No hay necesidad de entrar en pánico si la idea de manejar la nómina de su negocio lo abruma. Existen varios recursos para ayudar a aquellos interesados en aprender a manejar Quickbooks de nómina por su cuenta de forma manual. Lo que sigue es una explicación detallada de cada procedimiento, junto con algunos consejos sobre cuál podría ser más beneficioso para su empresa. Tenga en cuenta que la información aquí presentada es meramente informativa. Busque la ayuda de un experto si necesita ayuda.
Cómo procesar la nómina usted mismo
La configuración es aproximadamente la misma independientemente de cómo elija administrar la nómina. Para comenzar, debe divulgar información sobre su empresa y sus empleados a las autoridades federales y locales. Crear un cronograma de nómina y determinar qué beneficios ofrecer también es fundamental, al igual que adquirir un seguro de compensación para trabajadores y abrir una cuenta bancaria de nómina.
Paso 1. Obtener un EIN.
Las personas son identificables por su Número de Seguro Social a los ojos del gobierno. Para las empresas, esto se conoce como número de identificación de empleo (EIN) o número de identificación fiscal federal. Para presentar los impuestos sobre la nómina, su empresa necesitará uno. Es gratis obtener un EIN y se puede hacer en línea o por correo usando el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación de Empleador. Una vez aprobado, es permanente y no puede ser revocado.
Paso 2. Obtenga su número de identificación comercial local o estatal.
Los estados y municipios que imponen impuestos sobre la renta también exigen que las empresas tengan un número de identidad. El proceso para obtener uno difiere, así que consulte con la organización adecuada en su área para obtener información específica. En general, primero debe obtener un EIN federal porque ciertos estados pueden usar el mismo número para identificar su empresa.
Además, muchos estados requieren un número de identificación de desempleo estatal que es distinto del número de identificación fiscal estatal. Este número se utilizará para presentar los impuestos estatales de desempleo en nombre de sus empleados.
Si su negocio está ubicado en Nuevo México, Washington o Wyoming, necesitará un número de identificación por separado para solicitar el seguro de compensación para trabajadores.
Paso 3. Reúne la documentación de los empleados.
Una vez que haya definido los detalles de su negocio, sus empleados deberán completar algunos documentos para las agencias gubernamentales. La mayoría de estos documentos normalmente se completan el primer día de trabajo para un nuevo empleado:
Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo I-9
El formulario I-9 se usa en los Estados Unidos para verificar la identificación y el permiso de empleo de las personas empleadas para trabajar.
Certificado de retención de empleados (formulario W-4)
Cada empleado debe presentar un Formulario W-4 para establecer cuánto impuesto federal sobre la renta se debe retener de sus salarios. Tiene varios pasos para ingresar información personal y estado civil, múltiples trabajos o cónyuges que trabajan, dependientes reclamados y otras revisiones, si es necesario.
Certificados de exención de retención estatal
En la mayoría de las áreas, debe retener los impuestos sobre la renta estatales y federales de los salarios de los empleados. Para ello, sus empleados deberán presentar un certificado de retención estatal o el Formulario W-4 del IRS. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no tienen impuestos sobre los salarios.
Además de completar el papeleo del gobierno, sus empleados deben proporcionarle sus domicilios y números de Seguro Social para que pueda preparar y entregar su Formulario W-2 anual, Declaración de salarios e impuestos. Y, si brinda beneficios, necesitará sus opciones para realizar las deducciones de nómina correspondientes.
Etapa 4. Seleccionar periodos de pago
Cuando se trata de horarios de nómina, las posibilidades más populares son semanales, quincenales, quincenales y mensuales. Sin embargo, es posible que no tenga un control total porque ciertas jurisdicciones requieren diferentes frecuencias de pago para diferentes tipos de empleados, empleadores o circunstancias.
Por ejemplo, las empresas de la industria manufacturera o aquellas cubiertas por un convenio colectivo de trabajo pueden requerir un cronograma de pago más frecuente que la cláusula de jurisdicción general. Estas regulaciones generalmente especifican qué tan rápido se debe pagar a los empleados después de la conclusión del mes de pago.
Tenga en cuenta que cuanto más frecuentemente ejecute la nómina, más costos de contabilidad y procesamiento incurrirá. Esfuércese por lograr un equilibrio entre la rentabilidad y la conveniencia mientras se adhiere a las restricciones jurisdiccionales.
Salario semanal
El pago semanal se adapta a los puestos de trabajo manual con bajos ingresos y es común en las industrias manufacturera, de la construcción y de restaurantes. A estos trabajadores se les debe pagar con más frecuencia para cubrir sus gastos de manutención.
Salario quincenal
Debido a que las horas extras generalmente se cobran por semana laboral, este método de pago puede ser el mejor para los trabajadores por hora. Ocasionalmente, el personal minorista es compensado de esta manera.
Sueldo bimensual
Los empleados asalariados eligen con frecuencia el pago quincenal, ya que es consistente y predecible en términos de flujo de caja. Este modelo de pago se utiliza en muchas áreas, incluidas las finanzas y la atención médica.
Salario mensual
El pago mensual es la opción de nómina menos costosa porque se procesa con menos frecuencia y, por lo general, se reserva para ejecutivos con ingresos altos.
Paso #5. Obtenga un seguro de compensación para trabajadores.
La compensación para trabajadores es un programa regulado por el estado que reembolsa a los empleados por atención médica, rehabilitación y una parte de los salarios perdidos si se enferman o lesionan en el trabajo. Además, los dependientes pueden ser elegibles para beneficios si un empleado fallece como resultado de un accidente relacionado con el trabajo.
Incluso si solo tiene un empleado, debe tener un seguro de compensación para trabajadores en varias secciones del país. Las pólizas se pueden obtener de aseguradoras privadas, del estado o de ambas.
La compensación para trabajadores no se retira de la nómina, pero debe presentar informes en su estado si se presenta un reclamo.
Paso #6. Proporcionar a los empleados beneficios opcionales.
Los beneficios como el seguro médico, la atención dental, el seguro de vida y los programas de jubilación pueden hacer que su negocio sea atractivo para los empleados. Los empleados suelen contribuir con una parte del costo, que se deduce de su salario. ¿Cuánto está determinado por los tipos de planes que ofrece y el grado de cobertura seleccionado por el individuo? Algunos beneficios, como los proporcionados bajo un plan de cafetería que cumple con los requisitos y regulaciones específicos de la Sección 125 del Código de Impuestos Internos, pueden proporcionarse antes de impuestos. Otros, como los planes de jubilación Roth IRA, se deducen después de impuestos.
Paso #7. Crear una cuenta bancaria de nómina.
Muchas empresas eligen abrir una cuenta bancaria separada de su cuenta comercial únicamente para fines de nómina. Si hace esto, simplemente utilice esta cuenta para pagar al personal y cumplir con los requisitos fiscales. Como resultado de esto, podrá mantener registros más precisos de sus transacciones de nómina.
Cómo hacer la nómina con Quickbooks para pequeñas empresas
Después de configurar la nómina, la banca y el seguimiento del tiempo de los empleados en QuickBooks para pequeñas empresas, ejecutar la nómina es una brisa. Siga las instrucciones a continuación para realizar y pagar a sus empleados antes del siguiente período de pago.
#1. Navegue a Nómina en Quickbooks
Para comenzar, haga clic en 'Empleados' en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego en 'Centro de nómina' y finalmente en 'Pagar a los empleados'. Iniciar QuickBooks Desktop Pro por primera vez debería llevarlo a esta pantalla de bienvenida.
#2. Elija el tipo de nómina a ejecutar
Antes de que pueda comenzar a ingresar la información de su nómina, deberá elegir si desea realizar una nómina no programada o una nómina planificada, como se muestra en la siguiente imagen. Cuando comience una actividad no planificada, será llevado directamente a la pantalla descrita en el Paso 3.
Deberá asignar trabajadores específicos a un horario antes de poder ir al Paso 3 y comenzar a procesar manualmente una nómina programada. Para acceder a esta función, haga clic en el enlace "Empleados" ubicado en la esquina superior izquierda de la imagen. Para asignar un empleado a un programa de pago determinado, haga clic en su nombre, luego seleccione la página 'Información de nómina' y finalmente el menú desplegable 'Programa de nómina'.
#3. Ingrese la información de la nómina
Comience ingresando el final del período de pago y la fecha del cheque, y luego complete cualquier información de nómina adicional que deba ingresarse. A los empleados se les puede pagar desde cualquier cuenta bancaria que especifique (QB le mostrará el saldo de la cuenta existente). Decide si utilizarás QuickBooks para imprimir cheques o escribirlos a mano.
Seleccionar a qué empleados se les pagará y revisar sus horas trabajadas para garantizar la precisión es crucial al ingresar datos. Siempre que a cada empleado se le haya asignado un período de cheque de pago específico, puede elegir tantos como desee. Cuando esté listo, seleccione "Continuar".
#4. Revisar y crear cheques de pago
El siguiente paso es verificar dos veces la precisión de los datos. A la izquierda, en "Información de nómina", QuickBooks detallará cuántos cheques de pago se distribuirán. Sueldo bruto, impuestos, deducciones, salario neto, contribuciones de impuestos del empleador, horas trabajadas y fondos depositados se sumarán para el período de pago.
#5. Confirmar Nómina
¡Felicitaciones! ¡Felicidades! La nómina se ha procesado en QuickBooks Desktop Pro. Además, aquí se mostrará la cantidad de cheques de pago procesados, imprimibles y depositables.
Los cheques se pueden imprimir desde aquí, se pueden enviar para el procesamiento de depósito directo, después de lo cual se pueden imprimir los talones de pago. Consulte los Centros de ayuda de nómina de QuickBooks o comuníquese con el soporte de nómina de QuickBooks si necesita ayuda.
Cómo hacer la nómina manualmente para pequeñas empresas
Los empleadores deducen manualmente los impuestos sobre la nómina, que incluyen impuestos federales, estatales y locales, de los cheques de pago de los empleados. El Impuesto a la Renta, depositable Seguro Social, y Medicare son todos parte de estos. Más aún, el conocimiento de las tasas impositivas actuales es esencial para determinar con precisión sus obligaciones fiscales. En 2020, por ejemplo, la tasa impositiva del Seguro Social será del 6.2 % y la tasa impositiva de Medicare será del 1.45 %. Cada año se establecerá un nuevo conjunto de porcentajes.
Hacer depósitos a tiempo es un método infalible para mantener contenta a su fuerza laboral. Asegúrese de que sus cálculos estén completos a tiempo para pagar a todos sus empleados en la misma fecha, ya sea que desee hacerlo mediante depósito directo o imprimiendo y distribuyendo cheques en papel.
El depósito directo es la forma más frecuente de pago de los empleados, pero requiere que cada trabajador proporcione la información de su cuenta y acepte los depósitos directos. También debe consultar con su institución financiera para conocer sus pautas para los depósitos realizados directamente en su cuenta.
Al procesar la nómina manualmente, la mayoría de las personas utilizan una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del salario bruto, el salario neto y las deducciones de sus empleados. Esto facilita el mantenimiento de registros precisos y facilita la auditoría previa a la nómina.
¿Qué es un proceso de nómina?
Procesamiento de nómina implica entregar una compensación monetaria a los trabajadores. Se deben determinar los salarios totales, se deben hacer deducciones, se deben presentar los impuestos sobre la nómina y el pago se debe distribuir manualmente. Si bien es posible realizar estas tareas manualmente, hacerlo a través de un sistema automatizado probablemente resulte en una mayor precisión y eficiencia, además de garantizar el cumplimiento de ciertas reglas.
¿Es difícil aprender cómo se hace la nómina?
Completar su propia nómina por primera vez puede ser una tarea muy intimidante. Además, hay muchas cosas que podrían salir mal y, si comete un error, podría tener graves consecuencias para usted, sus empleados e incluso para el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Depende en gran medida de sus hombros supervisar la distribución adecuada de los fondos.
¿Qué software de nómina es el mejor?
Gusto es la mejor opción debido a su estructura de precios bien pensada, que incluye tres niveles para pequeñas y medianas empresas que necesitan nómina además de algunos servicios de recursos humanos (HR). Los servicios de nómina automatizados incluidos en cada plan son integrales y pueden satisfacer las necesidades de una amplia variedad de empresas de forma manual.
Al igual que otros sistemas, sabor le da la opción de pagar a su personal mediante depósito directo o cheques en papel. Controla y presenta sus impuestos por usted a nivel federal, estatal y local. Lo que hace que Gusto se destaque es que mejora sus planes cuando actualiza a niveles más altos.
En lugar de eliminar el depósito directo para el plan más económico, Gusto en realidad lo hace más conveniente cuanto más caro sea su plan. Por ejemplo, el tiempo de compensación de depósito directo para el plan más barato es de hasta cuatro días, pero el tiempo de compensación de depósito directo para el plan más caro es de solo un día.
¿Es estresante trabajar en la nómina?
El estrés de procesar la nómina es real. Algunas de las causas de estrés incluyen tener que cumplir con los plazos de nómina y los costos significativos asociados con cometer errores. Nómina Alguien puede no presionar constantemente a los empleados puede que no estén constantemente presionados por el tiempo, pero aún así enfrentan situaciones estresantes.
Dado que la nómina afecta los cheques de pago de todos, solo pensar en ello puede ser estresante. Para colmo, la nómina es un proceso notoriamente lento y complicado. proceso de negocio.
También es un gran problema descubrir cómo usar un sistema. Hay muchas partes móviles, y si comete un error, podría tener graves consecuencias para usted, su negocio y sus empleados, sin mencionar la posibilidad de incurrir en multas del Servicio de Impuestos Internos.
¿Cuál es la fórmula para calcular la nómina?
Usted determina su salario en función de su tarifa por hora y la frecuencia del período de pago. Las matemáticas se ven así para un trabajador de tiempo completo al que se le paga cada dos semanas a $11 por hora: 40 horas multiplicadas por 2 semanas equivalen a 80 horas, que, multiplicadas por $11 por hora, equivalen a $880. (remuneración ordinaria bruta).
Errores comunes de nómina
La automatización de la nómina es la técnica más efectiva para reducir los errores de nómina. Mientras tanto, puede ahorrar dinero y tiempo al evitar los siguientes errores típicos de nómina:
#1. Estado de empleado mal clasificado
Los trabajadores que son clasificados erróneamente como contratistas independientes cuando en realidad son empleados pueden enfrentar sanciones.
#2. Registros de nómina con errores
El período de tiempo que debe conservar los datos de nómina es obligatorio tanto por el gobierno federal como por el estatal. Antes de destruir documentación, comprenda lo que se espera de su empresa.
#3. Pagos de impuestos que se retrasan
Para evitar presentaciones tardías, use un calendario de nómina para realizar un seguimiento de las fechas de pago y establecer recordatorios de fechas límite de impuestos.
#4. Embargos que han sido procesados incorrectamente
Puede enfrentar una multa si no deduce los embargos o los retiene incorrectamente.
#5. Ingreso imponible no declarado
Si proporciona opciones sobre acciones o descuentos para empleados, debe notificar al gobierno.
#6. Robo de nómina
Para evitar estafas de phishing de nómina, las actualizaciones de las cuentas bancarias de los empleados y los formularios W-4 deben realizarse en persona en lugar de por correo electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Es difícil aprender la nómina?
Puede ser increíblemente intimidante aprender a manejar la nómina por su cuenta. Si comete un error, podría tener graves consecuencias para usted, sus empleados e incluso para el Servicio de Impuestos Internos (IRS).
¿Qué es la nómina en Excel?
Las fórmulas de nómina en Excel agilizan el proceso de determinación de valores recurrentes como horas trabajadas, retención de impuestos y pago de vacaciones.
¿Cuáles son las tareas clave de la nómina?
El trabajo del oficial de nómina es determinar cuánto se le paga a cada empleado, mantener actualizadas nuestras bases de datos internas y asegurarse de que los pagos se realicen a tiempo.
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