisor de las leyes del DOL para averiguar qué carteles deberá exhibir para cumplir con los requisitos federales de empleo.
Revise el sitio web del departamento de trabajo de su estado.
Si bien la ley laboral federal está regulada por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, cada estado tiene su propio conjunto de leyes laborales. Al configurar la nómina para su pequeña empresa, debe conocer las normas federales y estatales.
¿Qué sucede si la información en el sitio web del departamento de trabajo de su estado difiere de la del sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU.? En general, la ley favorece al trabajador, por lo que se deben seguir las pautas que más le beneficien. Por ejemplo, una vez que un empleado trabaja más de 40 horas a la semana, la ley federal exige que se paguen las horas extras. Sin embargo, algunas jurisdicciones exigen el pago de horas extras en función de la cantidad de horas trabajadas en un día.
En caso de duda, consulte a su contador oa un abogado laboral que esté familiarizado con las leyes de su estado. Esto no solo evitará que tenga problemas con la ley, sino que también garantizará que sus empleados reciban un trato justo, lo que dará como resultado una fuerza laboral más feliz.
Determina tu plan de nómina
La nómina generalmente se realiza semanal, bimensual o quincenalmente en la mayoría de las empresas. Elija un programa de cheque de pago que funcione mejor para usted. Al decidir con qué frecuencia desea pagar a su personal, tenga en cuenta el flujo de efectivo de su empresa. Pagar a los empleados a tiempo se rige por estrictas restricciones y, si bien puede variar su horario de nómina, no debe hacerlo con frecuencia.
Tenga en cuenta que las leyes laborales de su estado pueden especificar la frecuencia mínima de su programa de nómina, así que verifique el suyo con los requisitos en el sitio web del departamento de trabajo de su estado.
Escriba su manual del empleado
Es hora de escribir su manual del empleado ahora que sabe qué regulaciones se aplican a la nómina en su estado. No te preocupes si la perspectiva de escribir algo te incomoda. Puede usar una variedad de recursos de Internet para ayudarlo a desarrollar su manual del empleado, o puede contratar a un especialista en recursos humanos para que lo haga por usted.
Una vez que haya terminado de escribir su manual del empleado, le recomiendo encarecidamente que lo revise un abogado que se especialice en derecho laboral en su estado. Verificarán dos veces que su manual no incluya ningún material que pueda interpretarse como un contrato entre usted y sus empleados.
Antes de decidir cómo iniciar la nómina para una pequeña empresa, también asegúrese de haber entendido correctamente las leyes relacionadas con las cuestiones de nómina y empleo en su estado.
Solicite su número de identificación de empleador federal (FEIN o EIN).
A efectos fiscales, muchos propietarios únicos utilizan su Número de Seguro Social. Sin embargo, debe utilizar un número de identificación de empleador federal, a veces conocido como FEIN o EIN, para fines laborales. Su EIN es el número que usará en todas las presentaciones y documentos de impuestos comerciales una vez que lo tenga. Como resultado, muchos profesionales de la contabilidad recomiendan encarecidamente a los empresarios que obtengan un EIN lo antes posible después de lanzar su empresa.
Obtener un FEIN, si aún no tiene uno, es simple. Puede solicitar su EIN en línea en el sitio web del IRS y recibirlo de inmediato.
Solicite sus cuentas estatales de retención y seguro de desempleo
Es posible que esté obligado a retener impuestos estatales sobre la renta y contribuir al fondo de seguro de desempleo de su estado, según su estado. Las regulaciones locales de retención de impuestos también existen en varios estados.
En los sitios web de la comisión de impuestos y la comisión de seguridad de desempleo de su estado, con frecuencia puede obtener información sobre su situación laboral sobre cómo iniciar la nómina para una pequeña empresa.
Ingrese su cronograma de nómina y las fechas de vencimiento de la declaración de impuestos en su calendario
Debe asegurarse de cumplir con todos los plazos ahora que ha decidido su calendario de nómina y ha solicitado su FEIN, retención estatal y cuentas de seguro de desempleo.
Comience marcando su calendario con las fechas de su nómina. Luego, ingrese las fechas de vencimiento de sus declaraciones de impuestos sobre la nómina. Tenga en cuenta que la remisión de impuestos y la presentación de declaraciones informativas pueden tener fechas de vencimiento separadas. Además, los plazos estatales pueden diferir de los plazos federales.
Decide quién administrará tu nómina
¿Manejará la nómina internamente o a través de un servicio de nómina de terceros? Ambas opciones tienen pros y contras.
Cuando maneja la nómina internamente, tiene un poco más de libertad en términos de cuándo puede procesar la nómina. Los proveedores de servicios de nómina con frecuencia solicitan esperas de tres a cinco días y cobran una tarifa urgente si no envía los datos de nómina antes de la fecha límite. Los proveedores de servicios de nómina, por otro lado, con frecuencia asumen la responsabilidad total de la presentación oportuna de los pagos y declaraciones de impuestos, lo cual es atractivo para el ocupado propietario de una pequeña empresa.
Contrata a tu primer empleado
Obtuvo todos los números de identificación fiscal requeridos, calculó su cronograma de nómina y configuró su sistema de nómina. Ahora es el momento de traer a su primer empleado.
Recopile información del candidato perfecto una vez que lo haya localizado y contratado para que pueda configurarse correctamente en su sistema de nómina.
Cómo hacer la nómina manualmente
Un sistema de nómina manual requiere la realización de todo el procedimiento de nómina a mano. Puede adquirir hojas de tiempo estándar para la documentación y pedirle a su personal que las complete si opta por administrar su propia nómina. Una vez que haya terminado con las tarjetas de tiempo, puede calcular los salarios e impuestos adecuados y luego escribir cheques a mano para sus empleados.
Es importante recordar que el procesamiento manual de la nómina implica muchos procedimientos que pueden demorar más de lo esperado. Esto es especialmente cierto para las empresas que se encuentran en algún lugar en el medio del espectro de pequeñas y medianas empresas. Cuanto más personal tenga, más difícil será realizar la nómina manualmente.
Siga los pasos a continuación para aprender cómo realizar la nómina manualmente si desea ahorrar dinero y poner su cerebro a trabajar.
- Reúna su información fiscal
- Haga que sus empleados llenen un formulario W-4
- Determinar un calendario de nómina
- Calcule el salario bruto y retenga impuestos sobre la renta
- Pagar impuestos sobre la nómina
- Archivar y reportar su nómina
- Mantenga registros de nómina bien mantenidos
Cómo iniciar la nómina para una pequeña empresa: Nómina para un empleado
Necesitará los siguientes elementos para pagar a su empleado soltero, ya sea que lo haga usted mismo o contrate a un proveedor de servicios de nómina:
- Número de identificación del empleador (EIN)
- Números de identificación fiscal estatal y local, si corresponde
- Número de identificación estatal de desempleo
- Formularios I-9 y W-4 del empleado
- Certificado de desgravación de retención estatal del empleado
- Registros del Departamento de Trabajo
- Períodos de pago definidos
¿Cómo inicio la nómina para pequeñas empresas?
Estos son los pasos sobre cómo iniciar la nómina para una pequeña empresa
- Obtener un EIN. …
- Averigüe si debe tener identificaciones estatales o locales. …
- Conozca la diferencia entre contratista independiente y empleado. …
- Papeleo completo del empleado. …
- Seleccione un Período de pago. …
- Elija un sistema de nómina para su pequeña empresa. …
- Comenzar a ejecutar la nómina. …
- Informe de impuestos sobre la nómina
¿Puedes hacer la nómina tú mismo?
La nómina a mano es la única opción gratuita de procesamiento de nómina. Las tarifas de servicio las cobran el software de nómina, los contadores y los tenedores de libros. Si no tiene los fondos para pagar un servicio de nómina, puede ahorrar dinero haciéndolo usted mismo.
¿Cómo se pagan a sí mismos los propietarios de pequeñas empresas?
La mayoría de los pequeños empresarios se pagan a sí mismos mediante un sorteo del propietario. El IRS considera que los propietarios de LLC, empresas unipersonales y sociedades son trabajadores autónomos y, como resultado, no reciben compensación mediante salarios normales. Aquí es donde entra en juego el sorteo del propietario…. Sociedades colectivas, empresas unipersonales y sociedades de responsabilidad limitada.
¿Cuánto cuestan los servicios de nómina?
Como puede ver, una variedad de factores influyen en el costo total del procesamiento de la nómina. Si bien la regla general básica es que costará aproximadamente entre $150 y $200 por empleado por año, su costo general estará determinado por el alcance de la participación de su proveedor.
Conclusión
No importa cuántos trabajadores tengas. Es fundamental establecer un sistema de nómina que agilice su capacidad para mantenerse al tanto de las responsabilidades de su empleador. Además, le ahorra tiempo y lo protege de costosas multas del IRS
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